企業(yè)采購流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊——采購需求與審批管理規(guī)范一、引言為規(guī)范企業(yè)采購行為，明確采購需求提出與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購活動合規(guī)、高效、經(jīng)濟(jì)，特制定本手冊。本手冊旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，減少采購環(huán)節(jié)的隨意性，提升采購?fù)该鞫?，保障企業(yè)資源合理配置，適用于企業(yè)各部門日常采購需求的管理與審批工作。二、適用場景與范圍本手冊適用于企業(yè)各部門因生產(chǎn)經(jīng)營、辦公運(yùn)營、項(xiàng)目實(shí)施等產(chǎn)生的各類物資、服務(wù)采購需求，具體包括但不限于：日常辦公類：辦公用品、耗材、設(shè)備維護(hù)服務(wù)等；生產(chǎn)運(yùn)營類：原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等；項(xiàng)目實(shí)施類：項(xiàng)目所需專用物資、技術(shù)服務(wù)、外包服務(wù)等；其他類：經(jīng)管理層認(rèn)可的其他合理采購需求。不適用場景：緊急采購（需啟動緊急采購流程）、戰(zhàn)略供應(yīng)商框架協(xié)議內(nèi)的常規(guī)訂單、零星小額采購（如單筆金額低于500元的日常零星采購，可簡化流程）。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購需求與審批流程遵循“需求驅(qū)動、逐級審核、權(quán)責(zé)清晰”原則，分為以下6個(gè)核心步驟：（一）采購需求發(fā)起與需求表填寫責(zé)任主體：需求部門申請人（一般為部門經(jīng)辦人）操作說明：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如新增崗位配置、物資消耗、項(xiàng)目啟動等），確定采購需求的必要性、規(guī)格型號、數(shù)量及預(yù)算范圍；登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)（或使用紙質(zhì)版《采購需求申請表》），填寫《采購需求申請表》，需包含以下核心信息：需求基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人*、聯(lián)系方式、申請日期；需求詳情：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明（需明確“用于XX項(xiàng)目/日常辦公/XX設(shè)備維護(hù)”等）；時(shí)間要求：期望到貨日期或服務(wù)開始時(shí)間；附件清單：如技術(shù)圖紙、報(bào)價(jià)單（若有）、市場調(diào)研情況說明（單價(jià)超過1萬元需附至少3家供應(yīng)商比價(jià)記錄）。保證需求描述清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，無模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品名及數(shù)量）。（二）需求部門內(nèi)部審核責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人操作說明：需求部門負(fù)責(zé)人收到申請人提交的《采購需求申請表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)：需求是否符合部門年度工作計(jì)劃或預(yù)算；需求必要性是否充分（如非必需品或可內(nèi)部調(diào)配，需駁回申請）；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過度采購；預(yù)估單價(jià)是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否附有必要的比價(jià)或調(diào)研材料。審核通過后，在《采購需求申請表》“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)；審核不通過的，需注明原因并退回申請人修改。（三）采購部門復(fù)核責(zé)任主體：采購部門專員*操作說明：采購部門收到審核通過的《采購需求申請表》后，2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)：采購品類是否屬于企業(yè)集中采購目錄（如屬于，需優(yōu)先從戰(zhàn)略供應(yīng)商采購）；需求是否符合采購政策（如是否需公開招標(biāo)、競爭性談判等）；技術(shù)參數(shù)是否明確，是否便于后續(xù)采購執(zhí)行；預(yù)估總價(jià)是否符合采購審批權(quán)限（如超過部門負(fù)責(zé)人權(quán)限，需提交管理層審批）。復(fù)核通過后，在“采購部門復(fù)核”欄簽字，并根據(jù)采購金額確定審批層級；復(fù)核不通過的，與需求部門溝通后提出修改意見，退回申請人調(diào)整。（四）財(cái)務(wù)部門預(yù)算與價(jià)格審價(jià)責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部門專員*操作說明：財(cái)務(wù)部門收到采購部門轉(zhuǎn)來的《采購需求申請表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審價(jià)，重點(diǎn)確認(rèn)：預(yù)估單價(jià)是否與歷史采購價(jià)格、市場價(jià)格一致（單價(jià)超過5000元需調(diào)取歷史采購數(shù)據(jù)或參考第三方價(jià)格平臺）；總價(jià)是否在部門可用預(yù)算額度內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況（超預(yù)算需需求部門提交預(yù)算調(diào)整申請）；付款方式是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定（如預(yù)付款比例、分期付款條件等）。審價(jià)通過后，在“財(cái)務(wù)部門審價(jià)”欄簽字確認(rèn)；審價(jià)不通過的（如價(jià)格虛高、預(yù)算不足），需注明原因并退回采購部門或需求部門調(diào)整。（五）管理層審批責(zé)任主體：根據(jù)采購金額對應(yīng)的管理層（部門總監(jiān)/分管副總/總經(jīng)理）操作說明：采購部門匯總審核通過的《采購需求申請表》，根據(jù)企業(yè)《采購審批權(quán)限表》提交對應(yīng)管理層審批：金額≤5萬元：部門總監(jiān)審批；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總審批；金額＞20萬元：總經(jīng)理審批。管理層重點(diǎn)審批：采購需求是否符合企業(yè)戰(zhàn)略方向、預(yù)算投入產(chǎn)出比是否合理、是否存在更優(yōu)替代方案等。審批通過后，在“管理層審批”欄簽字；審批不通過的，注明原因并退回采購部門，由采購部門通知需求部門終止或調(diào)整需求。（六）審批結(jié)果反饋與采購執(zhí)行責(zé)任主體：采購部門專員、需求部門申請人操作說明：采購部門在收到管理層最終審批意見后，1個(gè)工作日內(nèi)將《采購需求申請表》反饋至需求部門：審批通過：向需求部門確認(rèn)采購執(zhí)行細(xì)節(jié)（如交貨地址、聯(lián)系人等），啟動后續(xù)采購流程（如供應(yīng)商選擇、合同簽訂等）；審批不通過：向需求部門說明原因，協(xié)助分析需求合理性，必要時(shí)協(xié)助調(diào)整需求后重新發(fā)起流程。需求部門配合采購部門完成采購執(zhí)行，跟蹤物資/服務(wù)交付情況，并在驗(yàn)收后簽署《采購驗(yàn)收單》。四、常用模板工具表1：采購需求申請表申請基礎(chǔ)信息申請部門申請人*聯(lián)系方式申請日期需求詳情物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）總價(jià)（元）用途說明期望到貨/服務(wù)開始時(shí)間附件清單□技術(shù)圖紙□報(bào)價(jià)單□市場調(diào)研記錄□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人審核：簽字：__________日期：______采購部門復(fù)核：簽字：__________日期：______財(cái)務(wù)部門審價(jià)：簽字：__________日期：______管理層審批：簽字：__________日期：______表2：采購審批進(jìn)度跟蹤表申請單號需求部門物資名稱申請金額（元）當(dāng)前節(jié)點(diǎn)責(zé)任人*預(yù)計(jì)完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間備注五、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)需求真實(shí)性：申請人需對需求信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁虛報(bào)、瞞報(bào)需求套取資金。預(yù)算合規(guī)性：所有采購需求必須在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需提前履行預(yù)算調(diào)整程序。附件完整性：單價(jià)超過1萬元的采購需求，必須附至少3家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)單或市場調(diào)研記錄，保證價(jià)格公允。時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無正當(dāng)理由不得拖延（緊急采購除外）。流程追溯：所有采購需求申請表需存檔保存（電子+紙質(zhì)），保存期限不少于3年，保證流程可追溯、責(zé)任可明確。特殊情況處理：如遇