企業(yè)行政公文撰寫與審核標準化指南一、適用范圍與典型應用場景本指南適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的規(guī)范化撰寫與審核，涵蓋日常管理、人事任免、制度發(fā)布、工作部署、會議紀要、請示報告等常見場景。例如：制度類：《公司考勤管理辦法（2024版）》《辦公設(shè)備使用管理規(guī)定》通知類：《關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)大會的通知》《關(guān)于五一放假安排的通知》人事類：《關(guān)于任命為市場部經(jīng)理的通知》《關(guān)于同志職務調(diào)整的請示》報告類：《關(guān)于Q3行政費用支出情況的報告》《關(guān)于新辦公樓裝修進度匯報》二、公文撰寫與審核標準化流程（一）公文起草階段明確發(fā)文目的與核心內(nèi)容發(fā)文前需確認公文背景（如政策要求、管理需求、問題解決等）、需傳達的核心信息及期望達成的效果。例：發(fā)布考勤管理辦法需明確“規(guī)范員工出勤行為、保障工作效率”的目的，細化遲到早退、請假流程等核心條款。收集基礎(chǔ)信息與素材根據(jù)公文類型收集相關(guān)數(shù)據(jù)、制度依據(jù)、領(lǐng)導指示、部門意見等素材，保證內(nèi)容真實、依據(jù)充分。例：人事任免類公文需收集候選人簡歷、考核結(jié)果、分管領(lǐng)導意見等；費用報告需附原始憑證明細表。選擇公文模板與結(jié)構(gòu)按公文類型選擇對應模板（見“三、通用公文模板結(jié)構(gòu)”），規(guī)范標題、主送機關(guān)、附件等要素邏輯順序：通知類：發(fā)文事由→具體事項→執(zhí)行要求→聯(lián)系人及聯(lián)系方式請示類：背景與現(xiàn)狀→請示事項→理由與依據(jù)→建議方案報告類：工作概述→具體內(nèi)容（數(shù)據(jù)、進展、問題）→總結(jié)與建議（二）初審環(huán)節(jié)責任主體：起草部門負責人或指定初審人。審核重點：內(nèi)容完整性：是否包含核心要素，數(shù)據(jù)、日期、人名等關(guān)鍵信息是否準確；政策合規(guī)性：是否符合國家法律法規(guī)、公司現(xiàn)有制度及管理要求；格式規(guī)范性：標題是否簡潔、主送機關(guān)是否明確、附件是否齊全等。處理方式：符合要求：簽字確認后進入復核環(huán)節(jié)；存在問題：提出修改意見，退回起草部門調(diào)整（明確修改時限，一般不超過2個工作日）。（三）復核環(huán)節(jié)責任主體：行政部專員或指定復核崗。審核重點：文字規(guī)范性：錯別字、標點符號、語法錯誤，語句是否通順簡潔；格式統(tǒng)一性：字體字號（如標題二號小標宋、三號仿宋GB2312）、行距（一般固定值28磅）、頁碼等是否符合公司公文格式標準；流程合規(guī)性：是否需附會議紀要、簽批單等前置文件，審批流程是否完整。處理方式：通過后提交審定；不通過：列出具體修改項（如“附件1表格數(shù)據(jù)需與財務系統(tǒng)核對一致”），退回起草部門。（四）審定環(huán)節(jié)責任主體：公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理（根據(jù)公文重要性確定）。審核重點：內(nèi)容決策性：請示事項是否可行、制度條款是否合理、部署工作是否可落地；風險評估：是否可能引發(fā)管理風險、法律風險或員工爭議；與公司戰(zhàn)略一致性：是否符合年度工作目標及管理導向。處理方式：批準：簽署審定意見，同意印發(fā)；駁回：提出調(diào)整方向（如“需補充員工意見征集環(huán)節(jié)”），退回相關(guān)部門重新起草。（五）印發(fā)與歸檔印發(fā)：行政部根據(jù)審定稿加蓋公司公章，按份數(shù)要求打印、分發(fā)（需登記分發(fā)臺賬，電子版同步存檔至公司OA系統(tǒng)）。歸檔：公文印發(fā)后3個工作日內(nèi)，由行政部將紙質(zhì)版（含審定稿、修改記錄）、電子版整理歸檔，保存期限不少于3年（重要制度類不少于5年）。三、通用公文模板結(jié)構(gòu)（一）通用公文模板（以“通知”為例）[公司全稱]文件××辦發(fā)〔2024〕×號★關(guān)于××的通知公司各部門、全體員工：為××（目的/依據(jù)），根據(jù)××（政策/會議決議），現(xiàn)將有關(guān)事項通知一、××（具體事項一）××（細則，如時間、地點、參與人員）××（操作要求）二、××（具體事項二）……三、執(zhí)行要求請各部門于××年××月××日前完成××工作；聯(lián)系人：*，聯(lián)系方式：××××（內(nèi)部短號）。特此通知?！痢痢痢粒ü竟拢痢聊辍痢猎隆痢寥眨ǘ徍肆鞒逃涗洷憝h(huán)節(jié)審核人審核意見審核時間備注（如修改次數(shù)）起草*（部門主管）內(nèi)容完整，需補充附件數(shù)據(jù)2024-××-××初稿初審*（部門經(jīng)理）政策依據(jù)準確，同意提交復核2024-××-××-復核*（行政專員）第3條“截止日期”需明確具體年月日2024-××-××1次修改審定*（分管副總）同意印發(fā)，執(zhí)行要求需增加“抄送人力資源部”2024-××-××-四、關(guān)鍵操作提示與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范要點公文編號：“××辦發(fā)〔2024〕×號”中，“××辦”為發(fā)文部門簡稱（如“行政辦”），“2024”為年份，“×號”為順序號（每年從1開始編號）；字體與排版：標題居中、二號小標宋；主送機關(guān)頂格、三號仿宋；首行縮進2字符、三號仿宋；一級標題三號黑體（如“一、”），二級標題三號楷體（如“（一）”）；附件說明：下空一行左空2字符標注“附件：1.××××”，附件名稱后不加標點。（二）內(nèi)容撰寫原則客觀準確：避免使用“大概”“可能”等模糊表述，數(shù)據(jù)需注明來源（如“據(jù)財務部統(tǒng)計，Q3行政費用同比下降12%”）；簡潔明了：每段集中說明一個事項，避免長篇大論（如通知類一般不超過1000字）；權(quán)責清晰：明確執(zhí)行部門、完成時限及責任人（如“由人力資源部負責組織培訓，各部門員工需于×月×日前完成報名”）。（三）審核常見問題規(guī)避信息遺漏：涉及費用、時間、人員等關(guān)鍵信息時，需交叉核對原始資料，避免筆誤；政策沖突：新制度需與公司現(xiàn)有制度比對，保證無矛盾（如考勤辦法與加班管理制度需一致）；流程倒置：需前置征求意見的公文（如涉及員工利益的制度），應先征集各部門及員工代表意見，再提交審核。（四）特殊情況處理緊急公文：可簡