PAGE衛(wèi)生院會計(jì)檔案保管制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)衛(wèi)生院會計(jì)檔案的管理，確保會計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體財(cái)務(wù)人員在會計(jì)核算過程中形成的各種會計(jì)檔案的管理。3.定義會計(jì)檔案是指衛(wèi)生院在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映衛(wèi)生院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容1.會計(jì)憑證類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。2.會計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。三、會計(jì)檔案的整理1.會計(jì)憑證的整理每月末，財(cái)務(wù)人員應(yīng)對本月的會計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)，附件是否齊全，印章是否完備。將記賬憑證按照編號順序排列，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。整理好的會計(jì)憑證，每25張或50張裝訂一冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計(jì)賬簿的整理年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計(jì)集中統(tǒng)一整理。整理時，首先檢查本年度賬簿記錄是否完整，賬頁是否齊全，編號是否連續(xù)。將活頁賬按頁碼順序編號，撤去賬夾，加具封面、封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式賬簿，應(yīng)在原賬頁最后一頁的空白處，加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記，將余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度等信息，并由相關(guān)人員簽字蓋章。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理年度終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)報(bào)告按月份、季度順序整理成冊。檢查報(bào)告的內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。在報(bào)告封面上注明單位名稱、年度、月份、季度等信息，并由編制人、審核人、負(fù)責(zé)人簽字蓋章。四、會計(jì)檔案的裝訂1.裝訂要求會計(jì)檔案應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。裝訂時應(yīng)在憑證、賬簿、報(bào)告的左上角打孔，用線繩穿繞，在背面打結(jié)，并在結(jié)扣處加封粘紙，由裝訂人員在粘紙騎縫處加蓋印章。2.裝訂順序會計(jì)憑證的裝訂順序?yàn)椋河涃~憑證封面、記賬憑證、原始憑證張數(shù)及附件、記賬憑證背面的原始憑證粘貼單、科目匯總表（或匯總記賬憑證）、記賬憑證封底。會計(jì)賬簿的裝訂順序?yàn)椋嘿~簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、賬頁、賬簿封底。財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂順序?yàn)椋簣?bào)告封面、報(bào)告目錄、報(bào)告正文、報(bào)告附注、報(bào)告封底。五、會計(jì)檔案的保管期限1.永久保管年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書。2.定期保管會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他會計(jì)資料的保管期限為30年。銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年。六、會計(jì)檔案的保管1.保管地點(diǎn)衛(wèi)生院應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，配備必要防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全。保管庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.保管方式會計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專用檔案柜中，按年度、類別順序排列，便于查找。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、歸檔和保管工作，確保會計(jì)檔案的安全、完整。建立會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息，并定期進(jìn)行核對。嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱的會計(jì)檔案進(jìn)行登記，及時收回，并檢查檔案的完整性。定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。七、會計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱程序本衛(wèi)生院內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將會計(jì)檔案帶出保管庫房。查閱人員如需復(fù)印、摘錄會計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋財(cái)務(wù)專用章。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將會計(jì)檔案歸還保管人員，并在《會計(jì)檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)。2.借閱程序外單位因工作需要查閱或借閱本衛(wèi)生院會計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員應(yīng)在約定時間內(nèi)歸還會計(jì)檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、抽換會計(jì)檔案。借閱人員歸還會計(jì)檔案時，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。八、會計(jì)檔案的銷毀1.銷毀程序會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時，由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人。2.不得銷毀的會計(jì)檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。九、會計(jì)檔案的信息化管理1.電子會計(jì)檔案的管理要求衛(wèi)生院應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)電子會計(jì)檔案的管理，確保電子會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。電子會計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并保存，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，能滿足日常查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、借閱等需求。電子會計(jì)檔案的存儲格式應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，便于長期保存和利用。衛(wèi)生院應(yīng)定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子會計(jì)檔案的查閱與借閱本衛(wèi)生院內(nèi)部人員查閱、借閱電子會計(jì)檔案，應(yīng)通過專門的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行操作，并按照規(guī)定的審批程序辦理。外單位查閱、借閱電子會計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子會計(jì)檔案。電子會計(jì)檔案的查閱、借閱記錄應(yīng)詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、時間、內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。3.電子會計(jì)檔案的銷毀電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保銷毀過程的安全、可靠。銷毀電子會計(jì)檔案時，應(yīng)采用符合國家規(guī)定的技術(shù)手段，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。電子會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄，并將銷毀情況報(bào)告衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人。十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督衛(wèi)生院應(yīng)建立健全會計(jì)檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計(jì)檔案的管理情況進(jìn)行檢查。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檔案管理部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案的存放、查