企業(yè)人事檔案資料存檔管理規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含國有企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等）全職、兼職、勞務(wù)派遣等類型員工的人事檔案資料存檔管理，覆蓋員工從入職到離職的全生命周期檔案管理需求。典型應(yīng)用場景包括：新員工入職時(shí)，收集、整理、歸檔個(gè)人基礎(chǔ)資料；員工在職期間，因崗位調(diào)整、學(xué)歷提升、獎(jiǎng)懲變動等導(dǎo)致的檔案信息更新；員工辦理內(nèi)部調(diào)動、晉升、離職手續(xù)時(shí)，檔案的調(diào)取、移交與封存；企業(yè)審計(jì)、勞動糾紛處理、資質(zhì)申報(bào)等工作中，檔案資料的查閱與調(diào)用；按照法規(guī)要求，對達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。二、人事檔案全生命周期管理流程（一）檔案建立：新員工入職檔案初始化步驟1：資料收集新員工入職當(dāng)日，由人力資源部（HR）向員工發(fā)放《人事檔案資料清單》（見模板1），要求員工在3個(gè)工作日內(nèi)提交以下資料原件及復(fù)印件（復(fù)印件需員工簽字確認(rèn)“與原件一致”）：證件號碼、學(xué)歷/學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、離職證明（應(yīng)屆生提供就業(yè)推薦表）；一寸免冠照片2張（紅底或藍(lán)底）、體檢報(bào)告（近3個(gè)月內(nèi)）；與原單位解除/終止勞動合同證明（如適用）、社保公積金轉(zhuǎn)移單（如適用）；特殊崗位還需提供無犯罪記錄證明、體檢專項(xiàng)報(bào)告等。步驟2：分類整理HR收到資料后，按以下類別分類排序，保證資料完整、無缺頁：基礎(chǔ)信息類：入職登記表、證件號碼明、學(xué)歷證明等；合同協(xié)議類：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等；考核獎(jiǎng)懲類：試用期考核表、年度績效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲通知書等；變動記錄類：崗位調(diào)動通知、晉升任命書、薪資調(diào)整審批表等；其他類：培訓(xùn)記錄、社保公積金繳納記錄、離職交接清單等。步驟3：信息錄入與歸檔將員工基礎(chǔ)信息錄入企業(yè)人事管理系統(tǒng)（如OA、HRM系統(tǒng)），唯一檔案編號（規(guī)則：公司簡稱+年份+入職順序號，如“ABC2023001”）；將整理好的資料存入標(biāo)準(zhǔn)檔案袋，檔案袋封面標(biāo)注“檔案編號、員工姓名（*）、所屬部門、入職日期”，并在檔案袋內(nèi)附《檔案資料目錄》（見模板2）；檔案袋采用“一人一檔”原則，按檔案編號順序存入檔案柜，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步備份（電子檔案掃描為PDF格式，命名規(guī)則與檔案編號一致）。（二）檔案更新：在職期間信息動態(tài)維護(hù)步驟1：變更觸發(fā)員工出現(xiàn)以下情況時(shí)，需在事件發(fā)生3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)起檔案信息變更申請：個(gè)人基礎(chǔ)信息變更：如聯(lián)系方式、住址、緊急聯(lián)系人等；職務(wù)/崗位變更：如晉升、調(diào)動、降職等；學(xué)歷/資質(zhì)變更：如考取新證書、學(xué)位提升等；獎(jiǎng)懲情況變更：如獲得表彰、受到處分等。步驟2：資料審核與更新員工填寫《人事檔案變更申請表》（見模板3），附相關(guān)證明材料（如新學(xué)歷證書、崗位調(diào)動通知等），部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交HR；HR審核材料真實(shí)性、完整性，審核通過后，在檔案中替換原資料或補(bǔ)充新資料，同時(shí)在《檔案變更記錄表》（見模板4）中記錄變更時(shí)間、變更內(nèi)容、原內(nèi)容、經(jīng)辦人等信息；同步更新人事管理系統(tǒng)中的電子檔案，保證線上線下信息一致。（三）檔案調(diào)?。簝?nèi)部使用與外部查閱步驟1：調(diào)取申請內(nèi)部調(diào)取：因員工辦理業(yè)務(wù)（如社保轉(zhuǎn)移、開具證明）或部門工作需要，由申請人填寫《人事檔案調(diào)閱申請表》（見模板5），注明調(diào)閱人、調(diào)閱事由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還期限，部門負(fù)責(zé)人及HR負(fù)責(zé)人簽字審批；外部查閱：因司法、審計(jì)、監(jiān)管等外部機(jī)構(gòu)需要，需提供單位介紹信、經(jīng)辦人證件號碼及查閱事由說明，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由HR全程陪同查閱。步驟2：檔案交接與查閱HR審批通過后，從檔案柜中調(diào)取指定檔案，與調(diào)閱人當(dāng)面核對檔案編號、數(shù)量，并在《檔案借閱登記表》（見模板6）中記錄借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案內(nèi)容、審批人等信息；查閱僅限指定內(nèi)容，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案資料；外部查閱需復(fù)印檔案的，需注明“復(fù)印件僅供事由使用”，加蓋企業(yè)公章，HR留存復(fù)印件備查。步驟3：歸還與核驗(yàn)調(diào)閱人需在承諾歸還日期前歸還檔案，HR核驗(yàn)檔案完整性無誤后，在《檔案借閱登記表》中登記歸還日期，由調(diào)閱人簽字確認(rèn)；若逾期未還，HR需及時(shí)聯(lián)系調(diào)閱人催還；若檔案損毀或丟失，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（四）檔案封存與銷毀：離職與到期處理步驟1：離職檔案封存員工離職當(dāng)日，HR整理其檔案資料，確認(rèn)無遺漏后，在檔案袋封面標(biāo)注“離職日期、封存字樣”，并將檔案轉(zhuǎn)移至離職檔案專用區(qū)保管；離職檔案保管期限：員工離職后檔案保管2年（含試用期），保管期滿后按流程銷毀。步驟2：到期檔案鑒定與銷毀檔案保管期滿前1個(gè)月，HR組織檔案鑒定小組（由HR負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、部門代表組成），對到期檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無法律價(jià)值、無歷史留存必要后，填寫《檔案銷毀申請表》（見模板7），經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時(shí)，由鑒定小組全程監(jiān)督，采用粉碎、焚燒等方式保證信息無法復(fù)原，并在《檔案銷毀記錄表》（見模板8）中記錄銷毀檔案編號、銷毀日期、監(jiān)銷人、銷毀方式等信息；涉及員工勞動糾紛、仲裁未決的檔案，需在糾紛解決后方可銷毀。三、核心檔案模板參考模板1：人事檔案資料清單序號資料名稱原件/復(fù)印件提交期限備注（如照片底色、證書編號等）1證件號碼復(fù)印件入職當(dāng)日需在復(fù)印件上簽字“與原件一致”2學(xué)歷/學(xué)位證書復(fù)印件入職當(dāng)日需附學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證報(bào)告（如有）3入職登記表原件入職當(dāng)日需員工本人簽字、部門負(fù)責(zé)人簽字4勞動合同原件入職當(dāng)日一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份5體檢報(bào)告復(fù)印件入職3日內(nèi)?加蓋體檢機(jī)構(gòu)公章6離職證明原件入職當(dāng)日應(yīng)屆生可提供就業(yè)推薦表替代模板2：檔案資料目錄檔案編號：ABC2023001員工姓名：*所屬部門：市場部入職日期：2023年X月X日序號資料名稱頁碼歸檔日期備注（如合同編號、考核周期）1入職登記表1-22023–員工簽字、部門負(fù)責(zé)人簽字2證件號碼復(fù)印件32023–注“與原件一致”，員工簽字3勞動合同4-102023–合同編號：LHT20230014試用期考核表112023–考核結(jié)果：合格5崗位調(diào)動通知122024–從專員晉升為主管，生效日期：2024–模板3：人事檔案變更申請表員工姓名*檔案編號ABC2023001所屬部門市場部原崗位市場專員變更事項(xiàng)□基礎(chǔ)信息□崗位/職務(wù)□學(xué)歷/資質(zhì)□獎(jiǎng)懲□其他變更日期2024–變更前內(nèi)容變更后內(nèi)容證明材料（如附件）聯(lián)系方式：5678聯(lián)系方式：1398765證件號碼復(fù)印件（新號碼頁）部門負(fù)責(zé)人意見：HR負(fù)責(zé)人意見：簽字：_________日期：_______簽字：_________日期：_______模板4：檔案變更記錄表檔案編號ABC2023001員工姓名*變更日期2024–經(jīng)辦人變更內(nèi)容簡述員工聯(lián)系方式從5678變更為1398765原資料存放位置檔案袋第3頁（證件號碼復(fù)印件）新資料存放位置檔案袋第3頁（更新后證件號碼復(fù)印件）備注附件：員工證件號碼復(fù)印件1份模板5：人事檔案調(diào)閱申請表調(diào)閱人所屬部門財(cái)務(wù)部調(diào)閱事由辦理社保轉(zhuǎn)移手續(xù)，需調(diào)取入職登記表、勞動合同調(diào)閱內(nèi)容□基礎(chǔ)信息類□合同協(xié)議類□考核獎(jiǎng)懲類□變動記錄類□其他（請注明：入職登記表P1-2、勞動合同P4-10）歸還期限2024–部門負(fù)責(zé)人意見：HR負(fù)責(zé)人意見：簽字：_________日期：_______簽字：_________日期：_______模板6：檔案借閱登記表序號檔案編號員工姓名*借閱人借閱日期歸還日期歸還狀態(tài)審批人備注1ABC2023001*2024–2024–已歸還辦理社保轉(zhuǎn)移2ABC2023002*趙六2024–2024–未歸還審計(jì)查閱模板7：檔案銷毀申請表檔案編號范圍ABC2021001-ABC2021050銷毀日期2024–銷毀原因保管期限已滿（2021年入職員工，保管2年）監(jiān)銷人（HR負(fù)責(zé)人）、（法務(wù)專員）審批意見同意銷毀，請按流程執(zhí)行。企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：_________日期：_______模板8：檔案銷毀記錄表序號銷毀檔案編號員工姓名*銷毀日期監(jiān)銷人銷毀方式備注1ABC2021001*2024–、紙質(zhì)粉碎無法律留存價(jià)值2ABC2021002*2024–、紙質(zhì)粉碎無法律留存價(jià)值四、檔案管理核心要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）檔案保密與權(quán)限管理嚴(yán)格執(zhí)行“專人負(fù)責(zé)、分級授權(quán)”原則，HR檔案管理員負(fù)責(zé)檔案日常管理，其他人員因工作需要調(diào)閱檔案需經(jīng)審批，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸檔案；檔案存放區(qū)域需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備（如密碼鎖檔案柜、監(jiān)控?cái)z像頭），電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限、定期備份，防止信息泄露或丟失。（二）檔案完整性管理員工入職時(shí)，HR需按《人事檔案資料清單》逐項(xiàng)核對資料，保證無缺項(xiàng)、無漏項(xiàng)；資料不全的，需在3日內(nèi)催補(bǔ)，逾期未補(bǔ)的，需記錄在案并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；檔案更新時(shí)，需同步替換紙質(zhì)與電子資料，避免“線上線下不一致”導(dǎo)致的信息偏差。（三）檔案合規(guī)性管理檔案資料需真實(shí)、合法，嚴(yán)禁偽造、篡改（如學(xué)歷證書、離職證明等），一經(jīng)發(fā)覺，按企業(yè)規(guī)章制度處理；檔案保管、調(diào)取、銷毀流程需符合《_________檔案法》《勞動合同法》等法規(guī)要求，留存完整審批與記錄文件，保證有據(jù)可查。（四）常見問題處理資料丟失：發(fā)覺檔案資料丟失后，HR需立即排查原因，如員工提交時(shí)丟失，需員工出具書面說明并補(bǔ)交復(fù)印件；如企業(yè)內(nèi)部管理丟失，需追究