XXX公益基金會(huì)檔案管理制度第一章總則1.1為規(guī)范XXX公益基金會(huì)（以下簡稱“基金會(huì)”）檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀，確保檔案真實(shí)、完整、可用、安全，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《慈善法》《基金會(huì)管理?xiàng)l例》及基金會(huì)章程，制定本制度。1.2本制度所稱檔案，是指在業(yè)務(wù)活動(dòng)、內(nèi)部治理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)資產(chǎn)、人力資源、對外合作、宣傳傳播、法律事務(wù)等過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種載體文件。1.3檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、全程管控、方便利用、安全保密”的原則，實(shí)行“誰形成、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”的崗位責(zé)任制，納入基金會(huì)全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系。1.4基金會(huì)設(shè)立檔案管理委員會(huì)，由秘書長任主任，財(cái)務(wù)、項(xiàng)目、法務(wù)、傳播、行政、信息化等部門負(fù)責(zé)人為委員，統(tǒng)籌決策檔案工作重大事項(xiàng)；秘書處下設(shè)檔案室，為日常執(zhí)行機(jī)構(gòu)，配備專職檔案管理員。第二章檔案分類與歸檔范圍2.1一級類目A治理類：章程、理事會(huì)紀(jì)要、監(jiān)事會(huì)紀(jì)要、年度工作報(bào)告、評估報(bào)告、黨建文件。B項(xiàng)目類：立項(xiàng)書、預(yù)算、協(xié)議、受益人檔案、監(jiān)測報(bào)告、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、第三方評估、影像記錄。C財(cái)務(wù)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、銀行對賬單、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告、票據(jù)存根。D資產(chǎn)類：固定資產(chǎn)卡片、捐贈(zèng)物資入庫單、出庫單、盤點(diǎn)表、報(bào)廢審批。E合同類：資助協(xié)議、采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、終止協(xié)議。F人事類：勞動(dòng)合同、考勤、薪酬、社保、培訓(xùn)、考核、離職交接、志愿者信息。G法務(wù)類：訴訟文書、律師函、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、公證、認(rèn)證、合規(guī)審查意見。H傳播類：新聞稿、媒體采訪、宣傳片、社交媒體原始數(shù)據(jù)、輿情監(jiān)測。I行政類：公文、印章使用、會(huì)議通知、值班記錄、安全巡查、后勤保障。J信息化類：系統(tǒng)開發(fā)文檔、數(shù)據(jù)庫備份、權(quán)限清單、變更記錄、日志。2.2二級類目在每一一級類目下按年度—地域—項(xiàng)目/事項(xiàng)—資金規(guī)模設(shè)置二級類目，確保同一事項(xiàng)文件集中存放，避免分散。2.3歸檔范圍細(xì)則2.3.1紙質(zhì)原件必須歸檔；電子文件須同時(shí)保存PDF/A格式與原生格式；聲像資料分辨率不低于1080P，音頻采樣率不低于44.1kHz。2.3.2涉及個(gè)人隱私的數(shù)據(jù)，須做脫敏處理后再行歸檔，原敏感數(shù)據(jù)加密另存。2.3.3外部合作方移交的文件，須附《移交清單》與《真實(shí)性承諾書》，缺失關(guān)鍵頁不予接收。2.3.4以下文件不歸檔：草稿、重復(fù)件、無查考價(jià)值的臨時(shí)記錄、已全文電子化的印刷宣傳冊。第三章文件形成與積累3.1各部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺(tái)中預(yù)設(shè)“預(yù)歸檔”模塊，經(jīng)辦人辦結(jié)事項(xiàng)后48小時(shí)內(nèi)上傳電子版并勾選保管期限。3.2紙質(zhì)文件在流轉(zhuǎn)過程中須使用不銹鋼釘或線裝，禁用易銹金屬物；熱敏紙需復(fù)印后雙套保存。3.3對外會(huì)議、調(diào)研、走訪須填寫《現(xiàn)場記錄單》，由兩人以上簽字確認(rèn)，并在24小時(shí)內(nèi)移交掃描件。3.4電子文件命名規(guī)則：一級類目代碼_年度_項(xiàng)目簡稱_順序號_版本號，例：B_2025_春蕾計(jì)劃_003_V1.0。3.5檔案管理員每季度發(fā)布《預(yù)歸檔通報(bào)》，對未按期上傳的部門亮黃牌，連續(xù)兩次亮牌的，自動(dòng)觸發(fā)內(nèi)部審計(jì)。第四章整理與編目4.1紙質(zhì)檔案以“件”為整理單位，采用“年度—項(xiàng)目—保管期限”組卷法，每卷不超過200頁，厚度不超過25mm。4.2卷內(nèi)文件按形成時(shí)間先后排序，重要批復(fù)在前，附件在后；每頁右下角編寫頁碼，封面、目錄、備考表不編頁。4.3檔案室使用《四段式著錄規(guī)則》：題名、責(zé)任者、時(shí)間、主題詞。主題詞依據(jù)《中國慈善行業(yè)主題詞表》標(biāo)引，不少于3個(gè)。4.4電子目錄與紙質(zhì)目錄同步生成，采用XML格式封裝，每日增量備份至異地服務(wù)器，RPO不超過15分鐘。4.5聲像檔案須撰寫200字以上文字說明，包含人物、事件、地點(diǎn)、背景、版權(quán)信息，并嵌入EXIF字段。第五章保管與庫房管理5.1庫房選址避開低洼、污染源、強(qiáng)磁場，承重≥600kg/㎡，溫濕度控制在14℃—24℃、45%—60%，日波動(dòng)幅度溫度≤±2℃、濕度≤±5%。5.2配置無紫外線LED燈，照度≤50lux；使用防火A級密集架，每列配置防傾倒裝置；地面鋪設(shè)抗靜電地板。5.3庫房實(shí)行雙人雙鎖管理，進(jìn)出需刷生物識(shí)別+動(dòng)態(tài)密碼，記錄保存十年；非檔案人員進(jìn)入須填寫《庫房進(jìn)出登記表》，由檔案管理員全程陪同。5.4紙質(zhì)檔案使用無酸紙袋+聚酯薄膜套雙重保護(hù)，特藏檔案采用充氮密封；電子檔案離線光盤使用檔案級金質(zhì)光盤，壽命≥50年。5.5每季度進(jìn)行一次蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲卵立即采用-20℃冷凍殺蟲72小時(shí)，禁止化學(xué)熏蒸。第六章保管期限與鑒定6.1保管期限分永久、30年、10年、5年四檔，由經(jīng)辦人初判、檔案室復(fù)核、檔案管理委員會(huì)終審，形成《保管期限表》并每三年修訂一次。6.2對已到期的檔案，由檔案室組織鑒定小組，成員包括業(yè)務(wù)代表、財(cái)務(wù)、法務(wù)、檔案管理員，逐卷審查，形成《鑒定意見書》。6.3對仍有保存價(jià)值的檔案，須重新劃定保管期限并標(biāo)注延期理由；對確無保存價(jià)值的，填寫《銷毀清冊》，經(jīng)秘書長、監(jiān)事雙重簽字后，于指定場所粉碎或熔漿，全程錄像并留存光盤。第七章利用與開放7.1檔案利用分內(nèi)部利用、外部利用兩類。內(nèi)部利用實(shí)行線上審批，0.5個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)；外部利用須提交《利用申請表》及身份證明，經(jīng)法務(wù)審核后3個(gè)工作日內(nèi)答復(fù)。7.2利用者須在閱覽室內(nèi)使用無攝影功能的設(shè)備，禁止攜包、水杯進(jìn)入；復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制件”騎縫章，注明用途，禁止二次復(fù)制。7.3涉及國家秘密、商業(yè)敏感、個(gè)人隱私的檔案，原則上不提供原件，經(jīng)脫敏后可提供部分信息；公益項(xiàng)目受益人名單對外公開須征得本人或其監(jiān)護(hù)人書面同意。7.4檔案室每年編制《公益檔案開放目錄》，通過官網(wǎng)、公眾號發(fā)布，接受社會(huì)監(jiān)督；對高校、研究機(jī)構(gòu)提供數(shù)據(jù)包，須簽署《數(shù)據(jù)使用協(xié)議》，約定引用格式與保密義務(wù)。第八章電子檔案與數(shù)據(jù)管理8.1電子檔案實(shí)行“三庫一體”架構(gòu)：預(yù)歸檔庫、正式庫、長期保存庫，通過MD5哈希校驗(yàn)確保文件固化。8.2正式庫采用RAID6+雙活云備份，RTO≤30分鐘；長期保存庫采用光盤塔+藍(lán)光冷存，每年讀取抽檢5%，誤碼率＞10-4即啟動(dòng)遷移。8.3建立元數(shù)據(jù)方案，包含20個(gè)核心字段：文件標(biāo)題、責(zé)任者、日期、格式、頁數(shù)、字節(jié)數(shù)、哈希值、保管期限、開放級別、版權(quán)信息、關(guān)聯(lián)文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)來源、上傳人、上傳時(shí)間、審核人、審核時(shí)間、檔號、盒號、架位、遷移歷史。8.4對電子郵件、社交媒體、即時(shí)通訊記錄，采用API自動(dòng)抓取，生成EML或JSON格式，每半年打包歸檔；對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫，每日導(dǎo)出CSV快照并壓縮加密。8.5電子檔案遷移策略：每五年進(jìn)行一次格式升級，由檔案管理員、信息化部、第三方檢測機(jī)構(gòu)共同完成，形成《遷移報(bào)告》并歸入法務(wù)類永久保存。第九章安全與保密9.1檔案安全實(shí)行“紅橙黃藍(lán)”四級預(yù)警：紅色為火災(zāi)、水災(zāi)、盜搶；橙色為蟲霉、高溫、病毒；黃色為誤操作、權(quán)限濫用；藍(lán)色為設(shè)備老化、載體衰退。9.2建立異地容災(zāi)中心，距離主庫房≥300km，采用專線+VPN雙重加密，增量備份間隔≤6小時(shí)；每年組織一次容災(zāi)演練，恢復(fù)時(shí)間目標(biāo)≤4小時(shí)。9.3涉密檔案單獨(dú)設(shè)庫，配備電磁屏蔽柜，實(shí)行“單人單檔”授權(quán)，使用審計(jì)日志保存二十年；離職人員權(quán)限當(dāng)日清零。9.4檔案管理員須簽署《保密承諾書》，離崗時(shí)進(jìn)行脫密審計(jì)；對外合作翻譯、數(shù)字化加工公司須簽訂《保密及版權(quán)協(xié)議》，并繳納不低于合同金額10%的保密保證金。9.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、泄密，須在2小時(shí)內(nèi)口頭報(bào)告秘書長，24小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告理事會(huì)及監(jiān)管部門，72小時(shí)內(nèi)提交《事件調(diào)查報(bào)告》及整改方案。第十章統(tǒng)計(jì)與評估10.1檔案室每月生成《檔案管理月報(bào)》，包含歸檔量、利用量、鑒定量、培訓(xùn)場次、安全事件、整改情況，通過BI工具可視化展示。10.2每年委托第三方評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)檢查歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、開放率、利用率、安全事件關(guān)閉率，形成《檔案管理成熟度評估報(bào)告》。10.3評估結(jié)果與各部門年度績效掛鉤：歸檔率低于98%扣減部門經(jīng)費(fèi)2%，完整率低于99%扣減3%，出現(xiàn)重大安全事故實(shí)行“一票否決”。10.4建立持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，對評估提出的中高風(fēng)險(xiǎn)問題，責(zé)任部門須在30日內(nèi)提交糾正措施，檔案室跟蹤驗(yàn)證，形成《糾正措施報(bào)告》并歸檔。第十一章培訓(xùn)與文化建設(shè)11.1新員工入職一周內(nèi)接受檔案微課學(xué)習(xí)，含制度解讀、系統(tǒng)操作、案例警示，考核滿分方可開通業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號。11.2每年舉辦“檔案開放日”，邀請理事、捐贈(zèng)人、受益人、媒體走進(jìn)庫房，體驗(yàn)修復(fù)、除塵、數(shù)字化流程，增強(qiáng)透明度。11.3設(shè)立“金柜獎(jiǎng)”，對在檔案收集、修復(fù)、編研、創(chuàng)新利用方面做出突出貢獻(xiàn)的員工給予5000元獎(jiǎng)勵(lì)及海外檔案研討會(huì)名額。11.4建立“檔案志愿者”隊(duì)伍，招募高校檔案專業(yè)學(xué)生參與著錄、掃描、口述史采集，給予社會(huì)實(shí)踐證明，形成人才儲(chǔ)備。第十二章外包與第三方服務(wù)12.1檔案數(shù)字化、蟲霉防治、搬遷、系統(tǒng)運(yùn)維可外包，須進(jìn)行公開招標(biāo)，投標(biāo)方須具備《國家秘密載體印制資質(zhì)》或《檔案數(shù)字化服務(wù)資質(zhì)》乙級以上。12.2外包合同須明確SLA：掃描精度≥300dpi，OFD雙層PDF識(shí)別率≥98%，工期延誤按日扣款0.5%；所有工作須在基金會(huì)指定場所完成，禁止使用私人設(shè)備拷出數(shù)據(jù)。12.3外包人員須通過背景審查、簽署個(gè)人保密協(xié)議，佩戴臨時(shí)證件，工作區(qū)域安裝無盲區(qū)監(jiān)控，監(jiān)控錄像保存六個(gè)月。12.4外包成果實(shí)行“三檢制”：自檢、檔案室抽檢、第三方質(zhì)檢，合格率低于99%整批返工；最終驗(yàn)收通過后，外包方須提交完整硬盤及銷毀記錄，硬盤經(jīng)消磁后方可離場。第十三章監(jiān)督與問責(zé)13.1監(jiān)事會(huì)每年對檔案管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查賬實(shí)相符、權(quán)限審批、銷毀程序、外包合規(guī)，審計(jì)報(bào)告提交理事會(huì)并向社會(huì)披露。13.2對違反本制度的行為，按情節(jié)輕重給予口頭警告、書面檢查、通報(bào)批評、扣減績效、停職調(diào)查、解除勞動(dòng)合同、追究民事責(zé)任等處理；涉嫌違法的，移送司法