供應(yīng)室溝通協(xié)調(diào)制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)先進(jìn)管理實(shí)踐，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)經(jīng)營的相關(guān)規(guī)定，以及企業(yè)內(nèi)部提升供應(yīng)鏈管理效率、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控的迫切需求，制定本制度。旨在規(guī)范供應(yīng)室與其他部門及外部單位在物資采購、庫存管理、設(shè)備維護(hù)等環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確各方職責(zé)，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，確保業(yè)務(wù)流程高效、合規(guī)運(yùn)行。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋供應(yīng)室在物資采購、供應(yīng)商管理、庫存調(diào)配、設(shè)備維護(hù)、售后服務(wù)等業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的內(nèi)部溝通與外部協(xié)調(diào)活動(dòng)。各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保信息傳遞準(zhǔn)確、決策執(zhí)行及時(shí)、風(fēng)險(xiǎn)管控有效。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）供應(yīng)室專項(xiàng)管理：指供應(yīng)室圍繞物資采購、庫存管理、設(shè)備維護(hù)等核心業(yè)務(wù)，通過制度設(shè)計(jì)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)防控、溝通協(xié)調(diào)等方式，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈高效、合規(guī)運(yùn)行的管理活動(dòng)。（二）專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指在供應(yīng)室業(yè)務(wù)流程中可能引發(fā)物資短缺、資金損失、合規(guī)瑕疵、安全生產(chǎn)事故等負(fù)面影響的風(fēng)險(xiǎn)事件，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)缺陷、采購流程不規(guī)范、庫存積壓或短缺、設(shè)備故障延誤等。（三）合規(guī)：指供應(yīng)室業(yè)務(wù)活動(dòng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則、企業(yè)內(nèi)部管理制度及相關(guān)合同約定，確保業(yè)務(wù)操作合法、透明、可追溯。第四條供應(yīng)室專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保管理范圍覆蓋供應(yīng)室所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，不留管理空白；（二）責(zé)任到人：明確各部門及崗位在專項(xiàng)管理中的職責(zé)，確保責(zé)任主體清晰；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以風(fēng)險(xiǎn)防控為核心，優(yōu)先識(shí)別、評(píng)估、處置關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理效果，優(yōu)化流程，完善制度；（五）協(xié)同高效：強(qiáng)化部門間溝通協(xié)調(diào)，確保信息共享、資源整合、快速響應(yīng)。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司供應(yīng)室專項(xiàng)管理工作的第一責(zé)任人，對(duì)專項(xiàng)管理制度完整性、執(zhí)行有效性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核、資源保障等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的推進(jìn)。第六條公司設(shè)立專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌供應(yīng)室專項(xiàng)管理工作，其組成架構(gòu)及職能如下：（一）組成架構(gòu)：由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，供應(yīng)室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、法務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。（二）主要職能：1.審議批準(zhǔn)專項(xiàng)管理制度及重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案；2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門專項(xiàng)管理事項(xiàng)，解決重大爭(zhēng)議；3.定期聽取專項(xiàng)管理工作報(bào)告，評(píng)估管理成效；4.督促落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防控措施，監(jiān)督違規(guī)行為處理。第七條供應(yīng)室作為專項(xiàng)管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)：（一）制定、修訂專項(xiàng)管理制度，確保與公司整體戰(zhàn)略及業(yè)務(wù)需求匹配；（二）開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，建立風(fēng)險(xiǎn)臺(tái)賬，動(dòng)態(tài)更新風(fēng)險(xiǎn)清單；（三）監(jiān)督專項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況，組織內(nèi)部考核與獎(jiǎng)懲；（四）牽頭跨部門溝通協(xié)調(diào)，確保物資采購、庫存管理、設(shè)備維護(hù)等業(yè)務(wù)流程順暢；（五）組織專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)與操作能力。第八條專責(zé)部門包括財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、法務(wù)部等，其職責(zé)如下：（一）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)采購資金審批、支付合規(guī)性審核，監(jiān)督供應(yīng)商賬務(wù)結(jié)算，防范資金風(fēng)險(xiǎn)；（二）審計(jì)部：定期開展專項(xiàng)管理審計(jì)，評(píng)估制度執(zhí)行效果，提出改進(jìn)建議；（三）法務(wù)部：審核采購合同、供應(yīng)商協(xié)議的法律合規(guī)性，提供法律支持。第九條業(yè)務(wù)部門/下屬單位作為專項(xiàng)管理的重要實(shí)施主體，應(yīng)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域?qū)ｍ?xiàng)管理要求，確保物資需求申報(bào)、采購執(zhí)行、庫存使用等環(huán)節(jié)合規(guī)；（二）配合供應(yīng)室開展供應(yīng)商評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)排查等工作，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；（三）建立內(nèi)部溝通機(jī)制，確保物資調(diào)配、設(shè)備維護(hù)等需求得到及時(shí)響應(yīng)。第十條基層執(zhí)行崗包括采購員、倉庫管理員、設(shè)備維護(hù)人員等，其合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）嚴(yán)格遵循業(yè)務(wù)操作規(guī)程，不得擅自變更流程或規(guī)避審批；（二）按要求記錄業(yè)務(wù)信息，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、可追溯；（三）主動(dòng)上報(bào)異常情況，包括供應(yīng)商問題、庫存異常、設(shè)備故障等風(fēng)險(xiǎn)事件；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個(gè)人在風(fēng)險(xiǎn)防控中的責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條供應(yīng)商管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，包括資質(zhì)審核、背景調(diào)查、業(yè)績?cè)u(píng)估，確保供應(yīng)商合法經(jīng)營、信譽(yù)良好；定期開展供應(yīng)商復(fù)評(píng)，動(dòng)態(tài)調(diào)整供應(yīng)商名單；禁止與關(guān)聯(lián)方進(jìn)行非經(jīng)營性合作。（二）禁止行為：嚴(yán)禁采購不合格產(chǎn)品、嚴(yán)禁利益輸送、嚴(yán)禁未經(jīng)評(píng)估引入新供應(yīng)商；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，定期審查其經(jīng)營狀況，防范斷供風(fēng)險(xiǎn)。第十二條采購流程：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格執(zhí)行集中采購、比價(jià)采購等制度，確保采購過程透明、公平；采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核，明確交付標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任；緊急采購需履行特殊審批程序。（二）禁止行為：嚴(yán)禁指定采購、嚴(yán)禁超預(yù)算采購、嚴(yán)禁未經(jīng)審批的口頭協(xié)議；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：防范采購決策失誤、價(jià)格虛高、合同漏洞等風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購記錄審計(jì)。第十三條庫存管理：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立庫存預(yù)警機(jī)制，確保關(guān)鍵物資庫存充足；定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符；采用先進(jìn)先出原則，防范物資過期或貶值。（二）禁止行為：嚴(yán)禁賬實(shí)不符、嚴(yán)禁隨意報(bào)廢物資、嚴(yán)禁未按規(guī)定報(bào)損；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：重點(diǎn)關(guān)注物資積壓、短缺風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化庫存周轉(zhuǎn)率，降低倉儲(chǔ)成本。第十四條設(shè)備維護(hù)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期開展預(yù)防性維護(hù)；故障設(shè)備需及時(shí)報(bào)修，并跟蹤維修進(jìn)度；維護(hù)記錄需完整存檔。（二）禁止行為：嚴(yán)禁使用不合格備件、嚴(yán)禁忽視安全隱患、嚴(yán)禁未報(bào)修擅自維修；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：防范設(shè)備故障導(dǎo)致的業(yè)務(wù)中斷，加強(qiáng)供應(yīng)商維護(hù)資質(zhì)審核。第十五條溝通協(xié)調(diào)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立跨部門溝通臺(tái)賬，明確需求提出、審批、執(zhí)行、反饋流程；重大需求需召開協(xié)調(diào)會(huì)，確保多方共識(shí)；外部溝通需經(jīng)授權(quán)，避免信息泄露。（二）禁止行為：嚴(yán)禁信息不對(duì)稱導(dǎo)致的決策延誤、嚴(yán)禁推諉責(zé)任、嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的對(duì)外承諾；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：防范溝通不暢導(dǎo)致的錯(cuò)漏，建立應(yīng)急溝通機(jī)制。第十六條供應(yīng)商關(guān)系：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立供應(yīng)商績效考核體系，定期評(píng)估其服務(wù)質(zhì)量、交付能力、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力；建立問題反饋機(jī)制，及時(shí)解決供應(yīng)商問題。（二）禁止行為：嚴(yán)禁收受供應(yīng)商禮品、嚴(yán)禁違反合同約定、嚴(yán)禁惡意拖欠貨款；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：防范供應(yīng)商合作中的道德風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)，建立長期穩(wěn)定合作關(guān)系。第十七條物資調(diào)配：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)各部門需求計(jì)劃，統(tǒng)籌調(diào)配物資，確保優(yōu)先滿足關(guān)鍵業(yè)務(wù)；調(diào)配過程需經(jīng)審批，并記錄調(diào)配原因、數(shù)量、時(shí)間等。（二）禁止行為：嚴(yán)禁無審批調(diào)配、嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)調(diào)配、嚴(yán)禁將物資用于非指定用途；（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：防范物資分配不均、需求預(yù)測(cè)偏差，建立動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）供應(yīng)室每年至少開展一次制度評(píng)估，根據(jù)國家政策變化、行業(yè)監(jiān)管要求、企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整等因素，及時(shí)修訂制度內(nèi)容；（二）重大制度調(diào)整需經(jīng)專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并組織全員培訓(xùn)；（三）制度修訂后需發(fā)布新版文件，舊版文件作廢，并做好存檔管理。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）供應(yīng)室每月開展風(fēng)險(xiǎn)排查，結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、歷史案例、外部環(huán)境變化等因素，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)；（二）風(fēng)險(xiǎn)按等級(jí)分類：一般風(fēng)險(xiǎn)需記錄并持續(xù)監(jiān)控，重大風(fēng)險(xiǎn)需立即上報(bào)專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警需以書面形式發(fā)布，明確風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容、影響范圍、應(yīng)對(duì)措施及責(zé)任部門。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）物資采購需經(jīng)財(cái)務(wù)部、法務(wù)部雙重審核，確保價(jià)格合理、合同合規(guī)；（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)供應(yīng)室、審計(jì)部聯(lián)合評(píng)估，確保資質(zhì)符合要求；（三）所有業(yè)務(wù)操作需留痕，未經(jīng)合規(guī)審查的流程不得實(shí)施；（四）違規(guī)操作需立即中止，并啟動(dòng)調(diào)查程序。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門/下屬單位自行處置，需記錄處置過程及結(jié)果；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)需成立專項(xiàng)工作組，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)調(diào)資源快速應(yīng)對(duì)；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件處置需遵循“快速響應(yīng)、控制影響、總結(jié)改進(jìn)”原則，并形成報(bào)告上報(bào)專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組；（四）緊急情況需啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保業(yè)務(wù)連續(xù)性。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于違反采購流程、收受利益、隱瞞風(fēng)險(xiǎn)、操作失誤等；（二）處罰標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，采取警告、罰款、降級(jí)、解雇等措施；（三）處罰程序：由審計(jì)部調(diào)查核實(shí)，專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議決定；（四）處罰結(jié)果與績效考核掛鉤，并通報(bào)全體員工。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年12月開展專項(xiàng)管理評(píng)估，包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、員工合規(guī)意識(shí)等；（二）評(píng)估結(jié)果需形成報(bào)告，提交專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并作為次年制度優(yōu)化的依據(jù)；（三）評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的流程漏洞需立即整改，并完善相關(guān)制度。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年至少召開一次專項(xiàng)管理會(huì)議，統(tǒng)籌部署工作；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每周聽取一次工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問題；（三）各部門負(fù)責(zé)人需明確專項(xiàng)管理責(zé)任人，確保責(zé)任落實(shí)。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，占績效考核比重不低于20%；（二）個(gè)人合規(guī)表現(xiàn)與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，違規(guī)者取消評(píng)優(yōu)資格；（三）設(shè)立專項(xiàng)管理獎(jiǎng)勵(lì)基金，對(duì)突出貢獻(xiàn)者給予表彰及獎(jiǎng)勵(lì)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層：每年開展合規(guī)履職培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋政策法規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控、決策責(zé)任等；（二）一線員工：每季度開展操作規(guī)范培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別等；（三）培訓(xùn)需考核合格后才能上崗，并建立培訓(xùn)檔案。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購需求、供應(yīng)商管理、庫存調(diào)配等流程自動(dòng)化；（二）系統(tǒng)需具備風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，實(shí)時(shí)監(jiān)控價(jià)格異常、庫存短缺、合同漏洞等風(fēng)險(xiǎn)；（三）數(shù)據(jù)需與財(cái)務(wù)、審計(jì)系統(tǒng)對(duì)接，確保信息一致、可追溯。第二十八條文化建設(shè)：（一）發(fā)布專項(xiàng)合規(guī)手冊(cè)，明確合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、禁止行為、責(zé)任追究等內(nèi)容；（二）全體員工需簽署合規(guī)承諾書，明確個(gè)人在風(fēng)險(xiǎn)防控中的義務(wù)；（三）定期開展合規(guī)文化宣傳，營造“人人合規(guī)、人人負(fù)責(zé)”的氛圍。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件需在