2026年公關(guān)服務(wù)公司公關(guān)物料驗(yàn)收管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為確保公關(guān)物料從制作到交付使用的全過程可控、質(zhì)量達(dá)標(biāo)，明確各相關(guān)部門的職責(zé)與協(xié)作流程，減少因物料問題導(dǎo)致的工期延誤、成本浪費(fèi)及客戶投訴，依據(jù)公司質(zhì)量管理體系及項(xiàng)目運(yùn)營管理規(guī)范，制定本驗(yàn)收管理規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于公司全體員工，特別是項(xiàng)目組、創(chuàng)意設(shè)計(jì)部、采購部、財(cái)務(wù)部及質(zhì)量管控中心。所有由公司出資或經(jīng)手制作、采購、接收的公關(guān)物料，均需依照本制度進(jìn)行驗(yàn)收。第三條核心原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：物料驗(yàn)收以符合預(yù)設(shè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為首要準(zhǔn)則。2.權(quán)責(zé)明確原則：明確驗(yàn)收環(huán)節(jié)中各崗位的職責(zé)與權(quán)限，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制。3.流程閉環(huán)原則：驗(yàn)收過程須形成完整記錄，實(shí)現(xiàn)從申請、檢驗(yàn)、處理到歸檔的可追溯管理。4.效率合規(guī)原則：在保證質(zhì)量的前提下優(yōu)化流程，確保操作符合《廣告法》、《知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》等相關(guān)法律法規(guī)及商業(yè)合同約定。第二章職責(zé)分工第四條項(xiàng)目組項(xiàng)目組為物料驗(yàn)收的發(fā)起方與最終使用責(zé)任方。其主要職責(zé)包括：明確物料需求與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；提交驗(yàn)收申請；參與現(xiàn)場或?qū)嵨矧?yàn)收；對物料的內(nèi)容準(zhǔn)確性、創(chuàng)意呈現(xiàn)及使用效果負(fù)主要責(zé)任；確認(rèn)驗(yàn)收結(jié)果并負(fù)責(zé)合格物料的接收與分發(fā)。第五條創(chuàng)意設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)對物料的設(shè)計(jì)方案、視覺呈現(xiàn)、品牌元素應(yīng)用、工藝實(shí)現(xiàn)可能性進(jìn)行專業(yè)審核與確認(rèn)。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，需對物料的視覺、圖文內(nèi)容與設(shè)計(jì)稿的一致性，以及工藝執(zhí)行效果出具專業(yè)意見。第六條采購部/供應(yīng)商管理組負(fù)責(zé)對接外部供應(yīng)商，管控制作與采購過程。其主要職責(zé)包括：傳遞準(zhǔn)確的制作要求與標(biāo)準(zhǔn)；監(jiān)督供應(yīng)商的生產(chǎn)過程；負(fù)責(zé)物料的初步接收與數(shù)量核對；協(xié)調(diào)處理因供應(yīng)商原因?qū)е碌馁|(zhì)量問題。第七條質(zhì)量管控中心作為獨(dú)立的質(zhì)量監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)制定并維護(hù)通用物料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)庫；對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或重要項(xiàng)目的物料進(jìn)行抽樣或全面檢驗(yàn)；對驗(yàn)收流程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督；歸檔重大質(zhì)量問題的處理記錄。第八條財(cái)務(wù)部根據(jù)完整的驗(yàn)收合格憑證，辦理物料的付款結(jié)算。對未通過驗(yàn)收或驗(yàn)收文件不全的物料，有權(quán)暫?；蚓芙^付款。第三章驗(yàn)收流程與標(biāo)準(zhǔn)第九條驗(yàn)收前置管理1.標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)：在物料制作啟動(dòng)前，項(xiàng)目組須聯(lián)合創(chuàng)意設(shè)計(jì)部，明確并書面確認(rèn)該批物料的詳細(xì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，作為后續(xù)驗(yàn)收依據(jù)。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋：規(guī)格尺寸、材質(zhì)工藝、色彩參數(shù)（如潘通色號(hào)、CMYK值）、圖文內(nèi)容、數(shù)量、包裝方式、交付時(shí)間與地點(diǎn)等。2.樣品確認(rèn)：對于大批量或重要物料，必須要求供應(yīng)商提供實(shí)物樣品或打樣，經(jīng)項(xiàng)目組、創(chuàng)意設(shè)計(jì)部簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行批量生產(chǎn)。確認(rèn)樣須封存?zhèn)洳?。第十條驗(yàn)收申請物料制作完畢或采購到貨后，由采購部或供應(yīng)商通知項(xiàng)目組。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在計(jì)劃使用時(shí)間前，填寫《公關(guān)物料驗(yàn)收申請單》，明確物料名稱、項(xiàng)目編號(hào)、供應(yīng)商信息、申請驗(yàn)收時(shí)間與地點(diǎn)，并附上已確認(rèn)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計(jì)源文件，發(fā)起驗(yàn)收流程。第十一條驗(yàn)收實(shí)施驗(yàn)收工作分為初步驗(yàn)收與正式驗(yàn)收兩個(gè)階段。1.初步驗(yàn)收（收貨核對）：由采購部與項(xiàng)目組指定人員共同進(jìn)行。主要核對物料的外包裝完好性、送貨單與訂單一致性、貨物數(shù)量是否短缺。如發(fā)現(xiàn)外包裝嚴(yán)重破損或數(shù)量短少，應(yīng)立即在送貨單上注明并拍照留存，同時(shí)通知供應(yīng)商現(xiàn)場處理或出具書面說明。2.正式驗(yàn)收（質(zhì)量檢驗(yàn)）：在初步驗(yàn)收通過后，由項(xiàng)目組牽頭，組織創(chuàng)意設(shè)計(jì)部相關(guān)人員（必要時(shí)邀請質(zhì)量管控中心人員）組成驗(yàn)收小組，依據(jù)事先確認(rèn)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開箱檢驗(yàn)。內(nèi)容檢驗(yàn)：核對所有文字、圖片、標(biāo)識(shí)、二維碼等信息是否準(zhǔn)確無誤，無錯(cuò)別字，無法律及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量檢驗(yàn)：檢查物料材質(zhì)、工藝、色彩、尺寸、印刷效果、裝訂質(zhì)量、視聽文件的清晰度與完整性等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。感官與功能檢驗(yàn)：檢查實(shí)物觀感、手感、氣味（如環(huán)保要求），以及電子物料的鏈接有效性、交互功能等。第十二條驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收小組根據(jù)檢驗(yàn)情況，在《公關(guān)物料驗(yàn)收報(bào)告》中明確填寫驗(yàn)收結(jié)論，結(jié)論分為三種：1.合格：物料完全符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，項(xiàng)目組辦理接收手續(xù)，物料可投入項(xiàng)目使用。2.有條件接受（讓步接收）：物料存在輕微瑕疵，但不影響核心功能與主體觀感，且出于緊急使用需求。須詳細(xì)記錄瑕疵情況，經(jīng)項(xiàng)目總監(jiān)及以上領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)后方可接收。同時(shí)，應(yīng)就瑕疵問題與供應(yīng)商明確責(zé)任及后續(xù)處理方式。3.不合格：物料存在嚴(yán)重不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的情形。驗(yàn)收報(bào)告需詳細(xì)列明不合格項(xiàng)，并附照片等證據(jù)。物料應(yīng)予以拒收，由采購部立即通知供應(yīng)商，并根據(jù)合同約定啟動(dòng)退貨、重做或索賠程序。項(xiàng)目組需同步啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。第十三條驗(yàn)收時(shí)限常規(guī)物料驗(yàn)收應(yīng)在收貨后2個(gè)工作日內(nèi)完成。大型活動(dòng)物料或緊急物料，需在收貨后24小時(shí)內(nèi)完成。如有特殊情況需延遲驗(yàn)收，項(xiàng)目組需提前書面說明原因。第四章特殊物料驗(yàn)收管理第十四條數(shù)字媒體物料包括海報(bào)、長圖、H5、短視頻、軟文等。驗(yàn)收除內(nèi)容與視覺外，需重點(diǎn)檢驗(yàn)：文件格式、分辨率、大小是否符合發(fā)布平臺(tái)要求；鏈接跳轉(zhuǎn)是否準(zhǔn)確；版權(quán)標(biāo)識(shí)是否清晰；是否存在潛在技術(shù)兼容性問題。需在不同設(shè)備上進(jìn)行預(yù)覽測試。第十五條活動(dòng)現(xiàn)場搭建物料如背景板、展臺(tái)、燈光音響設(shè)備等。驗(yàn)收需分階段進(jìn)行：出廠前可進(jìn)行廠內(nèi)預(yù)驗(yàn)收；到達(dá)活動(dòng)現(xiàn)場后，需在搭建前再次核對主要構(gòu)件；搭建完成后，進(jìn)行最終效果驗(yàn)收，確保與設(shè)計(jì)效果圖一致且安裝牢固安全。第十六條禮品與定制贈(zèng)品除常規(guī)質(zhì)量檢驗(yàn)外，需特別關(guān)注：禮品的安全性（如食品、兒童用品）、合規(guī)性（如價(jià)值是否符合相關(guān)規(guī)定）、定制內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及包裝的完好性與檔次感。第五章文件管理與歸檔第十七條驗(yàn)收文件每批次物料的驗(yàn)收過程必須形成并保存完整的文件記錄，至少包括：《公關(guān)物料驗(yàn)收申請單》、經(jīng)確認(rèn)的《驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》文件、《公關(guān)物料驗(yàn)收報(bào)告》（含驗(yàn)收人員簽字）、樣品確認(rèn)記錄、不合格品處理記錄（如有）、相關(guān)溝通記錄及照片視頻證據(jù)。第十八條歸檔要求項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人須將本項(xiàng)目所有物料的驗(yàn)收文件整理成冊，作為項(xiàng)目結(jié)案資料的一部分，提交至公司文檔管理中心統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于項(xiàng)目結(jié)束后的三年，重要項(xiàng)目永久保存或按合同約定執(zhí)行。第六章責(zé)任、考核與附則第十九條責(zé)任界定1.因驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不清或未提供確認(rèn)樣導(dǎo)致的物料問題，由項(xiàng)目組承擔(dān)主要責(zé)任。2.因未嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收流程，導(dǎo)致不合格物料被接收并投入使用，造成損失的，由驗(yàn)收簽字人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因供應(yīng)商制作工藝或材質(zhì)問題導(dǎo)致的質(zhì)量不合格，由采購部牽頭依據(jù)合同向供應(yīng)商追責(zé)。第二十條考核機(jī)制公司將物料驗(yàn)收的及時(shí)率、合格率以及相關(guān)文件的完整性，納入項(xiàng)目組、采購部及相關(guān)部門的關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）進(jìn)行考核。對嚴(yán)格把關(guān)、避免重大損失的個(gè)