PAGE衛(wèi)生服務站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生服務站檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生服務站全體工作人員及涉及檔案管理相關業(yè)務的外部人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是衛(wèi)生服務站在醫(yī)療、預防、保健、康復、健康教育、計劃生育技術服務等各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映衛(wèi)生服務站的工作實際情況。3.保密性原則：對涉及患者隱私、醫(yī)療機密等檔案信息嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員職責1.設立檔案管理崗位，配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉衛(wèi)生服務站業(yè)務工作。2.負責檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、保管、利用等情況。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案信息的數字化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理效率和利用水平。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的及時、準確和完整。2.在工作中形成檔案材料后，應按照檔案管理要求進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助和支持。（三）分管領導職責1.分管領導負責指導和監(jiān)督檔案管理工作，協調解決檔案管理工作中的重大問題。2.審核檔案管理工作計劃、制度和檔案鑒定、銷毀等重要事項。3.保障檔案管理工作所需的人員、經費、設備等條件。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、手術記錄、護理記錄等。2.預防保健檔案：如疫苗接種記錄、健康體檢檔案、傳染病報告及處理記錄等。3.行政管理檔案：涵蓋各類會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。4.健康教育檔案：包括宣傳資料、講座記錄、健康咨詢活動記錄等。5.計劃生育技術服務檔案：如育齡婦女檔案、計劃生育手術記錄等。6.科研教學檔案：科研項目申報書、研究成果、教學資料等。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照規(guī)定的時間和要求及時收集本部門形成的檔案材料。2.收集的檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應符合檔案保存要求。3.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學合理，編號規(guī)范統(tǒng)一。（四）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如醫(yī)療檔案、預防保健檔案等。2.對每一類檔案再按照時間順序、項目等進行細分。3.編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.對電子檔案應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名和分類存儲，確保電子檔案與紙質檔案相對應。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應及時對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案按時歸入相應的檔案類別和年度。2.歸檔的檔案應裝訂整齊，編目準確，編制備考表，注明檔案的完整情況、存在問題及處理情況等。3.電子檔案應與紙質檔案同步歸檔，存儲介質應符合長期保存要求，并定期進行備份。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：如涉及重大醫(yī)療事故、重要人事任免、財務審計等具有長遠歷史意義和查考價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為15年至50年，主要是反映衛(wèi)生服務站一般工作活動且在較長時間內具有查考價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為5年以下，是在較短時間內具有查考價值的檔案。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和衛(wèi)生行業(yè)標準執(zhí)行，并結合衛(wèi)生服務站實際情況進行合理界定。（三）保管設施1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護設施。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.設置溫濕度調節(jié)設備，使檔案庫房溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。4.安裝消防設備和監(jiān)控設備，確保檔案庫房安全。（四）檔案保管1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、變質的檔案應及時進行修復或復制，對已超過保管期限的檔案應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.電子檔案應定期進行維護和檢查，確保數據的完整性和可用性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.內部人員查閱檔案應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及患者隱私、醫(yī)療機密等重要檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，經分管領導批準后方可查閱。3.外部人員查閱檔案，如司法機關、上級主管部門等，應持有相關單位出具的正式查閱函，經衛(wèi)生服務站負責人批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.申請表經批準后交檔案管理部門，檔案管理人員根據申請表提供的信息查找檔案，并將檔案提供給查閱人員在指定地點查閱。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。（三）利用登記1.檔案管理部門應對檔案查閱利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等。2.登記記錄應妥善保存，以便統(tǒng)計和查詢檔案利用情況。（四）歸還與注銷1.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行核對，確保檔案完整無損。2.對查閱申請表等相關材料應進行整理歸檔，對已完成查閱利用的檔案查閱申請進行注銷。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限的規(guī)定，結合衛(wèi)生服務站實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復文件、無查考利用價值的文件草稿等，可進行銷毀。3.對仍有一定保存價值，但內容不完整、不準確的檔案，應進行補充完善或進行特殊處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，確定是否符合銷毀條件。3.對符合銷毀條件的檔案，經分管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.對電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質進行格式化處理。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息，記錄由檔案管理部門保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計數據應準確、及時，統(tǒng)計報表應按時報送分管領導和上級主管部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，總結檔案管理工作經驗，發(fā)現存在的問題，為檔案管理工作的改進提供依據。（二）移交工作1.衛(wèi)生服務站因機構變動、撤銷等原