供應(yīng)鏈采購合同審批與存檔規(guī)范模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類供應(yīng)鏈采購合同的審批流程管理及后續(xù)存檔操作，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等所有采購類型的合同。具體業(yè)務(wù)場景包括：新供應(yīng)商合作合同簽訂、年度框架協(xié)議續(xù)簽、緊急采購合同審批、合同條款變更補(bǔ)充等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購合同審批合規(guī)高效，存檔完整可追溯，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。二、合同審批與存檔全流程操作指引（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備發(fā)起主體：采購部門根據(jù)采購需求（如采購申請單、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等），發(fā)起合同審批流程。材料清單：采購合同草案（需明確雙方基本信息、標(biāo)的物/服務(wù)描述、數(shù)量、單價(jià)、總金額、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任等核心條款）；供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、法定代表人證件號碼明等，加蓋供應(yīng)商公章）；采購申請審批單（經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；比價(jià)/議價(jià)記錄（如三家比價(jià)表、談判紀(jì)要等，適用于金額達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目）；其他必要附件（如技術(shù)參數(shù)要求、圖紙等）。系統(tǒng)操作：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)創(chuàng)建合同審批流程，上述材料，填寫合同基本信息（如合同名稱、編號、預(yù)計(jì)簽訂日期等）。（二）需求部門初審審核內(nèi)容：合同標(biāo)的物/服務(wù)是否符合部門實(shí)際需求；技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否與采購申請一致；履行期限是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度要求。操作要求：需求部門負(fù)責(zé)人在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，通過系統(tǒng)填寫審核意見，確認(rèn)無誤后提交至采購部門；若需修改，注明具體修改意見并退回發(fā)起人。（三）采購部門審核審核內(nèi)容：供應(yīng)商選擇是否符合企業(yè)采購管理制度（如是否通過合格供應(yīng)商名錄、是否履行招標(biāo)/比價(jià)程序）；合同條款是否與采購需求、談判結(jié)果一致（如價(jià)格、數(shù)量、交付時(shí)間等）；付款條件是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金約定等）；合同文本是否規(guī)范（無歧義、無法律風(fēng)險(xiǎn)漏洞）。操作要求：采購部門負(fù)責(zé)人在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)審核供應(yīng)商合規(guī)性及條款匹配度，通過系統(tǒng)提交審核意見，必要時(shí)組織補(bǔ)充談判或修改合同草案。（四）法務(wù)部門審核（如涉及）審核范圍：合同金額達(dá)到5萬元及以上，或涉及知識產(chǎn)權(quán)、長期履約、重大違約責(zé)任等復(fù)雜條款時(shí)，需提交法務(wù)部門審核。審核內(nèi)容：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否合法有效；合同條款是否符合《民法典》等法律法規(guī)，是否存在顯失公平或無效條款；違約責(zé)任、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄）是否明確、合理。操作要求：法務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具書面法律意見（可通過系統(tǒng)附件），對存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改建議，采購部門根據(jù)意見調(diào)整合同后重新提交。（五）財(cái)務(wù)部門審核審核內(nèi)容：合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算審批手續(xù)是否齊全；付款方式、資金計(jì)劃是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度；涉及稅費(fèi)、發(fā)票開具（如“增值稅專用發(fā)票”）等條款是否合規(guī)。操作要求：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)審核預(yù)算及資金條款，通過系統(tǒng)確認(rèn)“符合預(yù)算”“付款條件可行”等意見，不通過時(shí)注明預(yù)算不足或資金安排問題。（六）分級審批決策根據(jù)合同金額及重要性，劃分審批權(quán)限：小額合同（金額5萬元以下）：由采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批，審批通過后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；大額合同（金額5萬-50萬元）：在上述基礎(chǔ)上，需增加分管副總審批；重大合同（金額50萬元以上）：需提交總經(jīng)理辦公會或董事會集體審議，形成會議紀(jì)要后方可簽署。注：審批權(quán)限可根據(jù)企業(yè)實(shí)際規(guī)模調(diào)整，審批人需在系統(tǒng)中簽署“同意”或“不同意”意見，注明審批意見及姓名。（七）合同簽署與用印簽署主體：審批通過后，由采購部門根據(jù)合同文本打印正式合同（一式X份，根據(jù)存檔及業(yè)務(wù)需求確定份數(shù)），經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)合同專用章及騎縫章。用印管理：用印前需核對審批流程完整性（所有環(huán)節(jié)審核意見均為“同意”），合同文本與系統(tǒng)版本一致，由行政部門專人負(fù)責(zé)用印登記，記錄用印日期、合同編號、份數(shù)等信息。（八）合同存檔存檔責(zé)任部門：采購部門為合同存檔主責(zé)部門，負(fù)責(zé)收集簽署完成后的合同正本及附件，移交至檔案管理部門。存檔要求：紙質(zhì)存檔：合同正本（供應(yīng)商留存聯(lián)除外）、附件（比價(jià)表、審批單、資質(zhì)文件等）、審批流程記錄頁（系統(tǒng)打印版）一并裝入檔案袋，標(biāo)注“合同編號+合同名稱+存檔日期”，檔案管理部門統(tǒng)一編號存放；電子存檔：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、審批流程記錄、附件電子版等至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致，支持關(guān)鍵詞檢索。存檔時(shí)限：合同簽署完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)及電子存檔。（九）后續(xù)管理與借閱臺賬管理：采購部門建立《采購合同臺賬》，記錄合同編號、供應(yīng)商名稱、標(biāo)的物、金額、簽訂日期、履行狀態(tài)（如“履行中”“已完成”“已終止”）、存檔編號等信息，動態(tài)更新合同履行進(jìn)度。借閱流程：因業(yè)務(wù)需要借閱合同檔案時(shí)，由借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱事由、歸還時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過5個(gè)工作日，嚴(yán)禁拆封、涂改、外傳檔案原件。三、常用模板表格清單及說明（一）采購合同基本信息表序號字段名稱填寫說明示例1合同編號按企業(yè)編碼規(guī)則填寫（如CG-年份-序號）CG-2023-0012采購方名稱企業(yè)全稱XX有限公司3供應(yīng)商名稱供應(yīng)商工商注冊全稱XX供應(yīng)鏈管理有限公司4合同名稱明確合同類型及標(biāo)的原材料采購合同（鋼材）5標(biāo)的物/服務(wù)描述詳細(xì)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)Q235B鋼材，Φ20mm，國標(biāo)6合同金額（元）大寫+小寫壹拾萬元整（￥100,000）7簽訂日期年-月-日2023-10-018履行期限起止時(shí)間或交付周期2023-11-01至2024-10-319付款方式如“預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付70%”預(yù)付30%，驗(yàn)收合格后付70%10附件清單列明附件名稱及份數(shù)附件1：技術(shù)參數(shù)書1份（二）采購合同審批流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核人職務(wù)審核意見審核時(shí)間備注（如修改說明）需求部門*XX部門經(jīng)理同意，符合需求2023-09-28采購部門*YY采購總監(jiān)同意，價(jià)格合理2023-09-29修改付款節(jié)點(diǎn)為“驗(yàn)收后30天”法務(wù)部門*ZZ法務(wù)主管同意2023-10-08財(cái)務(wù)部門*AA財(cái)務(wù)經(jīng)理同意2023-10-09分管副總*BB副總經(jīng)理同意2023-10-10（三）合同存檔登記表存檔編號合同編號合同名稱存檔日期存檔位置（檔案柜/盒）檔案盒編號借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）保管人DA2023001CG-2023-001鋼材采購合同2023-10-12A柜-01層-03號A0103*CCDA2023002CG-2023-002設(shè)備維護(hù)服務(wù)合同2023-10-15B柜-02層-05號B0205*DD/2023-11-01/2023-11-05*CC四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作注意事項(xiàng)合同條款審核要點(diǎn)：標(biāo)的物描述需清晰、具體，避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)鋼材”應(yīng)明確具體標(biāo)準(zhǔn)）；金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵信息需大小寫一致，無涂改；違約責(zé)任條款需對等，明確違約金計(jì)算方式及爭議解決途徑（優(yōu)先約定訴訟管轄地為企業(yè)所在地法院）。審批時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若因特殊情況需延長，需在系統(tǒng)中說明原因并通知發(fā)起人，避免流程停滯。存檔安全與保密：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，防火、防潮、防蟲，電子檔案設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)人員可查閱；