電子檔案歸檔及保管管理制度內(nèi)容為了加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、有效和安全，更好地為單位各項工作服務，結(jié)合本單位實際情況，特制定本電子檔案歸檔及保管管理制度。電子檔案歸檔范圍1.文書類電子檔案：本單位在行政管理、黨務管理等活動中形成的各種電子文件，包括通知、決定、報告、請示、批復、會議紀要等。2.業(yè)務類電子檔案：與本單位主要業(yè)務活動相關的電子文件，如業(yè)務合同、項目文檔、客戶資料、統(tǒng)計報表等。3.科技類電子檔案：科研項目研究過程中產(chǎn)生的電子文件，包括科研報告、實驗數(shù)據(jù)、設計圖紙、技術文檔等。4.會計類電子檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報表等會計核算專業(yè)資料的電子文件。5.聲像類電子檔案：本單位在各項活動中形成的照片、音頻、視頻等電子文件。電子檔案歸檔要求1.完整性：歸檔的電子檔案應是成套、完整的，能夠反映相關活動的全貌。對于有多個版本的電子文件，應同時歸檔所有有保存價值的版本。2.準確性：電子檔案的內(nèi)容應準確無誤，與實際業(yè)務活動相符。文件的題名、日期、作者、文號等元數(shù)據(jù)應填寫完整、準確。3.可讀性：電子檔案應采用通用的文件格式，確保在不同的計算機系統(tǒng)和軟件環(huán)境下能夠正常讀取。對于特殊格式的電子文件，應同時歸檔相應的軟件和技術說明。4.安全性：在歸檔過程中，應采取必要的安全措施，防止電子檔案被篡改、損壞或丟失。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，應按照相關保密規(guī)定進行處理。電子檔案歸檔流程1.收集：各部門指定專人負責本部門電子文件的收集工作，定期將本部門形成的電子文件進行整理，確保文件的完整性和準確性。2.整理：收集到的電子文件應按照檔案分類方案進行分類整理，建立相應的文件夾和索引。對電子文件進行編號，確保每份文件都有唯一的標識符。3.鑒定：由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門對整理好的電子文件進行鑒定，確定其保存價值和保管期限。對無保存價值的電子文件，應按照規(guī)定進行銷毀。4.存儲：經(jīng)過鑒定合格的電子文件應及時存儲到檔案管理系統(tǒng)中。存儲介質(zhì)應選擇安全可靠、讀寫性能良好的設備，如磁帶、光盤、磁盤陣列等。同時，應對存儲介質(zhì)進行定期檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。5.移交：各部門應在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的電子檔案移交至檔案管理部門。移交時，應填寫《電子檔案移交清單》，雙方簽字確認。電子檔案保管要求1.存儲環(huán)境：電子檔案存儲庫房應保持適宜的溫度、濕度和潔凈度，溫度應控制在[具體溫度范圍]，濕度應控制在[具體濕度范圍]。庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等設施，確保電子檔案的安全。2.存儲方式：電子檔案應采用“雙套制”存儲方式，即同時存儲在本地服務器和異地備份中心，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.訪問控制：檔案管理部門應建立嚴格的訪問控制制度，對電子檔案的訪問進行授權管理。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和使用電子檔案，訪問過程應進行記錄和審計。4.數(shù)據(jù)備份：定期對電子檔案進行備份，備份周期應根據(jù)電子檔案的重要性和更新頻率確定。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的存儲介質(zhì)和地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。5.維護更新：檔案管理部門應定期對電子檔案進行維護和更新，檢查數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，及時修復損壞的數(shù)據(jù)。對存儲介質(zhì)進行定期更換，確保數(shù)據(jù)的長期保存。電子檔案利用管理1.利用申請：本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、利用電子檔案時，應填寫《電子檔案利用申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、利用電子檔案時，應持單位介紹信或相關證明材料，經(jīng)本單位領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.利用方式：電子檔案的利用方式主要包括在線查閱、下載和打印等。在利用過程中，應遵守相關法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得將電子檔案泄露給他人。3.利用記錄：檔案管理部門應對電子檔案的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等。利用記錄應保存一定的期限，以備查詢和審計。電子檔案安全管理1.安全制度：檔案管理部門應建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責和工作流程。加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高安全意識和防范能力。2.技術防護：采用防火墻、入侵檢測、加密等技術手段，對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，防止黑客攻擊和病毒感染。定期對系統(tǒng)進行安全評估和漏洞修復，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.應急處置：制定電子檔案應急預案，明確應急處置流程和責任分工。定期對應急預案進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。發(fā)生安全事故時，應及時采取措施進行處置，并向上級主管部門報告。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：檔案管理部門應定期對各部門電子檔案的歸檔和保管情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對違反本制度的行為，應及時進