干部教育中心培訓(xùn)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范干部教育中心培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀，確保檔案信息真實(shí)、完整、可用、可追溯，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《干部教育培訓(xùn)工作條例》及中心內(nèi)部控制規(guī)范，制定本制度。第二條本制度所稱“培訓(xùn)檔案”是指在干部教育中心組織實(shí)施的各類班次、項(xiàng)目、活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、實(shí)物等全部原始記錄及其整理成果。第三條檔案管理堅(jiān)持“誰主辦、誰歸檔”“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”原則，實(shí)行集中統(tǒng)一管理、分級(jí)分責(zé)操作、全程數(shù)字賦能、安全保密優(yōu)先、利用服務(wù)并重的工作機(jī)制。第二章組織與職責(zé)第四條中心設(shè)立檔案管理委員會(huì)，由分管副主任任主任，培訓(xùn)部、教務(wù)部、信息技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、人事部、機(jī)關(guān)紀(jì)委等部門負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌決策檔案規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、安全、鑒定、銷毀等重大事項(xiàng)。第五條培訓(xùn)部下設(shè)檔案室，配備專職檔案管理員不少于編制數(shù)的2%，負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)；各班次設(shè)兼職檔案聯(lián)絡(luò)員1名，由班主任或項(xiàng)目秘書擔(dān)任，形成“1+N”責(zé)任網(wǎng)格。第六條檔案管理員任職資格須具備檔案專業(yè)中級(jí)以上職稱或省級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格證書，每年接受不少于30學(xué)時(shí)繼續(xù)教育；聯(lián)絡(luò)員須通過中心年度檔案操作考核，不合格者不得繼續(xù)履職。第七條信息技術(shù)部負(fù)責(zé)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)維、備份、災(zāi)備及數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)制定；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)支出憑證的同步歸檔；人事部負(fù)責(zé)將學(xué)員訓(xùn)后考核表、鑒定材料歸入干部人事檔案；機(jī)關(guān)紀(jì)委負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理廉潔風(fēng)險(xiǎn)。第三章歸檔范圍與保管期限表第八條歸檔范圍采用“正面清單+負(fù)面清單”模式，凡符合下列正面清單之一者必須歸檔，負(fù)面清單明確可不歸檔的重復(fù)件、過程稿、草稿：（一）立項(xiàng)審批類：培訓(xùn)計(jì)劃、預(yù)算批復(fù)、政府采購文件、合同協(xié)議、變更說明；（二）教學(xué)實(shí)施類：教學(xué)方案、課程表、教材講義、師資簡歷、課件（PPT、PDF原格式）、案例、試卷、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)照片及視頻；（三）學(xué)員管理類：報(bào)名匯總表、簽到表、請(qǐng)假條、學(xué)員手冊(cè)、黨性分析報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、結(jié)業(yè)論文、成績單、結(jié)業(yè)證書編號(hào)底聯(lián)；（四）考核評(píng)估類：教學(xué)測(cè)評(píng)原始數(shù)據(jù)、第三方評(píng)估報(bào)告、整改報(bào)告、回訪記錄；（五）財(cái)務(wù)資產(chǎn)類：經(jīng)費(fèi)決算表、發(fā)票、資產(chǎn)入庫單、低值易耗品領(lǐng)用單；（六）聲像實(shí)物類：開班結(jié)業(yè)合影、微縮膠片、獎(jiǎng)牌、錦旗、學(xué)員贈(zèng)送的紀(jì)念品及清單；（七）電子系統(tǒng)類：線上學(xué)習(xí)行為日志、討論貼、考試日志、證書電子簽章原文件；（八）其他：新聞通稿、輿情監(jiān)測(cè)、重大突發(fā)事件處置記錄。第九條保管期限劃分為永久、30年、10年、5年四檔，具體以《干部教育中心培訓(xùn)檔案保管期限表》為準(zhǔn)；該表每三年由檔案管理委員會(huì)復(fù)審一次，必要時(shí)可提前調(diào)整。第四章收集與整理第十條實(shí)行“事前介入、事中監(jiān)控、事后補(bǔ)全”機(jī)制。培訓(xùn)通知下發(fā)同時(shí)，檔案室向主辦部門推送《歸檔告知書》及《歸檔目錄模板》；開班前3個(gè)工作日完成預(yù)立卷。第十一條紙質(zhì)文件統(tǒng)一采用A4型80克復(fù)印紙，左側(cè)三孔一線裝訂；字跡須耐久，熱敏傳真件應(yīng)復(fù)印后歸檔；圖紙采用手風(fēng)琴式折疊，圖標(biāo)外露。第十二條電子文件實(shí)行“雙套制”：原件采用PDF/A-2b以上格式，大小不超過200M；源文件同步保留可編輯版本；音視頻采用MP4（H.264）或FLAC無損格式，分辨率不低于1080P，碼流適中。第十三條檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“年度—項(xiàng)目代碼—班次序號(hào)—保管期限—件號(hào)”五段式，共18位；項(xiàng)目代碼按《中心培訓(xùn)項(xiàng)目分類表》執(zhí)行；件號(hào)用四位流水號(hào)，不足補(bǔ)零。第十四條卷內(nèi)文件按“事由—時(shí)間”結(jié)合法排列：批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前、附件在后；定稿在前、草稿在后；中文在前、譯文在后。每卷不超過200頁，超冊(cè)用分卷號(hào)區(qū)分。第十五條填寫卷內(nèi)目錄、備考表須使用黑色簽字筆，字跡工整；修改處加蓋私章并注明日期；立卷人、檢查人、移交人三方簽字后方可封裝。第五章數(shù)字化與系統(tǒng)掛接第十六條紙質(zhì)檔案在裝訂后7個(gè)工作日內(nèi)完成高清掃描，分辨率≥300dpi，彩色，OCR雙層PDF；掃描前拆除金屬物，掃描后還原裝訂；出現(xiàn)漏掃、重掃、傾斜度>1°的必須返工。第十七條數(shù)字檔案上傳至“干教檔案管理系統(tǒng)”，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行四性檢測(cè)：真實(shí)性采用SM2數(shù)字簽名，完整性采用SHA-256哈希校驗(yàn)，可用性采用格式風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，安全性采用病毒查殺與加密存儲(chǔ)。第十八條元數(shù)據(jù)方案采用《干部教育中心檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（2023版）》，核心字段包括：檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、載體、格式、開放標(biāo)識(shí)、密級(jí)、主題詞、關(guān)聯(lián)資源標(biāo)識(shí)符等共38項(xiàng)，全部賦值后方可提交審核。第十九條系統(tǒng)設(shè)置“預(yù)歸檔庫—審核庫—正式庫—長期保存庫”四級(jí)存儲(chǔ)，通過藍(lán)光光盤、磁帶庫、異地容災(zāi)云實(shí)現(xiàn)3-2-1備份策略：至少3份副本、2種介質(zhì)、1份異地，每年進(jìn)行可讀性抽檢，抽檢比例不低于5%。第六章保管與庫房管理第二十條檔案庫房設(shè)在中心大樓四層?xùn)|側(cè)，建筑面積260㎡，分紙質(zhì)庫區(qū)、特藏庫區(qū)、電子庫區(qū)、緩沖消毒區(qū)；庫區(qū)配備恒溫恒濕系統(tǒng)，溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)≤±2℃。第二十一條庫房實(shí)行雙人雙鎖、同進(jìn)同出；進(jìn)出需刷生物識(shí)別門禁并留存日志；外來人員進(jìn)入須持《查檔申請(qǐng)表》及身份證，由檔案管理員全程陪同，嚴(yán)禁攜帶背包、飲料、打火機(jī)等違禁品。第二十二條每季度進(jìn)行一次蟲霉鼠檢查，采用環(huán)保型誘捕器與紫外線滅蟲燈；發(fā)現(xiàn)蟲霉跡象立即隔離并填寫《檔案蟲霉處理單》，視情況采用低溫冷凍或環(huán)氧乙烷熏蒸。第二十三條庫房消防采用高壓細(xì)水霧+惰性氣體組合系統(tǒng)，嚴(yán)禁使用水噴淋；每年11月組織一次消防演練；電子庫區(qū)另設(shè)早期煙霧探測(cè)與機(jī)柜級(jí)氣體滅火裝置。第七章利用與開放第二十四條檔案利用分內(nèi)部利用、外部利用兩類。內(nèi)部利用指中心工作人員因教學(xué)、科研、管理需要查閱檔案；外部利用指校外單位、學(xué)員個(gè)人、社會(huì)公眾依法申請(qǐng)利用。第二十五條內(nèi)部利用實(shí)行線上審批：申請(qǐng)人在系統(tǒng)提交《內(nèi)部利用申請(qǐng)》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案室、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批，系統(tǒng)分配只讀水印副本，下載即失效；如需復(fù)制紙質(zhì)件，須注明用途、份數(shù)，由檔案室加蓋“內(nèi)部利用”騎縫章。第二十六條外部利用須提交單位公函或本人身份證，填寫《外部利用申請(qǐng)表》，說明利用目的、范圍、方式；涉及個(gè)人隱私或國家秘密的，按法律法規(guī)履行脫密或限制使用手續(xù)；復(fù)制件須加蓋“復(fù)制件”章并注明日期。第二十七條檔案室每月5日前發(fā)布《檔案利用統(tǒng)計(jì)月報(bào)》，公開查檔人次、復(fù)制頁數(shù)、高頻關(guān)鍵詞、滿意度評(píng)分；對(duì)連續(xù)3個(gè)月利用率低于1‰的檔案進(jìn)行鑒定，考慮是否降密或延長封閉期。第八章鑒定與銷毀第二十八條檔案鑒定分為初始鑒定、期滿鑒定、提前鑒定三種。初始鑒定在歸檔前完成，確定保管期限與密級(jí)；期滿鑒定在達(dá)到保管期限當(dāng)年進(jìn)行；提前鑒定適用于無繼續(xù)保存價(jià)值的重復(fù)件、草稿。第二十九條鑒定小組由檔案管理員、業(yè)務(wù)專家、紀(jì)檢人員共5人組成，采用“個(gè)人初審—交叉復(fù)審—會(huì)議終審”流程，形成《檔案鑒定意見書》，經(jīng)檔案管理委員會(huì)審批后生效。第三十條銷毀采用物理粉碎+熔漿再生方式，電子數(shù)據(jù)采用符合國密標(biāo)準(zhǔn)的擦除算法覆寫7次以上；銷毀過程全程錄像，錄像保存3年；銷毀后編制《檔案銷毀清冊(cè)》，永久保存。第九章統(tǒng)計(jì)與年報(bào)第三十一條檔案室建立“日臺(tái)賬、月匯總、季分析、年總結(jié)”統(tǒng)計(jì)體系。每日更新接收、移出、利用、鑒定、銷毀五項(xiàng)數(shù)據(jù)；每月形成《檔案業(yè)務(wù)簡報(bào)》推送中心領(lǐng)導(dǎo)郵箱；每季度召開檔案質(zhì)量分析會(huì)，發(fā)布PDCA改進(jìn)報(bào)告；每年1月15日前向國家檔案局報(bào)送《年度檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)》。第三十二條統(tǒng)計(jì)指標(biāo)包括：館藏總量、數(shù)字化率、開放率、查檔準(zhǔn)時(shí)率、用戶滿意度、庫房環(huán)境達(dá)標(biāo)率、安全事件數(shù)等共28項(xiàng)；指標(biāo)納入中心績效考核，權(quán)重占部門總分5%。第十章安全與保密第三十三條檔案密級(jí)分核心、重要、一般三檔，核心數(shù)據(jù)采用國密SM4加密，重要數(shù)據(jù)采用AES-256加密，一般數(shù)據(jù)采用SSL傳輸；加密密鑰由雙人分管，每季度更換一次。第三十四條系統(tǒng)設(shè)置三權(quán)分立：系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計(jì)管理員相互獨(dú)立；所有操作留痕，日志保存不少于6個(gè)月；發(fā)現(xiàn)異常登錄立即觸發(fā)短信、郵件、釘釘三重報(bào)警。第三十五條檔案工作人員須簽署《保密承諾書》，離崗時(shí)進(jìn)行脫密審計(jì)；涉密載體交接須填寫《涉密檔案交接清單》，由保密辦監(jiān)交；違反保密規(guī)定造成泄密的，按中心《責(zé)任追究辦法》給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)。第十一章應(yīng)急與災(zāi)備第三十六條制定《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，涵蓋火災(zāi)、水災(zāi)、地震、網(wǎng)絡(luò)攻擊、疫情封閉、戰(zhàn)爭等六類場(chǎng)景；預(yù)案每年修訂一次，每半年組織一次無腳本演練。第三十七條建立“兩地三中心”災(zāi)備體系：生產(chǎn)中心位于中心大樓，同城容災(zāi)中心距生產(chǎn)中心≥15km，異地災(zāi)備中心位于500km以上地質(zhì)穩(wěn)定區(qū)域；RPO≤15分鐘，RTO≤2小時(shí)。第三十八條應(yīng)急物資庫配備防水平板箱、真空袋、干燥劑、便攜式發(fā)電機(jī)、LED照明、防毒面具、一次性雨衣、檔案推車等；建立24小時(shí)值班電話，確保突發(fā)事件30分鐘內(nèi)響應(yīng)。第十二章監(jiān)督與考核第三十九條檔案管理實(shí)行“日常抽查+專項(xiàng)審計(jì)+第三方評(píng)估”三位一體監(jiān)督。日常抽查每月隨機(jī)抽取10卷進(jìn)行100%頁數(shù)核對(duì)；專項(xiàng)審計(jì)每年由機(jī)關(guān)紀(jì)委牽頭，覆蓋全部關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程；第三方評(píng)估每三年聘請(qǐng)省級(jí)以上檔案專家進(jìn)行，結(jié)果向社會(huì)公示。第四十條考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四檔；優(yōu)秀者在中心年度表彰大會(huì)上授予“檔案工作先進(jìn)個(gè)人”稱號(hào)，優(yōu)先推薦參加省級(jí)檔案職稱評(píng)審；不合格者扣減部門績效10%，并限期整改。第十三章培訓(xùn)與科研第四十一條檔案室每年舉辦不少于2期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，覆蓋全員100%；培訓(xùn)內(nèi)容包含新政策解讀、數(shù)字檔案操作、安全保密案例、災(zāi)備演練；培訓(xùn)檔