PAGE美容衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司美容衛(wèi)生管理，規(guī)范美容服務(wù)操作流程，確保顧客的健康與安全，維護(hù)公司良好形象，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有美容門店及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映美容衛(wèi)生管理的實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及顧客隱私、商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.可追溯性原則：檔案記錄應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)，以便在需要時(shí)能夠快速追溯相關(guān)事件和信息。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)美容衛(wèi)生管理檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。（二）各門店及業(yè)務(wù)部門1.各門店店長(zhǎng)負(fù)責(zé)本門店美容衛(wèi)生管理檔案的日常收集、整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.業(yè)務(wù)部門如采購(gòu)部、培訓(xùn)部等，應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)提供與美容衛(wèi)生管理相關(guān)的檔案資料，如產(chǎn)品采購(gòu)記錄、員工培訓(xùn)檔案等，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。三、檔案內(nèi)容分類及要求（一）顧客檔案1.基本信息：包括顧客姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、常住地址等。2.美容服務(wù)記錄：詳細(xì)記錄顧客每次接受美容服務(wù)的項(xiàng)目、時(shí)間、美容師姓名等信息。3.健康狀況記錄：顧客的健康狀況，如是否有過敏史、疾病史等，以及每次服務(wù)前對(duì)顧客健康狀況的確認(rèn)記錄。4.消費(fèi)記錄：顧客的消費(fèi)金額、支付方式、消費(fèi)頻率等信息。顧客檔案應(yīng)在顧客首次消費(fèi)時(shí)建立，并在每次服務(wù)后及時(shí)更新。檔案管理人員應(yīng)確保顧客檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)注意保護(hù)顧客隱私。（二）員工檔案1.個(gè)人基本信息：?jiǎn)T工姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、入職時(shí)間等。2.健康檔案：?jiǎn)T工的健康狀況，包括定期體檢報(bào)告、健康證等。3.培訓(xùn)檔案：?jiǎn)T工參加美容相關(guān)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核結(jié)果等。4.工作業(yè)績(jī)檔案：?jiǎn)T工的工作業(yè)績(jī)，如服務(wù)顧客數(shù)量、顧客滿意度評(píng)價(jià)等。5.違規(guī)違紀(jì)記錄：?jiǎn)T工在工作中出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為及處理結(jié)果。員工檔案應(yīng)在員工入職時(shí)建立，并隨著員工工作情況的變化及時(shí)更新。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)員工檔案進(jìn)行審查，確保員工檔案信息的真實(shí)性和有效性。（三）產(chǎn)品檔案1.產(chǎn)品基本信息：產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、產(chǎn)地、保質(zhì)期等。2.采購(gòu)記錄：產(chǎn)品的采購(gòu)日期、采購(gòu)數(shù)量、供應(yīng)商信息等。3.驗(yàn)收記錄：產(chǎn)品到貨后的驗(yàn)收情況，包括外觀、質(zhì)量、數(shù)量等方面的檢查記錄。4.使用記錄：產(chǎn)品在門店的使用情況，如使用時(shí)間、使用人員、使用數(shù)量等。5.庫(kù)存記錄：產(chǎn)品的庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存位置、庫(kù)存盤點(diǎn)記錄等。產(chǎn)品檔案應(yīng)在產(chǎn)品采購(gòu)時(shí)建立，并在產(chǎn)品使用和庫(kù)存管理過程中及時(shí)更新。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行核對(duì)，確保產(chǎn)品信息的準(zhǔn)確性和庫(kù)存的合理性。（四）設(shè)備檔案1.設(shè)備基本信息：設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、生產(chǎn)廠家等。2.使用記錄：設(shè)備的使用時(shí)間、使用人員、使用頻率等。3.維護(hù)保養(yǎng)記錄：設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維修記錄等。4.校準(zhǔn)記錄：設(shè)備的校準(zhǔn)時(shí)間、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、校準(zhǔn)結(jié)果等。設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備購(gòu)置時(shí)建立，并在設(shè)備使用過程中及時(shí)更新維護(hù)保養(yǎng)和校準(zhǔn)記錄。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和安全性。（五）環(huán)境衛(wèi)生檔案1.門店環(huán)境清潔記錄：包括每日、每周、每月的門店清潔時(shí)間、清潔區(qū)域、清潔人員等信息。2.消毒記錄：美容工具、設(shè)備、場(chǎng)所等的消毒時(shí)間、消毒方法、消毒人員等記錄。3.空氣質(zhì)量檢測(cè)記錄：定期對(duì)門店空氣質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)的結(jié)果記錄。4.衛(wèi)生檢查記錄：衛(wèi)生監(jiān)督部門或公司內(nèi)部衛(wèi)生檢查的時(shí)間、檢查人員、檢查結(jié)果等記錄。環(huán)境衛(wèi)生檔案應(yīng)詳細(xì)記錄門店的環(huán)境衛(wèi)生狀況，確保美容服務(wù)環(huán)境符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)環(huán)境衛(wèi)生檔案進(jìn)行整理和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進(jìn)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各門店及業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將各自產(chǎn)生的美容衛(wèi)生管理檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。(二)整理要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，確保檔案資料的有序存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查其完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充或修正。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊美觀，并便于查閱和保管。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案類別分別存放于相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，并建立檔案索引目錄，便于快速查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的存放位置準(zhǔn)確無誤，檔案資料無損壞、丟失等情況。（二）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量與檔案索引目錄是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，對(duì)于重要的檔案資料應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱美容衛(wèi)生管理檔案時(shí)，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.涉及顧客隱私、商業(yè)機(jī)密等重要檔案資料的查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱時(shí)間。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢檔案資料，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱美容衛(wèi)生管理檔案時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（四）借閱程序1.借閱單位或個(gè)人持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》和《檔案借閱協(xié)議》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表和協(xié)議的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在借閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和范圍使用檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案資料。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記。3.借閱人員借閱檔案期滿后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及顧客隱私、商業(yè)機(jī)密等信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，確保檔案信息不被非法獲取或使用。3.對(duì)于因工作需要接觸檔案信息的人員，應(yīng)進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施加以整改。3.在檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，應(yīng)注意防止檔案資料的丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的檔案資料，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案資料損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)，對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、顧客隱私等已不再需要保密的檔案資料，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿或已無保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案銷毀清單》一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司審計(jì)