行政文書寫作技能培訓(xùn)教材前言：行政文書的價(jià)值與挑戰(zhàn)在現(xiàn)代組織管理體系中，行政文書扮演著不可或缺的角色。它是傳遞信息、規(guī)范行為、記錄事務(wù)、溝通協(xié)調(diào)的重要載體，其質(zhì)量直接關(guān)系到工作效率、決策質(zhì)量乃至組織形象。一份條理清晰、表達(dá)準(zhǔn)確、格式規(guī)范的文書，能夠有效促進(jìn)工作開展；反之，則可能造成誤解、延誤工作，甚至引發(fā)不必要的麻煩。因此，提升行政文書寫作技能，對(duì)于每一位從事行政管理工作的人員而言，不僅是職業(yè)素養(yǎng)的基本要求，更是提升履職能力、實(shí)現(xiàn)高效工作的關(guān)鍵一環(huán)。本教材旨在結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)梳理行政文書寫作的核心要素與實(shí)用技巧，力求為大家提供一份既有理論指導(dǎo)又具操作性的學(xué)習(xí)材料。我們將從行政文書的基本認(rèn)知出發(fā)，逐步深入到寫作的具體環(huán)節(jié)，探討常見問題的解決之道，并分享一些提升寫作能力的路徑與方法。第一章：行政文書寫作的基石——基本認(rèn)知與原則1.1行政文書的定義與特點(diǎn)行政文書，通常指在行政管理活動(dòng)中形成和使用的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書。它不同于文學(xué)創(chuàng)作或私人信函，其核心特點(diǎn)在于：*權(quán)威性與嚴(yán)肅性：行政文書往往代表一定層級(jí)的組織或機(jī)構(gòu)意志，內(nèi)容必須嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確，體現(xiàn)權(quán)威性。*規(guī)范性與程式性：在格式、結(jié)構(gòu)、用語等方面有相對(duì)固定的規(guī)范和要求，這是保證文書高效流轉(zhuǎn)和準(zhǔn)確理解的基礎(chǔ)。*實(shí)用性與針對(duì)性：文書的撰寫必須圍繞具體的工作目標(biāo)和實(shí)際問題，具有明確的指向性和可操作性。*時(shí)效性與保密性：許多行政文書都有明確的辦理時(shí)限要求，同時(shí)，部分涉及敏感信息的文書還需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。1.2行政文書的分類概覽行政文書種類繁多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可以有不同的劃分。日常工作中常見的主要包括：*指揮類：如命令、決定、批復(fù)等，用于傳達(dá)決策、部署工作、答復(fù)請(qǐng)示。*報(bào)請(qǐng)類：如報(bào)告、請(qǐng)示等，用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。*知照類：如通知、通報(bào)、函等，用于傳達(dá)信息、告知事項(xiàng)、聯(lián)系工作。*記錄類：如會(huì)議紀(jì)要等，用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。了解不同文書的功能定位，是準(zhǔn)確選擇文種、恰當(dāng)表達(dá)意圖的前提。1.3行政文書寫作的基本原則撰寫行政文書，應(yīng)遵循以下基本原則：*準(zhǔn)確無誤：這是行政文書的生命線。內(nèi)容必須真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確核實(shí)，觀點(diǎn)必須明確清晰，避免含糊不清或產(chǎn)生歧義。*簡潔明了：語言精煉，開門見山，直奔主題，避免冗余拖沓、空話套話。用最少的文字表達(dá)最核心的意思。*規(guī)范有序：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和程序進(jìn)行撰寫、審核、印發(fā)。結(jié)構(gòu)要合理，邏輯要嚴(yán)密。*實(shí)事求是：反映情況要客觀，分析問題要中肯，提出措施要切實(shí)可行，不夸大、不拔高、不回避矛盾。*尊重受體：根據(jù)行文對(duì)象的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和表達(dá)方式。上行文要謙遜得體，平行文要友好協(xié)商，下行文要明確有力。第二章：謀篇布局的藝術(shù)——行政文書的結(jié)構(gòu)與要素2.1行政文書的基本結(jié)構(gòu)模式盡管不同文種的文書在具體寫法上有所差異，但多數(shù)行政文書在結(jié)構(gòu)上具有一定的共性，通常包括：*標(biāo)題：文書的“眼睛”，應(yīng)準(zhǔn)確概括文書的核心內(nèi)容，力求簡明扼要。*主送機(jī)關(guān)：指文書的受理機(jī)關(guān)，必須明確、具體。*正文：文書的主體部分，是表達(dá)思想、闡述內(nèi)容的核心所在。其結(jié)構(gòu)通常包括開頭（引言）、主體（闡述事項(xiàng)、分析問題、提出措施等）、結(jié)尾（總結(jié)、展望、請(qǐng)求等）。*附件：對(duì)正文內(nèi)容的補(bǔ)充說明或佐證材料。*發(fā)文機(jī)關(guān)署名：表明文書的發(fā)出單位。*成文日期：文書的形成日期，通常以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。*印章：加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，是文書生效的標(biāo)志之一。*抄送機(jī)關(guān)：需要了解文書內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。2.2正文寫作的核心要素正文是文書的靈魂，其撰寫質(zhì)量直接決定了文書的效用。*開頭（引言）：簡明扼要地說明發(fā)文的緣由、依據(jù)、目的或背景。常見的寫法有：根據(jù)式（“根據(jù)XX文件精神”）、目的式（“為進(jìn)一步XX，特通知如下”）、原因式（“鑒于XX情況，現(xiàn)XX”）等。*主體：這是展開具體內(nèi)容的部分，需要層次分明、邏輯清晰地表達(dá)?；蜿愂鍪聦?shí)，或分析原因，或闡明觀點(diǎn)，或提出方案。應(yīng)根據(jù)文書的性質(zhì)和目的，靈活運(yùn)用并列式、遞進(jìn)式、總分式等結(jié)構(gòu)方式。*結(jié)尾：根據(jù)文書內(nèi)容和文種要求，或提出希望和要求，或請(qǐng)求批復(fù)，或表示感謝，或說明生效日期等。常見的如“特此通知”、“妥否，請(qǐng)批示”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等。2.3材料的收集與提煉“巧婦難為無米之炊”，高質(zhì)量的行政文書離不開充分、翔實(shí)的材料支撐。在動(dòng)筆之前，應(yīng)圍繞寫作主題，廣泛收集相關(guān)的政策依據(jù)、事實(shí)數(shù)據(jù)、典型案例等。收集后，要進(jìn)行認(rèn)真的梳理、分析和提煉，去粗取精，去偽存真，確保所用材料準(zhǔn)確、典型、有說服力，并能緊扣主題。第三章：字斟句酌的功夫——語言表達(dá)與行文規(guī)范3.1行政文書的語言要求行政文書的語言，應(yīng)以“準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體”為基本準(zhǔn)則。*準(zhǔn)確：用詞必須精準(zhǔn)，避免模棱兩可、含混不清。要恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語，避免口語化、隨意化的表達(dá)。例如，“大概”、“可能”、“差不多”等詞語應(yīng)謹(jǐn)慎使用。*簡明：在準(zhǔn)確的前提下，力求用最簡練的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容。避免堆砌辭藻、濫用修飾，去除不必要的客套話和空話。*莊重：語言風(fēng)格應(yīng)嚴(yán)肅、沉穩(wěn)，符合行政機(jī)關(guān)的身份。避免使用詼諧、幽默或過于情緒化的語言。*得體：根據(jù)行文關(guān)系、內(nèi)容性質(zhì)和讀者對(duì)象，選用恰當(dāng)?shù)恼Z氣和表達(dá)方式。例如，上行文語氣應(yīng)謙遜，下行文可適當(dāng)體現(xiàn)權(quán)威性，平行文則應(yīng)平等協(xié)商。3.2常見語病與邏輯問題規(guī)避撰寫行政文書時(shí)，要特別注意避免常見的語病和邏輯錯(cuò)誤：*成分殘缺或贅余：句子結(jié)構(gòu)不完整，或出現(xiàn)不必要的重復(fù)。*搭配不當(dāng)：詞語之間搭配不符合語言習(xí)慣或邏輯。*指代不明：代詞使用不當(dāng)，導(dǎo)致讀者無法確定其所指對(duì)象。*邏輯混亂：概念不清、判斷失當(dāng)、推理不合理，導(dǎo)致上下文銜接不暢，說服力不強(qiáng)。3.3標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是書面語言的有機(jī)組成部分，對(duì)于準(zhǔn)確表達(dá)文意、標(biāo)明語氣和停頓具有重要作用。行政文書寫作中，應(yīng)嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，避免因標(biāo)點(diǎn)使用不當(dāng)而造成誤解。例如，逗號(hào)、句號(hào)的區(qū)分，頓號(hào)與逗號(hào)的使用，引號(hào)、書名號(hào)的規(guī)范等，都需要仔細(xì)掌握。3.4數(shù)字、計(jì)量單位及稱謂的規(guī)范*數(shù)字：根據(jù)《出版物上數(shù)字用法》的規(guī)定，正確使用阿拉伯?dāng)?shù)字或漢字?jǐn)?shù)字。例如，公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、時(shí)刻，以及計(jì)數(shù)與計(jì)量等，通常使用阿拉伯?dāng)?shù)字；定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，通常使用漢字?jǐn)?shù)字。*計(jì)量單位：應(yīng)采用國家法定計(jì)量單位。*稱謂：對(duì)機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人的稱謂要準(zhǔn)確、規(guī)范，符合禮儀習(xí)慣。第四章：常見行政文書寫作要點(diǎn)解析4.1通知：清晰明確，部署到位通知是行政工作中使用最為廣泛的文種之一，用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。寫作要點(diǎn)：*標(biāo)題：通常為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，如“XX公司關(guān)于召開XX會(huì)議的通知”。*主送機(jī)關(guān)：根據(jù)通知內(nèi)容確定范圍，確保無一遺漏。*正文：*緣由：簡明扼要說明發(fā)文原因、依據(jù)或目的。*事項(xiàng)：這是通知的核心，要寫清楚具體做什么、怎么做、何時(shí)做、有何要求等。內(nèi)容較多時(shí)，可分條列項(xiàng)，但條目不宜過多過細(xì)，注意保持條理。*執(zhí)行要求：提出希望或強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)。*結(jié)尾：常用“特此通知”。4.2報(bào)告：客觀詳實(shí)，匯報(bào)清晰報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告具有陳述性，一般不要求上級(jí)批復(fù)。寫作要點(diǎn)：*標(biāo)題：準(zhǔn)確概括報(bào)告內(nèi)容，如“XX部門關(guān)于XX工作進(jìn)展情況的報(bào)告”。*主送機(jī)關(guān)：明確的上級(jí)機(jī)關(guān)。*正文：*開頭：簡述報(bào)告的目的或依據(jù)。*主體：詳細(xì)闡述工作開展情況、取得的成績、存在的問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、下一步計(jì)劃等。內(nèi)容要具體、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、事實(shí)要清楚?？筛鶕?jù)需要采用不同的結(jié)構(gòu)方式。*結(jié)尾：常用“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”。*注意：報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4.3請(qǐng)示：一事一請(qǐng)，理由充分請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示必須事前行文，且一文一事。寫作要點(diǎn)：*標(biāo)題：明確請(qǐng)示的核心問題，如“XX部門關(guān)于XX事項(xiàng)的請(qǐng)示”。*主送機(jī)關(guān)：通常為一個(gè)直接上級(jí)機(jī)關(guān)，不得多頭主送。*正文：*請(qǐng)示緣由：這是請(qǐng)示的關(guān)鍵部分，要充分闡述為什么要請(qǐng)示，即請(qǐng)示事項(xiàng)的必要性和緊迫性。理由要客觀、充分、有說服力。*請(qǐng)示事項(xiàng)：清晰、具體地提出需要上級(jí)批準(zhǔn)或指示的問題。*請(qǐng)示意見：在提出問題的同時(shí)，應(yīng)盡可能提出自己的初步處理意見或方案，供上級(jí)參考。*結(jié)尾：常用“妥否，請(qǐng)批示”、“以上請(qǐng)示，懇請(qǐng)批準(zhǔn)”等。*注意：語氣要謙遜、得體。4.4函：簡潔得體，溝通順暢函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用靈活，行文簡便。寫作要點(diǎn)：*標(biāo)題：一般為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”，如“XX公司關(guān)于商請(qǐng)XX事宜的函”。*主送機(jī)關(guān)：明確的不相隸屬機(jī)關(guān)。*正文：*開頭：說明發(fā)函的目的、依據(jù)或原因。*主體：具體陳述商洽、詢問、答復(fù)或請(qǐng)求的事項(xiàng)。內(nèi)容要簡潔明了，直奔主題。*結(jié)尾：根據(jù)函的性質(zhì)選用不同的結(jié)束語，如商洽函用“請(qǐng)予函復(fù)為盼”、“可否，請(qǐng)予研究函復(fù)”；詢問函用“特此函詢，請(qǐng)予函復(fù)”；答復(fù)函用“特此函復(fù)”。*注意：函的語言要平和、禮貌，體現(xiàn)平等協(xié)商的態(tài)度。4.5會(huì)議紀(jì)要：忠實(shí)記錄，突出重點(diǎn)會(huì)議紀(jì)要是用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)的文書。它是會(huì)后傳達(dá)貫徹會(huì)議精神、檢查落實(shí)會(huì)議決議的依據(jù)。寫作要點(diǎn)：*標(biāo)題：通常為“XX會(huì)議紀(jì)要”或“XX公司關(guān)于XX會(huì)議的紀(jì)要”。*正文：*會(huì)議基本情況：包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員、記錄人、會(huì)議議題等。*會(huì)議主要內(nèi)容：這是紀(jì)要的核心，要準(zhǔn)確、客觀地記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、形成的共識(shí)、作出的決定、部署的工作等。常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議決定”等詞語引領(lǐng)。內(nèi)容較多時(shí)，可分點(diǎn)闡述，但要避免簡單羅列發(fā)言。*會(huì)議要求或決議事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的具體意見和要求落實(shí)的事項(xiàng)，責(zé)任到人（或部門），明確時(shí)限。*落款：通常署會(huì)議主辦單位名稱和成文日期，可加蓋公章。第五章：行政文書寫作的常見問題與避坑指南5.1文種使用不當(dāng)這是最常見的問題之一。例如，將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，該請(qǐng)示的用了報(bào)告，導(dǎo)致問題無法及時(shí)得到批復(fù)；或?qū)ⅰ昂迸c“請(qǐng)示”、“通知”混用，不符合行文規(guī)則。避坑：準(zhǔn)確理解各種文種的定義、適用范圍和行文關(guān)系，嚴(yán)格按照規(guī)定選用文種。5.2內(nèi)容空泛，缺乏實(shí)質(zhì)部分文書洋洋灑灑，卻言之無物，缺乏具體內(nèi)容和可操作性，多為套話、空話。避坑：堅(jiān)持問題導(dǎo)向和目標(biāo)導(dǎo)向，深入實(shí)際，掌握第一手資料，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話，提出具體可行的措施和辦法。5.3邏輯混亂，條理不清文書結(jié)構(gòu)松散，層次不明，段落之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，觀點(diǎn)表達(dá)前后矛盾或重復(fù)。避坑：動(dòng)筆前認(rèn)真構(gòu)思，搭建清晰的寫作框架；寫作中注意運(yùn)用邏輯連接詞，確保行文流暢，層次分明。5.4語言表達(dá)不規(guī)范用詞不當(dāng)、語法錯(cuò)誤、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用混亂、錯(cuò)別字等，不僅影響文書的嚴(yán)肅性，還可能導(dǎo)致誤解。避坑：加強(qiáng)語言文字修養(yǎng)，寫作時(shí)字斟句酌，寫完后反復(fù)校對(duì)，必要時(shí)請(qǐng)他人幫忙審閱。5.5格式不規(guī)范標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、落款、日期、印章等要素不全或格式不符合規(guī)定。避坑：熟悉并嚴(yán)格遵守國家及本單位關(guān)于公文格式的具體規(guī)定，養(yǎng)成規(guī)范寫作的習(xí)慣。第六章：提升行政文書寫作能力的路徑與方法6.1勤于學(xué)習(xí)，夯實(shí)理論基礎(chǔ)*學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，提高政策理論水平。*學(xué)習(xí)公文寫作的基本知識(shí)、規(guī)范要求和寫作技巧。*閱讀優(yōu)秀的公文范例，從中借鑒寫作經(jīng)驗(yàn)。6.2深入實(shí)踐，在寫作中錘煉“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。只有通過大量的寫作實(shí)踐，才能真正掌握寫作技巧，提升寫作能力。要勇于承擔(dān)寫作任務(wù)，不怕修改，在每一次寫作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。6.3注重積累，厚積薄發(fā)*素材積累：留意收集工作中遇到的各類有價(jià)值的信息、數(shù)據(jù)、案例、觀點(diǎn)等。*語言積累：學(xué)習(xí)和掌握行政文書的規(guī)范用語、習(xí)慣表達(dá)，豐富自己的詞匯儲(chǔ)備。*經(jīng)驗(yàn)積累：記錄自己和他人在寫作中遇到的問題及解決方法。6.4善于反思，持續(xù)改進(jìn)每一篇文書完成后，無論是自己撰寫還是他人撰寫，都要進(jìn)行回顧和反思。思考其優(yōu)點(diǎn)在哪里，不足在哪里，如何改進(jìn)。同時(shí)，要虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同事的意見和建議，不斷優(yōu)化自己的寫作方法。6.5加強(qiáng)溝通，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)意圖行政文書往往是為了落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示或推動(dòng)特定工作。在動(dòng)筆前