燈具廠行政部管理制度燈具廠行政部管理制度

---

第一章總則

1.制定目的

為了規(guī)范燈具廠行政部的工作秩序，提高管理效率，明確員工職責，保障公司正常運營，特制定本制度。行政部作為公司后勤支持核心，負責辦公環(huán)境、物資管理、會議組織、車輛使用等事務，其工作質量直接影響各部門協作和企業(yè)形象。

2.適用范圍

本制度適用于燈具廠行政部全體員工，以及需要與行政部協作的其他部門人員。涉及行政部權限內的所有事務，均需按照本制度執(zhí)行，包括但不限于辦公用品領用、會議安排、訪客接待、車輛調度等。

3.基本概念說明

-行政部：負責公司日常行政事務，包括辦公環(huán)境維護、物資采購、會議服務、后勤保障等。

-辦公用品：指公司日常工作中使用的辦公耗材，如紙張、筆、文件夾、打印機墨盒等。

-會議組織：指公司內部或外部會議的策劃、準備、執(zhí)行及后續(xù)跟進工作。

-車輛使用：指公司名下車輛的調度、使用規(guī)范及維護管理。

舉例說明

-例1：若銷售部需要臨時租用會議室，需提前3天向行政部提交申請，行政部核實后安排場地并通知技術支持人員準備設備。

-例2：行政部每月統(tǒng)計各部門辦公用品消耗情況，按采購標準批量采購，避免浪費。

---

第二章辦公用品領用與管理制度

1.領用范圍

辦公用品包括文具類（筆、紙、訂書機）、設備類（打印機、復印機耗材）、清潔用品（消毒液、紙巾）及其他辦公耗材。特殊設備如投影儀、電腦等需另行申請，由行政部統(tǒng)一調配。

2.領用流程

員工需填寫《辦公用品領用申請單》，注明物品名稱、數量及用途，經部門主管簽字后交行政部審核。每月5日前集中申領，行政部根據庫存及預算進行發(fā)放。

3.費用控制

行政部每月匯總辦公用品支出，報財務部審批。超出預算的領用需經主管經理批準，并說明原因。

舉例說明

-例1：客服部員工因工作需要領用100本筆記本，需填寫申請單，部門主管簽字后行政部核實庫存后發(fā)放。

-例2：若某部門發(fā)現打印機墨盒即將用盡，可提前2天申請更換，行政部評估后安排采購。

---

第三章會議組織與執(zhí)行規(guī)范

1.會議分類

公司會議分為部門例會、項目會議、外部會議等，不同類型會議的規(guī)模、準備要求不同。行政部需提前規(guī)劃會議室使用，避免沖突。

2.會議申請

會議發(fā)起人需填寫《會議申請表》，注明會議時間、地點、參會人員、所需設備（投影儀、麥克風等），行政部審核后安排場地。

3.會議保障

行政部負責會議設備的調試、茶水供應及現場支持，會后清理會場并回收設備。重要會議需記錄會議紀要，并分發(fā)給相關人員。

舉例說明

-例1：研發(fā)部申請下周三下午3點召開產品評審會，需提前提交申請，行政部確認會議室并通知技術組準備投影儀。

-例2：若某部門臨時需臨時召開小型討論會，可提前1天向行政部申請會議室，行政部協調空余房間。

---

第四章車輛使用與維護制度

1.車輛調度

公司車輛由行政部統(tǒng)一管理，各部門需填寫《車輛使用申請單》，注明用途、時間及駕駛員信息，經行政部批準后方可使用。

2.使用規(guī)范

駕駛員需遵守交通規(guī)則，車輛使用后需保持清潔，加滿油或按里程結算費用，行政部定期檢查車輛狀況。

3.事故處理

車輛使用中若發(fā)生事故，駕駛員需立即報備行政部，并按公司規(guī)定處理保險及維修事宜。

舉例說明

-例1：市場部員工需攜帶樣品去外地參展，需提前申請車輛，行政部安排備用車輛并通知駕駛員接駕。

-例2：若某車輛出現故障，駕駛員需立即聯系行政部報修，同時填寫《車輛維修記錄表》。

---

第五章操作流程說明

1.辦公用品領用流程

-員工填寫《辦公用品領用申請單》，部門主管簽字。

-行政部審核后發(fā)放物品，并在系統(tǒng)中記錄庫存。

-每月結束后，行政部匯總報表，財務部核對支出。

2.會議安排流程

-會議發(fā)起人提交《會議申請表》，行政部確認場地及設備。

-會前1天，行政部通知參會人員及設備調試情況。

-會后行政部檢查會場，并整理會議紀要分發(fā)給相關方。

3.車輛使用流程

-駕駛員或使用部門填寫《車輛使用申請單》，行政部批準。

-使用完畢后，駕駛員填寫《車輛使用記錄表》，交行政部核對油量或里程。

-行政部每月統(tǒng)計車輛費用，報財務部報銷。

舉例說明

-例1：人力資源部需購買一批筆和文件夾，流程為填寫申請單→主管簽字→行政部審核→發(fā)放并登記。

-例2：銷售部臨時使用車輛接送客戶，流程為提交申請→行政部批準→使用后填寫記錄表→報銷。

---

第六章監(jiān)督檢查

1.檢查主體

行政部主管每月對所有制度執(zhí)行情況進行檢查，財務部不定期抽查物資采購及費用報銷。

2.檢查頻率

辦公用品領用每月檢查一次，會議組織每季度抽查一次，車輛使用每周檢查記錄完整性。

3.檢查內容

-辦公用品是否按流程領用，有無超標準消耗。

-會議設備是否正常，會場是否按時清理。

-車輛使用記錄是否完整，費用結算是否準確。

舉例說明

-例1：行政部發(fā)現某部門多次超額領用打印紙，需約談部門主管，并調整后續(xù)申領標準。

-例2：若車輛使用記錄缺失，行政部需要求駕駛員補交，并提醒規(guī)范填寫。

---

第七章獎懲辦法

1.獎勵措施

-員工若在辦公用品管理中提出合理化建議，如減少浪費或優(yōu)化采購渠道，給予100-500元獎勵。

-會議組織高效、設備故障率低，行政部可評選“優(yōu)秀服務標兵”，并通報表揚。

2.處罰措施

-未按流程領用物資，或私自調配車輛，罰款50-200元。

-會議設備因未及時調試導致會議延誤，責任人員罰款100元。

3.特殊情況

若員工因緊急情況未按流程操作，需說明原因并經主管批準，可免于處罰。

舉例說明

-例1：行政部員工小王提出集中采購辦公用品可節(jié)省15%成本，公司給予300元獎勵。

-例2：某部門員工未提前申請車輛，但說明是緊急接送客戶，經主管批準后免罰。

-