銷售合同管理與審批標準化流程工具指南一、適用范圍與業(yè)務場景本標準化流程適用于各類企業(yè)銷售部門與相關協(xié)作部門（如法務、財務、運營等）在處理銷售合同全生命周期管理時的規(guī)范操作，具體業(yè)務場景包括但不限于：新客戶合作：首次與客戶簽訂銷售合同，需明確合作條款、權利義務及風險控制；常規(guī)訂單續(xù)簽：基于歷史合作對合同條款進行常規(guī)更新或金額調(diào)整；合同條款變更：因市場需求、政策調(diào)整或客戶需求變化，需對已生效合同的標的、價格、交付方式等核心條款進行修改；合同終止與清算：合作結束或因違約需提前終止合同時規(guī)范結算與責任劃分流程。通過標準化流程，可統(tǒng)一合同管理口徑，提升審批效率，降低法律與財務風險，保證銷售業(yè)務合規(guī)有序開展。二、標準化操作流程詳解步驟1：合同需求發(fā)起與起草操作主體：銷售經(jīng)理/銷售專員*操作內(nèi)容：銷售人員根據(jù)客戶需求與談判結果，填寫《合同需求申請表》（見表1），明確客戶信息、合同類型、標的物/服務內(nèi)容、合同金額、交付周期、付款方式等核心要素；將需求申請表提交至部門負責人*審核，確認業(yè)務需求合理性與可行性；審核通過后，由銷售專員或法務專員根據(jù)企業(yè)標準合同模板起草合同文本，保證條款符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度（如付款方式需符合財務政策、違約責任需明確量化等）。輸出文件：《合同需求申請表》（初稿）、合同草案（含修訂記錄）。步驟2：內(nèi)部多級審批操作主體：銷售部門、法務合規(guī)部、財務部、管理層*操作內(nèi)容：銷售部門初審：銷售經(jīng)理*審核合同條款與業(yè)務需求一致性，重點關注標的物描述、價格體系、交付節(jié)點是否與談判結果一致，簽署審批意見；法務合規(guī)審核：法務專員*審核合同合法性、合規(guī)性及風險點，包括主體資格（客戶營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等）、條款歧義、知識產(chǎn)權、爭議解決方式等，對風險條款提出修改建議并跟蹤落實；財務審核：財務審核*重點核查合同金額與報價政策一致性、付款條件（如預付款比例、賬期）是否符合財務管理制度、開票信息與稅務處理合規(guī)性，保證資金安全與賬務可追溯；管理層終審：根據(jù)合同金額或重要性，由對應層級管理層（如銷售總監(jiān)、分管副總）審批，重大合同（如金額超萬元或戰(zhàn)略客戶合作）需提交總經(jīng)理審批。輸出文件：《合同審批表》（各環(huán)節(jié)審批意見完整記錄）、合同修訂版（最終版）。步驟3：客戶溝通與確認操作主體：銷售專員、客戶對接人操作內(nèi)容：銷售專員*將內(nèi)部審批通過的合同文本（最終版）正式提交至客戶，明確說明合同條款及企業(yè)要求；與客戶對接人*逐條確認條款，針對客戶提出的修改意見，需內(nèi)部重新履行審批流程（如涉及金額、核心條款變更）；雙方就合同條款達成一致后，客戶需在合同文本上加蓋公章（或合同專用章）并由授權代表簽字，確認回傳。輸出文件：客戶簽字蓋章的合同原件（掃描件+復印件）、客戶資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權委托書等復印件）。步驟4：合同簽署與用印管理操作主體：行政部、銷售專員操作內(nèi)容：銷售專員將客戶確認的合同原件提交至行政部，申請加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）；行政部*核驗合同審批流程完整性、簽字蓋章規(guī)范性，確認無誤后加蓋公章，并簽署《用印登記表》；簽署完成的合同，原件由行政部統(tǒng)一歸檔，銷售專員留存復印件或掃描件作為業(yè)務執(zhí)行依據(jù)，同時將簽署完成的合同掃描件同步至財務部、法務部備案。輸出文件：加蓋企業(yè)公章的合同原件、《用印登記表》。步驟5：合同執(zhí)行與跟蹤操作主體：銷售專員、交付團隊、財務專員*操作內(nèi)容：銷售專員*根據(jù)合同約定，協(xié)調(diào)內(nèi)部資源啟動交付流程（如生產(chǎn)、物流等），保證標的物/服務按時交付；交付團隊完成交付后，需獲取客戶簽收確認單（如送貨單、驗收報告），并同步至銷售專員；財務專員*根據(jù)合同約定開具發(fā)票（如預付款到開后開具全額發(fā)票，尾款到開后補開差額發(fā)票），并跟蹤收款進度，超期未收款及時反饋至銷售部門催收；銷售專員*定期更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（見表4），記錄交付、收款、驗收等關鍵節(jié)點狀態(tài)，保證合同履行過程可追溯。輸出文件：客戶簽收確認單、發(fā)票記錄、《合同執(zhí)行跟蹤表》。步驟6：合同變更與終止管理操作主體：銷售專員、法務專員、財務專員*操作內(nèi)容：合同變更：因業(yè)務需要變更合同時由銷售專員*填寫《合同變更申請表》（見表3），說明變更原因、變更內(nèi)容及對雙方權利義務的影響，重新履行內(nèi)部審批流程（參照步驟2），審批通過后與客戶簽訂《合同補充協(xié)議》，并同步更新歸檔；合同終止：因違約或合作結束需終止合同時銷售專員*需收集終止依據(jù)（如客戶違約證明、雙方協(xié)商函等），提交《合同終止申請表》，經(jīng)法務、財務審核后，與客戶確認結算條款（如未履行部分的退款、違約金支付等），簽署《合同終止協(xié)議》，完成終止后的款項清算與資料歸檔。輸出文件：《合同變更申請表》《合同補充協(xié)議》《合同終止申請表》《合同終止協(xié)議》。步驟7：合同歸檔與復盤操作主體：行政部*、銷售部門、法務部操作內(nèi)容：行政部*在合同簽署/變更/終止完成后10個工作日內(nèi)，將合同正本、審批文件、客戶資質(zhì)、補充協(xié)議、終止協(xié)議等資料整理成冊，按“客戶名稱+合同編號+年份”編號歸檔，電子版同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)；銷售部門每季度對合同執(zhí)行情況進行復盤，分析履約率、回款及時率、客戶滿意度等指標，針對高頻問題（如條款歧義、審批延誤）提出優(yōu)化建議，持續(xù)完善合同模板與管理流程。輸出文件：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同執(zhí)行復盤報告》。三、關鍵環(huán)節(jié)配套表單表1：合同需求申請表合同編號客戶名稱客戶統(tǒng)一社會信用代碼合同類型（□購銷□服務□合作等）標的物/服務名稱規(guī)格型號/服務內(nèi)容數(shù)量單價（元）合同總金額（元）交付地點交付周期付款方式（□預付%□分期□貨到付款等）需求說明（客戶特殊要求、風險點等）需求發(fā)起人*部門*聯(lián)系方式*申請日期*部門負責人審批意見*：簽字：*日期：*表2：合同審批表合同編號客戶名稱合同金額（元）審批環(huán)節(jié)審批人*審批意見審批日期*銷售初審法務審核財務審核管理層終審備注（條款修改說明、風險提示等）表3：合同變更申請表原合同編號原客戶名稱變更原因（□需求調(diào)整□政策變化□其他______）變更內(nèi)容明細（條款原內(nèi)容vs修改后內(nèi)容）對合同金額/履行期限的影響附件（客戶確認的變更函、補充協(xié)議草案等）申請人*部門*申請日期*審批流程（參照原合同審批要求）表4：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號客戶名稱標的物/服務合同金額（元）關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間負責人*狀態(tài)（□進行中□已完成□異常）異常說明簽署預付款到賬交付驗收尾款到賬四、執(zhí)行要點與風險提示核心執(zhí)行要點職責明確：銷售部門負責需求發(fā)起與客戶對接，法務負責合規(guī)審核，財務負責資金與稅務風險，行政負責歸檔與用印，各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批（一般不超過3個工作日）；條款標準化：優(yōu)先使用企業(yè)標準合同模板，非標條款需經(jīng)法務專項審核，避免口頭約定或模糊表述（如“盡快”“約”等）；時效管理：合同需求發(fā)起至客戶確認周期原則上不超過15個工作日（重大合同除外），超期需提交《延期說明》并報備部門負責人；跨部門協(xié)作：建立合同管理溝通群，同步審批進度與執(zhí)行狀態(tài)，保證信息傳遞及時準確；用印規(guī)范：嚴禁在空白合同或未審批文件上用印，用印前需核驗《合同審批表》與合同文本一致性。常見風險與防控條款歧義風險：核心條款（如標的、價格、違約責任）需量化描述，避免“按市場價格”“承擔相應責任”等模糊表述，重要條款可增加“定義”章節(jié)明確術語含義；客戶資質(zhì)風險：首次合作客戶需核驗營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權委托書（如非法定代表人簽署），保證簽約主體合法有效；