合同管理與執(zhí)行標準流程工具模板一、適用業(yè)務場景本流程適用于各類企業(yè)對外合作場景，包括但不限于：企業(yè)對外采購原材料、設備或服務（如生產(chǎn)型企業(yè)采購零部件、服務型企業(yè)外包設計服務）；項目合作開發(fā)（如科技企業(yè)與高校聯(lián)合研發(fā)項目、建筑企業(yè)與甲方工程承包）；委托第三方提供專項服務（如市場調(diào)研、法律咨詢、IT運維）；資產(chǎn)轉讓、租賃、授權許可等民事法律行為。通過標準化流程管理，可規(guī)范合同全生命周期操作，降低履約風險，保障企業(yè)合法權益。二、標準操作步驟詳解1.需求提出與合同立項操作內(nèi)容：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求（如采購需求、項目合作需求），填寫《合同立項申請表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、預算金額、預計履行周期等核心要素；部門負責人對立項必要性進行審核，重點評估需求與業(yè)務目標的匹配度、預算合理性；涉及跨部門合作的，需會簽相關部門（如采購部、法務部、財務部）確認需求可行性。責任主體：業(yè)務部門負責人、需求提出人、相關會簽部門。輸出成果：《合同立項申請表》（需部門負責人及會簽部門簽字確認）。2.合同起草與內(nèi)部審核操作內(nèi)容：立項通過后，由業(yè)務部門指定專人或法務部門根據(jù)立項內(nèi)容起草合同，參考《合同模板》（見附件1），明確雙方權利義務、標的物規(guī)格/服務標準、價款及支付方式、履行期限、違約責任、爭議解決等核心條款；起草完成后，依次通過以下環(huán)節(jié)審核：業(yè)務部門審核：檢查合作內(nèi)容與需求一致性、技術參數(shù)準確性；財務部門審核：核對價款構成、支付方式是否符合財務制度，稅務條款是否合規(guī)；法務部門審核：重點審查合同主體資格（如對方營業(yè)執(zhí)照、授權委托書）、條款合法性、違約責任可執(zhí)行性、爭議解決方式約定是否明確；分管領導審核：從業(yè)務戰(zhàn)略角度評估合同風險與收益。責任主體：業(yè)務部門起草人、財務專員、法務專員、分管領導。輸出成果：審核通過后的合同草案（含各環(huán)節(jié)審核意見）。3.合同審批與簽署操作內(nèi)容：法務部門匯總審核意見，與業(yè)務部門溝通修改合同，形成最終版本；根據(jù)合同金額及重要性，分級提交審批：金額≤5萬元：由部門負責人、分管領導審批；5萬元＜金額≤50萬元：需增加總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議；審批通過后，由法務部門或授權業(yè)務部門與對方協(xié)商簽署細節(jié)（如簽署時間、地點、份數(shù)），雙方加蓋公章或合同專用章（個人需提供證件號碼復印件及簽字）；簽署后3個工作日內(nèi)，將合同原件分送至財務部、法務部、業(yè)務部門存檔，電子版同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。責任主體：法務部、業(yè)務部門、審批領導、行政部（蓋章）。輸出成果：簽署生效的合同原件（至少一式三份）、合同管理系統(tǒng)備案記錄。4.合同交底與執(zhí)行啟動操作內(nèi)容：業(yè)務部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，組織合同交底會議，參與人員包括：業(yè)務部門執(zhí)行人、財務對接人、法務對接人及對方項目負責人（必要時）；交底內(nèi)容明確：合同核心條款（如交付時間、質量標準、付款節(jié)點）、雙方聯(lián)系人及聯(lián)系方式、異常問題處理流程、內(nèi)部匯報機制；形成《合同交底紀要》（見附件2），由參會人員簽字確認，分送至各執(zhí)行部門。責任主體：業(yè)務部門負責人、執(zhí)行人、財務部、法務部。輸出成果：《合同交底紀要》、執(zhí)行任務分配表。5.合同履行過程監(jiān)控操作內(nèi)容：業(yè)務部門指定專人作為合同執(zhí)行人，按合同約定履行義務（如按時交付貨物、提供服務），并同步跟蹤對方履約情況；建立履約臺賬（見附件3），記錄關鍵節(jié)點進展（如付款申請?zhí)峤粫r間、貨物簽收日期、服務驗收報告編號），每月末填寫《合同履行情況月報表》，報送部門負責人及法務部；發(fā)覺對方可能違約（如延遲交付、質量不達標）或自身履約風險時，執(zhí)行人應立即向部門負責人匯報，法務部介入評估風險，啟動應對預案（如發(fā)函催告、協(xié)商變更）。責任主體：合同執(zhí)行人、業(yè)務部門負責人、法務部。輸出成果：履約臺賬、《合同履行情況月報表》、風險應對報告（如有）。6.合同變更與補充操作內(nèi)容：履行過程中因市場環(huán)境、需求變化等原因需變更合同時由業(yè)務部門提交《合同變更申請表》（見附件4），說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同金額、履行周期的影響；變更申請經(jīng)原審批流程審核通過后，與對方簽訂《合同補充協(xié)議》，明確變更條款（如“原合同第3.2條交付時間調(diào)整為年月日”），補充協(xié)議與原合同具有同等法律效力；涉及金額重大（如變更后金額增加超過原合同20%）或履行期限延長超過3個月的，需重新履行審批流程。責任主體：業(yè)務部門、法務部、審批領導。輸出成果：《合同變更申請表》、《合同補充協(xié)議》（簽署生效）。7.合同驗收與結算操作內(nèi)容：合同到期前，業(yè)務部門根據(jù)合同約定的驗收標準（如產(chǎn)品合格證、服務驗收報告）組織驗收，可邀請第三方專業(yè)機構參與（如需）；驗收合格后，由雙方簽署《合同驗收單》（見附件5），明確驗收結果、剩余款項金額、質保期等；業(yè)務部門根據(jù)《合同驗收單》及合同約定條款，向財務部提交結算申請，財務部審核無誤后安排付款，留存付款憑證（如發(fā)票、銀行轉賬記錄）。責任主體：業(yè)務部門、驗收小組、財務部、對方單位。輸出成果：《合同驗收單》、結算申請表、付款憑證。8.合同歸檔與復盤操作內(nèi)容：合同履行完畢（含驗收、結算、質保期結束）后15個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同全套資料（含立項申請、審核意見、簽署合同、補充協(xié)議、驗收單、結算憑證等）整理成冊，移交至行政部或檔案室歸檔；法務部牽頭組織合同復盤會議，回顧合同全流程管理情況，總結經(jīng)驗教訓（如審核漏洞、履約風險點），更新《合同模板庫》及管理流程；電子檔案保存期限不少于10年，紙質檔案保存期限不少于15年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。責任主體：業(yè)務部門、法務部、行政部/檔案室。輸出成果：合同檔案、復盤報告、更新后的《合同模板庫》。三、常用工具模板附件1：合同模板（框架）合同編號：[年份]-[部門代碼]-[序號]甲方：[公司全稱]統(tǒng)一社會信用代碼：[代碼]地址：[地址]聯(lián)系人：[*經(jīng)理]電話：[固話]乙方：[對方公司全稱/個人姓名]統(tǒng)一社會信用代碼/證件號碼號：[代碼]地址：[地址]聯(lián)系人：[*負責人]電話：[固話]鑒于：[簡述合作背景及目的]第一條合同標的：[產(chǎn)品名稱/服務內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量、質量標準等]第二條價款及支付方式：[總金額、幣種、支付節(jié)點（如預付30%、到貨付60%、質保期滿付10%）、賬戶信息]第三條履行期限、地點和方式：[開始/結束時間、交付/服務地點、履行方式（如上門安裝、線上交付）]第四條雙方權利義務：[甲方義務：如按時付款、提供場地；乙方義務：如保證質量、售后服務]第五條違約責任：[如逾期交貨每日按合同金額0.05%支付違約金，質量不符負責退換等]第六條爭議解決：[協(xié)商解決不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟/仲裁委員會仲裁]第七條其他：[合同份數(shù)、生效條件、附件清單等]甲方（蓋章）：乙方（蓋章/簽字）：法定代表人/授權代表：*法定代表人/授權代表：*簽署日期：年月日附件2：合同交底紀要（模板）合同編號：[編號]交底主題：[采購合同/項目合作合同]執(zhí)行交底交底時間：年月日交底地點：[會議室]參與人員：甲方：[*業(yè)務經(jīng)理]、[*財務專員]、[*法務專員]；乙方：[*項目負責人]交底內(nèi)容：合同核心條款摘要：[標的物、價款、交付時間、驗收標準]；雙方聯(lián)系人：甲方[*業(yè)務經(jīng)理]（電話：[固話]），乙方[*負責人]（電話：[固話]）；關鍵節(jié)點計劃：[如月日前完成預付款支付，月日前交付貨物]；異常處理流程：[如延遲交付需提前3日書面通知，質量問題需在48小時內(nèi)反饋]。參會人員簽字：甲方：**、*；乙方：**記錄人：***附件3：合同履行臺賬（模板）合同編號：[編號]合同名稱：[采購合同]履行節(jié)點計劃時間實際時間責任人履行情況描述相關憑證（如簽收單編號）預付款支付––*財務按節(jié)點支付預付款10萬元銀行轉賬憑證：貨物交付––*業(yè)務交付100件產(chǎn)品，簽收單號：Z001簽收單：Z001驗收––*質檢驗收合格，出具報告Y001驗收報告：Y001附件4：合同變更申請表（模板）原合同編號：[編號]變更原因：[如市場需求變化，需增加采購數(shù)量]變更前條款變更后條款對金額/周期影響申請人申請日期數(shù)量：100件數(shù)量：150件金額增加15萬元*業(yè)務–審批意見部門負責人：***分管領導：***總經(jīng)理：***變更后合同執(zhí)行備注：補充協(xié)議編號為[編號]，自簽署日起生效附件5：合同驗收單（模板）合同編號：[編號]驗收項目：[服務]驗收內(nèi)容約定標準實際情況驗收結果服務響應速度2小時內(nèi)響應平均1.5小時響應合格報告完整性包含數(shù)據(jù)分析及建議符合要求合格驗收結論：□合格□不合格（需說明整改要求及期限）甲方驗收人：**（簽字）乙方驗收人：**（簽字）驗收日期：年月日四、執(zhí)行關鍵要點提示主體資格審查：簽署前務必核實對方主體資格，企業(yè)需提供加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件及法定代表人證件號碼明，個人需提供證件號碼原件及復印件，避免與無簽約主體資格的單位或個人合作。條款嚴謹性：避免使用“盡可能”“大概”等模糊表述，價款、數(shù)量、履行時間等需量化；違約責任應明確具體標準（如違約金比例、損失計算方式），爭議解決方式優(yōu)先約定“由甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟”。審批時效管理：各審批環(huán)節(jié)需在2-3個工作日內(nèi)完成，緊急合同可啟動“綠色通道”，但需經(jīng)分管領導書面批準