PAGE衛(wèi)生院檔案管理室制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案管理室負責(zé)集中管理全院檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映衛(wèi)生院各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，涵蓋衛(wèi)生院工作的各個方面。4.保密性原則：對涉及衛(wèi)生院機密、患者隱私等檔案信息嚴格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理室檔案管理室是衛(wèi)生院檔案管理的職能部門，負責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本衛(wèi)生院檔案管理制度。2.負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計全院各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.對檔案進行分類、編目、編號，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全院工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。7.為衛(wèi)生院各項工作提供檔案信息服務(wù)，積極參與檔案的開發(fā)利用工作。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，責(zé)任心強，嚴守檔案機密。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。3.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還手續(xù)，做好登記工作。4.協(xié)助檔案管理室主任開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入檔案信息，維護檔案數(shù)據(jù)庫。5.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提供相關(guān)意見和建議。（三）各科室兼職檔案員各科室應(yīng)指定一名兼職檔案員，負責(zé)本科室檔案的收集、整理、移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)本科室日常工作中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理室的要求，定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理室。3.協(xié)助檔案管理室開展檔案的查閱、借閱等工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括黨和國家各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.衛(wèi)生院文件：衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：病歷、處方、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄、護理記錄、醫(yī)療糾紛處理文件等。4.人事檔案：職工個人檔案，包括履歷、學(xué)歷、職稱、考核、獎懲、任免等材料。5.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.設(shè)備檔案：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄、報廢文件等。7.基建檔案：衛(wèi)生院建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件。8.科研檔案：科研項目立項、研究過程、成果鑒定等文件。9.其他檔案：與衛(wèi)生院工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、榮譽證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室工作中形成的檔案材料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、人事管理類、財務(wù)管理類、設(shè)備管理類、基建管理類、科研管理類、綜合類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檢索。4.裝訂：對紙張較小、零散的檔案材料進行裝訂，保持檔案的整齊、美觀。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持清潔、整齊、通風(fēng)良好。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲于安全的存儲介質(zhì)中，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動和歷史面貌的，對衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對衛(wèi)生院工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對衛(wèi)生院工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由檔案管理室會同相關(guān)科室進行鑒定，并報衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本院工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進行，如需帶出檔案管理室查閱，須經(jīng)檔案管理室主任批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱或借閱本院檔案，須持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容等，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、借閱人姓名、單位等內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，確認無誤后，在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室主任擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)科室負責(zé)人等。鑒定小組負責(zé)對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對于仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，報衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理室負責(zé)組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)材料歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，定期向上級主管部門和本衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.衛(wèi)生院撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交至上級主管部門或指定的檔案管理機構(gòu)，并辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案管理人員因工作變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認，交接清單應(yīng)存檔備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，同時應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強對檔案信息化管