采購需求審批及供應商選擇流程模板一、適用范圍與情境日常生產(chǎn)運營所需原材料、零部件采購；辦公用品、設備等非生產(chǎn)物資采購；服務類采購（如咨詢、運維、物流等）；新項目啟動所需物資或服務采購；采購金額超過一定閾值（如1萬元）或涉及戰(zhàn)略供應商的采購需求。二、流程操作步驟詳解步驟一：采購需求發(fā)起與初審操作內(nèi)容：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）根據(jù)業(yè)務需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途、期望交付時間、技術(shù)參數(shù)（如有）及供應商特殊要求（如資質(zhì)認證、過往合作經(jīng)驗等）。需求部門負責人*對需求合理性進行初審，重點審核需求與業(yè)務匹配度、預算是否在部門額度內(nèi)、技術(shù)參數(shù)是否清晰，簽字確認后提交至采購部。責任崗位：需求經(jīng)辦人、需求部門負責人輸出成果：《采購需求申請表》（初審版）步驟二：采購需求復核與審批操作內(nèi)容：采購部接收需求后，由采購專員*對需求進行復核，重點核查：需求描述是否完整，規(guī)格、參數(shù)是否明確，避免模糊表述（如“一批辦公紙”需明確規(guī)格、克重、數(shù)量）；預估單價與市場行情是否基本匹配，是否存在預算虛高或遺漏；是否存在更優(yōu)替代方案（如現(xiàn)有庫存是否充足、是否有租賃/共享替代采購）。復核通過后，采購部根據(jù)采購金額分級提交審批：金額≤1萬元：由采購經(jīng)理*審批；1萬元＜金額≤5萬元：由財務部復核預算后，分管副總審批；金額＞5萬元：需經(jīng)總經(jīng)理*審批（重大項目可增加總經(jīng)理辦公會審議環(huán)節(jié)）。審批過程中若需修改，由采購部反饋至需求部門調(diào)整，重新提交審批。責任崗位：采購專員、采購經(jīng)理、財務部、分管副總、總經(jīng)理*輸出成果：《采購需求申請表》（審批通過版）步驟三：供應商信息收集與初步篩選操作內(nèi)容：采購部根據(jù)審批通過的需求，啟動供應商信息收集：現(xiàn)有供應商庫篩選：優(yōu)先從合格供應商名錄中篩選符合資質(zhì)、歷史合作評價良好的供應商；公開渠道拓展：通過行業(yè)平臺、展會、推薦等方式收集潛在供應商信息，要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)許可等）、產(chǎn)品/服務說明書、報價單等材料；特殊要求供應商：若需求涉及定制化或特殊資質(zhì)（如醫(yī)療器械、食品等），需重點審核供應商專項資質(zhì)。采購專員*對收集的供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商（如資質(zhì)過期、無相關(guān)業(yè)績、報價遠超預算等），形成《候選供應商名單》（建議3-5家，若合格供應商不足需補充收集）。責任崗位：采購專員、采購經(jīng)理輸出成果：《候選供應商名單》、供應商資質(zhì)文件、報價單步驟四：供應商評估與比選操作內(nèi)容：采購部組織成立供應商評估小組（成員包括采購部、需求部門、技術(shù)部（如需）、財務部），制定評估標準并打分（參考《供應商評估打分表》）。評估維度及權(quán)重（可根據(jù)采購類型調(diào)整）：資質(zhì)與合規(guī)性（20%）：營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、認證證書是否齊全有效；價格競爭力（30%）：報價是否合理，與市場均價對比，是否有批量折扣等；產(chǎn)品/服務質(zhì)量（25%）：樣品測試結(jié)果（如需）、歷史合作質(zhì)量合格率、客戶評價；交付能力（15%）：交付周期、產(chǎn)能保障、物流方案；服務與響應（10%）：售后政策、問題解決效率、溝通配合度。評估小組對候選供應商逐一打分，匯總得分后形成《供應商評估報告》，得分最高者為擬合作供應商（若得分接近可增加商務談判環(huán)節(jié)）。責任崗位：評估小組（采購部、需求部門、技術(shù)部、財務部）輸出成果：《供應商評估打分表》、《供應商評估報告》步驟五：供應商確定與合同擬定操作內(nèi)容：采購部將《供應商評估報告》及擬合作供應商建議提交至分管副總*審批，審批通過后確定最終供應商。采購專員*與供應商就采購細節(jié)（最終價格、交付時間、驗收標準、付款方式、違約責任等）進行溝通，擬定《采購合同》，保證條款符合企業(yè)內(nèi)控要求及法律法規(guī)。合同需經(jīng)法務部（如設）審核，審核通過后由采購經(jīng)理、需求部門負責人*及供應商雙方簽字蓋章生效。責任崗位：采購專員、采購經(jīng)理、法務部、分管副總輸出成果：《采購合同》（最終版）步驟六：采購結(jié)果公示與歸檔操作內(nèi)容：采購部在企業(yè)內(nèi)部公示采購結(jié)果（包括供應商名稱、成交價格、主要合同條款），公示期不少于3個工作日，接受內(nèi)部監(jiān)督。公示無異議后，采購專員*整理本次采購全流程文件（含《采購需求申請表》、審批記錄、供應商資質(zhì)、《供應商評估報告》、《采購合同》、公示材料等），按公司檔案管理規(guī)定歸檔保存，保存期限不少于3年。責任崗位：采購專員、檔案管理員輸出成果：采購流程歸檔文件三、配套工具表單表1：采購需求申請表序號項目內(nèi)容要求1需求部門需求部門名稱2需求經(jīng)辦人姓名*、聯(lián)系方式（內(nèi)部分機）3采購物品/服務名稱明確具體名稱（如“A4復印紙”“設備運維服務”）4規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)詳細描述（如“白色80g/m2，500張/包”或“7*24小時故障響應，4小時內(nèi)到場”）5需求數(shù)量明確單位（如“包”“次”“臺”）6預估單價含稅單價（元）7預算金額總計金額（元）8用途說明簡述采購原因及使用場景（如“生產(chǎn)部Q3季度生產(chǎn)備料”“行政部日常辦公使用”）9期望交付時間年/月/日10供應商特殊要求如“需具備ISO9001認證”“近3年有同類項目合作經(jīng)驗”等11需求部門負責人意見簽字*、日期12采購部復核意見簽字*、日期13審批意見按金額分級填寫審批人*、簽字、日期表2：供應商信息登記表序號項目內(nèi)容要求1供應商名稱全稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）2統(tǒng)一社會信用代碼營業(yè)執(zhí)照注冊號3成立時間年/月/日4注冊地址詳細地址5經(jīng)營范圍以營業(yè)執(zhí)照為準6聯(lián)系人姓名*、職位7聯(lián)系方式電話（座機/手機）、郵箱（工作郵箱）8主營產(chǎn)品/服務列明核心產(chǎn)品或服務9相關(guān)資質(zhì)證書如ISO認證、行業(yè)許可證、專利證書等（需附復印件）10歷史合作業(yè)績近2年主要合作案例（客戶名稱、項目內(nèi)容、合作時間、金額）11報價單產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格、單價、數(shù)量、總價、報價有效期、付款條件表3：供應商評估打分表序號評估維度評分標準（10分制）得分加權(quán)得分1資質(zhì)與合規(guī)性（20%）資質(zhì)齊全且有效（10分），部分資質(zhì)缺失但不影響核心業(yè)務（5分），關(guān)鍵資質(zhì)缺失（0分）2價格競爭力（30%）低于市場均價10%以上（10分），與市場均價持平（6分），高于市場均價5%以內(nèi)（3分），高于5%以上（0分）3產(chǎn)品/服務質(zhì)量（25%）樣品測試合格且歷史質(zhì)量零投訴（10分），輕微質(zhì)量問題（5分），存在質(zhì)量風險（0分）4交付能力（15%）按時交付率100%（10分），延遲1-3天（5分），延遲3天以上（0分）5服務與響應（10%）24小時內(nèi)響應且48小時內(nèi)解決問題（10分），48小時內(nèi)響應（5分），響應超時（0分）合計————————表4：采購結(jié)果審批表序號項目內(nèi)容要求1采購需求編號與《采購需求申請表》一致2采購物品/服務名稱同需求申請表3需求數(shù)量/預算金額同需求申請表4候選供應商名單列出所有候選供應商及得分5擬合作供應商名稱、最終成交金額、主要合作條款6評估小組意見簽字（含采購部、需求部門、技術(shù)部、財務部*）、日期7采購部意見簽字*、日期8最終審批意見分管副總/總經(jīng)理簽字、日期四、關(guān)鍵執(zhí)行要點審批權(quán)限清晰化：嚴格按采購金額劃分審批層級，嚴禁越級審批或簡化流程，保證采購預算可控。供應商資質(zhì)審核嚴謹：對供應商提供的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等文件進行核驗（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)狀態(tài)），避免與無資質(zhì)或資質(zhì)失效的供應商合作。評估標準統(tǒng)一客觀：供應商評估需提前明確評分維度及權(quán)重，評估小組需獨立打分，避免主觀臆斷，保證比選過程公平公正。流程記錄完整保存：從需求發(fā)起至結(jié)果歸檔的全流程