會(huì)議紀(jì)要撰寫規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍本規(guī)范及模板適用于各類正式會(huì)議的紀(jì)要撰寫，包括但不限于：公司內(nèi)部例會(huì)（如周例會(huì)、月度工作會(huì)、季度總結(jié)會(huì)）；專項(xiàng)工作推進(jìn)會(huì)（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、任務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)、問題解決會(huì)）；跨部門協(xié)作會(huì)議（如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化研討會(huì)）；對(duì)外溝通會(huì)議（如客戶需求對(duì)接會(huì)、合作伙伴洽談會(huì)）；決策性會(huì)議（如方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審批會(huì)）。通過標(biāo)準(zhǔn)化撰寫，保證會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)確傳達(dá)、決議事項(xiàng)有效落實(shí)，為后續(xù)工作追溯和執(zhí)行提供依據(jù)。二、撰寫流程與操作步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確信息，夯實(shí)基礎(chǔ)確認(rèn)會(huì)議核心要素向會(huì)議組織者獲取會(huì)議基本信息，包括：會(huì)議主題、時(shí)間（起止時(shí)間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含部門及職務(wù)）、缺席人員及原因（如需）。若會(huì)議有提前發(fā)放的議程或背景資料，需同步收集，作為記錄參考。梳理會(huì)議目標(biāo)與預(yù)期成果明確會(huì)議需解決的核心問題、達(dá)成的共識(shí)或形成的決議，例如：“確定項(xiàng)目A的下一階段開發(fā)計(jì)劃”“明確跨部門B流程的優(yōu)化方案”。對(duì)復(fù)雜議題，提前與主持人溝通，知曉討論重點(diǎn)和預(yù)期結(jié)論，避免記錄時(shí)遺漏關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式：常規(guī)會(huì)議建議使用Word或Excel模板；快速討論類會(huì)議可先采用手寫或語音轉(zhuǎn)文字工具，會(huì)后整理；線上會(huì)議可開啟會(huì)議平臺(tái)自帶錄制功能，輔助核對(duì)信息。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵，客觀詳實(shí)記錄會(huì)議動(dòng)態(tài)與核心內(nèi)容議程進(jìn)展：按會(huì)議議程順序記錄各議題的討論過程，重點(diǎn)標(biāo)注“主持人引導(dǎo)發(fā)言”“關(guān)鍵提問”“爭(zhēng)議點(diǎn)”“共識(shí)點(diǎn)”等動(dòng)態(tài)信息。發(fā)言要點(diǎn)：對(duì)每位參會(huì)人員的發(fā)言，提煉核心觀點(diǎn)（而非逐字記錄），例如：（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）：“當(dāng)前模塊開發(fā)進(jìn)度滯后，主要因第三方接口數(shù)據(jù)延遲，建議協(xié)調(diào)供應(yīng)商優(yōu)先處理，預(yù)計(jì)需2個(gè)工作日解決?！睕Q議事項(xiàng)：明確記錄會(huì)議達(dá)成的最終結(jié)論，需包含“決議內(nèi)容”“支持人”“反對(duì)人（如有）”“棄權(quán)人（如有）”，保證結(jié)論無歧義。標(biāo)注行動(dòng)項(xiàng)與責(zé)任分工對(duì)會(huì)議中明確的后續(xù)工作，需單獨(dú)記錄“行動(dòng)項(xiàng)”，包含：任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人（部門+姓名）、計(jì)劃完成時(shí)間、所需資源（如需）。例如：行動(dòng)項(xiàng)1：整理客戶反饋問題清單，由（市場(chǎng)部專員）負(fù)責(zé)，3個(gè)工作日內(nèi)完成，同步抄送（產(chǎn)品經(jīng)理）。行動(dòng)項(xiàng)2：優(yōu)化報(bào)銷審批流程，由（財(cái)務(wù)部主管）牽頭，（行政部）配合，下周五前提交方案。實(shí)時(shí)核對(duì)關(guān)鍵信息對(duì)涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，不確定時(shí)及時(shí)向參會(huì)人員確認(rèn)，避免記錄誤差；對(duì)未明確的決議，需在會(huì)議結(jié)束前請(qǐng)主持人補(bǔ)充說明。（三）會(huì)后整理：規(guī)范格式，完善細(xì)節(jié)整理紀(jì)要初稿按“會(huì)議基本信息—會(huì)議議程及討論內(nèi)容—決議事項(xiàng)—行動(dòng)項(xiàng)安排—附件清單”的結(jié)構(gòu)梳理內(nèi)容，保證邏輯清晰、層次分明。語言需客觀中立，避免主觀評(píng)價(jià)（如“某觀點(diǎn)不合理”），改為“部分參會(huì)人員提出不同意見，認(rèn)為……”；對(duì)未形成決議的議題，需注明“待進(jìn)一步討論”或“留至下次會(huì)議明確”。核對(duì)與補(bǔ)充信息結(jié)合會(huì)議錄音、筆記或參會(huì)人員反饋，核對(duì)紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性，特別是決議、行動(dòng)項(xiàng)等關(guān)鍵信息；對(duì)遺漏的重要內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充并標(biāo)注補(bǔ)充來源（如“根據(jù)（總經(jīng)理）會(huì)后補(bǔ)充說明”）。格式規(guī)范與校對(duì)統(tǒng)一字體（如標(biāo)題用黑體三號(hào)，用宋體小四）、行距（1.5倍）、頁邊距（常規(guī)2.54cm）；檢查錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、時(shí)間格式（統(tǒng)一用“YYYY-MM-DDHH:MM”）、人員姓名及職務(wù)準(zhǔn)確性；對(duì)表格、流程圖等附件，保證標(biāo)注清晰（如“附件1：項(xiàng)目進(jìn)度表”）。（四）審核與分發(fā)：保證落地，閉環(huán)管理內(nèi)部審核初稿完成后，提交主持人或會(huì)議組織者審核，重點(diǎn)確認(rèn)：決議事項(xiàng)是否準(zhǔn)確傳達(dá)、行動(dòng)項(xiàng)是否明確責(zé)任、敏感信息是否脫敏（如未公開的數(shù)據(jù)、內(nèi)部討論細(xì)節(jié)）。根據(jù)審核意見修改后，可同步發(fā)送給關(guān)鍵參會(huì)人員核對(duì)，保證無異議。正式分發(fā)與歸檔審核通過后，在24小時(shí)內(nèi)通過郵件、企業(yè)等正式渠道分發(fā)，抄送所有參會(huì)人員及相關(guān)部門；郵件主題統(tǒng)一為“【會(huì)議紀(jì)要】+會(huì)議名稱+日期”（如“【會(huì)議紀(jì)要】項(xiàng)目A啟動(dòng)會(huì)20231027”）。紀(jì)要電子版需按“年份+月份+會(huì)議類型”分類歸檔（如“202310/項(xiàng)目會(huì)議/”），保存期限不少于1年（重要會(huì)議建議長(zhǎng)期保存）。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱（例：2023年第三季度銷售目標(biāo)研討會(huì)）會(huì)議時(shí)間YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM（例：2023-10-2714:00-16:00）會(huì)議地點(diǎn)（例：公司301會(huì)議室/線上會(huì)議-騰訊會(huì)議號(hào)）主持人（例：（銷售總監(jiān)））記錄人（例：（行政專員））應(yīng)到參會(huì)人員（例：銷售部全體成員、市場(chǎng)部經(jīng)理（）、財(cái)務(wù)部主管（））實(shí)到參會(huì)人員（例：銷售部、，市場(chǎng)部（），財(cái)務(wù)部（））缺席人員及原因（例：銷售部——因客戶拜訪請(qǐng)假；市場(chǎng)部趙六——因培訓(xùn)缺席）會(huì)議議程及討論內(nèi)容記錄表序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（提煉核心觀點(diǎn)，標(biāo)注發(fā)言人）決議/結(jié)論（明確最終結(jié)果）1Q3銷售目標(biāo)分解（銷售一部經(jīng)理）：建議華東區(qū)目標(biāo)提升15%，因Q2新增3個(gè)重點(diǎn)客戶；（銷售二部經(jīng)理）：華南區(qū)資源不足，目標(biāo)維持不變。決議：Q3銷售總目標(biāo)按原計(jì)劃1000萬分解，華東區(qū)提升至110萬（+10%），華南區(qū)維持100萬，其他區(qū)域按原比例分配。2新市場(chǎng)推廣方案（市場(chǎng)部（））：線上推廣預(yù)算增加20%，重點(diǎn)投短視頻平臺(tái)；（財(cái)務(wù)部（））：需控制成本，建議優(yōu)先轉(zhuǎn)化老客戶復(fù)購。結(jié)論：線上推廣預(yù)算增加15%，重點(diǎn)投放抖音和視頻號(hào)，同步開展老客戶專屬優(yōu)惠活動(dòng)，兩周內(nèi)提交詳細(xì)方案。行動(dòng)項(xiàng)安排表序號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人（部門+姓名）計(jì)劃完成時(shí)間所需資源/支持（如需）狀態(tài)（待執(zhí)行/進(jìn)行中/已完成）1修訂各區(qū)域銷售目標(biāo)分解表銷售部（）2023-10-30無待執(zhí)行2制定線上推廣詳細(xì)方案（含預(yù)算）市場(chǎng)部（）、財(cái)務(wù)部（）2023-11-03設(shè)計(jì)部支持素材制作進(jìn)行中3跟進(jìn)老客戶復(fù)購優(yōu)惠政策落地客戶服務(wù)部（）2023-11-05銷售部提供客戶清單待執(zhí)行附件清單序號(hào)附件名稱備注（例：詳見郵件附件/會(huì)議資料包）1Q3銷售目標(biāo)分解表（初稿）由銷售部提供2線上推廣渠道數(shù)據(jù)對(duì)比市場(chǎng)部整理四、撰寫要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：杜絕模糊表述時(shí)間、數(shù)據(jù)、責(zé)任人等關(guān)鍵信息必須精確，避免使用“近期”“大概”“相關(guān)同事”等模糊詞匯；決議事項(xiàng)需明確“是否通過”“具體內(nèi)容”“執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)”，例如：“通過《員工考勤管理制度修訂版》，自2024年1月1日起執(zhí)行”而非“原則上同意考勤制度修訂”。（二）重點(diǎn)突出性：聚焦核心成果會(huì)議紀(jì)要需圍繞“解決什么問題、達(dá)成什么共識(shí)、后續(xù)做什么”展開，避免記錄與主題無關(guān)的細(xì)節(jié)（如閑聊、與議題無關(guān)的發(fā)言）；對(duì)復(fù)雜議題，可使用“結(jié)論先行”的方式，先寫最終決議，再附簡(jiǎn)要討論過程，方便讀者快速獲取關(guān)鍵信息。（三）格式規(guī)范性：統(tǒng)一排版邏輯標(biāo)題層級(jí)清晰（如“一、（一）1.（1）”），表格樣式統(tǒng)一（邊框、字體、對(duì)齊方式）；專業(yè)術(shù)語需與會(huì)議表述一致（如內(nèi)部簡(jiǎn)稱“CRM系統(tǒng)”首次出現(xiàn)時(shí)可標(biāo)注“客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）”）。（四）及時(shí)性與保密性會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿審核并分發(fā)，避免信息滯后；涉及公司機(jī)密、未