企業(yè)行政文件歸檔與文檔管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)行政文件的形成、收集、整理、歸檔及管理工作，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高行政工作效率，依據(jù)國家相關(guān)檔案管理規(guī)定及企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。本制度是企業(yè)行政文件管理的核心規(guī)范，旨在實(shí)現(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和高效化。二、制度適用場景本制度適用于企業(yè)各部門在行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件資料，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公管理：包括通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告等；人事管理：包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)文件、培訓(xùn)記錄、考勤記錄、離職手續(xù)等；資產(chǎn)管理：包括固定資產(chǎn)購置憑證、領(lǐng)用記錄、維修記錄、報(bào)廢審批單等；合同協(xié)議管理：包括各類業(yè)務(wù)合同、合作意向書、補(bǔ)充協(xié)議等（涉及業(yè)務(wù)的合同需同步對(duì)接業(yè)務(wù)部門歸檔要求）；印章與證照管理：包括印章使用申請(qǐng)單、證照年檢記錄、變更登記材料等；其他重要行政活動(dòng)：如企業(yè)資質(zhì)申報(bào)材料、審計(jì)報(bào)告、外部單位來函等。三、職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌企業(yè)行政文件的歸檔管理工作，包括檔案庫房建設(shè)、檔案系統(tǒng)維護(hù)、檔案鑒定與銷毀組織；對(duì)接各部門的歸檔指導(dǎo)與培訓(xùn)。各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門文件歸檔工作的監(jiān)督，保證文件形成、收集的及時(shí)性與完整性；指定本部門兼職檔案管理員（可由部門文員兼任），配合行政部完成歸檔移交。文件經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)文件起草、審核、簽發(fā)流程的規(guī)范性，在文件完成后及時(shí)整理并提交至本部門兼職檔案管理員；對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。兼職檔案管理員：負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集、分類、整理及初步審核，按季度向行政部移交歸檔文件；建立本部門文件臺(tái)賬，跟蹤文件流轉(zhuǎn)狀態(tài)。四、行政文件歸檔管理流程（一）文件分類行政文件按性質(zhì)與內(nèi)容分為以下一級(jí)類別，一級(jí)類別下設(shè)二級(jí)類別（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：一級(jí)類別二級(jí)類別示例綜合管理類公司發(fā)文、收文、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃/總結(jié)、內(nèi)部管理制度等人事管理類員工入職/離職材料、勞動(dòng)合同、人事任免、獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)檔案、社保公積金材料等財(cái)務(wù)管理類行政費(fèi)用報(bào)銷憑證、預(yù)算申請(qǐng)表、財(cái)務(wù)報(bào)告（行政部分）、資產(chǎn)購置審批單等資產(chǎn)管理類固定資產(chǎn)臺(tái)賬、領(lǐng)用單、維修記錄、盤點(diǎn)表、報(bào)廢申請(qǐng)單等合同協(xié)議類行政類合同（如采購合同、服務(wù)合同）、辦公場所租賃合同等證照資質(zhì)類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書、年檢材料、變更登記文件等其他類審計(jì)報(bào)告（行政部分）、外部單位來函、重要活動(dòng)資料（如年會(huì)、展會(huì)材料）等（二）文件收集與整理文件收集：各部門經(jīng)辦人在文件辦理完畢后（如會(huì)議紀(jì)需經(jīng)會(huì)議主持人簽發(fā)、合同需經(jīng)法定代表人簽字），1個(gè)工作日內(nèi)將文件正本（含附件）交至本部門兼職檔案管理員；收集時(shí)需檢查文件是否齊全（如請(qǐng)示報(bào)告需附相關(guān)審批單、會(huì)議紀(jì)要需附參會(huì)人員簽到表），如有缺失，經(jīng)辦人需及時(shí)補(bǔ)齊。文件整理：排序：按文件形成時(shí)間順序或流程邏輯排列（如請(qǐng)示與批復(fù)、合同與補(bǔ)充協(xié)議需相鄰排列）；編頁：超過2頁的文件需用鉛筆編寫頁碼（單頁文件不編頁），頁碼位置統(tǒng)一在右上角；填寫文件歸檔清單：兼職檔案管理員按《行政文件歸檔清單》（見模板1）逐項(xiàng)填寫，保證文件名稱、文號(hào)、形成日期等信息準(zhǔn)確無誤。（三）歸檔移交移交時(shí)間：各部門每季度末月25日前，將本季度整理完畢的文件向行政部移交；年度重要文件（如年度工作計(jì)劃、總結(jié)）需在次年1月10日前單獨(dú)移交。移交流程：兼職檔案管理員將文件及《行政文件歸檔清單》提交至行政部，雙方共同核對(duì)文件數(shù)量、類別及清單信息；核對(duì)無誤后，雙方在《行政文件歸檔清單》上簽字確認(rèn)（一式兩份，行政部、各部門各存一份）；行政部接收文件后，在2個(gè)工作日內(nèi)完成檔案系統(tǒng)錄入（錄入內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、形成部門、歸檔日期、密級(jí)等），并編制檔案編號(hào)（編號(hào)規(guī)則：年份-一級(jí)類別代碼-二級(jí)類別代碼-流水號(hào)，如“2024-ZH-01-001”代表2024年綜合管理類會(huì)議紀(jì)要第1號(hào)）。（四）入庫保管實(shí)體檔案保管：檔案庫房需保持干燥、通風(fēng)（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%），配備防火、防盜、防蟲、防潮設(shè)備；檔案盒采用無酸紙材質(zhì)，標(biāo)簽統(tǒng)一打印，標(biāo)注檔案編號(hào)及文件名稱；檔案盒按檔案編號(hào)順序排列，上架時(shí)保持間距均勻，便于查找。電子檔案保管：電子檔案需存儲(chǔ)于企業(yè)指定的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)系統(tǒng)，定期進(jìn)行備份（每周全備份，每日增量備份）；電子文件命名規(guī)則與實(shí)體檔案編號(hào)一致，保證電子檔案與實(shí)體檔案一一對(duì)應(yīng)；重要電子檔案需刻錄成光盤（一式兩份）異地備份。五、文件借閱與使用（一）借閱范圍企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要可借閱歸檔文件，外部單位借閱需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批并加蓋企業(yè)公章。（二）借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見模板2），注明借閱文件名稱、檔案編號(hào)、借閱事由、借閱期限及用途；部門負(fù)責(zé)人審核簽字（涉及密級(jí)文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；行政部核對(duì)借閱權(quán)限，確認(rèn)無誤后辦理借閱登記；借閱期限一般不超過5個(gè)工作日，如需延長需提前2個(gè)工作日申請(qǐng)。（三）借閱要求借閱人僅可在指定區(qū)域（如檔案查閱室）查閱檔案，不得帶出檔案室；確需帶出需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案外借登記表》，明確歸還時(shí)間；借閱過程中不得涂改、勾畫、抽取、撤換文件，不得擅自復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)行政部審批并備案）；借閱到期后及時(shí)歸還，如需續(xù)借需重新申請(qǐng)；歸還時(shí)行政部需檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定行政部每3年組織一次檔案鑒定工作，由行政部負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員（如有）、各部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組；鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出《檔案銷毀清單》（見模板3），注明檔案名稱、檔案編號(hào)、形成日期、銷毀理由及鑒定意見。（二）檔案銷毀《檔案銷毀清單》需經(jīng)總經(jīng)理審批簽字；銷毀時(shí)需由行政部指派2名監(jiān)督人員在場，核對(duì)檔案信息無誤后，采用粉碎、焚燒等方式銷毀（保證信息無法恢復(fù)）；監(jiān)督人員需在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將清單歸檔保存10年。七、注意事項(xiàng)與補(bǔ)充說明文件及時(shí)性：文件需在辦理完畢后1個(gè)工作日內(nèi)提交整理，不得積壓；跨年度形成的文件，歸入辦理年度的檔案。文件完整性：文件正本與附件需一并歸檔，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)無異”及經(jīng)辦人簽字。密級(jí)管理：涉密文件（如未公開的合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。人員變動(dòng)：兼職檔案管理員崗位變動(dòng)時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，由部門負(fù)責(zé)人和行政部監(jiān)督交接。培訓(xùn)與考核：行政部每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，各部門檔案管理納入年度績效考核，對(duì)未按規(guī)定歸檔導(dǎo)致文件丟失或損壞的，追究相關(guān)人員責(zé)任。八、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；如有未盡事宜，可由行政部制定補(bǔ)充規(guī)定，經(jīng)總經(jīng)理審批后生效。模板1：行政文件歸檔清單序號(hào)文件名稱文號(hào)形成部門形成日期密級(jí)頁數(shù)歸檔日期經(jīng)辦人備注12024年第一季度工作計(jì)劃*行辦〔2024〕5號(hào)行政部2024-01-03普通82024-03-25張*2關(guān)于召開2024年年度工作部署會(huì)議的紀(jì)要*行辦〔2024〕12號(hào)行政部2024-01-15普通52024-03-25李*附件：參會(huì)人員簽到表模板2：文件借閱申請(qǐng)表借閱部門借閱人借閱日期借閱文件信息文件名稱檔案編號(hào)借閱事由借閱期限用途是否可復(fù)制□是□否審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部負(fù)責(zé)人簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（如需）：日期：模板3：檔案銷毀清單序號(hào)檔