2026年公關服務公司公關物料與設備管理細則為適應行業(yè)發(fā)展趨勢，提升公司公關活動執(zhí)行效率與品牌形象保障能力，特制定本管理細則，旨在明確公關物料與設備管理人員的崗位職責，規(guī)范相關工作流程，確保資源得到高效、安全、合規(guī)的利用。本規(guī)定適用于公司內部所有涉及公關物料及設備管理的相關人員。第一章總則第一條目的與依據(jù)為建立健全公司公關物料與設備的管理體系，明確管理人員的職責與權限，實現(xiàn)資源的標準化、精細化、動態(tài)化管理，降低運營成本，防范資產(chǎn)流失與操作風險，保障各類公關活動的順利實施，依據(jù)國家相關資產(chǎn)管理法律法規(guī)及公司內部管理制度，結合行業(yè)特性和公司實際，制定本規(guī)定。第二條管理范圍本細則所稱公關物料，指用于公司公關活動、品牌宣傳、客戶服務的各類有形物品，包括但不限于印刷品（宣傳冊、海報、邀請函）、定制禮品、展示用品（展架、背景板）、活動道具、品牌服裝等。本細則所稱公關設備，指用于支持公關活動策劃、執(zhí)行與呈現(xiàn)的各類器材，包括但不限于視聽設備（音響、燈光、投影）、數(shù)碼設備（相機、攝像機）、演示設備、專用運輸工具等。第三條管理原則公關物料與設備管理遵循“統(tǒng)一領導、歸口管理、責任到人、物盡其用、安全節(jié)約”的原則。所有資產(chǎn)均為公司財產(chǎn)，任何個人不得私自占用、處置或損毀。第二章崗位設置與核心職責第四條崗位設置公司設立公關物料與設備管理崗（以下簡稱“管理員”），隸屬公司運營支持部門。根據(jù)公司規(guī)模與業(yè)務量，可設專職或指定專人兼職負責。關鍵崗位需設立A/B角備份機制，確保管理工作的連續(xù)性。第五條核心職責概述管理員是公司公關物料與設備管理的直接責任人，全面負責從需求對接、采購協(xié)助、入庫驗收、倉儲管理、領用發(fā)放、維護保養(yǎng)、盤存清查到報廢處置的全生命周期管理，并承擔相應的監(jiān)督、報告與檔案管理職責。第三章崗位職責詳述第六條需求計劃與采購協(xié)助管理1.根據(jù)年度公關活動計劃及臨時項目需求，協(xié)同各業(yè)務部門制定公關物料與設備的年度及月度需求計劃，編制預算明細。2.負責收集、整理和初審各部門提交的物料及設備采購申請，核對規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)及使用時間，避免重復或盲目采購。3.協(xié)助采購部門進行供應商初步篩選、樣品確認、市場詢價等工作，提供專業(yè)技術建議，但不直接執(zhí)行采購決策與付款。4.對于定制類物料，需嚴格審核設計稿與制作文件，確保符合品牌視覺規(guī)范，并跟蹤打樣及生產(chǎn)進度。第七條入庫驗收與倉儲管理1.所有采購到貨或活動回收的公關物料與設備，必須由管理員在場進行入庫驗收。驗收內容包括：核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量、外觀、隨附資料（如說明書、保修卡）等。2.驗收合格后，管理員須在入庫單上簽字確認，并及時將物品信息錄入公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)，生成唯一資產(chǎn)編號與標簽。驗收不合格物品，有權拒絕入庫，并立即報告上級及采購部門處理。3.負責管理專用倉庫或存儲區(qū)域，確保環(huán)境安全、干燥、整潔、通風，符合物料設備的存放要求。危險品、貴重品需單獨存放并加強安保。4.實行分類分區(qū)存放制度，建立清晰的貨物標識卡，做到賬、卡、物相符。定期巡查倉儲環(huán)境，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。第八條領用發(fā)放與現(xiàn)場支持管理1.負責執(zhí)行公關物料與設備的領用審批流程。領用人需填寫領用申請單，經(jīng)其部門負責人及項目負責人審批后，方可向管理員領取。2.發(fā)放時，管理員需與領用人共同核對物品信息，辦理出庫手續(xù)，明確使用項目、歸還日期及保管責任。對于高價值設備，需進行基本操作培訓或提示注意事項。3.對于大型或重要活動，管理員需根據(jù)安排提供現(xiàn)場支持，協(xié)助進行設備調試、物料布置，并監(jiān)督現(xiàn)場使用情況，防止違規(guī)操作與資產(chǎn)遺失。4.活動結束后，督促領用人或項目組在規(guī)定時間內歸還物品，并進行歸還驗收。如有損壞或遺失，需按相關規(guī)定處理。第九條日常維護與保養(yǎng)管理1.制定各類公關設備的定期維護保養(yǎng)計劃，并負責執(zhí)行或監(jiān)督第三方服務商執(zhí)行。建立設備維護保養(yǎng)檔案，記錄每次保養(yǎng)的時間、內容、結果及責任人。2.對庫存物料進行定期檢查，對易老化、有保質期的物料進行重點監(jiān)控，及時處理臨期或變質物品。3.確保常用設備處于良好待用狀態(tài)，故障設備應及時標識、隔離并報修，嚴禁帶病運行。第十條盤存清查與報表管理1.每月對常用易耗物料進行盤點，每季度對全部庫存物料及設備進行全面盤點，每年底配合財務部門進行年度資產(chǎn)大盤點。2.盤點結果需形成書面報告，詳細說明盤盈、盤虧、毀損情況，分析原因，提出處理意見，報上級領導審批。3.定期編制并提交物料設備庫存報表、使用情況分析報告、維修成本分析報告等，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。第十一條報廢處置與回收管理1.對達到使用年限、技術淘汰、無法修復或無修復價值的物料設備，依據(jù)公司資產(chǎn)報廢流程，組織技術鑒定，填寫報廢申請單，按權限報批。2.報廢批準后，需對資產(chǎn)進行合規(guī)處置?？苫厥諝堉档?，需通過合規(guī)渠道變賣；無殘值的，需環(huán)保處理。所有處置過程需保留記錄。3.倡導環(huán)保節(jié)約，對可重復使用的物料（如標準展具）進行循環(huán)利用管理；對活動剩余的全新禮品、宣傳品等，評估后納入庫存調劑使用。第十二條檔案與信息安全管理1.建立并維護完整的公關物料與設備管理檔案，包括但不限于采購合同、入庫單、出庫單、領用單、維修記錄、盤點報告、報廢審批單等，確保單據(jù)齊全、歸檔及時。2.負責公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)中相關模塊的數(shù)據(jù)錄入、更新與維護，確保信息準確、實時。3.對涉密或敏感物料（如未發(fā)布的新品資料）的存儲與領用，需嚴格執(zhí)行公司保密規(guī)定，履行特殊審批與登記手續(xù)。第四章行為規(guī)范與獎懲第十三條行為規(guī)范1.管理員須廉潔自律，不得利用職務之便謀取私利，不得私自外借、出租、處置公司資產(chǎn)。2.工作細致嚴謹，確保管理各環(huán)節(jié)準確無誤，主動優(yōu)化管理流程。3.樹立服務意識，積極高效響應業(yè)務部門合理需求，保障活動順利開展。4.持續(xù)學習，掌握所管物料設備的基本知識與新技術發(fā)展。第十四條考核與獎懲1.管理員的工作表現(xiàn)將納入公司績效考核體系，主要考核指標包括：賬物相符率、設備完好率、需求響應及時率、庫存周轉率、成本節(jié)約情況等。2.對認真履行職責、在資產(chǎn)節(jié)約、效率提升、創(chuàng)新管理等方面表現(xiàn)突出者，公司將給予表彰或獎勵。3.對因玩忽職守導致公司資產(chǎn)嚴重流失、損毀或造成重大活動事故的，將視情節(jié)輕重給予通報批評、經(jīng)濟處罰直至解除勞動合同的處分，并追究相應經(jīng)濟責任。涉嫌違法犯罪