房地產(chǎn)項(xiàng)目合同管理規(guī)范手冊(cè)第一章總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中的合同管理行為，明確各部門(mén)在合同管理中的職責(zé)，防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，提高項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》及其他相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)際情況，特制定本手冊(cè)。1.2適用范圍本手冊(cè)適用于公司所有房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目（包括但不限于住宅、商業(yè)、辦公等）從項(xiàng)目策劃、土地獲取、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、材料采購(gòu)、營(yíng)銷(xiāo)推廣、物業(yè)管理等各個(gè)階段所涉及的各類(lèi)合同的訂立、履行、變更、解除、終止、糾紛處理及歸檔等管理活動(dòng)。公司對(duì)外簽署的各類(lèi)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄、承諾書(shū)等具有合同性質(zhì)的文件，均參照本手冊(cè)執(zhí)行。1.3基本原則房地產(chǎn)項(xiàng)目合同管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.合法性原則：合同的訂立、履行、變更、解除等全過(guò)程必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范的要求。2.審慎性原則：合同談判、評(píng)審、簽署等環(huán)節(jié)應(yīng)保持高度審慎，充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司權(quán)益。3.效益性原則：在合法合規(guī)的前提下，追求合同條款的最優(yōu)配置，降低成本，提高效益，實(shí)現(xiàn)合作共贏。4.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人，確保權(quán)責(zé)清晰、落實(shí)到位。5.全過(guò)程管理原則：對(duì)合同的策劃、談判、評(píng)審、簽署、履行、變更、終止、歸檔等進(jìn)行全過(guò)程跟蹤與管控。第二章合同管理組織與職責(zé)2.1組織架構(gòu)公司合同管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、專(zhuān)業(yè)歸口的管理體制。*公司領(lǐng)導(dǎo)層：負(fù)責(zé)審批重大合同、合同管理戰(zhàn)略及重大合同糾紛的決策。*合同管理部門(mén)（通常為法務(wù)部或指定的綜合管理部門(mén)）：作為合同管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)合同管理制度的制定與修訂、標(biāo)準(zhǔn)合同文本的擬定與推廣、合同評(píng)審的組織與監(jiān)督、合同糾紛的協(xié)調(diào)處理、合同管理培訓(xùn)及日常指導(dǎo)。*各業(yè)務(wù)部門(mén)：作為合同的發(fā)起部門(mén)和履行主體，負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的策劃、談判、起草（或提出需求）、履行跟蹤、信息反饋及原始資料的收集與歸檔。*財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)支付的審核、資金安排及相關(guān)稅務(wù)事宜。*審計(jì)部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)合同管理的合規(guī)性、有效性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。2.2主要職責(zé)2.2.1合同管理部門(mén)職責(zé)1.建立和完善公司合同管理體系，制定和修訂合同管理相關(guān)制度及流程。2.組織編制和修訂公司常用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并監(jiān)督其使用。3.對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同（特別是非標(biāo)準(zhǔn)合同、重大復(fù)雜合同）進(jìn)行法律性審查，提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。4.組織或參與公司重大合同的談判與評(píng)審。5.協(xié)助處理合同履行過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議和糾紛，必要時(shí)參與訴訟或仲裁。6.負(fù)責(zé)合同專(zhuān)用章的管理和使用登記。7.組織開(kāi)展合同管理培訓(xùn)，提供合同管理方面的咨詢(xún)服務(wù)。8.負(fù)責(zé)公司合同臺(tái)賬的建立、維護(hù)及合同檔案的統(tǒng)一管理（或指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行規(guī)范歸檔）。2.2.2業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行合同策劃，提出合同訂立申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)合同相對(duì)方的初步篩選、資質(zhì)審查及背景調(diào)查。3.負(fù)責(zé)合同談判的具體組織與實(shí)施，起草或填寫(xiě)合同草本（使用標(biāo)準(zhǔn)文本）。4.對(duì)合同的技術(shù)條款、商務(wù)條款的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可行性負(fù)責(zé)。5.按照規(guī)定流程發(fā)起合同評(píng)審，并對(duì)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)行落實(shí)和修改。6.負(fù)責(zé)合同的履行，跟蹤合同相對(duì)方的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并上報(bào)履約異常。7.負(fù)責(zé)合同履行過(guò)程中的變更、簽證、索賠等事項(xiàng)的處理與申報(bào)。8.收集、整理合同履行過(guò)程中的各類(lèi)文件資料，并按要求及時(shí)歸檔。9.參與合同糾紛的協(xié)商處理。2.2.3財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.對(duì)合同中的付款方式、金額、稅務(wù)條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核。2.根據(jù)合同約定及履行情況，辦理款項(xiàng)支付的審核與結(jié)算。3.負(fù)責(zé)合同相關(guān)的稅務(wù)籌劃與管理。4.配合提供合同履行的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，為合同糾紛處理提供財(cái)務(wù)支持。第三章合同策劃與準(zhǔn)備3.1合同策劃項(xiàng)目啟動(dòng)階段，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)目標(biāo)、范圍、進(jìn)度和成本控制要求，進(jìn)行合同策劃。合同策劃應(yīng)明確以下內(nèi)容：1.項(xiàng)目合同體系架構(gòu)，包括合同分判的范圍、界面劃分及相互關(guān)系。2.各類(lèi)型合同的訂立時(shí)機(jī)、先后順序。3.合同計(jì)價(jià)方式、付款條件的初步設(shè)想。4.主要合同風(fēng)險(xiǎn)的初步識(shí)別與應(yīng)對(duì)思路。5.擬采用的合同文本類(lèi)型（標(biāo)準(zhǔn)文本或非標(biāo)準(zhǔn)文本）。3.2合同相對(duì)方選擇與審查業(yè)務(wù)部門(mén)是合同相對(duì)方選擇與審查的責(zé)任主體，應(yīng)遵循公平、公正、擇優(yōu)的原則，通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢(xún)價(jià)等合規(guī)方式選擇合作方。對(duì)合同相對(duì)方的審查應(yīng)包括但不限于：1.主體資格：審查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、相關(guān)許可證明等，確保其合法存續(xù)且具備相應(yīng)的履約能力。2.商業(yè)信譽(yù)：通過(guò)行業(yè)評(píng)價(jià)、過(guò)往合作經(jīng)歷、訴訟仲裁記錄等方式了解其商業(yè)信譽(yù)。3.履約能力：審查其財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)實(shí)力、管理水平、類(lèi)似項(xiàng)目業(yè)績(jī)等。4.授權(quán)代表：審查簽約代表的授權(quán)委托書(shū)及身份證明，確保其具有合法簽約權(quán)限。5.對(duì)于重要的合作伙伴，應(yīng)要求其提供必要的擔(dān)保。3.3合同文本準(zhǔn)備1.標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用：公司已制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，應(yīng)優(yōu)先選用標(biāo)準(zhǔn)文本。使用時(shí)，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目具體情況填寫(xiě)合同專(zhuān)用條款，并確保填寫(xiě)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、無(wú)歧義。2.非標(biāo)準(zhǔn)合同文本的擬定：對(duì)于無(wú)標(biāo)準(zhǔn)文本或因特殊情況確需采用非標(biāo)準(zhǔn)文本的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需求和談判情況擬定合同草本，或要求對(duì)方提供合同草案。合同草本應(yīng)要素齊全、權(quán)利義務(wù)明確、違約責(zé)任清晰。3.合同附件：合同附件是合同不可分割的組成部分，主要包括但不限于：技術(shù)規(guī)范、工程量清單、圖紙、報(bào)價(jià)單、廉潔協(xié)議、保密協(xié)議等。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保附件的完整性和與主合同條款的一致性。第四章合同談判與評(píng)審4.1合同談判合同談判是明確雙方權(quán)利義務(wù)、防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同策劃和初步審查結(jié)果，制定談判策略，明確談判底線(xiàn)和目標(biāo)。1.談判前應(yīng)充分了解市場(chǎng)情況、對(duì)方情況及項(xiàng)目需求，準(zhǔn)備好談判所需的資料和文件。2.談判過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持平等互利、公平公正的原則，重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議方法等核心條款。3.對(duì)于重大或復(fù)雜的合同，合同管理部門(mén)應(yīng)參與談判，提供法律支持。4.談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄，對(duì)達(dá)成一致的內(nèi)容及時(shí)整理并形成書(shū)面紀(jì)要。4.2合同評(píng)審所有對(duì)外簽訂的合同在正式簽署前必須經(jīng)過(guò)評(píng)審程序。合同評(píng)審是確保合同合法合規(guī)、技術(shù)可行、經(jīng)濟(jì)合理、風(fēng)險(xiǎn)可控的重要保障。1.評(píng)審發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)在合同談判達(dá)成初步意向后，填寫(xiě)《合同評(píng)審表》，連同合同草本、相關(guān)附件、談判紀(jì)要及其他必要資料，按規(guī)定路徑提交評(píng)審。2.評(píng)審內(nèi)容：*業(yè)務(wù)部門(mén)評(píng)審：對(duì)合同的必要性、技術(shù)可行性、商務(wù)條款的合理性、對(duì)方履約能力等進(jìn)行審核。*財(cái)務(wù)部門(mén)評(píng)審：對(duì)合同價(jià)款、支付方式、稅務(wù)處理、資金安排等財(cái)務(wù)相關(guān)條款進(jìn)行審核。*合同管理部門(mén)評(píng)審：對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性、爭(zhēng)議解決方式有效性等進(jìn)行法律審查。*其他相關(guān)部門(mén)評(píng)審：根據(jù)合同性質(zhì)和內(nèi)容，可能涉及設(shè)計(jì)、工程、成本、營(yíng)銷(xiāo)等其他部門(mén)的專(zhuān)業(yè)評(píng)審。3.評(píng)審流程：合同評(píng)審應(yīng)按照預(yù)設(shè)的審批權(quán)限和流程進(jìn)行。評(píng)審意見(jiàn)應(yīng)書(shū)面記錄，評(píng)審人員應(yīng)對(duì)其意見(jiàn)負(fù)責(zé)。4.評(píng)審意見(jiàn)處理：業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)各評(píng)審部門(mén)提出的意見(jiàn)對(duì)合同草本進(jìn)行修改完善。若對(duì)評(píng)審意見(jiàn)有異議，應(yīng)與相關(guān)部門(mén)充分溝通協(xié)調(diào)；協(xié)調(diào)不成的，報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁定。5.最終審批：經(jīng)過(guò)修改完善并經(jīng)所有相關(guān)部門(mén)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同，按照公司授權(quán)權(quán)限報(bào)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需經(jīng)公司最高決策層審批。第五章合同簽署與備案5.1合同簽署1.合同經(jīng)最終審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理簽署事宜。2.簽署合同應(yīng)使用公司全稱(chēng)，并加蓋公司合同專(zhuān)用章。嚴(yán)禁使用行政公章代替合同專(zhuān)用章簽署合同。3.合同專(zhuān)用章由合同管理部門(mén)專(zhuān)人保管和使用，使用前需履行審批手續(xù)，做好用印登記。4.簽署人應(yīng)為公司法定代表人或其授權(quán)委托的代理人。授權(quán)委托代理人簽署合同的，應(yīng)出具合法有效的《授權(quán)委托書(shū)》。5.合同文本應(yīng)使用不易褪色的墨水打印或書(shū)寫(xiě)，字跡清晰、無(wú)涂改。如有修改，應(yīng)經(jīng)雙方簽字蓋章確認(rèn)。6.合同一式多份的，各份文本內(nèi)容應(yīng)完全一致。5.2合同備案與分發(fā)1.合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將合同正本（或副本）及相關(guān)附件提交合同管理部門(mén)備案。2.合同管理部門(mén)應(yīng)建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的基本信息（合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂方、標(biāo)的、金額、履行期限等）進(jìn)行登記。3.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將簽署后的合同按需要分發(fā)給合同履行相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)等），并辦理分發(fā)登記。第六章合同履行與跟蹤6.1合同交底合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織合同履行相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，確保相關(guān)人員理解合同主要條款、各自的權(quán)利義務(wù)、履行要點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)防范措施。合同交底可采用會(huì)議、書(shū)面等形式。6.2履約跟蹤業(yè)務(wù)部門(mén)是合同履行跟蹤的第一責(zé)任人，應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，動(dòng)態(tài)掌握合同履行情況。1.定期檢查合同相對(duì)方的履約行為，包括進(jìn)度、質(zhì)量、安全、服務(wù)等是否符合合同約定。2.及時(shí)收集和保存履約過(guò)程中的各類(lèi)憑證，如驗(yàn)收單、簽證單、付款憑證、往來(lái)函件等。3.對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況（如對(duì)方違約、不可抗力等），應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)措施，同時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)及合同管理部門(mén)報(bào)告。4.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同約定和履行情況，嚴(yán)格審核各項(xiàng)款項(xiàng)的支付。6.3合同變更與解除1.合同變更：在合同履行過(guò)程中，因客觀情況發(fā)生變化確需變更合同內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。變更協(xié)議的訂立程序參照原合同的評(píng)審和簽署程序執(zhí)行。2.合同解除：符合合同約定解除條件或法定解除條件的，經(jīng)公司審批后，可與對(duì)方協(xié)商解除合同，或通過(guò)法定程序解除合同。合同解除應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，明確善后事宜處理。6.4合同簽證與索賠1.簽證管理：因設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)條件變化等原因?qū)е鹿こ塘吭鰷p或工期調(diào)整的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定及時(shí)辦理簽證手續(xù)，明確調(diào)整的內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格及工期影響，并由雙方簽字蓋章確認(rèn)。2.索賠管理：*當(dāng)對(duì)方發(fā)生違約行為或出現(xiàn)不可抗力等情形，導(dǎo)致公司權(quán)益受損時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同約定的時(shí)效內(nèi)，及時(shí)收集證據(jù)，向?qū)Ψ教岢鏊髻r要求。*當(dāng)對(duì)方提出索賠時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核實(shí)索賠依據(jù)和金額，根據(jù)合同約定和事實(shí)情況進(jìn)行抗辯或協(xié)商處理，并及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。第七章合同糾紛處理7.1糾紛預(yù)防合同管理各環(huán)節(jié)均應(yīng)樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，通過(guò)規(guī)范的合同策劃、嚴(yán)格的相對(duì)方審查、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑮l款、有效的履約跟蹤，最大限度預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。7.2糾紛處理1.合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議或糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)首先嘗試與對(duì)方友好協(xié)商解決，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。2.協(xié)商不成的，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式（調(diào)解、仲裁或訴訟）處理。3.在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集、整理與糾紛相關(guān)的所有證據(jù)材料，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。合同管理部門(mén)應(yīng)提供法律支持，必要時(shí)可外聘專(zhuān)業(yè)律師協(xié)助處理。4.糾紛處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)歸檔。第八章合同收尾與歸檔8.1合同收尾1.當(dāng)合同約定的權(quán)利義務(wù)全部履行完畢，或合同解除、終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行合同收尾工作，包括最終結(jié)算、資料核對(duì)、遺留問(wèn)題處理等。2.合同收尾后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同履行情況總結(jié)表》，對(duì)合同履行情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)。8.2合同歸檔合同歸檔是合同管理的最后環(huán)節(jié)，也是知識(shí)管理和風(fēng)險(xiǎn)追溯的重要依據(jù)。1.合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將合同文本（包括正本、副本及所有附件）、評(píng)審文件、談判記錄、簽署文件、履約過(guò)程中的各類(lèi)憑證（如支付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、簽證單、變更協(xié)議、往來(lái)函件等）、糾紛處理文件、履行總結(jié)等所有相關(guān)資料整理成冊(cè)。2.按照公司檔案管理規(guī)定，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的合同檔案移交合同管理部門(mén)（或公司檔案室）統(tǒng)一歸檔。3.合同檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家及公司相關(guān)規(guī)定。第九章合同信息管理與保密9.1合同信息管理1.合同管理部門(mén)應(yīng)建立健全合同信息管理系統(tǒng)（或電子臺(tái)賬），對(duì)合同的基本信息、評(píng)審過(guò)程、履行情況、變更情況、糾紛情況等進(jìn)行記錄和管理。2.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)配合合同管理部門(mén)及時(shí)更新合同信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.合同信息應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司經(jīng)營(yíng)決策提供支持。9.2保密管理合同及相關(guān)資料屬于公司商業(yè)秘密的，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露合同內(nèi)容及相關(guān)信息。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播合同文件。第十章監(jiān)督與考核10.1監(jiān)督檢查合同管理部門(mén)及審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期或不定期對(duì)公司各部門(mén)的合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同評(píng)審的規(guī)范性、合同履行的嚴(yán)肅性、合同檔案的完整性等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。10.2考核評(píng)價(jià)公司應(yīng)將合同管理工作納入相關(guān)部門(mén)和人員的績(jī)效考核體系。對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)突出、有效防