2026年公關(guān)服務(wù)公司卓越公關(guān)商業(yè)活動(dòng)管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為系統(tǒng)性規(guī)范商業(yè)公關(guān)活動(dòng)管理，確?；顒?dòng)策劃、執(zhí)行、評(píng)估各環(huán)節(jié)有章可循，有效控制風(fēng)險(xiǎn)，提升資源利用效率與客戶滿意度，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》、《中華人民共和國(guó)廣告法》、《大型群眾性活動(dòng)安全管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)最佳實(shí)踐，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）為各類客戶策劃、組織、執(zhí)行的所有商業(yè)性質(zhì)公關(guān)活動(dòng)，包括但不限于新品發(fā)布會(huì)、品牌體驗(yàn)活動(dòng)、媒體見(jiàn)面會(huì)、行業(yè)峰會(huì)、慶典儀式、線上線下整合營(yíng)銷活動(dòng)等。第三條基本原則1.戰(zhàn)略導(dǎo)向原則：所有活動(dòng)須與客戶品牌戰(zhàn)略及商業(yè)目標(biāo)緊密對(duì)齊，確?；顒?dòng)價(jià)值最大化。2.合規(guī)風(fēng)控原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與合規(guī)審查貫穿活動(dòng)全程。3.精益管理原則：實(shí)行項(xiàng)目全生命周期管理，注重流程優(yōu)化、成本控制與資源高效配置。4.創(chuàng)新卓越原則：鼓勵(lì)內(nèi)容、形式與技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新，追求卓越的執(zhí)行品質(zhì)與體驗(yàn)效果。5.協(xié)作共贏原則：強(qiáng)化內(nèi)部跨部門協(xié)作與外部供應(yīng)商協(xié)同，保障信息暢通與執(zhí)行合力。第二章組織與職責(zé)第四條項(xiàng)目組織架構(gòu)每個(gè)商業(yè)公關(guān)活動(dòng)項(xiàng)目應(yīng)成立專項(xiàng)項(xiàng)目組，實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目組核心成員應(yīng)包括：項(xiàng)目經(jīng)理、策劃專員、客戶對(duì)接人、媒介專員、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行主管、后勤支持人員等。重大項(xiàng)目需設(shè)立公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行督導(dǎo)。第五條主要職責(zé)1.項(xiàng)目經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制與交付，是項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、成本及安全的第一責(zé)任人。2.策劃團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)活動(dòng)創(chuàng)意策劃、方案撰寫、內(nèi)容設(shè)計(jì)及流程編排。3.客戶對(duì)接人：負(fù)責(zé)與客戶保持日常溝通，準(zhǔn)確傳遞需求，及時(shí)反饋進(jìn)展，管理客戶期望。4.媒介團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)媒體關(guān)系維護(hù)、新聞稿撰寫與發(fā)布、媒體邀請(qǐng)與接待、輿情監(jiān)測(cè)及傳播效果追蹤。5.執(zhí)行團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)場(chǎng)地勘察、供應(yīng)商管理、物料制作、現(xiàn)場(chǎng)搭建、流程把控、人員調(diào)度等落地工作。6.合規(guī)與風(fēng)控專員（或指定人員）：負(fù)責(zé)審核活動(dòng)方案的合規(guī)性，評(píng)估潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)急預(yù)案。第三章活動(dòng)前期策劃與審批第六條需求分析與簡(jiǎn)報(bào)客戶對(duì)接人需與客戶進(jìn)行深度溝通，形成詳細(xì)的《項(xiàng)目需求簡(jiǎn)報(bào)》，明確活動(dòng)背景、核心目標(biāo)、目標(biāo)受眾、關(guān)鍵信息、預(yù)期效果、預(yù)算框架、時(shí)間要求等，并由客戶書面確認(rèn)。第七條方案策劃與提案策劃團(tuán)隊(duì)基于《項(xiàng)目需求簡(jiǎn)報(bào)》進(jìn)行創(chuàng)意構(gòu)思與方案設(shè)計(jì)，形成完整的《活動(dòng)策劃執(zhí)行方案》。方案內(nèi)容應(yīng)至少包括：活動(dòng)主題與創(chuàng)意闡述、整體流程設(shè)計(jì)、傳播策略、場(chǎng)地與視覺(jué)設(shè)計(jì)建議、技術(shù)應(yīng)用方案、詳細(xì)預(yù)算分解、初步風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)急預(yù)案、效果評(píng)估指標(biāo)（KPI）。第八條內(nèi)部評(píng)審《活動(dòng)策劃執(zhí)行方案》需提交至公司內(nèi)部評(píng)審會(huì)。評(píng)審會(huì)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、資深策劃、合規(guī)風(fēng)控人員等組成，重點(diǎn)評(píng)估方案的策略合理性、創(chuàng)意可行性、預(yù)算合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)可控性。方案需根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)修改完善。第九條客戶提案與合同簽訂經(jīng)內(nèi)部評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的方案向客戶正式提案。提案通過(guò)后，由公司授權(quán)人員與客戶簽訂正式服務(wù)合同，明確雙方權(quán)責(zé)、服務(wù)范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及保密條款等。第十條項(xiàng)目立項(xiàng)合同簽訂后，由項(xiàng)目經(jīng)理在公司項(xiàng)目管理系統(tǒng)中正式立項(xiàng)，組建項(xiàng)目組，發(fā)布《項(xiàng)目啟動(dòng)通知書》，并申請(qǐng)分配項(xiàng)目代碼，用于后續(xù)所有費(fèi)用報(bào)銷及文件歸檔。第四章活動(dòng)執(zhí)行管理第十一條預(yù)算與成本管理1.項(xiàng)目經(jīng)理須依據(jù)合同及批準(zhǔn)方案，編制詳細(xì)的《項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行表》，報(bào)批后嚴(yán)格執(zhí)行。2.所有采購(gòu)與費(fèi)用支出需遵循公司財(cái)務(wù)制度，提前申請(qǐng)，比價(jià)擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，并留存完整票據(jù)。3.預(yù)算變更需履行書面審批流程，重大超支須經(jīng)原審批權(quán)限上級(jí)及客戶（如涉及合同變更）批準(zhǔn)。第十二條供應(yīng)商管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇名錄內(nèi)供應(yīng)商。新供應(yīng)商引入需進(jìn)行資質(zhì)、案例、信用審查。2.與供應(yīng)商簽訂明確合同或工作訂單，約定工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、費(fèi)用及違約責(zé)任。3.執(zhí)行期間對(duì)供應(yīng)商工作質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督與驗(yàn)收，確保其輸出符合要求。第十三條進(jìn)度與溝通管理1.項(xiàng)目經(jīng)理制定詳細(xì)的《項(xiàng)目主進(jìn)度計(jì)劃表》，明確各項(xiàng)任務(wù)、起止時(shí)間、負(fù)責(zé)人及交付物。2.定期召開項(xiàng)目組內(nèi)部例會(huì)（如每周），同步進(jìn)展，解決問(wèn)題。重大問(wèn)題需立即上報(bào)。3.建立與客戶的定期溝通機(jī)制（如雙周報(bào)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)會(huì)議），保持信息透明。第十四條合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管理1.活動(dòng)內(nèi)容、宣傳物料、嘉賓言論等需進(jìn)行合規(guī)審查，確保不違反法律法規(guī)及公序良俗。2.對(duì)場(chǎng)地安全、消防、人群疏散、食品衛(wèi)生、演出許可、數(shù)據(jù)安全等進(jìn)行全面風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。3.針對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如天氣、關(guān)鍵人員缺席、設(shè)備故障、輿情危機(jī)等）制定詳盡的《應(yīng)急預(yù)案》，并指定專人負(fù)責(zé)。4.涉及大型群眾性活動(dòng)，必須依法提前向公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)安全許可。第十五條現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行管理1.活動(dòng)前至少進(jìn)行一次全流程彩排，檢驗(yàn)流程、技術(shù)、人員配合度。2.執(zhí)行團(tuán)隊(duì)需提前進(jìn)場(chǎng)，監(jiān)督場(chǎng)地搭建與布置，確保符合設(shè)計(jì)及安全標(biāo)準(zhǔn)。3.活動(dòng)當(dāng)日，嚴(yán)格按《現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行手冊(cè)》操作，設(shè)立現(xiàn)場(chǎng)指揮中心，統(tǒng)一調(diào)度。項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛鞋F(xiàn)場(chǎng)最高決策權(quán)（在預(yù)案范圍內(nèi)）。4.做好嘉賓、媒體及觀眾的簽到、接待、引導(dǎo)與服務(wù)，管理現(xiàn)場(chǎng)秩序。5.安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)攝影攝像及社交媒體內(nèi)容即時(shí)發(fā)布。第五章活動(dòng)后期評(píng)估與歸檔第十六條效果評(píng)估與總結(jié)活動(dòng)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目組須完成項(xiàng)目評(píng)估：1.效果評(píng)估：依據(jù)事先設(shè)定的KPI，收集分析數(shù)據(jù)，包括但不限于媒體傳播量（覆蓋率、閱讀量、互動(dòng)量）、受眾參與度、客戶滿意度調(diào)研結(jié)果、商業(yè)目標(biāo)達(dá)成度分析等，形成《活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告》。2.項(xiàng)目總結(jié)：召開項(xiàng)目復(fù)盤會(huì)，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，分析存在問(wèn)題與不足，提出改進(jìn)建議，形成《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》。第十七條客戶回款與結(jié)算項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門，依據(jù)合同約定及時(shí)向客戶提交結(jié)案報(bào)告及付款申請(qǐng)，跟進(jìn)回款進(jìn)度。同時(shí)，完成項(xiàng)目?jī)?nèi)部成本結(jié)算。第十八條資料歸檔項(xiàng)目結(jié)束后30日內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理須將項(xiàng)目全過(guò)程中的所有重要文件進(jìn)行系統(tǒng)化歸檔，包括但不限于：合同、各類方案、審批記錄、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)郵件、設(shè)計(jì)稿件、供應(yīng)商合同、費(fèi)用票據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)照片視頻資料、評(píng)估報(bào)告等。歸檔資料應(yīng)齊全、有序，便于日后查閱與審計(jì)。第六章附則第十九條培訓(xùn)與宣導(dǎo)公司將定期組織對(duì)本辦法的培訓(xùn)與宣導(dǎo)，確保所有相關(guān)人員理解并遵守。新員工入職時(shí)，須接受相關(guān)培訓(xùn)。第二十條檢查與修訂公司管理層將定期或不定期檢查本辦法的