企業(yè)原材料采購管理制度和流程本制度適用于企業(yè)生產(chǎn)所需原材料（含主料、輔料、包裝材料等）及生產(chǎn)輔助材料的采購管理，涵蓋從需求提報、計(jì)劃編制、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗(yàn)收付款到檔案管理的全流程，固定資產(chǎn)、設(shè)備及非生產(chǎn)性物資采購不適用本制度。采購業(yè)務(wù)由采購部統(tǒng)籌管理，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)提報準(zhǔn)確的原材料需求計(jì)劃，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)到貨檢驗(yàn)及質(zhì)量判定，倉儲部負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收及入庫管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)付款審核及資金安排，分管副總經(jīng)理及總經(jīng)理按權(quán)限審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。原材料采購計(jì)劃分為月度計(jì)劃與臨時計(jì)劃。月度計(jì)劃由生產(chǎn)部根據(jù)下月生產(chǎn)排產(chǎn)計(jì)劃、安全庫存（按日均消耗量×7天基準(zhǔn)計(jì)算）及當(dāng)前庫存水平（庫存低于安全庫存20%時觸發(fā)補(bǔ)充）于每月25日前編制《月度采購需求表》，經(jīng)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人簽字后提交采購部；臨時計(jì)劃因訂單變更、設(shè)備突發(fā)故障等原因?qū)е滦枨笤黾訒r，由生產(chǎn)部填寫《臨時采購申請單》，注明緊急程度及交貨時間，經(jīng)生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審核、分管生產(chǎn)副總審批后提交采購部。采購部匯總月度計(jì)劃與臨時計(jì)劃，結(jié)合供應(yīng)商產(chǎn)能、市場價格波動（參考過去3個月均價±5%為合理波動范圍）編制《月度采購計(jì)劃》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核、分管采購副總審批、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇供應(yīng)商停產(chǎn)、物流中斷等客觀因素需調(diào)整的，采購部需提交《計(jì)劃調(diào)整說明》，經(jīng)原審批流程重新確認(rèn)。供應(yīng)商管理實(shí)行準(zhǔn)入制與動態(tài)評級。供應(yīng)商準(zhǔn)入需滿足：具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證如ISO9001），產(chǎn)能不低于企業(yè)月均需求量的120%，近2年無重大質(zhì)量事故（質(zhì)量合格率≥98%），信譽(yù)良好（無欠稅、訴訟記錄）。準(zhǔn)入流程為：潛在供應(yīng)商提交《供應(yīng)商基本信息表》《資質(zhì)證明文件》《產(chǎn)品檢測報告》→采購部初審資料完整性→聯(lián)合質(zhì)量管理部、技術(shù)部進(jìn)行現(xiàn)場審核（重點(diǎn)核查生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)檢流程、倉儲條件）→抽取小批量樣品（主料50kg、輔料20kg）由質(zhì)量管理部按企業(yè)《原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》（Q/XYZ0012023）測試，測試報告需經(jīng)質(zhì)量經(jīng)理簽字→合格供應(yīng)商錄入《合格供應(yīng)商名錄》，有效期1年。供應(yīng)商日常管理按A、B、C三級劃分：A級為核心供應(yīng)商（合作滿2年、年度績效評分≥90分），享受優(yōu)先訂單分配、賬期延長15天；B級為穩(wěn)定供應(yīng)商（評分8089分），正常合作；C級為觀察供應(yīng)商（評分7079分），需提交整改計(jì)劃，3個月內(nèi)未達(dá)標(biāo)則降級；評分＜70分直接列入淘汰名錄。績效評分每季度由采購部牽頭，聯(lián)合生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、財(cái)務(wù)部從交貨準(zhǔn)時率（權(quán)重30%，目標(biāo)≥98%）、質(zhì)量合格率（權(quán)重40%，目標(biāo)≥99%）、價格競爭力（權(quán)重20%，同比市場均價低3%5%）、服務(wù)響應(yīng)（權(quán)重10%，24小時內(nèi)響應(yīng)異常）四個維度評分，結(jié)果經(jīng)分管副總審批后公示。采購執(zhí)行嚴(yán)格按“需求確認(rèn)詢價比價合同簽訂訂單下達(dá)跟單協(xié)調(diào)”流程操作。需求確認(rèn)環(huán)節(jié)，采購部接收計(jì)劃后2個工作日內(nèi)與生產(chǎn)部核對規(guī)格（如主料需明確材質(zhì)、型號、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)GB/T12342020）、數(shù)量（允許±5%誤差）、交貨時間（精確到日），形成《采購需求確認(rèn)單》雙方簽字。詢價比價環(huán)節(jié)，采購部從《合格供應(yīng)商名錄》中選取至少3家供應(yīng)商（特殊稀缺材料經(jīng)分管副總批準(zhǔn)可減少至2家），通過書面報價單（需加蓋公章）或系統(tǒng)平臺獲取報價，編制《比價分析表》，對比單價、交貨期、付款條件（賬期3060天），推薦綜合成本最低（總成本=單價×數(shù)量+運(yùn)費(fèi)+裝卸費(fèi)）的供應(yīng)商，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后提交分管副總審批。合同簽訂環(huán)節(jié)，采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《原材料采購合同》模板，明確標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量）、單價（含13%增值稅）、總金額、交貨地點(diǎn)（企業(yè)倉庫）、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（按Q/XYZ0012023）、驗(yàn)收方式（到貨后48小時內(nèi)完成）、付款方式（貨到驗(yàn)收合格后30天付款）、違約責(zé)任（延遲交貨按日0.5‰扣罰，質(zhì)量不合格需48小時內(nèi)換貨并承擔(dān)運(yùn)費(fèi)），合同經(jīng)法務(wù)部審核、分管副總簽字、總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。訂單下達(dá)環(huán)節(jié)，采購部根據(jù)合同生成《采購訂單》，注明訂單號、物料編碼、交貨日期，通過系統(tǒng)同步至供應(yīng)商，要求供應(yīng)商24小時內(nèi)確認(rèn)回傳，未確認(rèn)的由采購專員電話跟進(jìn)。跟單協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)，采購部指定專人跟蹤，交貨前7天提醒供應(yīng)商備貨，交貨前3天確認(rèn)物流信息（車牌號、司機(jī)電話），如遇延遲（超24小時），供應(yīng)商需提交《延期說明》并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；延遲超48小時且無合理理由的，按合同條款扣罰并啟動備用供應(yīng)商應(yīng)急方案。原材料到貨后，倉儲部核對《采購訂單》與送貨單（需注明訂單號、物料編碼、數(shù)量），確認(rèn)無誤后簽收并通知質(zhì)量管理部檢驗(yàn)。質(zhì)量管理部按《原材料抽樣方案》（主料每批次抽5%且不少于10件，輔料抽3%且不少于5件）進(jìn)行外觀檢查（無破損、標(biāo)識清晰）、性能檢測（主料檢測強(qiáng)度≥50MPa，輔料檢測含水率≤8%），24小時內(nèi)出具《檢驗(yàn)報告》：合格的由倉儲部辦理入庫（錄入ERP系統(tǒng)，生成入庫單），不合格的在送貨單上標(biāo)注“不合格”，填寫《不合格品處理單》，經(jīng)質(zhì)量經(jīng)理簽字后通知采購部；采購部24小時內(nèi)與供應(yīng)商溝通，要求48小時內(nèi)取回并更換，更換后重新檢驗(yàn)，兩次不合格的扣除當(dāng)批貨款的20%并約談供應(yīng)商負(fù)責(zé)人。付款流程為：供應(yīng)商提交增值稅專用發(fā)票（需與合同、入庫單信息一致）→采購部核對發(fā)票金額、訂單號、入庫單號→財(cái)務(wù)部審核發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺）、合同條款（是否滿足付款條件）、入庫單簽字完整性→填寫《付款申請單》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管副總審批→出納按審批金額通過電匯支付，付款后3個工作日內(nèi)將回單反饋采購部與供應(yīng)商。采購檔案包括《合格供應(yīng)商名錄》《采購合同》《采購訂單》《驗(yàn)收單》《檢驗(yàn)報告》《付款憑證》等，由采購部專人負(fù)責(zé)整理，按月歸檔，保存期限至少3年（涉及重大合同的延長至5年）。檔案查閱需填寫《檔案查閱申請單》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，僅限在檔案室查閱，不得外借；需復(fù)制的經(jīng)分管副總批準(zhǔn)，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制章”。內(nèi)部監(jiān)督由審計(jì)部每季度抽查采購流程，重點(diǎn)檢查計(jì)劃審批合規(guī)性（是否超權(quán)限審批）、供應(yīng)商選擇合理性（是否存在獨(dú)家采購未審批）、驗(yàn)收記錄完整性（檢驗(yàn)報告與入庫單是否匹配）、付款憑證真實(shí)性（發(fā)票與入庫單是否一致），形成《審計(jì)報告》提交總經(jīng)