安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度（應(yīng)明確檔案分類、歸檔、查詢、保存等內(nèi)容）第一章總則第一條為規(guī)范公司安全生產(chǎn)文件與檔案的全生命周期管理，確保信息真實(shí)、完整、可追溯，依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《檔案法》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合公司生產(chǎn)特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱“安全生產(chǎn)文件”是指公司在規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、改造、應(yīng)急、事故調(diào)查等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體記錄；“安全生產(chǎn)檔案”是指經(jīng)系統(tǒng)整理、歸檔后集中保存的安全生產(chǎn)文件集合。第三條本制度適用于公司本部、分公司、項(xiàng)目部、控股及受托管理單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）。任何個(gè)人不得拒絕歸檔、不得損毀、不得擅自帶走、不得人為設(shè)置查詢障礙。第二章管理職責(zé)第四條公司安委會(huì)是安全生產(chǎn)檔案工作的最高決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)審批年度歸檔計(jì)劃、重要檔案銷毀申請(qǐng)、檔案信息化預(yù)算。第五條安全環(huán)保部為業(yè)務(wù)牽頭部門，履行下列職責(zé)：（一）制定并動(dòng)態(tài)修訂《安全生產(chǎn)文件歸檔范圍與保管期限表》；（二）組織年度歸檔質(zhì)量審計(jì)，通報(bào)問題并跟蹤整改；（三）對(duì)各單位檔案管理員進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤；（四）每季度向安委會(huì)提交《檔案風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告》。第六條各單位主要負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理第一責(zé)任人，必須保障檔案用房、設(shè)施、資金、人員“四到位”。第七條檔案管理員任職條件：具有大專及以上學(xué)歷，通過公司檔案業(yè)務(wù)資格考試，每年接受不少于16學(xué)時(shí)繼續(xù)教育；離崗交接須形成《檔案交接清單》，由雙方及監(jiān)交人三方簽字，存檔30年。第三章文件分類與代碼第八條采用“職能—活動(dòng)—年度”三級(jí)分類法，統(tǒng)一賦予11位字母數(shù)字代碼，確保電子系統(tǒng)與紙質(zhì)庫(kù)同步識(shí)別。一級(jí)：職能類別（1位字母）A法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)B責(zé)任制與目標(biāo)管理C風(fēng)險(xiǎn)分級(jí)管控D隱患排查治理E教育培訓(xùn)F設(shè)備設(shè)施管理G作業(yè)許可與現(xiàn)場(chǎng)管控H職業(yè)健康與防護(hù)I應(yīng)急與事故管理J績(jī)效評(píng)審與持續(xù)改進(jìn)K其他二級(jí)：活動(dòng)類別（2位數(shù)字）例如：C01風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)，C02風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，C03控制措施制定三級(jí)：年度（4位數(shù)字）+流水號(hào)（4位數(shù)字）示例：C01020230001表示2023年風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)活動(dòng)中形成的第一份文件。第九條對(duì)于跨職能文件，按“就高不就低”原則歸入最核心職能，同時(shí)在系統(tǒng)中建立“映射符”，實(shí)現(xiàn)多維度檢索。第四章文件形成與流轉(zhuǎn)控制第十條任何安全生產(chǎn)文件在擬稿階段必須調(diào)用公司統(tǒng)一模板，模板嵌入隱形水?。ê脩裘?、時(shí)間、版本號(hào)），防止私自篡改。第十一條文件流轉(zhuǎn)實(shí)行“紅黃綠”三色預(yù)警：（一）紅色：超過48小時(shí)未處理，系統(tǒng)自動(dòng)短信提醒分管領(lǐng)導(dǎo)；（二）黃色：超過24小時(shí)未處理，提醒擬稿人；（三）綠色：正常流轉(zhuǎn)。第十二條對(duì)外報(bào)送文件須同步生成“報(bào)送版”與“歸檔版”，兩者差異需在《報(bào)送差異說明表》中逐條解釋，隨歸檔版一并保存。第十三條電子文件須采用PDF/A-2格式，分辨率≥300dpi；掃描件須進(jìn)行OCR雙層嵌入，方便全文檢索；音頻采用WAV無損格式，視頻采用MP4（H.264），比特率≥8Mbps。第五章歸檔范圍與保管期限第十四條歸檔范圍實(shí)行“負(fù)面清單”管理，未列入負(fù)面清單的文件必須歸檔。負(fù)面清單每年由安全環(huán)保部組織評(píng)審，經(jīng)安委會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)布。第十五條保管期限分為永久、30年、10年、5年四類，以文件失效后次日起算。（一）永久：安全生產(chǎn)許可證、礦權(quán)證照、重大危險(xiǎn)源備案、較大及以上事故調(diào)查報(bào)告、安委會(huì)會(huì)議紀(jì)要；（二）30年：特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、安全設(shè)施設(shè)計(jì)專篇、重大設(shè)計(jì)變更、關(guān)鍵裝置首次開車方案；（三）10年：三級(jí)安全教育卡片、班組活動(dòng)記錄、日常巡檢表、勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；（四）5年：一般培訓(xùn)簽到表、月度演練照片、低風(fēng)險(xiǎn)作業(yè)票、外來車輛登記。第十六條對(duì)保管期限有爭(zhēng)議的，由檔案鑒定小組投票決定，贊成票≥三分之二方可調(diào)整；鑒定過程全程錄像，錄像本身保存30年。第六章歸檔流程與時(shí)限第十七條歸檔流程遵循“誰形成、誰整理、誰負(fù)責(zé)”原則，具體步驟如下：（一）預(yù)整理：文件形成部門在辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)完成文件鑒別、組件、頁(yè)碼編寫、去除金屬物；（二）質(zhì)量自檢：部門檔案員對(duì)照《歸檔質(zhì)量檢查表》100%檢查，合格率≥98%方可提交；（三）系統(tǒng)錄入：上傳電子全文，填寫元數(shù)據(jù)（標(biāo)題、日期、責(zé)任人、關(guān)鍵詞、密級(jí)、開放程度）；（四）交接：打印《歸檔交接文據(jù)》，紙質(zhì)文件裝入無酸牛皮紙袋，封口處粘貼一次性防撕標(biāo)簽；（五）入庫(kù)：檔案室驗(yàn)收無誤后，在系統(tǒng)中賦予“已入庫(kù)”狀態(tài)，同時(shí)生成二維碼，貼于紙袋右上角；（六）反饋：交接文據(jù)第二聯(lián)返還形成部門，作為年度績(jī)效考核依據(jù)。第十八條特殊情況下可延期歸檔，但須填寫《延期歸檔申請(qǐng)表》，經(jīng)安全環(huán)保部負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)，延期最長(zhǎng)不超過20個(gè)工作日；延期申請(qǐng)本身一并歸檔。第七章庫(kù)房與設(shè)施第十九條檔案庫(kù)房獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離易燃、易爆、強(qiáng)震動(dòng)、強(qiáng)磁場(chǎng)區(qū)域，耐火等級(jí)≥二級(jí)，設(shè)甲級(jí)防火門，自動(dòng)滅火系統(tǒng)采用潔凈氣體（IG541）。第二十條溫濕度控制：溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，每?jī)尚r(shí)自動(dòng)記錄，超標(biāo)30分鐘觸發(fā)短信報(bào)警。第二十一條密集架荷載≥800kg/層，底層距地面≥15cm，頂部與照明燈具≥50cm；紙質(zhì)檔案豎放，厚度≤5cm/盒，盒內(nèi)放置防蟲片，每季度更換。第二十二條庫(kù)房實(shí)行雙人雙鎖、同進(jìn)同出，門禁日志保存15年；非檔案人員進(jìn)入須登記《庫(kù)房進(jìn)出登記表》，說明事由、停留時(shí)段、攜帶物品。第八章電子檔案管理第二十三條電子檔案實(shí)行“三庫(kù)”架構(gòu)：（一）生產(chǎn)庫(kù)：日常業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線運(yùn)行，數(shù)據(jù)保留3年；（二）中間庫(kù)：近線存儲(chǔ)，保留5年，RAID6+熱備；（三）長(zhǎng)期庫(kù)：離線藍(lán)光光盤+異地磁帶，保留至紙質(zhì)檔案同等年限。第二十四條每年6月30日前完成一次可讀性檢測(cè)，抽查率≥10%，出現(xiàn)不可讀立即啟動(dòng)遷移；遷移前后進(jìn)行哈希值校驗(yàn)，確保一字節(jié)不差。第二十五條電子檔案采用SM2加密簽名，時(shí)間戳由國(guó)家授時(shí)中心簽發(fā)；任何修改均生成新版本，原版本鎖定不可刪除。第九章查詢與利用第二十六條查詢權(quán)限分為四級(jí)：（一）公開級(jí)：全體員工可在線閱覽；（二）內(nèi)部級(jí)：需登錄VPN，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；（三）限制級(jí)：須填寫《檔案利用申請(qǐng)單》，經(jīng)安全環(huán)保部、分管領(lǐng)導(dǎo)兩級(jí)審批；（四）涉密級(jí)：須報(bào)公司保密辦、安委會(huì)雙批準(zhǔn)，全程視頻監(jiān)控，閱覽室專用電腦，USB端口封閉。第二十七條查詢響應(yīng)時(shí)限：（一）電子檔案≤2分鐘；（二）紙質(zhì)檔案調(diào)卷≤30分鐘；（三）跨異地庫(kù)房調(diào)卷≤2個(gè)工作日。第二十八條復(fù)制、打印、拍照、刻錄均須通過系統(tǒng)發(fā)起，自動(dòng)生成水印“復(fù)制件—僅供××用途—編號(hào)—時(shí)間”，復(fù)制件法律效力低于原件，不得作為對(duì)外索賠唯一依據(jù)。第二十九條外單位人員調(diào)閱須持單位介紹信和本人身份證，簽訂《檔案利用安全保密協(xié)議》，繳納每頁(yè)2元檔案保護(hù)費(fèi)，費(fèi)用納入檔案專項(xiàng)基金。第十章鑒定與銷毀第三十條檔案鑒定小組由安委會(huì)、安全環(huán)保部、紀(jì)檢、工會(huì)、形成部門、檔案室七方組成，實(shí)行回避制度。第三十一條對(duì)到期檔案逐件審查，填寫《檔案鑒定處置表》，注明“續(xù)存”“縮微”“銷毀”三種意見，永久保存的檔案不再續(xù)存。第三十二條銷毀采用“雙人+雙監(jiān)+視頻”模式：（一）雙人：檔案員+紀(jì)檢人員；（二）雙監(jiān)：電子秤稱重+監(jiān)銷車GPS定位；（三）視頻：銷毀全過程4K錄像，刻錄三份，分別存于檔案室、紀(jì)檢、安全環(huán)保部。第三十三條銷毀清冊(cè)永久保存，內(nèi)容包含：檔號(hào)、題名、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、重量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、執(zhí)行人、監(jiān)督人、視頻文件名。第十一章統(tǒng)計(jì)與報(bào)告第三十四條檔案室每月5日前發(fā)布《安全生產(chǎn)檔案管理月報(bào)》，內(nèi)容包括：歸檔數(shù)量、利用次數(shù)、延期情況、庫(kù)房環(huán)境曲線、問題整改照片。第三十五條每年1月15日前形成上年度《安全生產(chǎn)檔案管理白皮書》，對(duì)下列指標(biāo)進(jìn)行橫向?qū)?biāo)：（一）歸檔及時(shí)率≥98%；（二）查詢滿意率≥95%；（三）電子檔案可讀率100%；（四）庫(kù)房環(huán)境達(dá)標(biāo)率100%；（五）年度培訓(xùn)覆蓋率100%。指標(biāo)未達(dá)標(biāo)，扣減責(zé)任單位年度安全績(jī)效2%—5%。第十二章信息化與新技術(shù)應(yīng)用第三十六條建立“安全生產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)中臺(tái)”，對(duì)接ERP、MES、HSE、LIMS等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)捕獲、元數(shù)據(jù)自動(dòng)填充。第三十七條引入?yún)^(qū)塊鏈存證，關(guān)鍵檔案的哈希值每30分鐘寫入公司私有鏈，確保防篡改；鏈上只保存哈希，原文仍本地存儲(chǔ)，兼顧效率與保密。第三十八條采用AI圖像識(shí)別技術(shù)，對(duì)作業(yè)票、整改單進(jìn)行自動(dòng)質(zhì)檢，識(shí)別漏簽字、涂改、日期邏輯錯(cuò)誤，識(shí)別準(zhǔn)確率≥97%，發(fā)現(xiàn)異常自動(dòng)退回補(bǔ)正。第三十九條推廣數(shù)字孿生庫(kù)房，通過3D建模實(shí)時(shí)顯示密集架位置、庫(kù)存數(shù)量、環(huán)境參數(shù)，支持VR漫游，新員工入職培訓(xùn)可在虛擬庫(kù)房完成，減少實(shí)地踏勘風(fēng)險(xiǎn)。第十三章培訓(xùn)與考核第四十條新入職員工崗前培訓(xùn)設(shè)置“檔案管理”課時(shí)不少于2學(xué)時(shí)，采用案例教學(xué)：播放違規(guī)銷毀事故視頻、模擬查詢流程、演練滅火疏散。第四十一條檔案管理員每年參加外部專業(yè)會(huì)議不少于1次，提交會(huì)議報(bào)告并在內(nèi)部分享；未分享者取消次年外部培訓(xùn)資格。第四十二條公司每?jī)赡昱e辦一次“檔案工匠”技能比武，設(shè)理論筆試、實(shí)操調(diào)卷、電子數(shù)據(jù)恢復(fù)、滅火演練四個(gè)模塊，綜合成績(jī)前三名授予“金牌檔案員”稱號(hào)，并獎(jiǎng)勵(lì)3000元。第十四章監(jiān)督與獎(jiǎng)懲第四十三條對(duì)下列行為予以獎(jiǎng)勵(lì)：（一）主動(dòng)補(bǔ)交遺失檔案，經(jīng)鑒定具有重要價(jià)值，獎(jiǎng)500—2000元；（二）提出信息化改進(jìn)方案并落地，節(jié)省費(fèi)用≥10萬元，按節(jié)省額5%獎(jiǎng)勵(lì)；（三）在搶險(xiǎn)救援中快速提供關(guān)鍵檔案，為事故處置贏得時(shí)間，獎(jiǎng)1000—5000元。第四十四條對(duì)下列行為予以處罰：（一）應(yīng)歸不歸，每份扣部門月度安全獎(jiǎng)2%；（二）私自帶走檔案，給予記過以上處分，并賠償經(jīng)濟(jì)損失；（三）故意損毀、篡改，解除勞動(dòng)合同，涉嫌犯罪移交司法機(jī)關(guān)；（四）因管理不善造成庫(kù)房火災(zāi)、水浸，按損失金額20%扣減責(zé)任單位年度績(jī)效，主要負(fù)責(zé)人年度考核直接降為“不合格”。第十五章應(yīng)急預(yù)案第四十五條檔案安全事件分為四級(jí)：Ⅰ級(jí)：庫(kù)房火災(zāi)、爆炸；Ⅱ級(jí)：嚴(yán)重水浸、盜竊；Ⅲ級(jí)：服務(wù)器整體癱瘓超過24小時(shí)；Ⅳ級(jí)：局部設(shè)備故