行政采購(gòu)審批流程表單易懂的高效流程管理模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場(chǎng)景二、全流程操作指南1.需求發(fā)起與申請(qǐng)表填寫操作主體：采購(gòu)需求部門（如行政部、市場(chǎng)部）經(jīng)辦人*操作步驟：（1）經(jīng)辦人*確認(rèn)采購(gòu)必要性（如庫存不足、新增需求），明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)及用途。（2）填寫《行政采購(gòu)審批表》（見模板表格），詳細(xì)填寫“采購(gòu)明細(xì)”“需求說明”等信息，并附上相關(guān)支撐材料（如報(bào)價(jià)單、需求部門書面申請(qǐng)、庫存盤點(diǎn)表等）。（3）檢查表單信息完整性，保證無遺漏后提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人初審操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人*操作步驟：（1）負(fù)責(zé)人*審核采購(gòu)需求的合理性（如是否符合部門工作計(jì)劃、是否為重復(fù)采購(gòu)、數(shù)量是否恰當(dāng)）。（2）確認(rèn)預(yù)算額度是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需標(biāo)注“需特別審批”。（3）審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，并轉(zhuǎn)交至采購(gòu)管理部門。3.采購(gòu)管理部門評(píng)估與詢價(jià)操作主體：采購(gòu)專員、采購(gòu)經(jīng)理操作步驟：（1）采購(gòu)專員*接收表單后，核查采購(gòu)類型（日常/專項(xiàng)/緊急）及金額，判斷是否需要啟動(dòng)詢價(jià)流程（如單筆金額≥5000元，需至少獲取3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）。（2）對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公用紙），可直接參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或長(zhǎng)期合作供應(yīng)商報(bào)價(jià)；對(duì)于定制化服務(wù)（如設(shè)備維修），需聯(lián)系供應(yīng)商提供詳細(xì)方案及報(bào)價(jià)。（3）將詢價(jià)結(jié)果（對(duì)比表、供應(yīng)商資質(zhì)文件）附于審批表后，提交采購(gòu)經(jīng)理審核。4.財(cái)務(wù)部門復(fù)核預(yù)算與資金計(jì)劃操作主體：財(cái)務(wù)主管、會(huì)計(jì)操作步驟：（1）會(huì)計(jì)*核對(duì)采購(gòu)金額與部門預(yù)算余額，保證預(yù)算充足；若涉及跨年度或超預(yù)算支出，需標(biāo)注“需調(diào)整預(yù)算”。（2）財(cái)務(wù)主管*審核采購(gòu)項(xiàng)目的合規(guī)性（如是否符合采購(gòu)政策、是否需簽訂合同），確認(rèn)資金支付計(jì)劃（如預(yù)付款比例、尾款條件）。（3）復(fù)核通過后，在“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽字，轉(zhuǎn)交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)與最終審批操作主體：分管行政副總、總經(jīng)理（根據(jù)金額分級(jí)）操作步驟：（1）分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)喂P金額≤5000元：由分管行政副總*審批；單筆金額5000-20000元：由分管行政副總審核后，提交總經(jīng)理審批；單筆金額＞20000元：需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議。（2）審批人重點(diǎn)核查采購(gòu)的必要性、性價(jià)比及對(duì)公司整體運(yùn)營(yíng)的影響，確認(rèn)無誤后簽字。6.采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂操作主體：采購(gòu)專員*、法務(wù)專員（若需）操作步驟：（1）審批通過后，采購(gòu)專員*根據(jù)審批結(jié)果聯(lián)系供應(yīng)商，確認(rèn)交貨期、交付方式及售后條款。（2）單筆金額≥10000元需簽訂正式采購(gòu)合同，由法務(wù)專員*審核合同條款（如違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等），雙方簽字蓋章后執(zhí)行。7.驗(yàn)收與入庫操作主體：需求部門經(jīng)辦人、采購(gòu)專員、倉庫管理員*操作步驟：（1）物品送達(dá)后，需求部門經(jīng)辦人與采購(gòu)專員共同驗(yàn)收，核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否符合采購(gòu)要求，填寫《驗(yàn)收單》（需雙方簽字）。（2）對(duì)于服務(wù)類采購(gòu)（如保潔），需由需求部門按服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)定期驗(yàn)收，記錄服務(wù)效果并簽字確認(rèn)。（3）驗(yàn)收合格后，倉庫管理員*辦理入庫手續(xù)，登記臺(tái)賬；不合格物品當(dāng)場(chǎng)拒收，并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。8.付款結(jié)算與資料歸檔操作主體：會(huì)計(jì)、出納、檔案管理員*操作步驟：（1）會(huì)計(jì)收集審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票（或收據(jù)）等完整憑證，核對(duì)無誤后提交出納付款。（2）出納*通過銀行轉(zhuǎn)賬或公對(duì)公支付完成結(jié)算，保留付款憑證。（3）檔案管理員*將所有采購(gòu)資料（審批表、詢價(jià)記錄、合同、驗(yàn)收單、付款憑證）按“采購(gòu)單號(hào)”分類歸檔，保存期限不少于3年。三、行政采購(gòu)審批表單模板行政采購(gòu)審批表基本信息申請(qǐng)單號(hào)（由采購(gòu)管理部門按“年份-月份-序號(hào)”規(guī)則填寫，如2024-05-001）申請(qǐng)人*所屬部門聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）采購(gòu)用途（如“行政部日常辦公用”“市場(chǎng)部展會(huì)設(shè)備租賃”）采購(gòu)類型□日常物資□專項(xiàng)設(shè)備□服務(wù)類□緊急采購(gòu)（請(qǐng)注明緊急原因）供應(yīng)商信息（若有）名稱：；聯(lián)系人：；電話：附件清單□需求說明□報(bào)價(jià)單□庫存盤點(diǎn)表□其他：審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：年月日□同意采購(gòu)□需補(bǔ)充說明：采購(gòu)管理部門意見簽字：日期：年月日□通過詢價(jià)，建議供應(yīng)商：；□無需詢價(jià)，按歷史采購(gòu)執(zhí)行財(cái)務(wù)部門意見簽字：日期：年月日□預(yù)算充足□需調(diào)整預(yù)算□資金計(jì)劃：分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：日期：年月日□同意□不同意（請(qǐng)注明原因）總經(jīng)理/最終審批簽字：日期：年月日□批準(zhǔn)□否決（請(qǐng)注明原因）備注（如“需在15日內(nèi)交貨”“需包含安裝及1年質(zhì)?！保?yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人：日期：年月日□合格□不合格（注明問題及處理意見）四、使用過程中的關(guān)鍵要點(diǎn)提示信息填寫規(guī)范：采購(gòu)明細(xì)需具體明確（如“A4紙”需注明“70g/白色/500張/包”），避免使用“一批”“若干”等模糊表述；預(yù)估金額需貼近市場(chǎng)價(jià)，偏差超過20%需重新說明。審批時(shí)限要求：每個(gè)審批環(huán)節(jié)原則上不超過2個(gè)工作日，緊急采購(gòu)（如突發(fā)故障維修）可啟動(dòng)“綠色通道”，但需在備注欄注明“緊急”并由分管領(lǐng)導(dǎo)*加簽確認(rèn)。特殊情況處理：若供應(yīng)商唯一（如專利設(shè)備），需在“采購(gòu)明細(xì)”欄說明“唯一供應(yīng)商原因”，并附供應(yīng)商資質(zhì)證明；若采購(gòu)需求變更（如數(shù)量增減、規(guī)格調(diào)整），需重新提交審批表，原審批自