行政文件歸檔管理制度文件管理規(guī)范版一、適用范圍與適用對象本制度適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會團體等組織（以下簡稱“單位”）的行政管理部門，涵蓋單位在日常行政管理活動中形成的具有保存價值的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料等的管理。具體包括但不限于：行政公文（通知、報告、請示、函等）、會議紀要、合同協(xié)議、人事檔案、財務憑證、資產(chǎn)檔案、項目文件、規(guī)章制度、證照資質(zhì)、外部來函等。本制度適用于單位行政部、綜合管理部及各業(yè)務部門負責文件歸檔管理的人員，以及需接觸或使用歸檔文件的單位員工。二、行政文件歸檔管理全流程操作指引（一）文件收集：保證“應歸盡歸、及時完整”操作主體：各部門行政專員/文件形成崗位人員操作步驟：明確收集范圍：文件形成后3個工作日內(nèi)，形成人員需對照《行政文件歸檔范圍及保管期限表》（見附件1），判斷文件是否屬于歸檔范圍，保證無遺漏。初步整理：對需歸檔文件進行初步篩選，剔除重復件、無留存價值的草稿（除非有重要修改痕跡），檢查文件是否齊全（如、附件、簽批頁是否完整）。移交至歸檔部門：每月最后一個工作日前，各部門行政專員將本部門當月需歸檔文件分類整理后，移交至單位行政部歸檔管理人員，并填寫《文件移交清單》（見附件2），雙方簽字確認。關鍵控制點：電子文件需同步收集，保證格式為通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用加密或特殊格式軟件；涉密文件需按單位保密管理規(guī)定單獨標注并移交。（二）文件分類：科學分類，便于檢索操作主體：行政部歸檔管理人員操作步驟：確定分類標準：采用“年度-機構-問題”三級分類法，即先按文件形成年度分類，再按部門或機構分類，最后按文件內(nèi)容（如綜合類、人事類、財務類等）分類。示例：2024年度-行政部-綜合類文件；2023年度-財務部-財務憑證類文件。設置類目標識：為每個類別編制唯一類目代碼，如“Z”（綜合類）、“R”（人事類）、“C”（財務類），年度后綴4位數(shù)字（如2024），部門代碼用部門首字母縮寫（如“XB”代表“行政部”），形成完整分類號，如“Z-XB-2024-001”。分類結果登記：分類完成后，在《文件分類臺賬》（見附件3）中記錄分類號、類目名稱、文件數(shù)量、歸檔日期等信息。關鍵控制點：跨年度文件（如年度總結、項目周期文件）按形成年度歸檔；電子文件分類與紙質(zhì)文件分類保持一致，建立對應關系。（三）文件整理：規(guī)范整理，保障質(zhì)量操作主體：行政部歸檔管理人員操作步驟：排序與組卷：紙質(zhì)文件：按文件形成時間先后順序或邏輯關系排序，同一類別的文件按“重要程度-時間”排序，如請示在前，批復在后；在前，附件在后。電子文件：按“分類號-文件名-日期”規(guī)則重命名，避免使用“新建文檔1”等模糊名稱。修復與裝訂：紙質(zhì)文件：對破損、褶皺文件進行修復（如裱糊、壓平），去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，采用三孔一線法裝訂，保證牢固、平整；文件超過10頁需加裝封面、封底（封面模板見附件4）。電子文件：檢查文件完整性，避免內(nèi)容損壞，重要電子文件需刻錄成光盤或存儲至專用服務器，并備份日志。編制頁號與備考表：紙質(zhì)文件：用鉛筆在每頁文件右上角編制頁號（單頁文件編在右上角，雙面文件編在右上角和左下角），空白頁不編號；卷內(nèi)文件需附《卷內(nèi)備考表》（見附件5），注明立卷人、檢查人、立卷日期及特殊說明（如文件缺失原因）。關鍵控制點：裝訂時不得破壞文件內(nèi)容；電子文件需定期檢查備份有效性，每半年進行一次備份驗證。（四）文件編目：編制目錄，精準定位操作主體：行政部歸檔管理人員操作步驟：編制案卷目錄：按分類號順序編制《案卷目錄》（見附件6），內(nèi)容包括分類號、案卷題名、年度、部門、起止日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置等信息。案卷題名要求：簡明扼要概括文件內(nèi)容，包含“責任主體-事由-文種”，如“行政部-2024年度辦公用品采購-請示”。錄入電子臺賬：將案卷目錄信息錄入單位檔案管理系統(tǒng)（或Excel臺賬），添加關鍵詞檢索字段（如文件標題、責任部門、日期等），支持模糊查詢。編制文件級目錄：重要文件（如合同、涉密文件）需單獨編制《文件級目錄》（見附件7），細化至每份文件的題名、文號、形成人、歸檔日期等。關鍵控制點：目錄信息與實際文件內(nèi)容一致，每年12月底前完成當年所有文件的編目工作。（五）文件歸檔：及時入庫，規(guī)范存儲操作主體：行政部歸檔管理人員、檔案庫管員操作步驟：入庫登記：整理完成的案卷經(jīng)行政部負責人*審核簽字后，移交至檔案庫房，填寫《檔案入庫登記表》（見附件8），記錄入庫日期、案卷數(shù)量、庫房信息等。存放管理：紙質(zhì)檔案：按分類號順序存入檔案柜，柜外標注分類標簽，庫房內(nèi)保持通風、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防蟲、防潮設備，定期檢查（每季度一次）。電子檔案：存儲于專用服務器或加密移動硬盤，設置訪問權限（如僅檔案管理員可編輯，普通員工僅可查閱），定期更新殺毒軟件。建立檔案位置索引：繪制《檔案存放位置示意圖》（見附件9），標注庫房、檔案柜、層架的分類號對應關系，便于快速查找。關鍵控制點：涉密檔案需存入專用保密柜，由專人管理，非涉密檔案與涉密檔案分區(qū)存放。（六）文件借閱：規(guī)范流程，保障安全操作主體：借閱申請人、行政部歸檔管理人員、檔案庫管員操作步驟：提交借閱申請：員工因工作需要借閱檔案時，填寫《檔案借閱申請表》（見附件10），注明借閱檔案名稱、分類號、借閱事由、借閱期限（原則上不超過5個工作日），經(jīng)部門負責人及行政部負責人審批。審核與登記：歸檔管理人員核對申請表信息，確認檔案狀態(tài)（如是否在庫、是否涉密），審批通過后，辦理借閱登記手續(xù)，借閱人簽字確認。檔案交接與歸還：紙質(zhì)檔案：庫管員從檔案柜取出檔案，檢查完整性后交借閱人；借閱人歸還時，庫管員檢查文件是否污損、缺頁，確認無誤后注銷借閱記錄。電子檔案：通過檔案管理系統(tǒng)借閱，系統(tǒng)記錄借閱人、借閱時間、次數(shù)，禁止外傳或復制涉密電子檔案。特殊檔案借閱：借閱涉密檔案需經(jīng)單位分管領導*審批，且借閱人需簽訂《保密承諾書》（見附件11），檔案原則上不得帶出檔案室，需在指定區(qū)域查閱。關鍵控制點：借閱檔案不得涂改、勾畫、抽頁、拆散，歸還時如發(fā)覺損壞，按單位相關規(guī)定追究借閱人責任。（七）文件鑒定與銷毀：定期清理，合規(guī)處置操作主體：行政部歸檔管理人員、檔案鑒定小組（由行政部、法務部、業(yè)務部門負責人組成）操作步驟鑒定啟動：每年度12月，檔案鑒定小組對到期檔案（保管期限屆滿）進行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類。繼續(xù)保存：因法律法規(guī)或工作需要需延長保管期限的檔案，重新劃定保管期限并標注。銷毀：無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（見附件12），注明檔案名稱、分類號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。審批與監(jiān)銷：《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領導*審批后，由2名以上人員（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀清單上簽字確認，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)檔案碎紙?zhí)幚?，電子檔案徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)）。銷毀記錄存檔：監(jiān)銷后的《檔案銷毀清冊》及銷毀過程照片（如有）存檔保存，保存期限不少于10年。關鍵控制點：到期檔案未經(jīng)鑒定不得擅自銷毀；涉密檔案銷毀需按保密管理規(guī)定執(zhí)行，保證信息無法恢復。三、常用管理工具表格模板附件1：行政文件歸檔范圍及保管期限表（示例）文件類別具體內(nèi)容保管期限備注綜合類單位年度工作計劃、總結、報告永久含上級單位批復行政會議紀要、辦公會議記錄10年涉密文件按保密規(guī)定人事類員工入職登記表、勞動合同、離職申請永久離職后10年轉交檔案館薪酬福利文件、獎懲記錄30年財務類年度財務報告、會計憑證、會計賬簿永久按會計檔案管理規(guī)定預算、決算報告、審計報告30年合同類對外簽訂的各類合同、協(xié)議（采購、銷售、服務等）合同終止后10年含談判記錄、審批文件證照資質(zhì)類營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、各類資質(zhì)證書永久證書更新后替換原件項目類立項文件、可行性研究報告、驗收報告項目結束后30年含項目過程文件附件2：文件移交清單（示例）移交部門移交人接收人移交日期序號文件題名文件編號形成日期頁數(shù)備注行政部張*李*2024-03-3112024年度行政工作計劃XZ-2024-0012024-01-058含附件2份2辦公用品采購請示XZ-2024-0022024-02-153銷售部王*李*2024-03-3112024年Q1銷售總結XS-2024-0032024-03-2512含圖表2與A公司銷售合同HT-2024-0052024-03-1015已蓋章附件3：文件分類臺賬（示例）分類號類目名稱年度部門文件數(shù)量歸檔日期存放位置（柜/層）備注Z-XB-2024綜合類-行政部2024行政部252024-03-31A柜-1層含會議紀要R-RS-2024人事類-人事部2024人事部182024-03-28B柜-2層含勞動合同C-CW-2023財務類-財務部2023財務部502024-01-15C柜-3層含會計憑證附件4：檔案封面模板（示例）（正上方）單位名稱（居中）檔案封面案卷題名：_______________________分類號：___________________________年度：___________________________部門：___________________________保管期限：_________________________起止日期：______年_月_日至______年_月_日總頁數(shù)：______頁立卷人：___________________________檢查人：___________________________日期：______年_月_日（備注）：封面采用淺色硬質(zhì)紙張，字體為宋體，字號根據(jù)內(nèi)容調(diào)整。附件5：卷內(nèi)備考表（示例）卷內(nèi)情況說明：__________________________________________________________||____________________________________________________________________________|

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|立卷人：___________檢查人：___________立卷日期：______年_月_日|

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|保管過程中變更說明：____________________________________________________|

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|管理人：___________變更日期：______年_月_日|（備注）：備考表置于案卷末尾，簡要說明卷內(nèi)文件特殊情況（如缺失、修改等）。附件6：案卷目錄（示例）分類號案卷題名年度部門起止日期頁數(shù)保管期限存放位置備注Z-XB-20242024年度行政工作計劃2024行政部2024.01.058永久A柜-1層Z-XB-20242024年第一季度行政會議紀要2024行政部2024.01-032010年A柜-1層R-RS-20242024年3月員工入職登記表2024人事部2024.03.105永久B柜-2層共15份附件7：文件級目錄（示例）分類號文件題名文件編號形成人形成日期歸檔日期頁數(shù)保管期限存放位置關鍵詞HT-2024-005與A公司銷售合同XS-2024-005趙*2024-03-102024-03-311510年D柜-1層銷售、合同CZ-2024-0122024年3月辦公用品采購憑證CW-2024-012錢*2024-03-252024-03-28830年C柜-3層采購、憑證附件8：檔案入庫登記表（示例）入庫日期案卷總數(shù)分類號范圍移交部門移交人接收人庫房號柜/層位置備注2024-03-3150Z-XB-2024至R-RS-2024行政部、人事部張、王李*1號庫房A柜-B柜2024-04-1030C-CW-2023至XJ-2024財務部、銷售部孫*李*1號庫房C柜-D柜含電子檔案附件9：檔案存放位置示意圖（示例）1號庫房柜號層號分類號范圍類目名稱A柜1層Z-XB-2024綜合類-行政部A柜2層Z-XB-2023綜合類-行政部B柜1層R-RS-2024人事類-人事部B柜2層R-RS-2023人事類-人事部C柜1層C-CW-2024財務類-財務部C柜2層C-CW-2023財務類-財務部附件10：檔案借閱申請表（示例）借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期歸還日期劉*市場部1382024-04-152024-04-20借閱事由：___________________________（如：編制2024年Q2市場推廣方案需參考歷史合同）檔案信息：序號檔案題名分類號保管期限數(shù)量————————————–———-——12023年銷售合同匯總HT-2023-00810年1卷2市場推廣方案模板XG-2022-0155年1份部門負責人審批：___________日期：______年_月_日行政部負責人審批：___________日期：______年_月_日歸還記錄：借閱人簽字___________日期：______年_月_日檢查人___________附件11：保密承諾書（示例）保密承諾書本人___________（姓名），因工作需要借閱涉密檔案（檔案名稱：___________________，分類號：___________________），鄭重承諾：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)及單位檔案管理規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、外傳檔案內(nèi)容；借閱期間妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽頁、損壞，不得帶出指定查閱區(qū)域；如違反上述承諾，愿意承擔由此造成的一切責任，包括但不限于紀律處分、法律責任。承諾人（簽字）：___________身份證號：_________________日期：______年_月_日四、執(zhí)行過程中的關鍵注意事項（一）責任分工明確，避免管理真空文件形成部門：負責本部門文件的及時收集、初步整理及移交，保證文件內(nèi)容完整、真實。行政部歸檔管理人員：負責文件分類、整理、編目、歸檔及借閱審核，定期檢查檔案存儲狀態(tài)，保證管理規(guī)范。檔案庫管員：負責檔案庫房日常管理，保證存儲環(huán)境達標，執(zhí)行檔案借閱、銷毀等流程，做好出入庫登記。分管領導：負責審批檔案銷毀、涉密檔案借閱等重要事項，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。（二）