EPC工程文件及信息管理辦法一、總則：為何管與由誰管？在EPC工程總承包模式下，工程文件及信息是項目策劃、實施、控制、竣工驗收乃至后期運維的核心依據，更是體現(xiàn)項目管理水平、保障項目順利推進、規(guī)避合同風險的關鍵載體。其系統(tǒng)性、準確性、及時性和完整性，直接關系到項目目標的實現(xiàn)和企業(yè)的核心利益。本辦法旨在規(guī)范EPC工程各階段文件及信息的產生、流轉、存儲、使用和歸檔等管理行為，明確各參與方在文件及信息管理中的職責，確保工程文件及信息的有效利用和安全受控，為項目全過程管理提供堅實支撐，并滿足法律法規(guī)、行業(yè)標準及合同約定的要求。本辦法適用于公司承接的所有EPC工程項目，項目各參與方，包括公司內部各職能部門、項目部、設計分包、施工分包、監(jiān)理單位（若有）及其他相關方，均須嚴格遵守。二、文件與信息的范疇：何為管理對象？EPC工程文件及信息管理的對象廣泛，涵蓋項目全生命周期內形成的各類文字、圖表、數據、聲像等不同形式的記錄和載體。主要包括但不限于：1.項目決策與策劃階段文件：如項目建議書、可行性研究報告、項目核準/備案文件、項目評估報告、初步設計批復、項目策劃書、總體實施方案等。2.招投標與合同管理文件：招標文件、投標文件、中標通知書、合同文本（包括主合同、分包合同、采購合同等）、合同變更、補充協(xié)議、索賠與反索賠文件等。3.勘察設計文件：勘察綱要、地質勘察報告、設計基礎資料、初步設計文件、技術設計文件（若有）、施工圖設計文件、設計計算書、設計說明、設計變更、工程洽商記錄、設備材料技術規(guī)格書等。4.采購文件：采購計劃、詢價單、報價單、采購合同、設備材料招標文件、投標文件、中標通知書、供應商資質文件、設備材料出廠合格證、檢驗報告、裝箱單、報關單、商檢文件、設備監(jiān)造報告、到貨驗收記錄等。5.施工管理文件：施工組織設計、專項施工方案、施工進度計劃、施工日志、技術交底記錄、測量放線記錄、工程聯(lián)系單、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄、分部分項工程驗收記錄、質量評定資料、安全文明施工記錄、工程照片、視頻資料、施工總結等。6.進度控制文件：項目總進度計劃、年度/月度/周進度計劃、進度報表、進度偏差分析報告、趕工措施等。7.費用控制文件：投資估算、設計概算、施工圖預算、工程量清單、工程款支付申請與審批、工程結算書、竣工決算報告、成本分析報告、費用索賠文件等。8.質量管理文件：質量策劃文件、質量保證計劃、質量管理體系文件、質量檢查計劃、試驗檢測報告、不合格品處理記錄、質量事故報告及處理方案、質量驗收評定資料等。9.安全、職業(yè)健康與環(huán)境管理文件：安全策劃、安全專項方案、安全技術交底、危險源辨識與評價報告、應急預案、安全檢查記錄、事故報告與處理記錄、職業(yè)健康管理文件、環(huán)境因素識別與評價報告、環(huán)境保護措施文件等。10.會議紀要與來往函件：各類專題會議紀要（如設計交底會、圖紙會審會、進度協(xié)調會、質量安全例會等）、監(jiān)理通知單、工作聯(lián)系單、業(yè)主指令、對外及對內函件等。11.竣工驗收文件：竣工圖、竣工驗收申請報告、竣工驗收方案、驗收記錄、驗收證書、竣工總結報告、工程質量保修書、竣工資料移交清單等。12.財務與審計文件：各類資金申請、支付憑證、財務報表、成本核算資料、審計報告等。13.人力資源與行政文件：項目部人員配置、崗位職責、培訓記錄、獎懲記錄、行政管理制度等。14.法律法規(guī)與標準規(guī)范文件：適用的國家、地方、行業(yè)法律法規(guī)、標準規(guī)范、圖集等。三、組織與職責：誰來承擔管理責任？EPC工程文件及信息管理需建立明確的組織架構，落實各級管理責任，確保事事有人管，責任有人負。1.公司層面：公司應設立或指定專門的職能部門（如檔案管理部或工程管理部），對全公司EPC項目的文件及信息管理工作進行統(tǒng)一指導、監(jiān)督和檢查。負責制定和完善公司層面的文件及信息管理規(guī)章制度，組織相關培訓，并對項目竣工資料的最終歸檔進行管理。2.項目部層面：項目部是項目文件及信息管理的直接責任主體。項目經理是第一責任人，應高度重視并親自部署。項目部應設立專職或兼職的文件信息管理員（文控員），負責項目日常文件及信息的接收、登記、分發(fā)、傳遞、催辦、歸檔、保管和提供利用等工作。各專業(yè)工程師（如設計、施工、采購、質量、安全、進度、費用等）負責本專業(yè)文件的編制、審核、報批、跟蹤及積累，并確保其準確性和完整性。3.分包商層面：各設計、施工、采購等分包商應設立相應的文件管理崗位，指定專人負責其職責范圍內文件的編制、整理、提交，并對文件的真實性、準確性和及時性負責，接受項目部的統(tǒng)一管理和監(jiān)督。四、文件與信息的管理流程：如何規(guī)范運作？EPC工程文件及信息管理是一個動態(tài)的過程，應遵循標準化、規(guī)范化的流程，確保其有序流轉和有效控制。1.編制與審批：各類文件的編制應符合國家、行業(yè)及合同規(guī)定的格式和要求，內容真實、準確、完整、規(guī)范。文件編制完成后，應履行嚴格的內部審核和報批程序，明確各級簽署人的責任。對于對外發(fā)出或接收的重要文件，必須經過項目經理或其授權人批準。2.標識與編號：所有正式文件均應有唯一的標識和編號。編號規(guī)則應在項目初期統(tǒng)一制定，并確保其系統(tǒng)性、可追溯性和唯一性。文件標識應清晰注明文件名稱、編號、版本、編制單位、編制日期、狀態(tài)（如草稿、報批稿、正式版、作廢等）。3.分發(fā)與傳遞：文件的分發(fā)應根據其性質、密級和需要知曉的范圍，由文控員統(tǒng)一登記、分發(fā)。分發(fā)方式可采用紙質或電子形式，重要文件應有簽收記錄。文件傳遞應迅速、準確，避免延誤或錯發(fā)。4.接收與登記：對于外來文件（包括業(yè)主、監(jiān)理、設計、分包商及其他外部單位發(fā)來的文件），文控員應及時接收、清點、登記，并根據文件內容和緊急程度，及時呈送項目經理或相關專業(yè)工程師處理。5.傳閱與會簽：需要多部門或多人共同辦理的文件，應組織傳閱或會簽。傳閱或會簽過程應有記錄，明確各環(huán)節(jié)的處理意見和時間。6.更改與版本控制：文件需要更改時，應提出更改申請，說明更改理由，履行審批手續(xù)后方可實施更改。更改后的文件應重新編號或標注版本號，并及時通知所有相關持有舊版文件的單位或人員，確保使用的是最新有效版本。舊版文件應根據規(guī)定進行標識、回收或作廢處理。7.信息共享與保密：在確保信息安全和保密的前提下，應建立適當的信息共享機制，方便項目各參與方獲取所需的有效信息，提高協(xié)同工作效率。對于涉及商業(yè)秘密、技術秘密或敏感信息的文件，必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，限制接觸范圍，防止泄露。8.歸檔與保管：文件歸檔應遵循“誰形成，誰整理”的原則，各責任方應在項目進展過程中，按照歸檔要求對文件進行系統(tǒng)整理、組卷、編目。項目竣工驗收后，項目部應將全套符合要求的竣工資料（包括紙質版和電子版）向公司檔案管理部門和業(yè)主（若合同約定）進行移交。文件保管應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防磁、防泄密等要求，確保其安全性和耐久性。電子版文件應定期備份，防止數據丟失。9.利用與銷毀：借閱已歸檔文件需履行借閱手續(xù)，按期歸還。文件利用不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪。對于已過保管期限且無保存價值的文件，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，并有銷毀記錄。五、工具與平臺：依托何種技術手段？為提高EPC工程文件及信息管理的效率和水平，應積極采用信息化管理手段。1.管理系統(tǒng)：鼓勵采用成熟的工程管理信息系統(tǒng)（如PMIS、EDMS等）或協(xié)同工作平臺，實現(xiàn)文件的在線編制、審批、流轉、共享、版本控制、檢索和歸檔等功能，提升管理的自動化和規(guī)范化水平。2.軟硬件支持：應為文件信息管理提供必要的硬件設備（如計算機、服務器、存儲設備、掃描儀、打印機等）和軟件工具（如辦公軟件、繪圖軟件、檔案管理軟件等），并確保其正常運行。3.數據安全：建立健全信息系統(tǒng)安全管理制度，采取必要的技術措施（如防火墻、殺毒軟件、數據加密、訪問控制等），保障數據的完整性、保密性和可用性，防止信息泄露、丟失或被篡改。六、監(jiān)督與改進：如何持續(xù)提升？EPC工程文件及信息管理工作應納入項目管理的日常監(jiān)督和考核范圍。1.定期檢查：公司相關職能部門及項目部應定期對文件及信息管理工作的執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。2.過程考核：將文件及信息管理的規(guī)范性、完整性和及時性作為對項目部及相關人員績效考核的一部分。3.經驗總結：項目竣工后，應組織對文件及信息管理工作進行總結，提煉經驗教訓，不斷優(yōu)化管理流程和辦法，持續(xù)改進管理水平。4.培訓宣貫：公司及項目部應定期組織文件及