PAGE愛國衛(wèi)生資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織愛國衛(wèi)生工作資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，充分發(fā)揮資料在工作決策、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、工作指導(dǎo)等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與愛國衛(wèi)生工作相關(guān)的部門和個(gè)人在工作過程中形成的各類資料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔資料必須真實(shí)反映愛國衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理工作中產(chǎn)生的各類資料，確保資料無遺漏。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式進(jìn)行資料的整理、分類和歸檔，保證資料的規(guī)范性和一致性。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)資料應(yīng)及時(shí)歸檔，避免積壓和丟失，確保資料的時(shí)效性。二、資料分類及歸檔要求（一）工作計(jì)劃與總結(jié)1.年度工作計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包括本年度愛國衛(wèi)生工作的目標(biāo)、任務(wù)、措施、工作安排及責(zé)任分工等。由公司/組織愛國衛(wèi)生工作主管部門制定，經(jīng)審核批準(zhǔn)后印發(fā)執(zhí)行，并報(bào)上級主管部門備案。2.階段性工作計(jì)劃根據(jù)年度工作計(jì)劃分解制定的季度、月度等階段性工作計(jì)劃，明確各階段的具體工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。由相關(guān)責(zé)任部門或項(xiàng)目組制定，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門備案。3.工作總結(jié)年度工作總結(jié)應(yīng)對全年愛國衛(wèi)生工作進(jìn)行全面回顧，總結(jié)工作成效、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，分析存在的問題，并提出下一年度的工作改進(jìn)措施和計(jì)劃。階段性工作總結(jié)應(yīng)及時(shí)總結(jié)本階段工作完成情況，分析工作中存在的問題，提出下一階段的工作計(jì)劃和建議。總結(jié)報(bào)告應(yīng)數(shù)據(jù)詳實(shí)、內(nèi)容客觀，由各部門或項(xiàng)目組撰寫，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門審核匯總。（二）活動(dòng)方案與記錄1.愛國衛(wèi)生活動(dòng)方案包括環(huán)境衛(wèi)生整治、健康教育宣傳、病媒生物防制等各類愛國衛(wèi)生活動(dòng)的策劃方案。方案應(yīng)明確活動(dòng)主題、目標(biāo)、內(nèi)容、實(shí)施步驟、參與人員及分工、時(shí)間安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。由活動(dòng)組織部門制定，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門審批后組織實(shí)施。2.活動(dòng)記錄詳細(xì)記錄每次愛國衛(wèi)生活動(dòng)的開展情況，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)成效等?；顒?dòng)記錄可采用文字描述、圖片、視頻等多種形式，確保記錄的真實(shí)性和完整性。活動(dòng)結(jié)束后，由活動(dòng)組織部門及時(shí)整理活動(dòng)記錄，交愛國衛(wèi)生工作主管部門歸檔保存。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理資料1.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄定期對公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、公共區(qū)域等進(jìn)行環(huán)境衛(wèi)生檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查區(qū)域、存在問題及整改情況等。檢查記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，對發(fā)現(xiàn)的問題要明確記錄，并跟蹤整改落實(shí)情況。由公司/組織內(nèi)部設(shè)立的環(huán)境衛(wèi)生檢查小組負(fù)責(zé)檢查并記錄，檢查結(jié)果報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門匯總分析。2.環(huán)境衛(wèi)生整治工作資料包括環(huán)境衛(wèi)生整治活動(dòng)的方案、實(shí)施過程記錄、整治前后對比照片等。整治工作資料應(yīng)反映出環(huán)境衛(wèi)生整治的重點(diǎn)區(qū)域、整治措施、取得的成效等內(nèi)容。由環(huán)境衛(wèi)生整治責(zé)任部門整理歸檔，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門備案。3.環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)與維護(hù)資料記錄公司/組織內(nèi)各類環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施（如垃圾收集容器、公共廁所、污水處理設(shè)施等）的建設(shè)、更新、維護(hù)情況。資料應(yīng)包括設(shè)施建設(shè)或更新的項(xiàng)目計(jì)劃、預(yù)算、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告，以及設(shè)施維護(hù)的日常巡查記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集整理，交愛國衛(wèi)生工作主管部門歸檔管理。（四）健康教育資料1.健康教育計(jì)劃制定年度、季度或月度健康教育工作計(jì)劃，明確健康教育的目標(biāo)人群、教育內(nèi)容、教育方式、實(shí)施時(shí)間等。計(jì)劃應(yīng)根據(jù)不同季節(jié)、不同人群的特點(diǎn)和需求，有針對性地開展健康教育活動(dòng)。由健康教育主管部門制定，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門審核后組織實(shí)施。2.健康教育宣傳資料包括宣傳海報(bào)、宣傳手冊、宣傳單頁、電子宣傳資料等各類健康教育宣傳材料。宣傳資料內(nèi)容應(yīng)科學(xué)、準(zhǔn)確、通俗易懂，符合健康教育的相關(guān)要求，能夠有效傳播健康知識和技能。宣傳資料的制作、發(fā)放和使用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，由健康教育主管部門負(fù)責(zé)整理歸檔。3.健康教育活動(dòng)記錄記錄開展的各類健康教育講座、培訓(xùn)、咨詢、競賽等活動(dòng)的情況，包括活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)主題、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)效果評估等。活動(dòng)記錄應(yīng)采用多種方式進(jìn)行，如簽到表、現(xiàn)場照片、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等，確保記錄的全面性和真實(shí)性?；顒?dòng)結(jié)束后，由活動(dòng)組織部門及時(shí)將活動(dòng)記錄交健康教育主管部門歸檔保存。（五）病媒生物防制資料1.病媒生物監(jiān)測資料定期開展病媒生物密度監(jiān)測的記錄，包括監(jiān)測時(shí)間、監(jiān)測地點(diǎn)、監(jiān)測方法、監(jiān)測結(jié)果等。監(jiān)測資料應(yīng)按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集整理，采用科學(xué)的監(jiān)測方法，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。由病媒生物防制專業(yè)人員負(fù)責(zé)監(jiān)測并記錄，監(jiān)測結(jié)果報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門分析匯總。2.病媒生物防制方案根據(jù)病媒生物監(jiān)測結(jié)果和季節(jié)特點(diǎn)，制定病媒生物防制年度、季度或?qū)ｍ?xiàng)工作方案。方案應(yīng)明確防制目標(biāo)、防制措施、責(zé)任分工、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容，確保病媒生物防制工作的科學(xué)性和有效性。由病媒生物防制責(zé)任部門制定，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門審批后組織實(shí)施。3.病媒生物防制工作記錄記錄病媒生物防制措施的實(shí)施情況，包括藥物投放記錄、消殺作業(yè)記錄、防鼠防蠅設(shè)施建設(shè)與維護(hù)記錄等。工作記錄應(yīng)詳細(xì)記錄防制工作的時(shí)間、地點(diǎn)、使用藥物或設(shè)備的名稱、數(shù)量、操作人員等信息，確保防制工作的可追溯性。由病媒生物防制實(shí)施部門整理歸檔，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門備案。（六）愛國衛(wèi)生工作會(huì)議資料1.會(huì)議通知包括會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程等內(nèi)容的通知文件。會(huì)議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加會(huì)議。由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)起草和發(fā)送會(huì)議通知，并將通知文件歸檔保存。2.會(huì)議記錄詳細(xì)記錄愛國衛(wèi)生工作會(huì)議的討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、工作部署等情況。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，對會(huì)議討論的重點(diǎn)問題和形成的決議要詳細(xì)記錄，以便會(huì)后跟蹤落實(shí)。會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄人員及時(shí)整理會(huì)議記錄，交愛國衛(wèi)生工作主管部門審核后歸檔保存。3.會(huì)議紀(jì)要根據(jù)會(huì)議記錄整理形成的會(huì)議紀(jì)要，明確會(huì)議的主要內(nèi)容、工作要求、責(zé)任分工和下一步工作計(jì)劃等。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后印發(fā)給參會(huì)人員，并報(bào)上級主管部門備案。由愛國衛(wèi)生工作主管部門負(fù)責(zé)撰寫會(huì)議紀(jì)要，并將會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔保存。（七）其他相關(guān)資料1.上級部門文件收集整理國家、地方政府及上級主管部門關(guān)于愛國衛(wèi)生工作的政策文件、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求等。對上級部門文件要進(jìn)行分類登記，建立文件臺(tái)賬，確保文件的完整性和可查閱性。由愛國衛(wèi)生工作主管部門負(fù)責(zé)收集、整理和保管上級部門文件，并及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。2.工作照片與視頻拍攝記錄愛國衛(wèi)生工作開展過程中的重要活動(dòng)、工作場景、取得的成效等照片和視頻資料。照片和視頻應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，確保資料的真實(shí)性和可識別性。由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)拍攝和整理，交愛國衛(wèi)生工作主管部門統(tǒng)一歸檔保存。3.表彰獎(jiǎng)勵(lì)資料記錄公司/組織在愛國衛(wèi)生工作中獲得的各級表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況，包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)的名稱、時(shí)間、授予單位、獲獎(jiǎng)部門或個(gè)人等信息。表彰獎(jiǎng)勵(lì)資料應(yīng)包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等相關(guān)材料的復(fù)印件或照片。由愛國衛(wèi)生工作主管部門負(fù)責(zé)收集整理表彰獎(jiǎng)勵(lì)資料，并進(jìn)行歸檔保存。三、資料整理與歸檔流程（一）資料收集1.各部門和個(gè)人按照本制度的要求，負(fù)責(zé)收集本部門在愛國衛(wèi)生工作中產(chǎn)生的各類資料。2.資料收集應(yīng)做到及時(shí)、全面，確保資料的完整性。對于重要資料或時(shí)效性較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，應(yīng)優(yōu)先收集整理。3.收集的資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或丟失。（二）資料整理1.收集到的資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)資料，確保資料的準(zhǔn)確性和相關(guān)性。2.對整理后的資料進(jìn)行編號、編目，建立資料索引，便于查找和管理。3.資料整理應(yīng)遵循便于保存、查閱和利用的原則，對紙質(zhì)資料進(jìn)行分類裝訂，對電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則。（三）資料審核1.整理后的資料由各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求。2.初審?fù)ㄟ^的資料交愛國衛(wèi)生工作主管部門進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審人員應(yīng)對資料的規(guī)范性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審核。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)反饋給資料提供部門進(jìn)行補(bǔ)充、修改或完善，直至審核通過。（四）資料歸檔1.審核通過的資料按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保存。紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列；電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.建立檔案目錄清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、類別、編號、歸檔時(shí)間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保資料的安全和完整。四、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱愛國衛(wèi)生資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)愛國衛(wèi)生工作主管部門審批。2.愛國衛(wèi)生工作主管部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱相關(guān)資料，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保資料的安全和完整。3.涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的愛國衛(wèi)生資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露資料內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱愛國衛(wèi)生資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和愛國衛(wèi)生工作主管部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損或撕毀。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還資料，如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱資料進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還資料，并對歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料完好無損。五、資料保管與期限（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（二）保管期限1.愛國衛(wèi)生工作資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的資料主要包括公司/組織在愛國衛(wèi)生工作中形成的重要文件、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告、表彰獎(jiǎng)勵(lì)資料等，這些資料具有重要的歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值，應(yīng)永久保存。長期保管的資料一般保管期限為[X]年，主要包括工作計(jì)劃、活動(dòng)方案、監(jiān)測數(shù)據(jù)、防制工作記錄等，這些資料在一定時(shí)期內(nèi)對公司/組織的愛國衛(wèi)生工作具有重要的參考作用，應(yīng)保存較長時(shí)間。短期保管的資料保管期限為[X]年，主要包括一般性的工作通知、宣傳資料、臨時(shí)性的活動(dòng)記錄等，這些資料在短期內(nèi)具有一定的時(shí)效性，保管期限屆滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定和清理，對已到保管期限且確無保存價(jià)值的資料，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、資料銷毀（一）銷毀條件1.已到保管期限且確無保存價(jià)值的愛國衛(wèi)生資料，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，可進(jìn)行銷毀處理。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、工作變動(dòng)等原因，不再屬于歸檔范圍的資料，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員填寫《資料銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、保管期