PAGE衛(wèi)生室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高衛(wèi)生室的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生室的所有檔案管理工作，包括醫(yī)療檔案、行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映衛(wèi)生室的工作實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要檔案資料進行保密管理。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置衛(wèi)生室設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉衛(wèi)生室的業(yè)務(wù)工作流程。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善衛(wèi)生室檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的真實性和完整性。2.在工作中形成的各類檔案資料，應(yīng)及時移交檔案管理部門歸檔，不得自行留存或銷毀。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括患者的病歷、診斷證明、檢查檢驗報告、治療記錄、醫(yī)囑等。2.行政檔案：包括衛(wèi)生室的工作計劃、總結(jié)、會議記錄、文件、通知、規(guī)章制度等。3.財務(wù)檔案：包括財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票、收據(jù)、固定資產(chǎn)清單等。4.人事檔案：包括員工的入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。5.其他檔案：如設(shè)備檔案、藥品檔案、科研檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲格式的兼容性和可讀性，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料進行分類，如醫(yī)療檔案可分為門診病歷、住院病歷等；行政檔案可分為綜合管理、業(yè)務(wù)管理等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和實用性原則，可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式。3.編目：對每一份檔案資料進行編目，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案資料的原貌，不得隨意裁剪或折疊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，及時將檔案資料歸檔到相應(yīng)的檔案柜或檔案盒中，并在檔案目錄清單上注明歸檔位置。2.歸檔的檔案資料應(yīng)排列有序，便于查閱和利用。同時，應(yīng)建立檔案索引，以便快速查找所需檔案。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.醫(yī)療檔案：一般應(yīng)永久保存，但對于一些特殊情況的病歷，可根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限，如一般門診病歷保管期限為15年，住院病歷保管期限為30年等。2.行政檔案：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定保管期限，一般為5年至30年不等。3.財務(wù)檔案：按照國家財務(wù)會計制度的規(guī)定，確定保管期限，一般為10年至30年不等。4.人事檔案：員工離職后，其人事檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，一般為5年至10年不等，具體保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定。（三）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案柜應(yīng)保持清潔，定期進行擦拭和消毒，防止檔案資料受到污染和損壞。3.對于電子檔案資料，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進行維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)建立電子檔案的備份制度，定期將電子檔案備份到不同的存儲介質(zhì)和地點。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.衛(wèi)生室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理室查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，并做好查閱記錄。3.涉及患者隱私、商業(yè)秘密等重要檔案資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和衛(wèi)生室的保密制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向檔案管理室預(yù)約查閱時間，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于任何違法違規(guī)或損害衛(wèi)生室利益的活動。2.如需將檔案資料用于對外宣傳、科研、教學(xué)等活動，應(yīng)經(jīng)衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.在利用檔案資料的過程中，應(yīng)注意保護檔案資料的安全和完整，不得擅自修改、涂抹、損毀檔案資料。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定，確定檔案是否仍需保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄清單和檔案資料，了解檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等信息。2.分析檔案的實際利用價值，判斷檔案是否仍具有保存意義。3.參考國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和鑒定結(jié)果。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報衛(wèi)生室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案銷毀申請表》，檔案管理人員應(yīng)組織專人對需要銷毀的檔案進行清點和登記，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在檔案銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、檔案銷毀清冊、檔案銷毀記錄等相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的衛(wèi)生室檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，降低檔案管理成本，為衛(wèi)生室的管理決策提供有力支持。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案資料。3.檔案利用：支持檔案資料的在線查閱、下載、打印等功能，同時記錄檔案利用情況。4.檔案管理：實現(xiàn)檔案的分類管理、編目管理、歸檔管理、保管期限管理等功能，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，及時更新檔案資料，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全措施，防