教育檔案管理制度第一章總則1.1制度定位教育檔案是記錄學(xué)生從入學(xué)到離校全周期成長軌跡、教師專業(yè)發(fā)展過程、教學(xué)管理運(yùn)行軌跡以及教育研究活動成果的原始憑證與權(quán)威信息源。本制度以“真實性、完整性、可用性、可追溯性、可共享性”為價值坐標(biāo)，以“誰形成、誰歸檔，誰保管、誰負(fù)責(zé)，誰利用、誰授權(quán)”為責(zé)任坐標(biāo)，構(gòu)建覆蓋紙質(zhì)、電子、聲像、實物等多形態(tài)檔案的閉環(huán)管理體系，服務(wù)于學(xué)生終身發(fā)展、教師持續(xù)成長、學(xué)?？茖W(xué)決策、教育治理現(xiàn)代化。1.2適用范圍本制度適用于本校（含附屬幼兒園、小學(xué)部、初中部、高中部、國際部、培訓(xùn)中心、研學(xué)基地）所有與學(xué)生、教職工、教學(xué)、科研、行政、后勤、合作機(jī)構(gòu)相關(guān)的檔案材料，以及以本校名義舉辦的各類線上教學(xué)平臺、混合式課程、虛擬實驗項目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與文件。1.3法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)銜接本制度與《中華人民共和國檔案法》《電子文件管理暫行辦法》《教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)范》《個人信息保護(hù)法》《網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)條例》以及省級、地市級教育主管部門最新細(xì)則保持動態(tài)對標(biāo)，出現(xiàn)沖突時，以上位法為準(zhǔn)，并在三十日內(nèi)完成制度補(bǔ)丁升級。第二章檔案分類與代碼2.1一級分類A學(xué)生類B教職工類C教學(xué)類D科研類E行政類F財務(wù)類G基建資產(chǎn)類H聲像實物類I特種載體類J合作交流類2.2二級分類示例A01招生錄取材料A02學(xué)籍信息A03學(xué)業(yè)成績A04綜合素質(zhì)評價A05獎懲記錄A06體質(zhì)健康A(chǔ)07心理健康A(chǔ)08畢業(yè)生發(fā)展跟蹤B01招聘調(diào)配B02師德考核B03專業(yè)發(fā)展B04薪酬福利B05離退休C01教學(xué)計劃C02課表C03教案C04作業(yè)樣本C05考試命題C06試卷分析C07實習(xí)實訓(xùn)C08畢業(yè)論文（設(shè)計）2.3代碼賦予規(guī)則采用“一級字母+兩位二級數(shù)字+四位年度+三位流水”共12位編碼，確保校內(nèi)唯一，便于系統(tǒng)識別與快速定位。第三章歸檔范圍與保管期限表3.1學(xué)生類招生名冊、錄取通知書、入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績總冊、綜合素質(zhì)檔案、畢業(yè)證書存根、學(xué)位授予決定、就業(yè)派遣證、校友聯(lián)絡(luò)表——永久；平時成績、課堂表現(xiàn)、作業(yè)樣本、社會實踐報告——學(xué)生在校期間+30年；選課記錄、補(bǔ)考記錄、緩考申請——學(xué)生在校期間+10年。3.2教職工類招聘表、聘用合同、政審材料、職稱評審表、年度考核表、退休審批表——永久；培訓(xùn)證書、繼續(xù)教育學(xué)時、教科研成果登記——離職后+30年；請假單、差旅報銷——離職后+5年。3.3教學(xué)類專業(yè)人才培養(yǎng)方案、課程教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)事故認(rèn)定書——永久；教案、課件、教研活動記錄、學(xué)生評教結(jié)果——保存10年；調(diào)課單、教室借用單——保存3年。3.4科研類立項批文、合同書、結(jié)題報告、專利證書——永久；中期檢查表、經(jīng)費(fèi)決算表——結(jié)題后+10年；實驗原始記錄——結(jié)題后+5年。3.5行政類黨委會、校長辦公會、教代會紀(jì)要——永久；部門請示、通知、簡報——保存10年；值班表、用章申請——保存3年。3.6財務(wù)類年度決算報表、審計報告——永久；會計憑證、賬簿——保存30年；工資發(fā)放表——保存10年。3.7特種載體學(xué)生畢業(yè)合影、校慶錄像、校史實物、獎牌、印章——永久；課堂直播錄像、線上考試監(jiān)控錄像——保存1年后抽樣轉(zhuǎn)存，關(guān)鍵片段永久。第四章形成與收集4.1形成責(zé)任“業(yè)務(wù)誰主管、檔案誰形成”。教師在課程結(jié)束后七個工作日內(nèi)完成教案、課件、學(xué)生成績、試卷分析的上傳；輔導(dǎo)員在每學(xué)期末完成學(xué)生獎懲、談話記錄的歸檔；科研負(fù)責(zé)人在項目結(jié)題后一個月內(nèi)完成科研檔案的移交；行政會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)由辦公室完成紀(jì)要的定稿與編號。4.2收集節(jié)點(diǎn)實行“學(xué)期末集中+月度補(bǔ)充+實時捕獲”三結(jié)合。教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)通過API接口在業(yè)務(wù)審批流程結(jié)束時自動推送PDF版及元數(shù)據(jù)至檔案管理系統(tǒng)；紙質(zhì)文件由形成部門在事件結(jié)束后三個工作日內(nèi)交至檔案室前置庫房，登記《歸檔材料交接單》。4.3質(zhì)量要求紙質(zhì)材料需字跡耐久、無金屬釘、無熱敏紙；電子文件格式以PDF/A、OFD、JPEG/TIFF、MPEG-4、WAV為主，分辨率、采樣率、碼率符合長期保存級標(biāo)準(zhǔn)；所有文件在形成節(jié)點(diǎn)即完成病毒查殺、加密哈希、電子簽名，確保來源可信。第五章整理與編號5.1整理原則遵循“保持有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分保管期限、便于檢索利用”三原則，采用“機(jī)構(gòu)—問題—年度”復(fù)式分類法。同一事件產(chǎn)生的請示、批復(fù)、報告、結(jié)論放同一卷；不同保管期限的材料分開組卷。5.2立卷流程（1）拆除金屬物，修補(bǔ)破損，統(tǒng)一A4幅面；（2）加蓋歸檔章，填寫機(jī)構(gòu)、年度、期限、件號；（3）編寫卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注；（4）打頁碼，正面右下角、背面左下角；（5）裝訂采用棉線三孔一線，結(jié)頭在背面；（6）裝盒，盒脊標(biāo)注全宗號、目錄號、年度、案卷號、期限；（7）打印盒內(nèi)備考表，注明立卷人、檢查人、立卷時間、互見號。5.3電子文件整理系統(tǒng)自動生成文件夾結(jié)構(gòu)：全宗號/年度/分類號/盒號/件號/版本號；每一份電子文件對應(yīng)一條元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)采用XML封裝，核心字段包括：題名、責(zé)任者、日期、格式、大小、哈希值、權(quán)限等級、開放狀態(tài)、關(guān)聯(lián)實體。第六章移交與接收6.1移交清單紙質(zhì)檔案需提交《歸檔材料移交清單》一式兩份，含盒號、起止件號、保管期限、密級、移交人、接收人、移交日期；電子檔案通過系統(tǒng)提交《電子文件移交申請》，經(jīng)系統(tǒng)自動校驗格式、病毒、哈希值后，生成《電子文件移交憑證》。6.2接收核查檔案室在接收后兩個工作日內(nèi)完成清點(diǎn)、著錄、入庫，并在系統(tǒng)反饋“接收狀態(tài)”。如發(fā)現(xiàn)缺頁、錯頁、字跡模糊、電子文件無法打開，填寫《檔案質(zhì)量退回單》，一次性告知整改要求，整改時限不超過五個工作日。6.3交接責(zé)任邊界移交前由形成部門負(fù)責(zé)安全與保密；移交簽字后由檔案室負(fù)責(zé)保管與統(tǒng)計；在移交憑證簽字之前，出現(xiàn)遺失、損毀、泄密，由形成部門承擔(dān)全部責(zé)任。第七章保管與保護(hù)7.1庫房標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)庫房分特藏、永久、長期、短期四區(qū)，溫濕度獨(dú)立控制：特藏區(qū)14℃—16℃、45%—55%RH；永久區(qū)16℃—18℃、50%—60%RH；長期區(qū)18℃—20℃、55%—65%RH；短期區(qū)20℃—22℃、60%—70%RH。每日自動記錄，超標(biāo)即短信報警。7.2十防措施防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防酸。庫房內(nèi)使用防爆燈、紫外線過濾簾、無酸紙箱、不銹鋼密集架；定期更換防蟲藥片，每季度進(jìn)行蟲霉檢查；每年委托第三方進(jìn)行紙張酸度抽樣測試，pH值低于7.0即開展脫酸處理。7.3備份機(jī)制電子檔案采用“本地雙副本+同城異地容災(zāi)+云端冷備份”三級策略。本地主存儲采用RAID6+SSD緩存，每日增量備份至磁帶庫；同城異地機(jī)房距主中心大于15公里，延遲小于5毫秒，實現(xiàn)RPO≤15分鐘；云端冷備份每年一次，上傳至可信云歸檔庫，加密算法采用國密SM4，密鑰由學(xué)校密鑰管理系統(tǒng)托管。7.4載體遷移磁帶、光盤、硬盤、U盤、軟盤、錄像帶等特種載體每五年進(jìn)行可讀性檢測，出現(xiàn)誤碼率高于10-4或讀取速度下降20%即啟動遷移；遷移后生成新舊載體對照表，原載體繼續(xù)保存四年，確認(rèn)無誤后按保密銷毀流程處置。第八章鑒定與銷毀8.1鑒定組織成立由校長任組長、檔案室牽頭、教務(wù)、科研、學(xué)工、財務(wù)、紀(jì)檢、法律顧問組成的檔案鑒定委員會，每三年對保管期滿檔案進(jìn)行集中鑒定，必要時可邀請校外專家。8.2鑒定流程（1）檔案室提前六十日列出待鑒定清單，推送至各業(yè)務(wù)部門；（2）業(yè)務(wù)部門提出存毀建議，提供利用價值說明；（3）鑒定委員會召開聽證會，一人一票，三分之二以上同意方可銷毀；（4）形成《檔案鑒定報告》，永久保存；（5）擬銷毀檔案在學(xué)校官網(wǎng)與公告欄同步公示三十日，接受師生及校友監(jiān)督；（6）公示無異議后，報上級教育主管部門備案，獲得《檔案銷毀批復(fù)》。8.3銷毀實施紙質(zhì)檔案送交具有保密資質(zhì)的銷毀公司，采用粉碎+制漿方式，全程錄像，錄像保存十年；電子檔案使用專業(yè)消磁機(jī)、覆寫軟件或物理粉碎，生成《電子檔案銷毀報告》，由紀(jì)檢人員簽字確認(rèn)。第九章統(tǒng)計與年報9.1統(tǒng)計口徑按自然年度統(tǒng)計館藏總量、新增量、利用量、數(shù)字化量、鑒定銷毀量、庫房面積、經(jīng)費(fèi)投入、專兼職人數(shù)、培訓(xùn)學(xué)時、科研成果等10項核心指標(biāo)。9.2數(shù)據(jù)抓取系統(tǒng)自動生成月度快照，支持按分類、年度、部門、載體、密級、開放狀態(tài)等多維度切片；統(tǒng)計報表采用可視化儀表盤，一鍵導(dǎo)出Excel、SVG格式。9.3年報發(fā)布每年3月31日前完成《教育檔案管理年度報告》，經(jīng)校長辦公會審議后，向全校發(fā)布，并同步報送市檔案館、市教育局。年報內(nèi)容納入學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展考核，權(quán)重不低于3%。第十章檢索與利用10.1檢索工具建立“案卷級—文件級—內(nèi)容級”三級索引，支持全文檢索、OCR文字識別、人臉識別、語音轉(zhuǎn)寫、地理信息定位；提供PC端、移動端、微信小程序、自助查詢機(jī)四種入口。10.2利用權(quán)限學(xué)生可在線申請本人成績單、學(xué)籍證明，系統(tǒng)自動加蓋電子印章，生成帶二維碼的可驗證PDF；教職工可查閱本人教學(xué)、科研檔案，不可跨部門批量下載；校外單位憑介紹信、身份證、保密協(xié)議辦理閱覽，涉密檔案須校長書面批準(zhǔn)。10.3復(fù)制與摘錄檔案室提供彩色打印、電子拷貝、郵寄光盤三種服務(wù)，所有復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”，注明用途、份數(shù)、編號，防止二次擴(kuò)散；摘錄內(nèi)容超過500字須登記《檔案摘錄登記表》。10.4利用統(tǒng)計系統(tǒng)自動記錄檢索詞、瀏覽時長、下載次數(shù)、打印頁數(shù)，每月形成《檔案利用分析報告》，用于優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)、調(diào)整數(shù)字化優(yōu)先級。第十一章編研與開發(fā)11.1選題策劃圍繞學(xué)校辦學(xué)歷史、名師風(fēng)范、特色課程、卓越校友、紅色基因、國際交流六大主題，每年策劃兩個編研項目，形成《校史中的名師》《老教案里的智慧》《優(yōu)秀校友成長密碼》等系列文化產(chǎn)品。11.2史料考證建立“口述史工作坊”，邀請退休教師錄制訪談，采用AI語音比對技術(shù)，與紙質(zhì)檔案交叉驗證，確保史實準(zhǔn)確；所有口述史同步轉(zhuǎn)寫、翻譯、關(guān)鍵詞標(biāo)引，納入特藏庫。11.3出版發(fā)布編研成果優(yōu)先在本校出版社立項，同步制作電子書、有聲書、短視頻、H5頁面，向社會開放；對外發(fā)布須履行保密審查，涉及個人隱私、知識產(chǎn)權(quán)、合作機(jī)構(gòu)商業(yè)秘密的，須做脫敏處理。第十二章數(shù)字化與數(shù)據(jù)治理12.1數(shù)字化范圍優(yōu)先對利用率高的學(xué)籍、成績、畢業(yè)證明、教學(xué)大綱、獲獎證書進(jìn)行數(shù)字化；對紙質(zhì)破損、酸化、褪色嚴(yán)重的檔案進(jìn)行搶救性掃描；對1990年以前形成的聲像檔案進(jìn)行4K修復(fù)與黑彩還原。12.2技術(shù)參數(shù)掃描采用600dpi、24位彩色、無壓縮TIFF格式；OCR識別準(zhǔn)確率≥99%，支持橫排、豎排、表格、手寫體；音頻采樣率96kHz、24bit；視頻采用FFV1無損編碼，保留原始幀率。12.3數(shù)據(jù)治理建立主數(shù)據(jù)管理（MDM）平臺，統(tǒng)一學(xué)生、教職工、課程、項目四大主數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；每學(xué)期進(jìn)行一次數(shù)據(jù)清洗，消除重復(fù)、缺失、錯誤、沖突；建立數(shù)據(jù)質(zhì)量評分模型，低于85分的業(yè)務(wù)系統(tǒng)限期整改。12.4長期保存采用OAIS參考模型，建立SubmissionInformationPackage（SIP）、ArchivalInformationPackage（AIP）、DisseminationInformationPackage（DIP）三級信息包；每五年進(jìn)行格式風(fēng)險審計，對瀕臨淘汰的格式提前遷移。第十三章安全與保密13.1密級劃分檔案密級分內(nèi)部、秘密、機(jī)密三級，由形成部門初步擬定，檔案室審核，校保密辦備案；涉密檔案獨(dú)立組網(wǎng)、獨(dú)立庫房、獨(dú)立權(quán)限、獨(dú)立審計。13.2權(quán)限模型采用RBAC+ABAC混合模型，角色包含超級管理員、部門管理員、普通用戶、訪客四級，屬性包含密級、年度、部門、個人、項目五維，支持動態(tài)細(xì)粒度授權(quán)。13.3審計追蹤所有登錄、檢索、瀏覽、下載、打印、修改、刪除行為實時寫入?yún)^(qū)塊鏈日志，哈希值每日同步至市檔案館節(jié)點(diǎn)，確保不可篡改；異常行為觸發(fā)短信與郵件告警，十分鐘內(nèi)人工干預(yù)。13.4災(zāi)備演練每學(xué)期進(jìn)行一次“檔案安全紅藍(lán)對抗”演練：藍(lán)方模擬黑客、內(nèi)鬼、勒索病毒、水火災(zāi)害；紅方啟動應(yīng)急預(yù)案，完成數(shù)據(jù)恢復(fù)、業(yè)務(wù)接管、輿情發(fā)布；演練報告在三十日內(nèi)整改閉環(huán)。第十四章系統(tǒng)與平臺14.1系統(tǒng)架構(gòu)采用微服務(wù)+容器云架構(gòu)，核心模塊包括收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、安全、移動、API網(wǎng)關(guān)；支持彈性擴(kuò)容，并發(fā)用戶≥5000，響應(yīng)時間≤500毫秒。14.2接口開放提供標(biāo)準(zhǔn)RESTfulAPI、Webhook、OAuth2.0、SAML2.0，與教務(wù)、科研、人事、財務(wù)、學(xué)工、一卡通、圖書館、大數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)單點(diǎn)登錄與數(shù)據(jù)互通；第三方應(yīng)用接入須通過安全測評與合規(guī)審查。14.3用戶體驗界面遵循WCAG2.1無障礙標(biāo)準(zhǔn)，支持鍵盤、盲文、語音、高對比度模式；提供智能推薦、可視化時間軸、關(guān)系圖譜、地圖定位、個人檔案“一生一檔”時間線，提升師生獲得感。第十五章人員與培訓(xùn)15.1崗位設(shè)置檔案室設(shè)主任1名、副主任2名、系統(tǒng)管理員2名、業(yè)務(wù)接待2名、紙質(zhì)庫房管理員3名、數(shù)字化加工4名、編研開發(fā)2名、安全審計1名，形成“管理—技術(shù)—服務(wù)”梯隊。15.2能力模型專職人員須具備檔案、圖情、計算機(jī)、教育管理、法律、保密六類知識矩陣；每年參加省級以上專業(yè)培訓(xùn)不少于60學(xué)時；鼓勵考取“檔案高級職稱”“信息安全CISP”“數(shù)據(jù)治理CDMP”等認(rèn)證。15.3培訓(xùn)體系建立“新生入學(xué)—新教師入職—中層干部—項目負(fù)責(zé)人—檔案聯(lián)絡(luò)員”五級培訓(xùn)；采用“線上微課+線下沙盤+VR演練+案例復(fù)盤”混合模式；培訓(xùn)考核合格率納入部門年度KPI。15.4績效激勵設(shè)立“檔案工作先進(jìn)個人”“優(yōu)秀檔案聯(lián)絡(luò)員”“數(shù)字化先鋒”三類獎項，與職稱評審、崗位晉升、績效獎金掛鉤；對發(fā)現(xiàn)重大檔案安全隱患、挽回?fù)p失的個人，給予一次性獎勵5000—20000元。第十六章監(jiān)督與考核16.1內(nèi)部監(jiān)督紀(jì)檢、審計、工會、教代會、學(xué)生會共同組