會客登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)國家法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)規(guī)范及集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控的指導(dǎo)要求，立足公司實(shí)際運(yùn)營需求，旨在通過規(guī)范會客管理流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識別與管控、完善合規(guī)審查機(jī)制，有效防范內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)隱患，保障公司資產(chǎn)安全、信息安全及聲譽(yù)形象，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋但不限于以下場景：（一）公司接待外部客戶、合作伙伴、政府機(jī)關(guān)等人員的會客活動；（二）部門內(nèi)部員工因公或因私的會客申請與登記；（三）涉及公司敏感信息、重大決策或關(guān)鍵資源調(diào)配的會客管理；（四）公司會議室、接待室等公共區(qū)域的會客行為規(guī)范。第三條本制度中下列用語定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”：指公司針對會客活動全過程的風(fēng)險(xiǎn)識別、合規(guī)審查、行為監(jiān)督及應(yīng)急處置的管理體系；（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”：指因會客行為可能引發(fā)的法律糾紛、信息安全泄露、商業(yè)利益沖突、輿情事件等潛在危害；（三）“XX合規(guī)”：指會客活動嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度及行業(yè)行為準(zhǔn)則的標(biāo)準(zhǔn)化操作。第四條XX專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有會客場景納入管理范圍，不留盲區(qū)；（二）責(zé)任到人：明確各級管理及執(zhí)行主體的職責(zé)邊界；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：優(yōu)先防范重大風(fēng)險(xiǎn)，動態(tài)調(diào)整管控措施；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理有效性，優(yōu)化流程機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司XX專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，對會客行為的合規(guī)性、安全性承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管相關(guān)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體制度落實(shí)與風(fēng)險(xiǎn)管控。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，包含分管領(lǐng)導(dǎo)、法務(wù)合規(guī)部、人力資源部、信息安全管理部等關(guān)鍵部門負(fù)責(zé)人，主要職能包括：（一）統(tǒng)籌制定和修訂XX專項(xiàng)管理制度；（二）審批重大會客活動的合規(guī)方案；（三）監(jiān)督跨部門會客風(fēng)險(xiǎn)處置。第七條各部門職責(zé)劃分如下：（一）牽頭部門：1.負(fù)責(zé)XX專項(xiàng)管理制度建設(shè)與更新；2.組織開展會客風(fēng)險(xiǎn)識別與評估；3.指導(dǎo)各部門落實(shí)會客管理要求；4.編制年度會客合規(guī)報(bào)告。（二）專責(zé)部門：1.審核會客申請的合規(guī)性，提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警；2.優(yōu)化會客流程，推動信息化工具應(yīng)用；3.協(xié)調(diào)處置重大會客風(fēng)險(xiǎn)事件。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：1.落實(shí)本領(lǐng)域會客管理要求，核查會客資質(zhì)；2.定期排查會客活動中的異常行為；3.配合完成風(fēng)險(xiǎn)事件調(diào)查。第八條基層執(zhí)行崗（如前臺、行政專員）職責(zé)包括：（一）嚴(yán)格執(zhí)行會客登記程序，核驗(yàn)訪客身份；（二）對不符合規(guī)范的會客請求及時上報(bào)；（三）妥善保管會客信息，防止泄露。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會客申請與審批環(huán)節(jié)：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：員工因公會客需提前提交申請，注明會客事由、時間、人數(shù)及接待人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)牽頭部門備案；外部訪客需提供有效身份證明，由接待部門提前確認(rèn)會客目的。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批接待與工作無關(guān)人員，禁止利用會客活動進(jìn)行利益輸送。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：核查會客主體資質(zhì)，防范假冒身份人員混入。第十條會客場所管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司會議室、接待室等場所需提前預(yù)約，確保活動符合安全規(guī)范；涉及敏感信息討論的場所需配備監(jiān)控設(shè)備。（二）禁止行為：嚴(yán)禁在非指定區(qū)域進(jìn)行商業(yè)談判或敏感信息交流。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，防止信息竊取。第十一條會客過程監(jiān)督：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：接待人全程陪同，確保會客活動在規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束；需記錄會客關(guān)鍵內(nèi)容，但不得涉及商業(yè)秘密。（二）禁止行為：嚴(yán)禁強(qiáng)迫或誘導(dǎo)訪客提供非必要信息。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：抽查會客記錄，排查異常交流行為。第十二條敏感信息保護(hù)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會客過程中使用電子設(shè)備需開啟安全防護(hù)，紙質(zhì)文件會簽后及時銷毀；涉及保密內(nèi)容的需簽訂保密協(xié)議。（二）禁止行為：允許訪客拍照錄音錄像的需明確告知并征得同意。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立信息泄露應(yīng)急預(yù)案，指定專人處置突發(fā)情況。第十三條關(guān)聯(lián)交易防范：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉及采購、合作等關(guān)聯(lián)交易的會客需提前公示，接受專責(zé)部門抽查。（二）禁止行為：嚴(yán)禁利用會客活動謀取不正當(dāng)利益。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立利益沖突申報(bào)機(jī)制，對關(guān)聯(lián)交易會客進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。第十四條輿情風(fēng)險(xiǎn)管控：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：媒體或輿情敏感人物會客需經(jīng)法務(wù)部門前置審核。（二）禁止行為：擅自對外發(fā)布會客信息引發(fā)輿情。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立輿情監(jiān)測機(jī)制，及時處置不當(dāng)言論。第十五條大型活動報(bào)備：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：超過XX人規(guī)模的會客活動需提前向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)備，制定安全方案。（二）禁止行為：違規(guī)擴(kuò)大活動規(guī)模或延長會客時間。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：配備安保人員，維持現(xiàn)場秩序。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新：牽頭部門每年結(jié)合法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險(xiǎn)案例，修訂XX專項(xiàng)管理制度，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后發(fā)布。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警：（一）定期排查：每年至少開展兩次會客風(fēng)險(xiǎn)專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查審批不規(guī)范、信息泄露等問題；（二）分級評估：根據(jù)會客性質(zhì)、參與人員層級等因素，將風(fēng)險(xiǎn)等級分為一般、重要、重大三級；（三）預(yù)警發(fā)布：對高風(fēng)險(xiǎn)場景及時發(fā)布管理提示，要求相關(guān)單位整改。第十八條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)：（一）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)審查：將合規(guī)審查嵌入會客申請、場所使用、信息交接等環(huán)節(jié)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”；（二）審查標(biāo)準(zhǔn)：建立審查清單，包括身份核驗(yàn)、目的明確、場所安全等要素；（三）異常處置：對審查不通過的會客申請，由專責(zé)部門說明理由并書面告知申請人。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對流程：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門自行整改，專責(zé)部門跟蹤驗(yàn)證；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：啟動應(yīng)急預(yù)案，領(lǐng)導(dǎo)小組派員現(xiàn)場督導(dǎo)；（三）責(zé)任協(xié)同：明確風(fēng)險(xiǎn)處置中的牽頭部門、配合部門及責(zé)任人員，建立信息共享機(jī)制。第二十條責(zé)任追究：（一）違規(guī)情形：包括未經(jīng)審批會客、泄露敏感信息、利用會客謀利等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)違規(guī)程度，給予警告、通報(bào)批評、績效考核扣分等處理；（三）聯(lián)動機(jī)制：與紀(jì)律處分、司法追責(zé)相銜接，對涉嫌違法行為的移交相關(guān)部門。第二十一條評估改進(jìn)：（一）評估周期：每季度對XX專項(xiàng)管理運(yùn)行情況開展評估，形成分析報(bào)告；（二）優(yōu)化方向：重點(diǎn)關(guān)注流程冗余、技術(shù)支撐不足等問題，提出改進(jìn)建議；（三）閉環(huán)管理：將評估結(jié)果納入績效考核，推動制度持續(xù)優(yōu)化。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：（一）領(lǐng)導(dǎo)小組召開例會，每季度研究會客管理重大事項(xiàng)；（二）各部門負(fù)責(zé)人在月度會議上匯報(bào)會客風(fēng)險(xiǎn)防控情況。第二十三條考核激勵：（一）納入考核：將XX專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度評優(yōu)，占比不低于X%；（二）正向激勵：對風(fēng)險(xiǎn)防控表現(xiàn)突出的部門給予獎勵，包括資金支持、培訓(xùn)資源傾斜等。第二十四條培訓(xùn)宣傳：（一）分層培訓(xùn)：管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，基層員工側(cè)重操作規(guī)范；（二）宣傳材料：編制《XX專項(xiàng)管理手冊》，發(fā)放至全體員工；（三）警示教育：定期通報(bào)典型案例，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識。第二十五條信息化支撐：（一）系統(tǒng)功能：開發(fā)會客管理平臺，實(shí)現(xiàn)預(yù)約登記、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、記錄查詢等功能；（二）數(shù)據(jù)安全：建立用戶權(quán)限分級，確保會客信息安全；（三）智能監(jiān)控：應(yīng)用人臉識別、行為分析等技術(shù)，提升場所安全管理水平。第二十六條文化建設(shè)：（一）合規(guī)承諾：員工簽訂會客管理合規(guī)承諾書，明確責(zé)任；（二）文化標(biāo)語：在辦公區(qū)域張貼合規(guī)提示，營造氛圍；（三）滿意度調(diào)查：每年開展會客體驗(yàn)評估，收集改進(jìn)建議。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大事件24小時內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，一般事件每周匯總；（二）年度報(bào)告：牽頭部門編制年度XX專項(xiàng)管理報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組