2026年公關(guān)服務(wù)公司項目尾款收取管理辦法第一章總則第一條制定目的為規(guī)范本公司（以下簡稱“公司”）在2026年度及以后期間內(nèi)，對已完結(jié)或階段性完結(jié)的公共關(guān)系服務(wù)項目的尾款收取管理工作，明確相關(guān)部門及人員的職責(zé)與流程，加速資金回籠，降低壞賬風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益與穩(wěn)健經(jīng)營，特制定本管理辦法。第二條適用范圍本辦法適用于公司所有依據(jù)已簽訂合同提供公共關(guān)系服務(wù)，且已滿足合同約定的尾款支付條件的項目。涉及海外業(yè)務(wù)的項目，若合同有特殊約定的，從其約定；無特殊約定的，參照本辦法執(zhí)行。第三條核心原則尾款收取工作應(yīng)遵循以下原則：1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，以有效合同為依據(jù)開展收款工作。2.權(quán)責(zé)清晰原則：明確項目負(fù)責(zé)人、客戶服務(wù)部、財務(wù)部在尾款收取環(huán)節(jié)的具體職責(zé)，形成協(xié)同工作機(jī)制。3.預(yù)防為主原則：通過優(yōu)化合同條款、加強(qiáng)過程溝通與確認(rèn)，前置性降低尾款收取難度。4.及時高效原則：在滿足收款條件后，應(yīng)立即啟動并持續(xù)推進(jìn)收款流程，避免拖延。5.客戶關(guān)系維護(hù)原則：收款過程中應(yīng)保持專業(yè)、友善的態(tài)度，注重溝通策略，維護(hù)長期客戶關(guān)系。第四條管理職責(zé)1.項目負(fù)責(zé)人（客戶總監(jiān)/項目經(jīng)理）：是項目尾款收取的第一責(zé)任人。負(fù)責(zé)項目執(zhí)行過程中的成果確認(rèn)、驗收文件獲取、發(fā)起收款申請、直接與客戶對接催收、協(xié)調(diào)解決尾款支付相關(guān)問題。2.客戶服務(wù)部：負(fù)責(zé)監(jiān)督項目尾款收取進(jìn)度，協(xié)助項目負(fù)責(zé)人處理重大收款障礙，對長期拖欠尾款的客戶進(jìn)行信用評估與關(guān)系管理。3.財務(wù)部：負(fù)責(zé)審核收款申請單據(jù)的合規(guī)性，開具合規(guī)票據(jù)，確認(rèn)款項到賬情況，定期發(fā)布應(yīng)收賬款賬齡分析報告，提供收款數(shù)據(jù)支持。4.法務(wù)部（或法務(wù)專員）：負(fù)責(zé)審核相關(guān)合同條款，對存在嚴(yán)重收款風(fēng)險或長期拖欠的項目，提供法律意見并協(xié)助采取法律措施。第二章合同簽訂階段的預(yù)防性管理第五條合同條款優(yōu)化在項目合同簽訂階段，應(yīng)爭取有利于尾款收取的條款，至少應(yīng)確保：1.明確的支付節(jié)點與條件：尾款支付必須與清晰、可量化、可驗證的項目交付成果掛鉤，如“項目總結(jié)報告經(jīng)甲方書面確認(rèn)后X個工作日內(nèi)支付”。2.詳細(xì)的交付成果清單：合同附件應(yīng)明確尾款支付前需交付的所有成果物（如結(jié)案報告、傳播數(shù)據(jù)總覽、物料歸檔文件等）的具體標(biāo)準(zhǔn)和形式。3.合理的賬期約定：尾款支付周期不宜過長，原則上不應(yīng)超過主要交付成果確認(rèn)后30個自然日。4.違約條款：明確約定客戶逾期支付尾款的違約責(zé)任，如按日計算滯納金（需符合法律規(guī)定的上限）。5.驗收與異議期：設(shè)定合理的驗收與異議提出期限，逾期未提出異議視為驗收合格，以此作為尾款支付的重要依據(jù)。第六條客戶信用初評在承接新客戶或新項目前，客戶服務(wù)部應(yīng)協(xié)同財務(wù)部對客戶進(jìn)行初步信用評估，了解其歷史付款記錄、行業(yè)信譽(yù)及經(jīng)營狀況。對評估信用等級較低的客戶，應(yīng)考慮提高預(yù)付款比例、縮短賬期或要求提供付款擔(dān)保。第三章項目執(zhí)行過程中的過程管理第七條過程確認(rèn)與證據(jù)留存項目負(fù)責(zé)人在項目執(zhí)行全過程中，應(yīng)注重所有關(guān)鍵節(jié)點成果的書面（含電子郵件、正式函件）或可追溯的即時通訊工具（如企業(yè)微信）確認(rèn)。特別是涉及尾款支付條件的里程碑成果，必須獲得客戶指定對接人的正式確認(rèn)。第八條尾款支付條件成就的準(zhǔn)備工作在項目接近尾聲或達(dá)到合同約定的尾款支付節(jié)點前，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)提前至少10個工作日：1.整理齊備合同要求的所有交付成果。2.編制專業(yè)的項目結(jié)案報告，匯總項目成果、關(guān)鍵數(shù)據(jù)及達(dá)成效果。3.主動與客戶預(yù)約結(jié)案匯報或成果確認(rèn)會議，以正式形式提請客戶確認(rèn)。第四章尾款收取流程第九條收款啟動當(dāng)合同約定的尾款支付條件完全成就（即客戶已對尾款對應(yīng)成果完成書面確認(rèn)，或默認(rèn)確認(rèn)條件已滿足），項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在3個工作日內(nèi)，在公司內(nèi)部項目管理系統(tǒng)中發(fā)起《尾款收取申請》。第十條申請審核《尾款收取申請》需附上證明付款條件已成就的完整依據(jù)，如客戶簽字蓋章的驗收單、確認(rèn)郵件截圖、結(jié)案報告回執(zhí)等。依次經(jīng)客戶服務(wù)部經(jīng)理審核、財務(wù)部審核無誤后，流程生效。財務(wù)部根據(jù)審核通過的申請，在2個工作日內(nèi)開具正確金額的發(fā)票。第十一條發(fā)票寄送與賬款催收1.項目負(fù)責(zé)人將發(fā)票送達(dá)客戶，并正式以書面形式（如蓋有公司章的付款通知函）通知客戶在約定期限內(nèi)支付尾款。送達(dá)應(yīng)有記錄。2.自付款到期日起，尾款收取工作正式進(jìn)入執(zhí)行階段，由項目負(fù)責(zé)人主導(dǎo)催收。第十二條階梯式催收程序1.到期提醒（到期后3日內(nèi)）：付款到期日屆滿后3個工作日內(nèi)，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)通過電話或即時通訊工具友好提醒客戶對接人付款事宜，確認(rèn)發(fā)票是否收到、付款流程是否啟動。2.正式催告（逾期715日）：若逾期超過7個工作日未付款，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)向客戶對接人及其上級主管發(fā)送正式催告郵件，明確合同約定、欠款金額、逾期事實，并再次設(shè)定一個合理的寬限期（通常不超過5個工作日）。3.升級溝通（逾期1630日）：若寬限期滿仍未付款，項目負(fù)責(zé)人需將情況上報客戶服務(wù)部?？蛻舴?wù)部經(jīng)理應(yīng)介入，視情況與客戶更高級別負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，了解拖欠原因，尋求解決方案，同時發(fā)出加蓋公司公章的正式催款函。4.高層協(xié)商與預(yù)警（逾期3160日）：對于逾期超過30日的欠款，由公司分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理決定是否介入，與客戶方?jīng)Q策層進(jìn)行最后協(xié)商。同時，財務(wù)部將該筆欠款列為重點關(guān)注應(yīng)收賬款，客戶服務(wù)部啟動客戶信用降級評估。5.法務(wù)介入（逾期60日以上）：經(jīng)協(xié)商無效，逾期超過60日的欠款，移交法務(wù)部。法務(wù)部評估后，將根據(jù)合同約定及法律規(guī)定，采取包括但不限于發(fā)送律師函、啟動仲裁或訴訟程序等措施。項目負(fù)責(zé)人與客戶服務(wù)部需全力配合提供證據(jù)材料。第十三條特殊情況處理1.客戶對成果有爭議：若客戶以服務(wù)質(zhì)量或成果未達(dá)預(yù)期為由拒絕或拖延支付尾款，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)立即核實情況。如屬合理異議，應(yīng)積極協(xié)商補(bǔ)救方案，并形成書面?zhèn)渫Ｈ鐚贌o理拖延，應(yīng)依據(jù)合同及過程確認(rèn)文件進(jìn)行解釋與交涉，并及時上報。2.客戶付款流程冗長：需提前了解客戶內(nèi)部付款流程，引導(dǎo)客戶盡早啟動。在催收時，可要求客戶提供已提交付款申請的內(nèi)部憑證。3.尾款減免或分期：任何尾款的減免或分期支付方案，必須由項目負(fù)責(zé)人提出申請，詳細(xì)說明原因，經(jīng)客戶服務(wù)部、財務(wù)部審核，并報請公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。相關(guān)協(xié)議須以補(bǔ)充合同形式明確。第五章后續(xù)管理、考核與歸檔第十四條應(yīng)收賬款監(jiān)控財務(wù)部每月5日前（遇節(jié)假日順延）發(fā)布上一月的《應(yīng)收賬款賬齡分析表》，詳細(xì)列示已到期及未到期的應(yīng)收款項，重點標(biāo)注超期30天、60天、90天以上的尾款情況，發(fā)送至公司管理層、客戶服務(wù)部及相關(guān)項目負(fù)責(zé)人。第十五條績效考核關(guān)聯(lián)項目尾款的收回情況將納入項目負(fù)責(zé)人及相關(guān)客服人員的季度及年度績效考核指標(biāo)。具體考核方案由人力資源部另行制定，指標(biāo)包括但不限于：尾款按時回收率、超期應(yīng)收賬款余額、壞賬發(fā)生率等。第十六條文檔歸檔整個項目結(jié)束后，包括合同、各階段成果確認(rèn)記錄、驗收文件、催收過程全部通訊記錄、付款憑證復(fù)印件等所有資料，由項目負(fù)責(zé)人整理成冊，移交行政部按公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸