PAGE衛(wèi)生院會議活動管理制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生院會議活動管理，規(guī)范會議活動流程，提高會議活動效率，確保會議活動質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院組織召開的各類會議、培訓、講座、學術(shù)交流、業(yè)務(wù)活動等。3.基本原則（1）精簡高效原則：會議活動應(yīng)注重實效，精簡會議活動內(nèi)容和環(huán)節(jié)，提高工作效率。（2）規(guī)范有序原則：會議活動應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求組織實施，確保會議活動的規(guī)范性和嚴肅性。（3）安全保密原則：會議活動應(yīng)加強安全管理，確保參會人員的人身安全和會議活動的順利進行；涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的會議活動，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定。二、會議活動組織管理1.會議活動計劃（1）各科室應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定會議活動計劃，明確會議活動的主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內(nèi)容。（2）會議活動計劃應(yīng)報衛(wèi)生院辦公室審核，經(jīng)院長批準后實施。2.會議活動通知（1）會議活動通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議活動的主題、時間、地點、議程安排、參會要求等。（2）會議活動通知可采用書面通知、電子郵件、短信等方式發(fā)送。3.會議活動籌備（1）會議活動籌備工作由會議活動組織者負責，組織者應(yīng)根據(jù)會議活動計劃，制定詳細的籌備方案，明確各項籌備工作的責任人、時間節(jié)點和工作要求。（2）籌備方案應(yīng)包括會議活動場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準備、餐飲安排、安全保障等內(nèi)容。（3）會議活動組織者應(yīng)提前檢查會議活動場地、設(shè)備等情況，確保會議活動的順利進行。4.會議活動組織實施（1）會議活動組織者應(yīng)提前到達會議活動場地，做好會議活動的組織協(xié)調(diào)工作。（2）會議活動期間，組織者應(yīng)嚴格按照會議活動議程安排，組織參會人員有序進行會議活動，確保會議活動的順利進行。（3）會議活動組織者應(yīng)做好會議活動記錄，包括會議活動的主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議活動內(nèi)容等。5.會議活動總結(jié)（1）會議活動結(jié)束后，會議活動組織者應(yīng)及時對會議活動進行總結(jié)，總結(jié)會議活動的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。（2）會議活動總結(jié)報告應(yīng)報衛(wèi)生院辦公室備案。三、會議活動經(jīng)費管理1.經(jīng)費預(yù)算（1）各科室應(yīng)根據(jù)會議活動計劃，編制會議活動經(jīng)費預(yù)算，明確會議活動的各項費用支出，包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲住宿、交通費用等。（2）會議活動經(jīng)費預(yù)算應(yīng)報衛(wèi)生院辦公室審核，經(jīng)院長批準后實施。2.經(jīng)費報銷（1）會議活動經(jīng)費報銷應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)財務(wù)制度和衛(wèi)生院財務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（2）會議活動經(jīng)費報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。（3）會議活動經(jīng)費報銷應(yīng)填寫報銷審批表，經(jīng)相關(guān)負責人簽字后報財務(wù)部門審核報銷。3.經(jīng)費監(jiān)督（1）衛(wèi)生院財務(wù)部門應(yīng)加強對會議活動經(jīng)費的監(jiān)督管理，定期對會議活動經(jīng)費的使用情況進行檢查和審計。（2）對違反財務(wù)制度和會議活動經(jīng)費管理規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。四、會議活動安全管理1.安全責任（1）會議活動組織者應(yīng)承擔會議活動安全管理的主體責任，制定安全管理制度，明確安全管理責任人，確保會議活動的安全進行。（2）參會人員應(yīng)遵守會議活動安全管理規(guī)定，配合會議活動組織者做好安全管理工作。2.安全措施（1）會議活動組織者應(yīng)根據(jù)會議活動的規(guī)模、性質(zhì)、地點等情況，制定相應(yīng)的安全措施，包括安全保衛(wèi)、消防、食品衛(wèi)生、醫(yī)療急救等。（2）會議活動場地應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、安全警示標志、應(yīng)急照明等。（3）會議活動期間，應(yīng)加強對會議活動場地、設(shè)備、人員等的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.應(yīng)急預(yù)案（1）會議活動組織者應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責任分工，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠及時、有效地進行處置。（2）應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、地震、恐怖襲擊、食品安全事故、醫(yī)療急救等方面的內(nèi)容。（3）會議活動組織者應(yīng)定期對應(yīng)急預(yù)案進行演練，提高應(yīng)急處置能力。五、會議活動保密管理1.保密責任（1）會議活動組織者應(yīng)承擔會議活動保密管理的主體責任，制定保密制度，明確保密管理責任人，確保會議活動涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的安全。（2）參會人員應(yīng)遵守會議活動保密管理規(guī)定，不得泄露會議活動涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等重要信息。2.保密措施（1）會議活動組織者應(yīng)根據(jù)會議活動的性質(zhì)、內(nèi)容等情況，確定會議活動的保密級別，采取相應(yīng)的保密措施，如限制參會人員范圍、設(shè)置保密區(qū)域、使用加密設(shè)備等。（2）會議活動資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。（3）會議活動期間，應(yīng)加強對會議活動場地、設(shè)備、人員等的保密管理，防止信息泄露。3.保密監(jiān)督（1）衛(wèi)生院辦公室應(yīng)加強對會議活動保密管理工作的監(jiān)督檢查，定期對會議活動保密制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估。（2）對違反保密制度和會議活動保密管理規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。六、會議活動檔案管理1.檔案收集（1）會議活動組織者應(yīng)負責會議活動檔案的收集工作，確保會議活動檔案的完整性和準確性。（2）會議活動檔案應(yīng)包括會議活動計劃、通知、籌備方案、會議活動記錄、總結(jié)報告、經(jīng)費預(yù)算及報銷憑證、安全管理資料、保密管理資料等。2.檔案整理（1）會議活動組織者應(yīng)及時對收集到的會議活動檔案進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等。（2）會議活動檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全和便于查閱。3.檔案保管（1）會議活動檔案應(yīng)妥善保管，存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保檔案的安全和完整。（2）檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。4.檔案查閱（1）因工作需要查閱會議活動檔案的，應(yīng)填