干部人事檔案收集制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理制度規(guī)范》等行業(yè)準則，結(jié)合集團母公司關(guān)于干部人事檔案管理的指導(dǎo)意見及公司內(nèi)部風(fēng)險防控實際需求制定。旨在規(guī)范干部人事檔案的收集、整理、保管與利用，防范檔案管理風(fēng)險，確保檔案信息真實、完整、安全，為公司干部選拔任用、績效考核等業(yè)務(wù)提供可靠依據(jù)。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司各級領(lǐng)導(dǎo)干部、人事管理人員及涉及干部信息工作的相關(guān)崗位，均須嚴格遵守本制度規(guī)定。檔案收集范圍覆蓋干部履歷信息、任免文件、考核記錄、培訓(xùn)情況、獎懲材料等全部與干部人事相關(guān)的記錄性材料。第三條本制度下列術(shù)語定義：（一）干部人事檔案專項管理：指公司為規(guī)范干部人事檔案工作，建立覆蓋檔案收集、審核、保管、利用全流程的管理體系，實現(xiàn)檔案資源有效配置與風(fēng)險防控的專項治理活動。（二）專項管理風(fēng)險：指因檔案收集不完整、審核不嚴格、保管不安全或利用不規(guī)范等行為，可能導(dǎo)致檔案信息失實、泄密或處置不當，進而影響干部選拔任用公信力、引發(fā)合規(guī)糾紛或損害公司聲譽的風(fēng)險。（三）專項合規(guī)：指公司干部人事檔案管理活動嚴格遵守國家法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求，確保檔案內(nèi)容真實準確、程序合法合規(guī)、權(quán)限嚴格管控。第四條干部人事檔案專項管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋：檔案收集范圍覆蓋所有干部人事活動記錄，確保無遺漏、無死角；（二）責(zé)任到人：明確各級管理主體及崗位職責(zé)，實行首辦負責(zé)制與追溯制；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點管控檔案收集空白、信息造假、違規(guī)查閱等風(fēng)險點；（四）持續(xù)改進：定期評估檔案管理成效，優(yōu)化制度流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司干部人事檔案專項管理工作負總責(zé)，承擔最終決策與監(jiān)督責(zé)任；分管人事工作領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，統(tǒng)籌制度執(zhí)行與風(fēng)險管控。第六條設(shè)立干部人事檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、人力資源部負責(zé)人及各部門代表組成，履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌制定和完善干部人事檔案管理制度；（二）協(xié)調(diào)解決跨部門檔案管理爭議；（三）審批重大檔案利用事項及風(fēng)險處置方案。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠人力資源部，負責(zé)日常工作，職能包括：（一）組織檔案收集、審核、數(shù)字化等具體實施；（二）開展檔案管理培訓(xùn)與監(jiān)督考核；（三）建立風(fēng)險臺賬并推動整改。第八條牽頭部門（人力資源部）職責(zé)：（一）主導(dǎo)檔案收集制度的制定與修訂；（二）制定檔案收集清單并動態(tài)更新；（三）審核重大檔案材料的合規(guī)性；（四）監(jiān)督下屬單位檔案管理工作。第九條專責(zé)部門（紀檢監(jiān)察部、法務(wù)部）職責(zé)：（一）對檔案收集程序進行合規(guī)審查；（二）處置檔案造假、違規(guī)查閱等違紀行為；（三）出具檔案管理法律意見。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：（一）落實本領(lǐng)域干部信息收集要求；（二）初審檔案材料的真實性、完整性；（三）配合完成檔案移交與補充。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書；（二）及時上報檔案缺失、造假等異常情況；（三）執(zhí)行檔案傳遞登記制度。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條檔案收集范圍與標準：（一）基礎(chǔ)信息類：姓名、出生年月、籍貫等要素須與原始證明一致；（二）工作履歷類：任免文件需加蓋組織部門公章，離職材料須附解除合同證明；（三）考核獎懲類：年度考核報告須經(jīng)本人簽字確認，處分決定需附處分期屆滿證明。第十三條檔案審核要求：（一）實行“雙審核”機制，部門負責(zé)人初審，人力資源部復(fù)審；（二）對有爭議的材料需調(diào)取原始記錄核實，必要時可啟動第三方鑒定；（三）嚴禁擅自修改、損毀檔案材料。第十四條禁止性行為：（一）嚴禁偽造干部身份、履歷、政審等關(guān)鍵信息；（二）嚴禁違規(guī)復(fù)印、拍照涉密檔案；（三）嚴禁將檔案信息用于商業(yè)目的。第十五條檔案保管安全要求：（一）紙質(zhì)檔案存放于恒溫恒濕檔案庫，落實防潮防火措施；（二）電子檔案存儲于專用服務(wù)器，定期備份，訪問權(quán)限分級控制；（三）檔案庫房每年開展安全檢查，形成記錄存檔。第十六條檔案查閱使用規(guī)范：（一）查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并填寫《檔案查閱申請表》；（二）涉密檔案實行登記、登記、登記制度，查閱后須當面核對頁碼；（三）查閱記錄永久存檔，與檔案本體一并保管。第十七條異常情況處置：（一）發(fā)現(xiàn)檔案缺失的，限期30日內(nèi)補充，逾期未補的須書面說明；（二）確認檔案造假的，按干部管理權(quán)限追責(zé)，并永久標注問題檔案；（三）對違規(guī)查閱行為，視情節(jié)輕重給予警告至降級處分。第十八條數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求：（一）建立干部人事檔案電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)掃描件與原件逐頁比對；（二）開發(fā)智能檢索功能，支持按姓名、時間、崗位等多維度查詢；（三）定期開展數(shù)據(jù)質(zhì)量核查，差錯率控制在1%以內(nèi)。第十九條檔案銷毀管理：（一）達到法定保存期限的檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后統(tǒng)一銷毀；（二）銷毀過程須雙人在場，并拍攝全程視頻存檔；（三）違規(guī)銷毀檔案的，追究直接責(zé)任人刑事責(zé)任。第四章專項管理運行機制第二十條制度動態(tài)更新機制：（一）每年結(jié)合國家檔案法規(guī)修訂，修訂檔案收集清單；（二）重大人事制度調(diào)整后15個工作日內(nèi)完成配套細則更新；（三）定期（每季度）開展制度執(zhí)行評估，形成修訂建議。第二十一條風(fēng)險識別預(yù)警機制：（一）人力資源部每月排查檔案缺失風(fēng)險點，編制《風(fēng)險監(jiān)測報告》；（二）紀檢監(jiān)察部每半年抽查檔案管理薄弱單位，發(fā)布預(yù)警函；（三）對高風(fēng)險崗位（如關(guān)鍵崗位干部）實行檔案動態(tài)核查。第二十二條合規(guī)審查機制：（一）將檔案審核嵌入干部任免、職稱評審等決策流程；（二）合同簽訂、培訓(xùn)安排等非人事業(yè)務(wù)涉及干部信息的，同步開展檔案合規(guī)審查；（三）未經(jīng)審核的材料不得進入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實行“一票否決”。第二十三條風(fēng)險應(yīng)對機制：（一）一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門限期整改，重大風(fēng)險啟動應(yīng)急響應(yīng)；（二）應(yīng)急流程包括：立即凍結(jié)相關(guān)干部信息使用、啟動專項調(diào)查、上報領(lǐng)導(dǎo)小組決策；（三）跨部門風(fēng)險協(xié)同通過“風(fēng)險處置聯(lián)席會”落實責(zé)任分工。第二十四條責(zé)任追究機制：（一）對檔案造假行為，追究材料提供者、審核人連帶責(zé)任；（二）建立處罰矩陣：材料錯誤扣績效分，情節(jié)嚴重的取消評優(yōu)資格；（三）將違規(guī)案例納入單位年度考核扣分項。第二十五條評估改進機制：（一）每年12月開展檔案管理質(zhì)量評估，指標包括收集率、審核率、使用規(guī)范性；（二）評估結(jié)果與部門績效掛鉤，排名后30%的單位須提交整改方案；（三）評估報告提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，作為制度優(yōu)化依據(jù)。第五章專項管理保障措施第二十六條組織保障：（一）公司主要負責(zé)人每年聽取一次檔案管理工作匯報；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每季度帶隊開展現(xiàn)場督導(dǎo)，形成工作日志；（三）設(shè)立檔案管理責(zé)任清單，逐級簽訂責(zé)任狀。第二十七條考核激勵機制：（一）將檔案管理納入部門年度考核，權(quán)重不低于5%；（二）對連續(xù)三年考核優(yōu)秀的部門，獎勵檔案管理專項經(jīng)費；（三）個人考核結(jié)果與績效工資、晉升掛鉤，違規(guī)者實行“一票否決”。第二十八條培訓(xùn)宣傳機制：（一）新員工入職培訓(xùn)必須包含檔案管理章節(jié)；（二）每年4月開展檔案管理專題培訓(xùn)，要求關(guān)鍵崗位人員100%參訓(xùn)；（三）制作《檔案管理操作手冊》，電子版在OA系統(tǒng)開放查閱。第二十九條信息化支撐：（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)材料上傳、流轉(zhuǎn)、存儲全程留痕；（二）與財務(wù)、人力資源系統(tǒng)對接，自動抓取干部任免、薪資變動等數(shù)據(jù)；（三）引入AI圖像識別技術(shù)，對檔案材料完整性進行自動校驗。第三十條文化建設(shè)：（一）設(shè)立檔案管理榮譽榜，表彰先進典型；（二）每年6月開展“檔案管理宣傳月”，組織知識競賽；（三）領(lǐng)導(dǎo)干部簽署《檔案合規(guī)承諾書》，作為任職資格條件之一。第三十一條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告：2小時內(nèi)上報異常情況，48小時內(nèi)提交初步調(diào)查報告；（二）年度報告：每年1月15日前提交《檔案管理年度報告》，內(nèi)容包括：1.檔案收