PAGE衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利開展，維護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位衛(wèi)生監(jiān)督檔案的查閱活動(dòng)，包括內(nèi)部查閱和外部查閱。內(nèi)部查閱指本單位工作人員因工作需要查閱檔案；外部查閱指其他單位、組織或個(gè)人因法定事由查閱檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和本單位的相關(guān)規(guī)定，確保查閱活動(dòng)合法、合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)檔案的保密性和完整性。3.規(guī)范有序原則建立規(guī)范的查閱流程，明確查閱權(quán)限和手續(xù)，保證查閱活動(dòng)有序進(jìn)行。二、檔案查閱范圍（一）內(nèi)部查閱范圍1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員因案件辦理、工作考核、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料，包括監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書、案件討論記錄等。2.單位管理人員因工作決策、質(zhì)量控制、統(tǒng)計(jì)分析等需要，可查閱相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案。（二）外部查閱范圍1.司法機(jī)關(guān)因辦理案件需要，可查閱與案件相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案。查閱時(shí)應(yīng)出具相關(guān)法律文書，如協(xié)助查詢通知書等。2.行政機(jī)關(guān)因履行行政管理職責(zé)，在法定權(quán)限范圍內(nèi)，可查閱相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督檔案。查閱時(shí)應(yīng)出具單位介紹信及相關(guān)證明文件。3.公民、法人和其他組織因涉及自身合法權(quán)益，在符合法定條件下，可查閱與其相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案。查閱時(shí)應(yīng)提交本人有效身份證件、申請(qǐng)書等材料，說(shuō)明查閱目的和相關(guān)事項(xiàng)。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部查閱申請(qǐng)與審批1.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法人員需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，并提交所在科室負(fù)責(zé)人審核。2.科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并告知查閱人查閱的地點(diǎn)、時(shí)間和注意事項(xiàng)；不符合查閱條件的，應(yīng)說(shuō)明理由。（二）外部查閱申請(qǐng)與審批1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位申請(qǐng)查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信、協(xié)助查詢通知書等相關(guān)證明文件，并填寫《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.檔案管理部門收到外部查閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初審，審核申請(qǐng)材料是否齊全、有效，查閱目的是否合法合規(guī)。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.單位分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)具體情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由檔案管理部門通知查閱單位，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.公民、法人和其他組織申請(qǐng)查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交本人有效身份證件、申請(qǐng)書等材料，說(shuō)明查閱目的和相關(guān)事項(xiàng)。申請(qǐng)書應(yīng)包括申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式、查閱檔案的具體內(nèi)容、查閱用途等。5.檔案管理部門收到公民、法人和其他組織的查閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格審查查閱申請(qǐng)的必要性和合法性。審核通過后，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門通知申請(qǐng)人辦理查閱手續(xù)，并告知查閱的相關(guān)規(guī)定。四、查閱手續(xù)辦理（一）內(nèi)部查閱手續(xù)1.查閱人憑批準(zhǔn)后的《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱用途等信息。3.查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）外部查閱手續(xù)1.查閱單位的查閱人員憑單位介紹信、協(xié)助查詢通知書等相關(guān)證明文件和批準(zhǔn)后的《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)查閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)后，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記表上詳細(xì)記錄查閱單位名稱、查閱人員姓名、查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱用途等信息。3.外部查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)檔案管理部門同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無(wú)缺失、損壞等情況。五、查閱方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱查閱人可在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)，直接查閱紙質(zhì)檔案資料。2.電子查閱對(duì)于已數(shù)字化的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，查閱人可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子查閱。電子查閱應(yīng)遵守檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)定，確保信息安全。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊、撕毀等。2.查閱人不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)。3.查閱人在查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得影響其他人員工作。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料整理歸位。4.查閱人如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得用于其他非法目的。5.檔案管理人員應(yīng)在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)查閱人有違反查閱規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱人員。（二）安全保障1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)注意觀察查閱環(huán)境，確保查閱活動(dòng)安全進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施予以排除。3.在電子查閱過程中，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止檔案信息被非法獲取或篡改。七、查閱記錄與歸檔（一）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄每次查閱活動(dòng)的相關(guān)信息，包括查閱日期、查閱人姓名、查閱單位名稱、查閱目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容、查閱方式、查閱結(jié)果等。2.《衛(wèi)生監(jiān)督檔案查閱登記表》應(yīng)妥善保存，保存期限按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）歸檔1.查閱活動(dòng)結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)將查閱申請(qǐng)表、查閱登記表等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔，與查閱的檔案資料一并保存。2.歸檔材料應(yīng)按照檔案管理的分類方法進(jìn)行分類整理，便于日后查閱和管理。八、違規(guī)處理（一）內(nèi)部人員違規(guī)處理1.本單位工作人員違反本制度規(guī)定，擅自查閱檔案、泄露檔案信息、涂改或損毀檔案資料等，由檔案管理部門責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過等處分。2.因違規(guī)行為給單位造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）外部人員違規(guī)處理1.外部查閱單位或個(gè)人違反本制度規(guī)定，擅自涂改、