企業(yè)內部溝通平臺使用與維護手冊一、前言（一）手冊目的本手冊旨在規(guī)范企業(yè)內部溝通平臺的使用流程，幫助員工高效掌握平臺功能，提升跨部門協(xié)作效率，同時明確平臺維護責任，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行。手冊適用于企業(yè)全體員工，涵蓋日常操作、場景應用及安全規(guī)范等內容。（二）適用范圍本手冊內容適用于企業(yè)內部溝通平臺（以下簡稱“平臺”）的Web端及移動端操作，涉及賬號管理、消息溝通、協(xié)作工具、數(shù)據(jù)安全等全流程場景。二、平臺功能概述企業(yè)內部溝通平臺整合即時消息、音視頻會議、日程共享、文件協(xié)同、任務管理等功能，支持多端同步（電腦、手機、平板），滿足員工日常辦公、團隊協(xié)作、信息傳遞等需求。核心功能模塊包括：個人中心、消息中心、會議管理、文件中心、任務看板、通訊錄等。三、典型應用場景及操作指引（一）日常辦公溝通：即時消息與群組協(xié)作場景說明：適用于部門內日常溝通、跨部門信息同步、項目組臨時討論等場景，支持文字、語音、圖片、文件等多種消息形式，群組功能可集中管理相關成員，避免信息分散。操作步驟：發(fā)起單聊/群聊單聊：登錄平臺后，“消息”模塊，“+”號，選擇“發(fā)起對話”，輸入同事姓名（如“張*”），“開始聊天”，輸入消息內容即可發(fā)送。群聊：在“消息”模塊“+”號，選擇“創(chuàng)建群組”，輸入群名稱（如“市場部活動策劃組”），勾選相關成員（可從通訊錄添加），設置群主（可選），“創(chuàng)建”，群聊創(chuàng)建成功后即可發(fā)送消息。發(fā)送文件/圖片在聊天窗口“+”號，選擇“文件”或“圖片”，從本地選擇對應文件/圖片，添加備注后“發(fā)送”；支持大文件（最大500MB），文件自動存儲至“文件中心-聊天文件”分類。消息提醒與免打擾設置默認情況下，收到新消息時桌面端會彈窗提醒，移動端推送通知；若需設置免打擾，右鍵群聊/單聊，選擇“消息提醒”，設置“時間段免打擾”（如22:00-08:00），勾選后僅屏蔽提醒，消息仍可正常查看。（二）跨部門協(xié)作：會議管理與日程同步場景說明：適用于部門間項目推進會、跨部門協(xié)調會、線上培訓等場景，支持預約會議、發(fā)送邀請、共享會議資料、自動同步日程至個人日歷等功能。操作步驟：創(chuàng)建會議登錄平臺后，“會議”模塊，選擇“預約會議”，填寫會議主題（如“Q3產品迭代協(xié)調會”）、選擇會議類型（普通會議/視頻會議）、設置開始/結束時間、選擇會議室（線上會議室無需預約，系統(tǒng)自動）。添加參會人并設置提醒在“參會人”欄輸入部門或同事姓名（如“研發(fā)部-李”“運營部-王”），勾選“發(fā)送會議邀請”；在“提醒”選項中設置提前提醒時間（如會議開始前15分鐘），系統(tǒng)將通過平臺消息及郵件（若綁定郵箱）發(fā)送提醒。召開會議線上會議：時間到達后，會議列表中的“加入會議”，系統(tǒng)自動跳轉至會議界面，支持開啟攝像頭/麥克風、共享屏幕、錄制會議（需提前開啟錄制權限）。線下會議：提前10分鐘到達指定會議室，通過平臺掃碼簽到（會議室門口張貼會議二維碼），簽到記錄將同步至會議管理后臺。會議紀要與日程同步會議結束后，“會議詳情”-“編輯紀要”，填寫會議結論、待辦事項、負責人及截止時間（如“完成需求文檔初稿-負責人：趙*-截止日期：2023-10-15”），“保存并同步至日程”，紀要內容將關聯(lián)至會議日程，方便后續(xù)查閱。（三）項目協(xié)同：任務管理與進度跟蹤場景說明：適用于項目組任務分配、進度跟蹤、成果歸檔等場景，支持創(chuàng)建任務、分解子任務、設置負責人、更新進度、添加評論等功能，實時掌握項目動態(tài)。操作步驟：創(chuàng)建任務看板“任務”模塊，選擇“創(chuàng)建看板”，輸入看板名稱（如“官網改版項目”），選擇項目成員（如“設計部-劉”“前端開發(fā)-陳”），“創(chuàng)建”，看板后默認包含“待辦”“進行中”“已完成”三個列表。添加任務與分配負責人在“待辦”列表“+添加任務”，填寫任務名稱（如“首頁UI設計初稿”）、描述（設計要求、參考案例等）、優(yōu)先級（高/中/低）、截止時間，“選擇負責人”從成員列表中指定人員（如“設計部-劉*”），“確定”保存任務。更新任務進度與評論任務負責人完成后，將任務從“待辦”拖拽至“進行中”，完成后拖拽至“已完成”；若需更新進度或反饋問題，任務卡片，在“評論”欄輸入內容（如“初稿已完成，請前端同事確認”），相關成員（如“前端開發(fā)-陳*”），“發(fā)送”，評論內容將同步至任務詳情。四、常用操作模板（一）會議紀要模板會議主題Q3產品迭代協(xié)調會會議時間2023年10月10日14:00-16:00參會人員張（產品經理）、李（研發(fā)負責人）、王*（運營負責人）會議地點線上會議室（會議號：56）會議結論1.確定Q3產品迭代優(yōu)先級：用戶登錄優(yōu)化>新功能開發(fā)；2.研發(fā)部需在10月20日前完成登錄模塊技術方案評審。待辦事項1.完成用戶登錄需求文檔初稿-負責人：趙-截止日期：2023-10-15；2.組織研發(fā)部技術方案評審會-負責人：李-截止日期：2023-10-20。歸檔資料需求文檔初稿（附件1）、技術方案評審通知（附件2）（二）任務跟進表模板任務名稱負責人所屬看板優(yōu)先級開始時間截止時間進度狀態(tài)首頁UI設計初稿劉*官網改版項目高2023-10-082023-10-1580%進行中登錄模塊開發(fā)陳*官網改版項目高2023-10-162023-10-2510%待辦運營活動文案王*官網改版項目中2023-10-102023-10-1850%進行中（三）部門周報模板部門市場部填報人張*填報日期2023-10-13本周工作1.完成Q3活動方案初稿；2.對接設計部輸出活動主視覺圖；3.組織部門周會同步項目進度。下周計劃1.優(yōu)化活動方案細節(jié)；2.提交活動預算申請；3.啟動活動預熱宣傳。需支持事項需財務部協(xié)助審批活動預算流程，預計10月16日提交申請。五、使用規(guī)范與安全須知（一）賬號與權限管理賬號注冊與激活：新員工入職后，由行政部在平臺后臺開通賬號，員工通過企業(yè)郵箱接收初始密碼，首次登錄需修改密碼并綁定手機號（用于安全驗證）；賬號僅限本人使用，禁止轉借他人。權限申請：若需使用高級功能（如創(chuàng)建跨部門群組、管理任務看板），需在“個人中心-權限管理”提交申請，經部門負責人及IT部審批后開通。（二）信息發(fā)布規(guī)范消息內容：發(fā)送消息需遵守企業(yè)規(guī)章制度，禁止發(fā)布與工作無關的內容（如廣告、閑聊信息、未經公開的公司信息等）；涉及敏感信息（如財務數(shù)據(jù)、未公開項目計劃）需加密發(fā)送，并指定接收人范圍。文件管理：文件需命名規(guī)范（如“20231010-產品需求文檔-v1.2”），避免使用特殊字符；重要文件建議存儲至“文件中心-部門共享”分類，設置訪問權限（僅本部門可見/指定人員可見）。（三）數(shù)據(jù)安全與隱私保護密碼安全：密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長度不少于8位，每90天需更新一次；禁止使用與個人賬號相同的密碼，定期檢查賬號登錄記錄（“個人中心-安全日志”），發(fā)覺異常立即聯(lián)系IT部。數(shù)據(jù)備份：平臺自動存儲聊天記錄及文件數(shù)據(jù)（保留期限為1年），重要文件建議員工定期本地備份，避免因系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失；禁止私自導出、傳播公司機密數(shù)據(jù)。六、維護支持與常見問題（一）系統(tǒng)維護維護時間：IT部每周日凌晨2:00-4:00進行系統(tǒng)維護（特殊情況除外），維護期間平臺可能無法訪問，請?zhí)崆鞍才殴ぷ?。更新通知：平臺功能版本更新前，將通過“公告”模塊及企業(yè)推送通知，員工需及時知曉更新內容，必要時參加操作培訓。（二）常見問題解決登錄失?。簷z查賬號密碼是否正確，確認網絡連接正常；若忘記密碼，“忘記密碼”通過手機號驗證重置，或聯(lián)系IT部協(xié)助處理。消息收不到：檢查是否開啟消息通知（移動端：設置-通知管理；桌面端：右下角設置-消息提醒）；確認是否設置了免打擾，關閉免打擾后重新測試。文件失?。簷z查文件大小是否超過限制（500MB），確認網絡穩(wěn)定性；若文件名包含特殊字符（如空格、#），修改文件名后重新。（三）聯(lián)系支持平臺內支