供應(yīng)商信息采集標(biāo)準(zhǔn)化表格模板使用指南一、適用范圍與應(yīng)用場景新供應(yīng)商準(zhǔn)入評估：在建立合作前，系統(tǒng)采集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)能力及服務(wù)條款，作為準(zhǔn)入審核依據(jù)；現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)審：定期更新供應(yīng)商經(jīng)營狀況、資質(zhì)有效期及合作表現(xiàn)，保證合作持續(xù)合規(guī)；多品類供應(yīng)商分類管理：針對原材料、服務(wù)、設(shè)備等不同類型供應(yīng)商，差異化采集關(guān)鍵信息，實現(xiàn)精準(zhǔn)分類；供應(yīng)鏈風(fēng)險排查：通過采集供應(yīng)商資質(zhì)、財務(wù)狀況等信息，提前識別潛在合作風(fēng)險（如資質(zhì)過期、經(jīng)營異常等）。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程1.明確采集目標(biāo)與范圍目標(biāo)定位：根據(jù)合作需求確定采集重點，例如：生產(chǎn)型供應(yīng)商需側(cè)重產(chǎn)能、質(zhì)量認(rèn)證；服務(wù)型供應(yīng)商需側(cè)重服務(wù)團隊、案例經(jīng)驗。范圍界定：確定需采集的供應(yīng)商類型（如直接供應(yīng)商、間接供應(yīng)商）、層級（如一級供應(yīng)商、二級供應(yīng)商）及覆蓋區(qū)域（如全國性、區(qū)域性）。2.設(shè)計信息分類與字段結(jié)合行業(yè)特性與采購需求，將信息分為五大類，保證字段全面且無冗余：基礎(chǔ)信息：標(biāo)識供應(yīng)商身份與基本經(jīng)營數(shù)據(jù)；資質(zhì)信息：證明供應(yīng)商合法經(jīng)營與專業(yè)能力的文件；產(chǎn)品/服務(wù)信息：明確供應(yīng)商核心供應(yīng)內(nèi)容與能力；合作信息：記錄歷史合作表現(xiàn)與商務(wù)條款；補充信息：其他需特殊說明的內(nèi)容。3.模板分發(fā)與填寫分發(fā)渠道：通過郵件、采購管理系統(tǒng)或協(xié)作平臺向供應(yīng)商發(fā)送模板，明確填寫要求（如“*”為必填項，附件需加蓋公章）。填寫指導(dǎo)：對供應(yīng)商進行簡要培訓(xùn)，說明字段含義（如“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”需填寫國標(biāo)/行標(biāo)/企標(biāo)編號）及格式規(guī)范（如日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”）。4.信息審核與校驗初審：由采購專員檢查信息完整性（如是否漏填統(tǒng)一社會信用代碼）、格式規(guī)范性（如附件是否清晰）及基礎(chǔ)邏輯（如成立時間早于資質(zhì)頒發(fā)時間）。復(fù)審：由法務(wù)、質(zhì)量等部門聯(lián)合審核資質(zhì)真實性（如通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核驗營業(yè)執(zhí)照）、合規(guī)性（如環(huán)保認(rèn)證是否覆蓋產(chǎn)品類型）及合作條款合理性（如付款周期是否符合公司財務(wù)制度）。5.信息歸檔與應(yīng)用歸檔管理：將審核通過的信息錄入供應(yīng)商管理系統(tǒng)，按“供應(yīng)商類型+區(qū)域+品類”分類存儲，保留紙質(zhì)版原件及電子掃描件。動態(tài)更新：設(shè)定信息更新周期（如資質(zhì)證書到期前3個月提醒更新），在供應(yīng)商發(fā)生重大變更（如股權(quán)結(jié)構(gòu)變動、地址遷移）時及時同步信息。三、供應(yīng)商信息采集標(biāo)準(zhǔn)化表格模板信息類別字段名稱填寫說明示例基礎(chǔ)信息供應(yīng)商全稱與營業(yè)執(zhí)照一致的法定名稱XX科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼18位信用代碼9111*123X成立日期營業(yè)執(zhí)照載明的成立時間2010-05-18注冊資本幣種（如人民幣/美元）及金額人民幣5000萬元注冊地址詳細(xì)的工商注冊地址XX省XX市XX區(qū)XX路XX號XX大廈5層法定代表人營業(yè)執(zhí)照載明的法定代表人姓名*明聯(lián)系人及職務(wù)主要對接人姓名及職務(wù)（如銷售經(jīng)理、供應(yīng)鏈總監(jiān)）*華，采購經(jīng)理聯(lián)系方式聯(lián)系人電話（固話/手機）、郵箱（工作郵箱）–；郵箱：lihua*經(jīng)營范圍營業(yè)執(zhí)照核準(zhǔn)的經(jīng)營范圍研發(fā)、生產(chǎn)、銷售：電子元器件及配件資質(zhì)信息營業(yè)執(zhí)照有效期營業(yè)執(zhí)照載定的有效期2030-12-31行業(yè)資質(zhì)證書如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等，需注明證書名稱、編號、頒發(fā)機關(guān)及有效期ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證（編號：001-2023），有效期：2026-03-15質(zhì)量體系認(rèn)證如ISO9001、IATF16949等，注明認(rèn)證范圍及有效期環(huán)境管理體系認(rèn)證（ISO14001），覆蓋產(chǎn)品：XX型號配件，有效期：2025-08-20環(huán)保合規(guī)證明如環(huán)評批復(fù)、排污許可證等，注明文號及有效期排污許可證（編號：XX-2023-），有效期：2024-12-31其他專項資質(zhì)如高新技術(shù)企業(yè)證書、專利證書等，注明編號及有效期高新技術(shù)企業(yè)證書（編號：GF2023XXXXXX），有效期：2026-06-30產(chǎn)品/服務(wù)信息主營產(chǎn)品/服務(wù)名稱核心供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)的具體名稱工業(yè)級傳感器、自動化設(shè)備運維服務(wù)規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容產(chǎn)品的型號參數(shù)或服務(wù)的具體內(nèi)容傳感器：量程0-10MPa，精度±0.5%FS；運維：7×24小時響應(yīng)，4小時到場質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（需注明標(biāo)準(zhǔn)編號）GB/T34012-2017《工業(yè)用傳感器通用技術(shù)條件》價格區(qū)間/報價單產(chǎn)品單價范圍（含稅/不含稅）或服務(wù)報價單（可作為附件）單價：100-500元/件（含13%增值稅）供貨周期/服務(wù)響應(yīng)時間常規(guī)訂單交貨周期或服務(wù)需求響應(yīng)時間常規(guī)訂單：7個工作日；緊急需求：3個工作日產(chǎn)能/服務(wù)能力年產(chǎn)能（生產(chǎn)型）或服務(wù)團隊規(guī)模（服務(wù)型）年產(chǎn)能：100萬件；服務(wù)團隊：10人，覆蓋全國5個服務(wù)網(wǎng)點合作信息歷史合作客戶近3年主要合作客戶（可列舉3-5家知名企業(yè)）XX汽車制造有限公司、XX電子集團典型合作案例提供1-2個典型案例（可簡述項目名稱、合作時間、規(guī)模）2022年為XX汽車提供傳感器10萬件，合作至今合作期限（如有）與本公司合作的時間跨度或合同有效期2021-01-01至2023-12-31（續(xù)簽中）付款方式賬期、結(jié)算方式（如電匯、承兌匯票）賬期30天，結(jié)算方式：電匯售后服務(wù)條款質(zhì)保期、退換貨政策、技術(shù)支持方式質(zhì)保期12個月，7天無理由退換，24小時技術(shù)支持補充信息備注其他需說明的特殊情況（如是否為中小企業(yè)、是否有股權(quán)關(guān)聯(lián)關(guān)系等）屬于國家級專精特新“小巨人”企業(yè)附件清單需提交的證明材料清單（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證書復(fù)印件等）1.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.ISO9001認(rèn)證證書復(fù)印件四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避信息真實性核驗：供應(yīng)商提交的資質(zhì)文件需與原件一致，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國”等官方渠道核驗企業(yè)基本信息及經(jīng)營異常狀態(tài)；對“歷史合作客戶”等信息進行抽樣核實，避免虛假夸大。時效性管理：資質(zhì)證書（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需在到期前1-2個月更新，保證信息持續(xù)有效；供應(yīng)商聯(lián)系方式、注冊地址等基礎(chǔ)信息發(fā)生變更時，需在10個工作日內(nèi)提交更新申請。保密與安全：采集的供應(yīng)商信息（如成本數(shù)據(jù)、核心技術(shù)參數(shù)）屬于商業(yè)秘密，僅限采購、質(zhì)量等相關(guān)部門人員查閱，嚴(yán)禁外泄；電子版信息需加密存儲，紙質(zhì)版資料歸鎖于保密柜。填寫規(guī)范要求：所有字段需用中文填寫，特殊術(shù)語（如標(biāo)準(zhǔn)編號）可保留原文；日期、金額等數(shù)值信息需統(tǒng)一格式，避免