外部董事報(bào)告制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)，參照行業(yè)先進(jìn)管理準(zhǔn)則及集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控與合規(guī)治理的總體要求制定。同時(shí)，為規(guī)范外部董事履職行為，強(qiáng)化公司治理結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有效防控因董事決策失誤引發(fā)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)及聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)，特明確外部董事報(bào)告制度的管理框架與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。第二條本制度適用于公司全體外部董事、董事會(huì)秘書(shū)、監(jiān)事及公司各部門(mén)、下屬單位全體員工。外部董事報(bào)告義務(wù)涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：涉及公司重大資產(chǎn)重組、戰(zhàn)略投資、高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)拓展的決策建議；關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)的回避與披露；獨(dú)立意見(jiàn)的形成與表達(dá)；履職過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的公司內(nèi)部治理缺陷或重大風(fēng)險(xiǎn)隱患。第三條本制度核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“XX專項(xiàng)管理”指公司針對(duì)特定領(lǐng)域（如信息披露、關(guān)聯(lián)交易、內(nèi)幕交易）制定的管理規(guī)范與執(zhí)行體系，以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、控制與持續(xù)改進(jìn)的全流程管理。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指董事履職過(guò)程中可能對(duì)公司造成直接或間接損害的非預(yù)期事件，包括決策失誤風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)瑕疵風(fēng)險(xiǎn)、利益沖突風(fēng)險(xiǎn)等。（三）“XX合規(guī)”指董事行為符合法律法規(guī)、監(jiān)管要求及公司內(nèi)部制度的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，需通過(guò)事前審查、事中監(jiān)督、事后評(píng)價(jià)實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。第四條XX專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則。董事報(bào)告義務(wù)應(yīng)覆蓋所有可能影響公司治理效能的決策場(chǎng)景與履職環(huán)節(jié)。（二）責(zé)任到人原則。明確各層級(jí)董事的盡職標(biāo)準(zhǔn)與報(bào)告責(zé)任，建立差異化問(wèn)責(zé)機(jī)制。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則。聚焦高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，強(qiáng)化前瞻性風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分級(jí)管控。（四）持續(xù)改進(jìn)原則。通過(guò)動(dòng)態(tài)評(píng)估與優(yōu)化機(jī)制，完善報(bào)告流程與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人作為XX專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對(duì)制度落實(shí)負(fù)總責(zé)；分管相關(guān)業(yè)務(wù)的董事作為直接責(zé)任人，需統(tǒng)籌本領(lǐng)域報(bào)告制度的執(zhí)行。董事會(huì)秘書(shū)承擔(dān)日常協(xié)調(diào)職能，確保報(bào)告信息準(zhǔn)確傳遞至監(jiān)管機(jī)構(gòu)。第六條設(shè)立XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管董事?lián)胃苯M長(zhǎng)，成員包括外部董事代表、法務(wù)合規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)Ｘ?zé)人員。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)包括：統(tǒng)籌制定報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)跨部門(mén)報(bào)告事項(xiàng)、審批重大報(bào)告事項(xiàng)處置方案、監(jiān)督報(bào)告制度執(zhí)行效果。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門(mén)（法務(wù)合規(guī)部）：負(fù)責(zé)XX專項(xiàng)管理制度建設(shè)、定期組織董事履職培訓(xùn)、建立報(bào)告信息數(shù)據(jù)庫(kù)、開(kāi)展報(bào)告質(zhì)量評(píng)估。（二）專責(zé)部門(mén)（業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位）：負(fù)責(zé)本領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、提供報(bào)告所需業(yè)務(wù)背景資料、配合開(kāi)展報(bào)告事項(xiàng)核查、實(shí)施整改閉環(huán)管理。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：落實(shí)董事報(bào)告要求，執(zhí)行報(bào)告事項(xiàng)的日常監(jiān)控，對(duì)基層報(bào)告行為進(jìn)行指導(dǎo)與考核。第八條基層執(zhí)行崗責(zé)任細(xì)化如下：（一）崗位合規(guī)承諾。每季度簽署《XX專項(xiàng)管理合規(guī)承諾書(shū)》，公開(kāi)聲明已掌握關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)上報(bào)義務(wù)。發(fā)現(xiàn)決策過(guò)程存在利益沖突、信息不對(duì)稱等問(wèn)題，應(yīng)在72小時(shí)內(nèi)通過(guò)專用系統(tǒng)提交口頭報(bào)告，3日內(nèi)提交書(shū)面材料。第三章XX專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條信息披露環(huán)節(jié)管控。董事需對(duì)重大信息發(fā)布（如業(yè)績(jī)預(yù)告、并購(gòu)重組）的準(zhǔn)確性、及時(shí)性進(jìn)行事前審核，重點(diǎn)關(guān)注是否存在未披露關(guān)聯(lián)方、業(yè)績(jī)承諾不達(dá)標(biāo)等風(fēng)險(xiǎn)。禁止性行為包括：授意信息披露部門(mén)選擇性披露對(duì)己有利信息、隱瞞重大負(fù)面消息。重點(diǎn)防控點(diǎn)為信息披露時(shí)效性差異引發(fā)的市場(chǎng)操縱風(fēng)險(xiǎn)。第十條關(guān)聯(lián)交易審查標(biāo)準(zhǔn)。董事審議關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時(shí)，需核查交易定價(jià)是否公允、決策程序是否完整。禁止性情形包括：以“咨詢費(fèi)”名義輸送利益、規(guī)避“一事一議”決策流程。重點(diǎn)防控點(diǎn)為交易定價(jià)低于市場(chǎng)水平10%以上的異常交易。第十一條內(nèi)幕信息管理要求。董事應(yīng)簽署《內(nèi)幕信息知悉范圍確認(rèn)書(shū)》，禁止泄露未公開(kāi)信息至無(wú)權(quán)知悉人員。禁止性行為包括：通過(guò)私人賬號(hào)發(fā)布敏感信息、利用信息優(yōu)勢(shì)進(jìn)行短線交易。重點(diǎn)防控點(diǎn)為決策會(huì)議記錄的完整性及存檔規(guī)范性。第十二條戰(zhàn)略決策風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。董事參與制定中長(zhǎng)期戰(zhàn)略時(shí)，需評(píng)估行業(yè)政策變動(dòng)、技術(shù)迭代等外部風(fēng)險(xiǎn)。禁止性行為包括：為維護(hù)個(gè)人利益而推動(dòng)高風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)略、忽視專家咨詢意見(jiàn)。重點(diǎn)防控點(diǎn)為戰(zhàn)略目標(biāo)與公司核心能力的匹配性。第十三條預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控要求。董事應(yīng)定期審查重大預(yù)算偏差原因，重點(diǎn)關(guān)注是否存在非正常因素導(dǎo)致支出超序。禁止性行為包括：以“預(yù)算調(diào)整”名義變相增加不合理支出。重點(diǎn)防控點(diǎn)為預(yù)算執(zhí)行率低于80%的異常事項(xiàng)。第十四條人才任免合規(guī)性審查。董事提名高級(jí)管理人員時(shí)，需核查候選人是否存在法律訴訟、職業(yè)污點(diǎn)等瑕疵。禁止性行為包括：為親友輸送管理崗位、繞過(guò)背景調(diào)查流程。重點(diǎn)防控點(diǎn)為提名材料的真實(shí)性驗(yàn)證。第十五條業(yè)務(wù)外包監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。董事需審核外包方的資質(zhì)能力，重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等核心要素。禁止性行為包括：將核心業(yè)務(wù)外包至利益相關(guān)方控制的企業(yè)。重點(diǎn)防控點(diǎn)為外包合同中的違約責(zé)任條款。第十六條國(guó)際業(yè)務(wù)合規(guī)審查。董事參與境外投資時(shí)，需核查當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)的特殊要求。禁止性行為包括：強(qiáng)制當(dāng)?shù)貑T工接受不符合法律標(biāo)準(zhǔn)的勞動(dòng)條款。重點(diǎn)防控點(diǎn)為境外子公司治理獨(dú)立性。第四章XX專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。法務(wù)合規(guī)部每年6月前評(píng)估制度適用性，結(jié)合監(jiān)管政策變化、業(yè)務(wù)案例更新條款。重大調(diào)整需經(jīng)XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制。每月開(kāi)展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，由牽頭部門(mén)匯總形成《XX專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)報(bào)告》，對(duì)可能引發(fā)重大影響的事項(xiàng)發(fā)布三級(jí)預(yù)警（紅、黃、藍(lán)）。第十九條合規(guī)審查機(jī)制。將XX專項(xiàng)管理審查嵌入“三重一大”決策流程，明確“未經(jīng)合規(guī)審查的議案不得提交董事會(huì)審議”。專責(zé)部門(mén)需在議案提交前72小時(shí)內(nèi)出具審查意見(jiàn)。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。建立分級(jí)處置預(yù)案：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)限期整改；重大風(fēng)險(xiǎn)需啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由XX專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項(xiàng)工作組，24小時(shí)內(nèi)上報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制。界定違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：輕微違規(guī)通報(bào)批評(píng)，年度考核扣分；重大違規(guī)取消董事資格，依規(guī)移送處理。實(shí)行“雙線追責(zé)”，既追究當(dāng)事人責(zé)任，也追查監(jiān)督部門(mén)失職問(wèn)題。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制。每年10月開(kāi)展體系有效性評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、案例復(fù)盤(pán)等方式收集董事反饋，形成改進(jìn)方案并納入下一年度工作計(jì)劃。第五章XX專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障。公司主要負(fù)責(zé)人每季度聽(tīng)取XX專項(xiàng)管理匯報(bào)，分管董事每月組織部門(mén)例會(huì)，確保責(zé)任落實(shí)。建立責(zé)任清單，將報(bào)告任務(wù)分解至具體崗位。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制。將董事報(bào)告質(zhì)量納入年度考核，優(yōu)秀報(bào)告獲得績(jī)效加分，不合格報(bào)告取消評(píng)優(yōu)資格。對(duì)推動(dòng)制度優(yōu)化的董事給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。分層級(jí)開(kāi)展報(bào)告培訓(xùn)：管理層側(cè)重風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力，一線員工側(cè)重報(bào)告流程規(guī)范。每年4月組織全員考試，考核合格率需達(dá)95%以上。第二十六條信息化支撐。開(kāi)發(fā)XX專項(xiàng)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)告電子化流轉(zhuǎn)、風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)預(yù)警、處置過(guò)程可視化。系統(tǒng)需支持多終端訪問(wèn)，確保報(bào)告時(shí)效性。第二十七條文化建設(shè)。發(fā)布《XX專項(xiàng)管理行為準(zhǔn)則手冊(cè)》，制作宣傳展板，組織“合規(guī)履職故事”征集活動(dòng)，營(yíng)造“人人重合規(guī)”的氛圍。第二十八條報(bào)告制度。設(shè)立“XX專項(xiàng)管理報(bào)告專柜”，要求董事每月提交履職報(bào)告，內(nèi)容涵蓋：報(bào)告事項(xiàng)的背景與決策依據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)防控措施、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議。