企業(yè)資料歸檔及管理制度模板一、制度目的與適用范圍本制度旨在規(guī)范企業(yè)各類資料的歸檔、保管、利用及銷毀工作，保證資料的完整性、安全性和可追溯性，為企業(yè)運(yùn)營決策、合規(guī)管理及歷史留存提供有效支撐。適用范圍：本制度適用于企業(yè)各部門（含分支機(jī)構(gòu)、子公司）在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)、電子及其他載體資料，包括但不限于綜合管理、經(jīng)營管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、人力資源、技術(shù)研發(fā)等領(lǐng)域的文件資料。二、資料分類與歸檔范圍（一）資料分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)資料來源、性質(zhì)及用途，將企業(yè)資料劃分為一級類目和二級類目，具體一級類目二級類目綜合管理類（A）行政公文（通知、報(bào)告、請示等）、會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)制度、證照資質(zhì)、合同協(xié)議（非業(yè)務(wù)類）等經(jīng)營管理類（B）市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料、供應(yīng)商檔案、招投標(biāo)文件、銷售合同等項(xiàng)目管理類（C）項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目合同等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類（D）會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、成本分析報(bào)告等人力資源類（E）招聘錄用、勞動(dòng)合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利、離職手續(xù)等技術(shù)研發(fā)類（F）研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請、知識產(chǎn)權(quán)證書、技術(shù)成果報(bào)告等其他類（G）無法歸入上述類目但具有保存價(jià)值的資料（如企業(yè)宣傳資料、榮譽(yù)證書等）（二）歸檔范圍說明綜合管理類：企業(yè)對外發(fā)布的正式公文、內(nèi)部管理制度、重要會(huì)議記錄、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類資質(zhì)證書、非業(yè)務(wù)性質(zhì)的行政合同（如辦公用品采購合同）。經(jīng)營管理類：市場分析數(shù)據(jù)、營銷活動(dòng)方案、客戶信息檔案（含聯(lián)系方式、交易記錄等）、供應(yīng)商資質(zhì)文件及合作合同、招投標(biāo)全流程文件、產(chǎn)品銷售合同及訂單。項(xiàng)目管理類：從項(xiàng)目立項(xiàng)到驗(yàn)收全過程的文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、中期檢查報(bào)告、驗(yàn)收申請及報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目相關(guān)合同。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：日常會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的原始憑證、記賬憑證、總賬及明細(xì)賬、月度/季度/年度財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)成本分析資料。人力資源類：員工入職登記表、勞動(dòng)合同、證件號碼及學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、培訓(xùn)記錄表、績效考核結(jié)果、薪酬發(fā)放記錄、離職申請表及工作交接清單。技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)批文、技術(shù)方案設(shè)計(jì)書、實(shí)驗(yàn)記錄、專利申請書及授權(quán)證書、技術(shù)成果鑒定報(bào)告、產(chǎn)品研發(fā)圖紙及技術(shù)文檔。其他類：企業(yè)獲得的榮譽(yù)證書、媒體報(bào)道資料、重要活動(dòng)影像資料、無法歸入上述類目但對企業(yè)具有保存價(jià)值的特殊資料。三、資料歸檔全流程操作指引（一）資料收集階段責(zé)任劃分：各部門負(fù)責(zé)人為本部門資料收集第一責(zé)任人，指定專人（如部門助理）負(fù)責(zé)本部門資料的系統(tǒng)收集。收集要求：資料需為原件或具有法律效力的復(fù)印件（如合同需加蓋公章、簽字頁完整）；電子資料需同時(shí)保存原始格式及PDF格式（保證可讀性），重要電子資料需刻錄光盤或存儲至企業(yè)指定服務(wù)器；資料內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得缺失關(guān)鍵頁碼或數(shù)據(jù)（如財(cái)務(wù)報(bào)表需有負(fù)責(zé)人簽字及公章）。（二）資料整理階段排序與編頁：紙質(zhì)資料按時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排序，采用“左上角裝訂法”裝訂，不便裝訂的采用夾條或文件夾封裝；在資料右上角用鉛筆編寫頁碼（正面編單號，背面編雙號，如“1-2”表示第1頁正面、第2頁背面）。檢查與補(bǔ)漏：整理人員需檢查資料完整性，對缺失或不清晰的資料及時(shí)向責(zé)任人反饋補(bǔ)充，保證無遺漏、無錯(cuò)誤。（三）資料分類與編號分類標(biāo)注：根據(jù)“一級類目-二級類目”標(biāo)準(zhǔn)，在資料首頁右上角用鉛筆標(biāo)注分類編號（如“A-綜合管理類-行政公文”標(biāo)注為“A-01”）。唯一編號規(guī)則：采用“一級類目代碼（1位字母）+二級類目代碼（2位數(shù)字）+年份（4位數(shù)字）+流水號（3位數(shù)字）”格式，示例：2023年綜合管理類第1份行政公文編號為“A-01-2023-001”；2023年財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類第5份財(cái)務(wù)報(bào)表編號為“D-03-2023-005”。（四）資料移交與歸檔移交準(zhǔn)備：整理人員填寫《資料歸檔移交清單》（詳見附件1），列明資料名稱、編號、頁數(shù)、形成日期、保管期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，隨資料一并移交至檔案管理部門。交接流程：檔案管理部門接收人員核對資料清單與實(shí)物，確認(rèn)無誤后在《資料歸檔移交清單》上簽字接收；資料交接雙方各執(zhí)一份《資料歸檔移交清單》，檔案管理部門留存原件，移交部門留存復(fù)印件。歸檔時(shí)限：年度資料需在次年3月31日前完成歸檔（如2023年資料需在2024年3月31日前歸檔）；項(xiàng)目類資料需在項(xiàng)目驗(yàn)收后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；臨時(shí)性重要資料（如審計(jì)資料）需在使用后10個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（五）資料保管與維護(hù)存放要求：紙質(zhì)資料存入符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，保持庫房干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%），遠(yuǎn)離火源、水源及腐蝕性物質(zhì)；電子資料存儲于企業(yè)專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，定期進(jìn)行備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)需單獨(dú)存放并定期檢查可用性。保管期限：根據(jù)資料重要性及法規(guī)要求設(shè)定保管期限（詳見附件2《資料保管期限表》），到期前3個(gè)月由檔案管理部門組織鑒定，確無保存價(jià)值的按規(guī)定銷毀。（六）資料利用與借閱借閱權(quán)限：普通資料：員工因工作需要借閱的，需填寫《資料借閱申請表》（詳見附件3），經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；涉密資料（如未公開技術(shù)資料、財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日。借閱規(guī)則：借閱期限：普通資料不超過7個(gè)工作日，到期需續(xù)借的需提前1天申請；借閱資料需妥善保管，不得涂改、勾畫、抽取、拆散、復(fù)制或轉(zhuǎn)借；涉密資料原則上不得帶離檔案室，確需帶離的需經(jīng)分管副總批準(zhǔn)并由檔案管理人員全程監(jiān)督。（七）資料鑒定與銷毀鑒定組織：保管期限屆滿的資料，由檔案管理部門牽頭，組織法務(wù)、行政及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對資料價(jià)值進(jìn)行評估。銷毀流程：對無保存價(jià)值的資料，由鑒定小組出具《資料銷毀鑒定意見表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門監(jiān)督銷毀；銷毀時(shí)需至少2人共同在場，保證資料無法恢復(fù)，并填寫《資料銷毀登記表》（詳見附件4），記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷人、銷毀人等信息；涉密資料銷毀需采用粉碎或焚燒方式，銷毀過程全程錄像存檔。四、配套工具表格清單附件1：資料歸檔移交清單序號資料名稱分類編號形成日期頁數(shù)保管期限移交部門移交人接收人備注12023年度工作總結(jié)A-01-2023-0022023-12-2515永久綜合管理部**2Q4財(cái)務(wù)報(bào)表D-03-2023-0042023-12-31810年財(cái)務(wù)部**附件2：資料保管期限表一級類目二級類目保管期限備注A行政公文10-30年重要公文（如制度）永久保存B客戶資料10年離開客戶后計(jì)算C項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告永久核心項(xiàng)目資料D會(huì)計(jì)憑證30年E員工檔案永久離職員工檔案保存10年F專利證書永久附件3：資料借閱申請表借閱人所在部門借閱日期資料名稱分類編號借閱用途歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員簽字*趙六市場部2024-03-012023年市場調(diào)研報(bào)告B-01-2023-003制定年度計(jì)劃2024-03-08*孫七（簽字）*（簽字）附件4：資料銷毀登記表銷毀日期銷毀資料名稱分類編號保管期限銷毀數(shù)量監(jiān)銷人銷毀人審批人備注2024-03-152022年會(huì)議紀(jì)要A-02-2022-00510年20份**周八*吳九五、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）責(zé)任到人，避免推諉各部門需明確資料管理責(zé)任人（建議為兼職檔案管理員），檔案管理部門定期組織培訓(xùn)（每半年1次），提升資料歸檔規(guī)范性。對因責(zé)任缺失導(dǎo)致資料丟失、損壞的，將納入部門績效考核。（二）電子資料雙重備份電子資料除本地存儲外，需同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），并定期驗(yàn)證備份文件可讀性（每季度1次），防止因設(shè)備故障、病毒攻擊導(dǎo)致資料丟失。（三）涉密資料嚴(yán)格管控對標(biāo)注“內(nèi)部機(jī)密”“絕密”的資料，需單獨(dú)存放于帶鎖檔案柜，借閱時(shí)實(shí)行“雙人雙鎖”管理，嚴(yán)禁通過QQ等非加密渠道傳輸涉密信息。（四）定期盤點(diǎn)與自查檔案管理部門每半年開展1次資料盤點(diǎn)，核對實(shí)物與臺賬是否一致；每年12月底組織全公司資料管理自查，重點(diǎn)檢查歸檔及時(shí)性、完整性及保管安全性，形成自查報(bào)告并報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（五）特殊情況處理部門撤銷或合并的，其資料由承接部門在15個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔，或移交至檔案管理部門；員工離職時(shí)，需辦理工作資料交接手