銷售合同審查與執(zhí)行跟蹤工具模板一、模板適用范圍與應(yīng)用場景本工具模板適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中合同全生命周期管理，尤其適合中小型企業(yè)法務(wù)部門、銷售團(tuán)隊及運(yùn)營管理人員使用。具體應(yīng)用場景包括：新簽合同審查：針對與客戶首次簽訂的銷售合同，從條款合規(guī)性到商業(yè)可行性進(jìn)行全面評估；續(xù)簽/變更合同審核：對即將到期或需調(diào)整條款的既有合同進(jìn)行風(fēng)險復(fù)核與執(zhí)行可行性分析；重大合同專項(xiàng)審查：涉及大額金額（如超過*萬元）、跨區(qū)域履約或特殊條款（如定制化產(chǎn)品、長期服務(wù)）的合同深度審查；合同執(zhí)行過程監(jiān)控：跟蹤合同履行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如發(fā)貨、驗(yàn)收、回款），及時發(fā)覺并處理履約偏差。二、銷售合同審查與執(zhí)行全流程操作指南（一）合同接收與初步登記合同資料收集：通過郵件、紙質(zhì)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收客戶方發(fā)送的合同草案，同步收集與合同相關(guān)的附件（如技術(shù)參數(shù)表、訂單確認(rèn)函、previous合作記錄等）。合同信息登記：在《合同臺賬》（見模板四）中錄入基礎(chǔ)信息，包括合同編號、對方方全稱、合同類型（如產(chǎn)品銷售/服務(wù)提供）、合同金額、簽訂日期、預(yù)計履行起止時間、接收人、負(fù)責(zé)銷售經(jīng)理*等。審查任務(wù)分配：根據(jù)合同金額、復(fù)雜程度或客戶類型，將合同分配至對應(yīng)審查人（如法務(wù)專員、銷售主管、財務(wù)負(fù)責(zé)人*），明確審查截止時限（一般合同不超過2個工作日，重大合同不超過5個工作日）。（二）合同形式審查：基礎(chǔ)完整性核驗(yàn)審查人需先對合同“外在形式”進(jìn)行核對，保證資料齊全、要素明確，避免后續(xù)實(shí)質(zhì)審查時出現(xiàn)基礎(chǔ)信息遺漏。重點(diǎn)關(guān)注：合同文本完整性：檢查是否包含封面、附件頁碼連續(xù)，無缺頁、漏簽（如對方方未蓋章或簽字人未授權(quán)）；核心信息一致性：核對合同雙方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址等是否與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等證明文件一致，避免“假章”“皮包公司”風(fēng)險；基本要素完備性：確認(rèn)合同中是否明確約定產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、履行期限、交貨/驗(yàn)收地點(diǎn)、支付方式、違約責(zé)任等核心條款，缺失項(xiàng)需及時反饋業(yè)務(wù)方補(bǔ)充。（三）合同實(shí)質(zhì)審查：條款合規(guī)與風(fēng)險排查形式審查通過后，審查人需從法律、商業(yè)、財務(wù)多維度對合同條款進(jìn)行深度分析，識別潛在風(fēng)險并提出優(yōu)化建議。1.主體資格審查對方方資質(zhì)：核查對方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的）、特殊行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等，根據(jù)合同類型判斷）；履約能力評估：通過“信用中國”“裁判文書網(wǎng)”等公開渠道查詢對方涉訴、失信記錄，或要求對方提供近期財務(wù)報表（如為長期合作客戶），評估其資金實(shí)力與履約穩(wěn)定性；授權(quán)代表審查：核對簽字人是否為對方法定代表人或合法授權(quán)人（需提供授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限），避免“無權(quán)代理”風(fēng)險。2.標(biāo)的物與質(zhì)量條款審查產(chǎn)品/服務(wù)描述：確認(rèn)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（如國標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）是否清晰，避免“模糊約定”（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”需補(bǔ)充具體標(biāo)準(zhǔn)）；質(zhì)量驗(yàn)收：明確驗(yàn)收期限（如“到貨后*個工作日內(nèi)”）、驗(yàn)收方式（如現(xiàn)場抽樣/第三方檢測）、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（如“按合同附件二《技術(shù)協(xié)議》執(zhí)行”），避免“驗(yàn)收無期限”導(dǎo)致爭議。3.價款與支付條款審查價格構(gòu)成：核對單價、數(shù)量、總價是否一致，折扣、返利等特殊約定是否明確（如“年采購額超萬元，享%折扣”）；支付方式：明確支付路徑（如“對公賬戶”）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款%、到貨款%、驗(yàn)收款%、質(zhì)保金%”）、票據(jù)類型（如“增值稅專用發(fā)票，稅率*%”），避免“現(xiàn)金支付”“個人賬戶”等不規(guī)范操作；質(zhì)保金：質(zhì)保金比例一般不超過合同總金額的%，質(zhì)保期需與產(chǎn)品保修期一致（如“質(zhì)保期自驗(yàn)收合格之日起年”）。4.履行期限與地點(diǎn)審查交貨/服務(wù)期限：明確具體日期或節(jié)點(diǎn)（如“年月日前完成交付”“分三期交付，每期限天”），避免“盡快”“約期”等模糊表述；履行地點(diǎn)：確認(rèn)交貨地（如“買方倉庫，地址：*”）、服務(wù)提供地（如“買方現(xiàn)場”），明確費(fèi)用承擔(dān)方（如“運(yùn)費(fèi)由賣方承擔(dān)”）。5.違約責(zé)任與爭議解決審查違約條款：保證違約責(zé)任與違約行為對等（如“逾期交貨，按日支付合同總額‰的違約金；逾期超過天，買方有權(quán)解除合同”），避免“違約責(zé)任不對等”（如僅約束買方）；爭議解決方式：優(yōu)先約定“賣方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”或“*仲裁委員會仲裁”，避免“約定管轄不明”（如“雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成由任意一方所在地法院管轄”）。6.其他特殊條款審查知識產(chǎn)權(quán)：確認(rèn)合同涉及的技術(shù)、商標(biāo)、專利等知識產(chǎn)權(quán)歸屬，避免“侵權(quán)風(fēng)險”（如“定制化產(chǎn)品的知識產(chǎn)權(quán)歸買方所有”）；保密條款：明保證密范圍（如“技術(shù)信息、客戶名單”）、保密期限（如“合同履行后年”）、違約責(zé)任（如“泄露秘密，支付違約金萬元”）；不可抗力：定義不可抗力范圍（如“自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭、行為”），明確通知義務(wù)（如“事件發(fā)生后*日內(nèi)書面通知對方”）與免責(zé)條款。（四）合同評審與修訂組織評審會議：法務(wù)專員牽頭，邀請銷售經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參與，重點(diǎn)說明審查中發(fā)覺的風(fēng)險點(diǎn)（如“對方支付周期過長，建議縮短至天”“違約金比例偏低，建議提高至*‰”），討論修改方案。修訂與反饋：根據(jù)評審意見，由銷售經(jīng)理與客戶方溝通修訂合同，重大條款變更需重新提交審查；修訂后的合同需再次經(jīng)法務(wù)專員復(fù)核，保證風(fēng)險已消除或降低。最終確認(rèn)：雙方確認(rèn)無誤后，打印紙質(zhì)合同（一式份，雙方各執(zhí)份，企業(yè)存檔*份），或通過電子簽章系統(tǒng)簽訂電子合同（保證電子簽章合法有效）。（五）合同簽訂與歸檔簽訂流程管控：保證合同文本經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，禁止“先履行后簽訂”或“空白合同蓋章”；若需客戶方提供授權(quán)委托書、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等資料，需同步歸檔。合同歸檔管理：將合同原件、審批記錄、修訂版、附件等資料整理歸檔，標(biāo)注“密級”（如“內(nèi)部公開”“機(jī)密”），通過檔案系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案柜存儲，保證“查閱可追溯、管理有責(zé)任人”。（六）合同執(zhí)行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控履約進(jìn)度合同簽訂后，由銷售經(jīng)理*牽頭，聯(lián)合物流、財務(wù)、客服等部門，對履行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行實(shí)時跟蹤，保證按約定完成。1.制定執(zhí)行計劃在《銷售合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板二）中明確各節(jié)點(diǎn)計劃時間、責(zé)任人及輸出物：生產(chǎn)/備貨節(jié)點(diǎn)：根據(jù)交貨期，協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門/供應(yīng)商完成備貨，記錄實(shí)際備貨完成時間；發(fā)貨節(jié)點(diǎn)：確認(rèn)物流方式（如“公路運(yùn)輸”“快遞”）、物流單號，跟蹤貨物運(yùn)輸狀態(tài)，提前*天通知客戶方收貨；驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)：客戶方收貨后，協(xié)助其完成驗(yàn)收（如提供檢測報告、配合現(xiàn)場測試），記錄驗(yàn)收結(jié)果（如“合格”“不合格，需整改”）；開票節(jié)點(diǎn)：驗(yàn)收合格后*個工作日內(nèi)，向客戶方開具符合約定的發(fā)票，跟蹤發(fā)票簽收情況；回款節(jié)點(diǎn)：根據(jù)支付條款，在到期前*天提醒客戶方付款，記錄實(shí)際到賬時間及金額。2.偏差處理與預(yù)警若實(shí)際執(zhí)行與計劃出現(xiàn)偏差（如延遲發(fā)貨、驗(yàn)收不合格），需在《銷售合同執(zhí)行跟蹤表》中標(biāo)注“異常狀態(tài)”，分析原因（如“供應(yīng)商延遲生產(chǎn)”“客戶方場地未準(zhǔn)備好”），制定整改措施（如“協(xié)調(diào)供應(yīng)商加急生產(chǎn)，延遲天交貨”“協(xié)助客戶方完成場地準(zhǔn)備”），并上報銷售主管；對可能影響合同履行的重大風(fēng)險（如客戶方資金周轉(zhuǎn)困難、政策變化導(dǎo)致無法交付），需在《合同風(fēng)險預(yù)警處理記錄表》（見模板三）中記錄風(fēng)險等級（高/中/低）、觸發(fā)原因，啟動應(yīng)急預(yù)案（如“要求客戶提供擔(dān)保”“協(xié)商變更支付方式”）。（七）合同履行完畢與總結(jié)確認(rèn)履約完成：客戶方付清尾款（含質(zhì)保金）、質(zhì)保期屆滿后，在《合同臺賬》中標(biāo)注“履行完畢”，質(zhì)保金到期后*個工作日內(nèi)完成退還（如有約定）。復(fù)盤與歸檔：組織銷售、法務(wù)、財務(wù)部門對合同履行過程進(jìn)行復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)（如“某類客戶回款周期穩(wěn)定，可優(yōu)化付款條款”）與教訓(xùn)（如“某合同未明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致爭議”），更新《合同審查與執(zhí)行指引》，優(yōu)化后續(xù)流程。三、配套工具表格模板模板一：銷售合同審查表合同基本信息合同編號對方方全稱合同類型□產(chǎn)品銷售□服務(wù)提供□其他簽訂日期合同金額（元）履行期限形式審查情況審查項(xiàng)□文本完整無缺頁□雙方信息一致□核心要素齊全（標(biāo)的/金額/期限等）□簽字蓋章規(guī)范問題描述實(shí)質(zhì)審查情況審查維度具體內(nèi)容風(fēng)險等級（高/中/低）主體資格營業(yè)執(zhí)照是否有效、涉訴記錄、授權(quán)代表是否合規(guī)標(biāo)的物與質(zhì)量技術(shù)參數(shù)是否明確、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否清晰、質(zhì)保期約定是否合理價款與支付價格構(gòu)成是否一致、支付節(jié)點(diǎn)是否合理、質(zhì)保金比例是否合規(guī)履行期限與地點(diǎn)交貨/服務(wù)期限是否明確、履行地點(diǎn)是否清晰、費(fèi)用承擔(dān)方是否明確違約責(zé)任違約金是否對等、解除合同條件是否明確爭議解決管轄約定是否明確（法院/仲裁）其他條款知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密范圍、不可抗力等是否清晰審查結(jié)論□通過，按原條款執(zhí)行□需修訂，修訂后復(fù)審□不通過，建議終止合作審查人評審意見（銷售/法務(wù)/財務(wù)部門簽字）日期模板二：銷售合同執(zhí)行跟蹤表合同基本信息合同編號對方方全稱履行起止時間負(fù)責(zé)銷售經(jīng)理*執(zhí)行節(jié)點(diǎn)跟蹤節(jié)點(diǎn)名稱計劃時間實(shí)際時間生產(chǎn)/備貨完成發(fā)貨客戶驗(yàn)收開票回款（含質(zhì)保金）異常情況記錄異常節(jié)點(diǎn)異常描述原因分析（如：延遲發(fā)貨）（如：供應(yīng)商原材料短缺導(dǎo)致延遲*天）（如：供應(yīng)商未提前預(yù)警）模板三：合同風(fēng)險預(yù)警處理記錄表預(yù)警信息合同編號預(yù)警時間風(fēng)險類型□回款延遲□交貨延遲□驗(yàn)收爭議□客戶投訴□政策變化□其他風(fēng)險等級（高/中/低）風(fēng)險描述（詳細(xì)說明風(fēng)險情況，如“客戶方未按約定在年月日前支付第二期款項(xiàng)，金額元，已逾期*天”）原因分析（內(nèi)部原因：如“銷售未及時提醒”；外部原因：如“客戶方資金周轉(zhuǎn)困難”）處理措施（短期措施：如“與客戶協(xié)商簽訂還款計劃”；長期措施：如“調(diào)整客戶信用評級，縮短后續(xù)合作付款周期”）責(zé)任人□銷售經(jīng)理*□財務(wù)負(fù)責(zé)人*□法務(wù)專員*□其他處理結(jié)果備注（如“已上報總經(jīng)理辦公室，需協(xié)調(diào)法務(wù)準(zhǔn)備訴訟材料”）關(guān)閉時間模板四：合同臺賬合同編號對方方全稱合同類型合同金額（元）簽訂日期履行狀態(tài)（□待簽訂□履行中□已完成□終止）負(fù)責(zé)銷售經(jīng)理*歸檔日期備注**公司產(chǎn)品銷售*年月*日□履行中銷售經(jīng)理*年月*日預(yù)計*月交貨四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)法律合規(guī)優(yōu)先：涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）、涉外合同或重大金額時，建議咨詢外部專業(yè)律師，保證條款符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)要求；動態(tài)跟蹤與及時溝通：執(zhí)行過程中需每周更新《銷售合同執(zhí)行跟蹤表》，發(fā)覺偏差后*小時內(nèi)同步給相關(guān)部門，避免“信息滯后”導(dǎo)致風(fēng)險擴(kuò)大；跨部門協(xié)作機(jī)制：建立“銷售主導(dǎo)、法務(wù)支持、財務(wù)協(xié)同、物流配合”的跨部門協(xié)作流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人（如“發(fā)貨由物流專員負(fù)責(zé)，開