保稅倉庫管理系統(tǒng)規(guī)章制度第一章總則第一條為規(guī)范保稅倉庫管理系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）的操作與運行，確保保稅貨物在庫管理的合法、準確、高效與安全，依據(jù)國家有關海關法規(guī)、保稅監(jiān)管規(guī)定及公司內(nèi)部管理制度，特制定本制度。第二條本制度適用于公司保稅倉庫管理系統(tǒng)的所有相關操作人員、管理人員以及涉及保稅貨物存儲、出入庫、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務的部門和人員。第三條系統(tǒng)運行與管理應遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴格遵守海關對保稅倉庫及保稅貨物管理的各項法律法規(guī)，確保所有操作符合監(jiān)管要求。（二）賬物相符原則：系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)必須與實際庫存、海關底賬保持一致，做到日清日結(jié)，賬實、賬賬、賬證相符。（三）安全保密原則：保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或篡改。（四）高效便捷原則：優(yōu)化系統(tǒng)功能與操作流程，提升保稅貨物管理效率，為業(yè)務開展提供有效支持。第二章組織機構與職責第四條保稅倉庫管理部門是系統(tǒng)的歸口管理部門，負責系統(tǒng)的日常運維、權限分配、操作監(jiān)督及制度執(zhí)行。第五條系統(tǒng)管理員崗位職責：（一）負責系統(tǒng)的安裝、配置、升級與日常維護，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。（二）負責用戶賬戶的創(chuàng)建、權限分配、密碼重置及注銷管理，嚴格控制操作權限。（三）監(jiān)控系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障，保障數(shù)據(jù)安全。（四）定期進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，并妥善保管備份介質(zhì)。（五）協(xié)助制定和完善系統(tǒng)相關操作規(guī)程及培訓計劃。第六條數(shù)據(jù)錄入員崗位職責：（一）嚴格按照業(yè)務實際發(fā)生情況，準確、及時地將保稅貨物的入庫、出庫、庫存調(diào)整等信息錄入系統(tǒng)。（二）錄入數(shù)據(jù)前應對原始單證進行認真核對，確保單證齊全、信息無誤。（三）負責錄入數(shù)據(jù)的初步自檢，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管匯報并處理。第七條復核員崗位職責：（一）對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行復核，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）對系統(tǒng)生成的各類單證、報表進行核對，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并協(xié)同處理。（三）監(jiān)督數(shù)據(jù)錄入員的操作規(guī)范性，確保符合制度要求。第八條倉庫操作崗人員職責：（一）根據(jù)系統(tǒng)指令或經(jīng)審核的單證進行貨物的收發(fā)、存儲、盤點等實際操作。（二）操作完成后，及時在系統(tǒng)中確認操作結(jié)果。（三）發(fā)現(xiàn)貨物異?；蛳到y(tǒng)數(shù)據(jù)與實物不符時，立即上報并協(xié)同查找原因。第三章系統(tǒng)功能與操作規(guī)范第九條基礎信息管理：（一）商品信息管理：包括商品編碼、名稱、規(guī)格型號、計量單位、原產(chǎn)國、稅率等關鍵信息的錄入、維護與查詢。商品信息錄入需經(jīng)復核確認后方可生效。（二）客戶信息管理：包括國內(nèi)外客戶的基本信息、海關編碼等的維護，確保與業(yè)務開展范圍一致。（三）庫位信息管理：根據(jù)倉庫實際布局，在系統(tǒng)中建立庫位編碼體系，實現(xiàn)貨物定位管理。第十條入庫管理：（一）貨物到港或入?yún)^(qū)前，應在系統(tǒng)中錄入或?qū)腩A報信息，包括提單號、合同號、商品信息、數(shù)量、預計入庫日期等。（二）貨物實際到貨后，倉庫操作人員核對實物與預報信息無誤，在系統(tǒng)中確認到貨，并生成理貨單。（三）理貨完畢，數(shù)據(jù)錄入員根據(jù)理貨結(jié)果和報關單等有效單證，在系統(tǒng)中錄入正式入庫數(shù)據(jù)，生成入庫單。入庫單需經(jīng)復核員復核通過。（四）系統(tǒng)應支持對不同貿(mào)易方式（如一般貿(mào)易、進料加工、來料加工等）保稅貨物的入庫處理。第十一條出庫管理：（一）根據(jù)出庫指令（如出口報關單、內(nèi)銷批準證、深加工結(jié)轉(zhuǎn)申請表等），在系統(tǒng)中生成出庫單。出庫單需注明出庫類型、目的國/地區(qū)、商品信息、數(shù)量等。（二）倉庫操作人員憑經(jīng)審核的出庫單進行備貨、揀貨、復核打包等操作，并在系統(tǒng)中記錄操作過程。（三）貨物實際出庫后，操作人員在系統(tǒng)中確認出庫，系統(tǒng)自動更新庫存數(shù)據(jù)。（四）對于特殊出庫情形（如退運、損耗、銷毀等），需在系統(tǒng)中單獨記錄，并附相關證明文件。第十二條庫存管理：（一）系統(tǒng)應實時反映保稅貨物的庫存數(shù)量、庫位、狀態(tài)等信息。（二）定期（如每月、每季）通過系統(tǒng)進行庫存盤點。盤點人員根據(jù)系統(tǒng)生成的盤點表進行實物清點，并將盤點結(jié)果錄入系統(tǒng)，與系統(tǒng)賬面數(shù)據(jù)進行比對。（三）對盤點差異，應及時查明原因，區(qū)分正常損耗與非正常損失，并按規(guī)定程序進行處理和系統(tǒng)調(diào)整。調(diào)整記錄需詳細備注原因及審批情況。（四）系統(tǒng)應具備庫存預警功能，對接近存儲期限、庫存積壓或低于安全庫存的貨物進行提示。第十三條數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計分析：（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)應定期備份，備份頻率不低于規(guī)定要求，備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）系統(tǒng)應能生成符合海關監(jiān)管要求的各類報表，如庫存清單、出入庫匯總表、核銷申請表等，并支持數(shù)據(jù)導出功能。（三）利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為倉庫管理決策提供支持，如庫存周轉(zhuǎn)率分析、貨物流向分析等。第四章數(shù)據(jù)安全與保密第十四條用戶賬戶管理：（一）用戶應使用唯一賬戶登錄系統(tǒng)，嚴禁轉(zhuǎn)借、共用賬戶。（二）用戶密碼應定期更換，密碼設置應包含字母、數(shù)字或特殊符號，長度不低于規(guī)定要求，確保安全性。（三）用戶離職或崗位變動時，應及時注銷或調(diào)整其系統(tǒng)賬戶權限。第十五條操作日志管理：（一）系統(tǒng)應自動記錄所有用戶的登錄、操作時間、操作內(nèi)容等日志信息，日志保存期限不低于規(guī)定要求。（二）系統(tǒng)管理員應定期檢查操作日志，發(fā)現(xiàn)異常操作及時報告并處理。第十六條數(shù)據(jù)保密：（一）所有接觸系統(tǒng)數(shù)據(jù)的人員均有保密義務，嚴禁泄露、篡改、竊取系統(tǒng)數(shù)據(jù)。（二）未經(jīng)授權，不得將系統(tǒng)數(shù)據(jù)以任何形式（如打印、拷貝、郵件發(fā)送等）帶出工作區(qū)域或提供給外部人員。（三）涉及商業(yè)秘密或敏感信息的數(shù)據(jù)，其訪問和使用應受到更嚴格的控制。第五章系統(tǒng)維護與故障處理第十七條日常維護：（一）系統(tǒng)管理員負責服務器、網(wǎng)絡設備及客戶端的日常檢查與維護，確保硬件設備正常運行。（二）定期對系統(tǒng)進行病毒查殺和安全漏洞掃描，及時更新系統(tǒng)補丁。第十八條故障處理：（一）操作人員發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障時，應立即停止相關操作，及時向系統(tǒng)管理員報告故障現(xiàn)象。（二）系統(tǒng)管理員接到故障報告后，應盡快排查原因，進行故障修復。對于重大故障，應及時上報上級主管，并聯(lián)系技術支持單位協(xié)助解決。（三）故障處理過程及結(jié)果應詳細記錄在系統(tǒng)維護日志中。第十九條系統(tǒng)升級與變更：（一）系統(tǒng)升級或功能變更前，應進行充分測試，并制定詳細實施方案和回退預案。（二）升級或變更操作應在非工作時間進行，確保對日常業(yè)務影響最小化。（三）升級或變更完成后，應對系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)完整性進行驗證，并對相關操作人員進行培訓。第六章監(jiān)督與考核第二十條保稅倉庫管理部門及公司相關職能部門有權對本制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。第二十一條對嚴格遵守本制度，操作規(guī)范、數(shù)據(jù)準確、表現(xiàn)突出的個人或團隊，可給予適當獎勵。第二十二條對違反本制度規(guī)定，造成數(shù)據(jù)錯誤、丟失、泄露，或?qū)е孪到y(tǒng)故障、影響業(yè)務正常開展的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行批評教育