檔案收集整理歸檔管理規(guī)范檔案收集應(yīng)覆蓋本單位在職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文書(shū)、科技、人事、會(huì)計(jì)、照片、錄音錄像、實(shí)物及電子文件等。文書(shū)檔案收集范圍包括收發(fā)文稿、會(huì)議記錄、紀(jì)要、重要專(zhuān)題報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；科技檔案涵蓋科研項(xiàng)目、建設(shè)工程、設(shè)備儀器的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、試驗(yàn)記錄、驗(yàn)收文件等；人事檔案包含職工履歷表、考核材料、任免職文件、職稱評(píng)審材料等；會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表及其他會(huì)計(jì)資料；照片檔案需包含反映主要職能活動(dòng)的原圖、說(shuō)明及電子數(shù)據(jù)；錄音錄像檔案應(yīng)附文字說(shuō)明，標(biāo)注內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等要素；實(shí)物檔案包括獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等，需登記名稱、來(lái)源、時(shí)間并拍照留存電子記錄。電子文件收集需同步采集元數(shù)據(jù)（如文件編號(hào)、責(zé)任者、形成時(shí)間、格式、存儲(chǔ)位置等），確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，優(yōu)先采用PDF/A、OFD等長(zhǎng)期保存格式，避免使用易損或?qū)Ｓ懈袷健Ｊ占瘯r(shí)間要求：文書(shū)檔案一般在次年6月底前完成收集，跨年度會(huì)議文件歸入閉幕年；科技檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)收集，周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段收集；會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門(mén)保管1年，期滿后移交檔案部門(mén)；照片、錄音錄像檔案在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)收集；電子文件實(shí)時(shí)或定期（每月/季度）收集，重要系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件需每日備份收集。收集過(guò)程中需嚴(yán)格審核材料完整性，檢查文件是否齊全（如正文與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)）、簽章是否完整（如公文的發(fā)文印章、合同的簽字蓋章）、載體是否規(guī)范（如手寫(xiě)材料需用藍(lán)黑或碳素墨水，禁止鉛筆、圓珠筆）。破損文件應(yīng)先修復(fù)，重要文件需復(fù)制備份；電子文件需通過(guò)安全接口采集，避免病毒感染，移交時(shí)需提供存儲(chǔ)介質(zhì)清單及校驗(yàn)碼（如MD5、SHA1），確保無(wú)遺漏、無(wú)篡改。整理工作按“分類(lèi)組件排列編號(hào)編目”流程開(kāi)展。分類(lèi)采用“年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限”三級(jí)分類(lèi)法，機(jī)關(guān)單位優(yōu)先按年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)，企業(yè)可按年度問(wèn)題保管期限分類(lèi)。組件以“件”為單位，一般以每份文件為一件，正文與附件為一件（附件在前）、來(lái)文與復(fù)文為一件（復(fù)文在前）、報(bào)表與附注為一件；跨年度規(guī)劃、總結(jié)等文件歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；會(huì)議文件按會(huì)議屆次組件，重要會(huì)議可單獨(dú)立件。排列順序按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列，同一事由的文件按形成時(shí)間先后排列，不同事由的文件按關(guān)聯(lián)程度或時(shí)間順序排列。編號(hào)包括件號(hào)、頁(yè)號(hào)，件號(hào)在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始流水編制（如2023年辦公室永久卷第1件為“2023辦公室永久1”）；頁(yè)號(hào)在文件有效頁(yè)面的右下角編寫(xiě)，空白頁(yè)不編號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始流水標(biāo)注。裝訂要求：厚度≤20mm的文件采用“三孔一線”左側(cè)裝訂，厚度＞20mm的可分冊(cè)裝訂；永久、30年保管期限的文件使用棉線裝訂，10年保管期限的可采用膠裝；避免使用回形針、大頭針等易銹蝕金屬物；破損文件需托裱后裝訂，幅面過(guò)大的文件折疊至A4尺寸（手風(fēng)琴式折疊），幅面過(guò)小的文件粘貼在A4襯紙上。編目時(shí)需編制歸檔文件目錄，內(nèi)容包括檔號(hào)（全宗號(hào)目錄號(hào)年度保管期限件號(hào)）、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等字段。題名應(yīng)客觀反映文件內(nèi)容，一般保留原標(biāo)題，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的需自擬（標(biāo)注“[]”）；日期統(tǒng)一為8位阿拉伯?dāng)?shù)字（如20230518）；頁(yè)數(shù)填寫(xiě)文件總頁(yè)數(shù)（如“12”）；備注欄記錄文件修復(fù)、復(fù)制等特殊情況。電子目錄需與紙質(zhì)目錄內(nèi)容一致，采用Excel或符合檔案管理系統(tǒng)要求的格式，支持關(guān)鍵字檢索。歸檔前需進(jìn)行質(zhì)量檢查，重點(diǎn)核查：文件材料是否完整（無(wú)缺失、漏件）、整理是否規(guī)范（分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)連續(xù)、裝訂牢固）、載體是否安全（紙質(zhì)無(wú)蟲(chóng)蛀霉變、電子文件可讀可查）、保管期限是否準(zhǔn)確（依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，永久保存本單位制定的法規(guī)政策性文件、重要會(huì)議記錄等，30年保存一般工作檢查報(bào)告、典型經(jīng)驗(yàn)材料等，10年保存一般性簡(jiǎn)報(bào)、通知等）。歸檔移交時(shí)，檔案部門(mén)需與移交部門(mén)共同清點(diǎn)核對(duì)，填寫(xiě)《檔案移交清單》，列明文件名稱、數(shù)量、保管期限、件號(hào)等信息，雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，清單一式兩份（移交部門(mén)、檔案部門(mén)各存一份）。電子檔案移交需通過(guò)專(zhuān)用傳輸通道或離線存儲(chǔ)介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)），移交后需在檔案管理系統(tǒng)中完成元數(shù)據(jù)掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)檢索。歸檔后，檔案部門(mén)需按分類(lèi)方案將檔案裝入檔案盒，盒面標(biāo)注全宗號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息，盒脊標(biāo)注相同內(nèi)容并豎排書(shū)寫(xiě)。檔案盒排列按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）順序上架，永久、30年、10年保管期限的檔案分架存放；電子檔案需存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)介質(zhì)，實(shí)行異質(zhì)異地備份（如在線存儲(chǔ)+離線光盤(pán)+異地備份），定期（每2年）檢測(cè)讀取狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)可遷移、可利用。特殊檔案管理：照片檔案需按“時(shí)間問(wèn)題保管期限”分類(lèi)，底片與照片分開(kāi)存放（底片裝底片袋，照片插入影集或照片盒），每張照片標(biāo)注“時(shí)間地點(diǎn)人物事