PAGE衛(wèi)生院院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理部門衛(wèi)生院設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全院檔案的集中統(tǒng)一管理。綜合檔案室應(yīng)配備必要的檔案管理人員和檔案保管設(shè)備。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.積極開展檔案利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括衛(wèi)生院的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、文件、報(bào)表等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案：包括病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療技術(shù)資料、醫(yī)療事故處理檔案等。3.人事管理類檔案：包括職工的個(gè)人檔案、工資檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。4.財(cái)務(wù)管理類檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)備物資類檔案：包括設(shè)備采購合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備使用說明書、物資采購清單等。6.科研教學(xué)類檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生成績(jī)等。7.其他類檔案：包括衛(wèi)生院的榮譽(yù)證書、照片、錄音錄像等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備物資、科研教學(xué)等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔，移交綜合檔案室。2.對(duì)于重大事件、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確，編號(hào)清晰，編目齊全。2.檔案應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行保管。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。（三）保管期限及劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)衛(wèi)生院有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.具體檔案保管期限的劃分參照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限表執(zhí)行。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.加強(qiáng)檔案的安全保衛(wèi)工作，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本衛(wèi)生院相關(guān)的檔案，需經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：本院工作人員可直接到綜合檔案室查閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。3.借閱檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，確定銷毀清單。3.經(jīng)衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行銷毀。（五）銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫銷毀記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，由檔案鑒定小組人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立衛(wèi)生院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.檔案檢索利用：通過檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和在線查閱。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，滿足檔案信