PAGE衛(wèi)生院財務檔案管理制度一、總則1.目的為了加強衛(wèi)生院財務檔案管理，確保財務檔案的完整、安全和有效利用，規(guī)范財務檔案管理工作流程，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體財務工作人員在財務活動中形成的各類檔案資料的管理。3.定義本制度所稱財務檔案，是指衛(wèi)生院在經(jīng)濟活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告、工資表、財務預決算、資金收付記錄、財務分析報告、財務審計報告以及其他與財務收支相關的各類文件、記錄、報表等資料。二、財務檔案管理職責1.財務部門職責負責財務檔案的收集、整理、裝訂、保管和定期歸檔工作。按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對財務檔案進行妥善保管和處置。建立財務檔案查閱、借閱登記制度，嚴格履行查閱、借閱手續(xù)。定期對財務檔案進行清查盤點，確保檔案的安全與完整。2.檔案管理部門職責（若有獨立檔案管理部門）指導財務部門做好財務檔案的整理、分類和編號工作。提供符合檔案保管要求的存放場所和設施設備。監(jiān)督財務檔案的保管、查閱、借閱和銷毀等工作，確保各項操作符合規(guī)定。3.衛(wèi)生院領導職責對財務檔案管理工作進行總體指導和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。協(xié)調(diào)解決財務檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題。三、財務檔案的收集與整理1.收集要求財務工作人員應及時將各類財務資料收集齊全，確保無遺漏。收集的財務資料應真實、完整、準確，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于外部取得的財務文件，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等，應確保其合法性和有效性。2.整理原則按照財務檔案的形成時間、類別、來源等進行分類整理。遵循便于保管、查閱和利用的原則，對檔案進行科學有序的排列。3.整理方法會計憑證：每月終了，由會計人員按照編號順序整理成冊，檢查憑證的日期、編號、摘要、金額等是否齊全，附件是否完整，然后裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息。會計賬簿：年度終了，將各種賬簿打印裝訂成冊，包括總賬、明細賬、日記賬等。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等，并加蓋單位公章和會計人員名章。財務報告：按年度收集整理，包括月度、季度、年度財務報表及相關文字分析報告。報表應加蓋單位公章、單位負責人、財務負責人及制表人印章。其他財務資料：如工資表、財務預決算、資金收付記錄、財務分析報告、財務審計報告等，按照各自的類別和時間順序進行整理，分別裝訂成冊或裝盒存放，并注明資料名稱、時間范圍、保管期限等。四、財務檔案的裝訂與編號1.裝訂要求裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不串頁。對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。裝訂線處應加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.編號方法會計憑證按年、月順序編號，每月從第1號編起。會計賬簿按頁碼順序編號。財務報告、工資表、財務預決算、資金收付記錄、財務分析報告、財務審計報告等資料，分別按照類別和時間順序進行編號。編號應清晰、準確，便于查找和識別。五、財務檔案的保管1.保管期限會計憑證保管期限為30年。會計賬簿保管期限為30年。財務報告中，月度、季度財務報表保管期限為10年，年度財務報表永久保管。其他財務資料，如工資表、財務預決算、資金收付記錄、財務分析報告、財務審計報告等，根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限，一般不少于10年。2.保管方式設立專門的財務檔案保管庫房，確保庫房干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，標識清晰；電子檔案應定期備份，存儲于安全的存儲介質(zhì)上，并做好防磁、防潮、防火等措施。對財務檔案進行分類存放，同一類別的檔案應集中存放，并按照編號順序排列，便于查找和管理。3.保管要求定期對財務檔案進行檢查和盤點，每年至少一次，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。嚴格限制非財務人員進入檔案保管庫房，確需進入的，應經(jīng)財務部門負責人批準，并由專人陪同。對保管期限已滿的財務檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，不得擅自銷毀。六、財務檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定本單位內(nèi)部人員查閱財務檔案，需填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)財務部門負責人批準后方可查閱。查閱財務檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換、損壞檔案資料。2.借閱規(guī)定外單位因工作需要查閱或借閱本衛(wèi)生院財務檔案的，須持有單位介紹信，并填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)衛(wèi)生院主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱財務檔案時，應嚴格履行借閱登記手續(xù)，借閱人員應在約定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、財務檔案的銷毀1.銷毀條件保管期限已滿且確無保存價值的財務檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可予以銷毀。因自然災害、意外事故等原因?qū)е仑攧諜n案損壞，無法修復且已無利用價值的，可申請銷毀。2.銷毀程序由財務部門提出銷毀申請，填寫《財務檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并附上鑒定小組的鑒定意見。經(jīng)財務部門負責人審核、衛(wèi)生院主管領導批準后，方可實施銷毀。銷毀財務檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷