XX鎮(zhèn)檔案管理制度實(shí)施方案范文第一章總則1.1制度定位本方案是XX鎮(zhèn)檔案工作的綱領(lǐng)性文件，適用于鎮(zhèn)黨委、人大、政府、紀(jì)委、各辦、中心、站所、村（社區(qū)）、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的全部紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案。凡在本鎮(zhèn)行政區(qū)域內(nèi)產(chǎn)生、保管、利用檔案的單位與個(gè)人，均須無條件遵守本方案。1.2管理原則堅(jiān)持“黨管檔案、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程管控、方便利用、確保安全”二十字原則；實(shí)行“誰形成、誰整理、誰負(fù)責(zé)”的終身責(zé)任制；推行“存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化、保存雙套制”四化同步；落實(shí)“人防、物防、技防、制度防”四防并舉。1.3工作目標(biāo)用三年時(shí)間建成“收集齊全、整理規(guī)范、保管安全、利用高效、信息化領(lǐng)先”的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案治理樣板：2024年全鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理通過省級(jí)示范驗(yàn)收；2025年村（社區(qū)）檔案室100%達(dá)到市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；2026年建成區(qū)域數(shù)字檔案分中心，實(shí)現(xiàn)“村檔鎮(zhèn)管、鎮(zhèn)檔縣備、異地容災(zāi)”。第二章組織體系與職責(zé)2.1領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)成立XX鎮(zhèn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨委書記任組長(zhǎng)，鎮(zhèn)長(zhǎng)、黨委副書記任副組長(zhǎng)，班子成員及駐鎮(zhèn)單位負(fù)責(zé)人為成員；下設(shè)辦公室（掛靠黨政辦），配備專職檔案員2名，兼職檔案員若干。領(lǐng)導(dǎo)小組每季度召開一次例會(huì)，研究重大事項(xiàng)，年終向黨委會(huì)專題述職。2.2主體責(zé)任（1）黨政辦：牽頭制定年度計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、考核辦法；組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、執(zhí)法督查；統(tǒng)籌數(shù)字化加工與移交進(jìn)館。（2）各辦、中心、站所：明確1名班子成員分管檔案，指定1名正式干部擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室文件材料日常收集、預(yù)立卷、歸檔、移交、保密、利用統(tǒng)計(jì)。（3）村（社區(qū)）：黨組織書記為第一責(zé)任人，村“兩委”確定1名后備干部兼任檔案協(xié)管員，在鎮(zhèn)檔案員指導(dǎo)下完成村級(jí)檔案“收、管、存、用”。（4）鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位：參照機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，檔案工作納入年度績(jī)效考核，占比不低于5%。2.3監(jiān)督考核鎮(zhèn)紀(jì)委、督查室將檔案工作納入巡察、審計(jì)、績(jī)效、黨建述職內(nèi)容；對(duì)因檔案缺失造成集體資產(chǎn)流失、群眾利益受損、歷史斷檔的，啟動(dòng)問責(zé)程序，情節(jié)嚴(yán)重者移交紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)。第三章文件材料歸檔范圍與保管期限3.1機(jī)關(guān)文書類（1）黨委會(huì)議、政府常務(wù)會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議記錄、紀(jì)要永久保存；（2）年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)政預(yù)決算永久；（3）上級(jí)來文需貫徹執(zhí)行的保存30年，參閱類保存10年；（4）請(qǐng)示、批復(fù)、合同、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)憑證永久；（5）公務(wù)接待、公車管理、差旅審批保存10年；（6）一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)、信息保存5年。3.2科技業(yè)務(wù)類（1）農(nóng)業(yè)普查、人口普查、經(jīng)濟(jì)普查、國(guó)土調(diào)查成果永久；（2）高標(biāo)準(zhǔn)農(nóng)田、水利、交通、環(huán)保項(xiàng)目可研、設(shè)計(jì)、施工、竣工圖永久；（3）鄉(xiāng)村振興項(xiàng)目績(jī)效評(píng)估報(bào)告保存30年；（4）日常監(jiān)測(cè)、抽檢原始記錄保存10年。3.3會(huì)計(jì)類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、工資冊(cè)保存30年；財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)永久；電子發(fā)票實(shí)行“雙套制”保存。3.4特殊載體類（1）照片、錄音、錄像：反映鎮(zhèn)黨代會(huì)、人代會(huì)、重大項(xiàng)目開工、突發(fā)事件處置的永久；一般會(huì)議活動(dòng)保存30年；（2）實(shí)物：印章、獎(jiǎng)牌、錦旗、題詞、老舊地契永久；（3）電子公文、電子郵件、社交媒體政務(wù)賬號(hào)發(fā)布記錄永久。3.5不歸檔范圍重份文件、草稿、參考閱件、事務(wù)性通知、無查考價(jià)值的外單位簡(jiǎn)報(bào)、私人信函、內(nèi)部刊物征訂單等，經(jīng)鑒定后登記銷毀。第四章整理與編號(hào)規(guī)則4.1分類方案采用“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限—問題”四級(jí)分類法，全鎮(zhèn)統(tǒng)一設(shè)置101個(gè)一級(jí)類目、458個(gè)二級(jí)類目，類目表每年修訂一次。4.2檔號(hào)結(jié)構(gòu)全宗號(hào)—年度—機(jī)構(gòu)代碼—保管期限代碼—件號(hào)，共18位，中間用“—”連接，確保唯一性。例：XZ·2024·BGS·Y·0001。4.3裝訂方式文書檔案采用“不銹鋼釘+棉線”三孔一線法，文件頁數(shù)超過200頁的分冊(cè)裝訂；圖紙采用“A3折疊+牛皮紙袋”法；照片、實(shí)物先數(shù)字化再入冊(cè)。4.4編目要求每件檔案須填寫“目錄數(shù)據(jù)庫(kù)”23項(xiàng)元數(shù)據(jù)，包括題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁數(shù)、載體、開放標(biāo)識(shí)、密級(jí)、主題詞、地理坐標(biāo)等；主題詞采用《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案主題詞表》2023版，禁止自編。4.5質(zhì)量檢查整理完畢由形成部門先行自查，填寫《歸檔質(zhì)量自檢表》；鎮(zhèn)檔案員按10%比例抽檢，不合格率高于3%的整批退回；二次返工仍不合格的，在全鎮(zhèn)通報(bào)并扣減年度績(jī)效2分。第五章庫(kù)房與設(shè)施設(shè)備5.1庫(kù)房選址鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房設(shè)在政府大院西北側(cè)獨(dú)立二層樓，遠(yuǎn)離食堂、車庫(kù)、配電房，樓板承重≥12kN/㎡，抗震設(shè)防烈度8度，耐火等級(jí)二級(jí)以上。5.2功能分區(qū)設(shè)置“五區(qū)三室”：接收整理區(qū)、紙質(zhì)檔案庫(kù)區(qū)、電子檔案庫(kù)區(qū)、數(shù)字化加工區(qū)、查閱利用區(qū)；消毒室、值班室、機(jī)房。庫(kù)區(qū)凈高3.2m，采用無窗密閉設(shè)計(jì)，雙層保溫屋頂。5.3裝具標(biāo)準(zhǔn)密集架采用“優(yōu)級(jí)冷軋鋼板”全封閉手搖式，軌道預(yù)埋，荷載≥80kg/層；配置防磁柜、底圖柜、實(shí)物柜、膠片柜；統(tǒng)一使用無酸紙袋、檔案盒、不銹鋼夾。5.4八防系統(tǒng)（1）防火：IG541氣體滅火+極早期煙霧報(bào)警；（2）防盜：紅外雙鑒+門禁指紋+110聯(lián)網(wǎng)；（3）防水：地面做自流平+環(huán)氧地坪，墻面刷防水砂漿，庫(kù)外設(shè)排水溝；（4）防潮：恒溫恒濕機(jī)組，溫度14℃—24℃±2℃，相對(duì)濕度45%—60%±5%，24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)；（5）防光：LED冷光源照度≤50lux，紫外線≤20μW/lm；（6）防蟲：庫(kù)內(nèi)安裝環(huán)流熏蒸系統(tǒng)，每年春秋季各投藥1次；（7）防塵：新風(fēng)系統(tǒng)三級(jí)過濾，風(fēng)口朝下45°；（8）防高溫：屋頂鋪設(shè)50mm擠塑板，外墻做垂直綠化。5.5村級(jí)檔案室各村（社區(qū)）按照“三鐵一器”（鐵門、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器）標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，面積不少于15㎡，配備移動(dòng)密集架不少于5組、除濕機(jī)1臺(tái)、滅火器2具、防蟲藥包若干；與鎮(zhèn)庫(kù)房形成“1+30”星型網(wǎng)絡(luò)，每季度由鎮(zhèn)檔案員巡檢一次。第六章數(shù)字化與信息化6.1數(shù)字化加工流程“提卷—清點(diǎn)—拆釘—掃描—圖像處理—OCR—質(zhì)檢—掛接—還卷—備份”十步閉環(huán)；掃描分辨率紙質(zhì)≥300dpi、照片≥600dpi、圖紙≥400dpi；OCR識(shí)別率≥98%；質(zhì)檢實(shí)行“雙人背對(duì)背”抽檢，錯(cuò)誤率≤0.3%。6.2數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采用《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T46-2009，統(tǒng)一PDF/A格式存儲(chǔ)；電子文件大小≤10M，命名規(guī)則與檔號(hào)一致；建立“四性檢測(cè)”自動(dòng)校驗(yàn)：真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。6.3系統(tǒng)平臺(tái)依托縣電子政務(wù)云，部署“XX鎮(zhèn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)V3.0”，模塊涵蓋收集、管理、保存、利用、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、預(yù)警；與縣檔案館、大數(shù)據(jù)中心、基層治理四平臺(tái)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶、統(tǒng)一認(rèn)證。6.4備份策略實(shí)行“3-2-1”原則：3份副本、2種介質(zhì)、1份異地；本地磁盤陣列RAID6+定時(shí)快照，異地備份至縣檔案館磁帶庫(kù)，每半年進(jìn)行一次恢復(fù)演練；重要電子檔案同步上傳至省級(jí)政務(wù)云災(zāi)備中心。6.5信息安全等保三級(jí)防護(hù)，數(shù)據(jù)庫(kù)加密、日志審計(jì)、堡壘機(jī)、漏洞掃描、勒索病毒誘捕；涉密檔案實(shí)行物理隔離、專機(jī)專用、紅黑電源、視頻遮擋；個(gè)人敏感信息脫敏處理，利用時(shí)執(zhí)行“可用不可見”。第七章利用服務(wù)與開放審核7.1利用范圍密級(jí)以下的檔案，自形成之日起滿25年向社會(huì)開放；民生檔案（土地房產(chǎn)、婚姻、計(jì)生、移民、社保、林權(quán)）滿15年開放；涉密、隱私、知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.2利用方式現(xiàn)場(chǎng)查閱、電子閱覽、信函代查、電話預(yù)約、掌上申請(qǐng)、異地跨館出證；對(duì)特殊群體（退役軍人、低保戶、殘障人士）開通綠色通道，免費(fèi)復(fù)制、郵寄。7.3審核流程利用者提交身份證、介紹信、利用目的說明→檔案員初審→分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核→主要領(lǐng)導(dǎo)審批→出證蓋章；涉及第三人隱私的，須征得權(quán)利人書面同意；批量數(shù)據(jù)接口調(diào)用需簽訂保密協(xié)議。7.4收費(fèi)管理嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，復(fù)印0.3元/張、打印0.5元/張、掃描2元/張、遠(yuǎn)程傳遞免費(fèi)；所有收入上繳鎮(zhèn)財(cái)政，實(shí)行“收支兩條線”，每月公示。7.5利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)生成《檔案利用情況月報(bào)》，包括查檔人次、卷次、復(fù)制頁數(shù)、熱點(diǎn)關(guān)鍵詞、滿意度；年底匯編成冊(cè)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、修志編鑒、展覽陳列提供數(shù)據(jù)支撐。第八章保密與安全8.1密級(jí)劃定依據(jù)《國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍規(guī)定》，由鎮(zhèn)保密辦牽頭，聯(lián)合檔案員、業(yè)務(wù)科室在文件制發(fā)3日內(nèi)完成密級(jí)標(biāo)識(shí)與保密期限標(biāo)注；密級(jí)檔案單獨(dú)組卷、專柜存放、專人管理。8.2涉密載體管理紙介質(zhì)實(shí)行“編號(hào)+臺(tái)賬+鉛封”三對(duì)照；移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)粘貼RFID標(biāo)簽，出入庫(kù)自動(dòng)掃描；報(bào)廢涉密硬盤、光盤、磁帶先消磁后粉碎，全程錄像存檔。8.3人員管理涉密檔案員須通過縣級(jí)保密培訓(xùn)并取得證書，每年簽訂保密承諾書；離崗離職實(shí)行脫密期管理，核心涉密人員脫密期2年；發(fā)現(xiàn)失泄密隱患，立即啟動(dòng)“24小時(shí)報(bào)告”制度。8.4應(yīng)急預(yù)案制定《檔案安全突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，設(shè)置“紅色、橙色、黃色、藍(lán)色”四級(jí)響應(yīng)；成立30人應(yīng)急突擊隊(duì)，每年組織消防、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊演練不少于2次；災(zāi)后優(yōu)先搶救永久檔案，2小時(shí)內(nèi)完成轉(zhuǎn)移。第九章培訓(xùn)與人才隊(duì)伍建設(shè)9.1培訓(xùn)體系建立“鎮(zhèn)—村—社”三級(jí)培訓(xùn)鏈：鎮(zhèn)級(jí)每年舉辦2次集中培訓(xùn)、1次崗位練兵、1次外出考察；村級(jí)每季度舉辦“夜校微課堂”；鼓勵(lì)檔案員參加在職教育，取得檔案職稱給予學(xué)費(fèi)80%補(bǔ)貼。9.2專家智庫(kù)與縣檔案館、高校、檔案服務(wù)公司簽訂合作協(xié)議，建立10人專家?guī)?，提供遠(yuǎn)程會(huì)診、技術(shù)攻關(guān)、項(xiàng)目評(píng)審；對(duì)參與編制標(biāo)準(zhǔn)、解決重大難題的專家，給予每次2000元咨詢費(fèi)。9.3激勵(lì)機(jī)制設(shè)立“蘭臺(tái)之星”獎(jiǎng)，每年評(píng)選3名優(yōu)秀檔案員、1個(gè)示范村、1個(gè)示范站所，頒發(fā)榮譽(yù)證書+獎(jiǎng)金2000元；在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘、評(píng)先評(píng)優(yōu)中，同等條件下優(yōu)先考慮有檔案專業(yè)背景的人員。9.4梯隊(duì)建設(shè)實(shí)施“青藍(lán)工程”，由鎮(zhèn)檔案員結(jié)對(duì)幫扶1—2名35歲以下年輕干部，簽訂三年傳幫帶協(xié)議，形成“初級(jí)—中級(jí)—高級(jí)”成長(zhǎng)鏈；建立后備人才庫(kù)，保持10人左右動(dòng)態(tài)儲(chǔ)備。第十章考核與獎(jiǎng)懲10.1考核指標(biāo)采用百分制，其中組織管理15分、業(yè)務(wù)建設(shè)25分、信息化建設(shè)20分、安全保障15分、開發(fā)利用15分、創(chuàng)新亮點(diǎn)10分；附加分不超過5分。10.2考核方式年終由鎮(zhèn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織現(xiàn)場(chǎng)核查、系統(tǒng)抽測(cè)、群眾滿意度調(diào)查；考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四檔，在全鎮(zhèn)通報(bào)并抄送縣檔案館。10.3獎(jiǎng)勵(lì)措施優(yōu)秀單位授予“檔案工作示范單位”牌匾，獎(jiǎng)勵(lì)工作經(jīng)費(fèi)1萬元；優(yōu)秀個(gè)人頒發(fā)榮譽(yù)證書，安排1次省外考察；連續(xù)三年優(yōu)秀的單位，推薦參評(píng)省級(jí)先進(jìn)集體。10.4懲罰措施不合格單位約談主要負(fù)責(zé)人，限期整改；整改不到位的，扣減年度績(jī)效5分，取消評(píng)優(yōu)資格；因檔案違法違紀(jì)被上級(jí)通報(bào)的，按照“一案雙查”追究相關(guān)人員責(zé)任。第十一章經(jīng)費(fèi)保障11.1預(yù)算安排檔案工作經(jīng)費(fèi)納入鎮(zhèn)財(cái)政預(yù)算科目，每年按財(cái)政支出總額0.5%列支，?？顚Ｓ茫粚?duì)數(shù)字化加工、系統(tǒng)升級(jí)、設(shè)備購(gòu)置實(shí)行項(xiàng)目化管理，實(shí)行“財(cái)政+單位自籌+社會(huì)捐助”多元投入。11.2資金使用建立“年度預(yù)算—季度執(zhí)行—年終審計(jì)”閉環(huán)；單筆支出超過5萬元須履行政府采購(gòu)程序；接受鎮(zhèn)人大、紀(jì)委、群眾代表三方監(jiān)督，每季度公示一次。11.3資產(chǎn)登記所有檔案設(shè)施設(shè)備納入鎮(zhèn)固定資產(chǎn)管理，粘貼二維碼，實(shí)行“一物一碼一檔”；報(bào)廢處置須由檔案員、財(cái)政所、紀(jì)委三方聯(lián)合鑒定，防止資產(chǎn)流失。第十二章時(shí)間進(jìn)度與階段任務(wù)12.12024年重點(diǎn)任務(wù)（1）一季度：修訂制度、培訓(xùn)動(dòng)員、庫(kù)房升級(jí)改造；（2）二季度：完成2013年前永久檔案數(shù)字化80萬頁；（3）三季度：30個(gè)村（社區(qū)）檔案室全面達(dá)標(biāo)；（4）四季度：通過省級(jí)檔案工作示范鎮(zhèn)驗(yàn)收。12.22025年重點(diǎn)任務(wù)（1）建成鎮(zhèn)數(shù)字檔案分中心，實(shí)現(xiàn)與縣館互聯(lián)互通；（2）民生檔案遠(yuǎn)程出證服務(wù)覆蓋率達(dá)90%；（3）出版《XX鎮(zhèn)抗疫志》《脫貧攻堅(jiān)紀(jì)實(shí)畫冊(cè)》。12.32026年重點(diǎn)任務(wù)（1）完成全部館藏檔案數(shù)字化率100%；（2）建立“村檔鎮(zhèn)管”異地容災(zāi)備份體系；（3）打造“檔案+研學(xué)+旅游”示范基地，年接待參觀3000人次。第十三章持續(xù)改進(jìn)與創(chuàng)新發(fā)展13.1標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)跟蹤國(guó)家、省、市新出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，每年組織一次制度“回頭看”，及時(shí)修訂；鼓勵(lì)各村（社區(qū)）制定特色檔案管理細(xì)則，形成“1+N”標(biāo)準(zhǔn)簇。13.2技術(shù)迭代引入AI智能著錄、區(qū)塊鏈存證、聲像檔案語音識(shí)別、破損檔案紙漿修復(fù)機(jī)器人；建立“檔案