辦公用品統(tǒng)一采購(gòu)管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用和發(fā)放流程，合理控制辦公費(fèi)用支出，提高辦公用品的使用效率，特制定本制度。本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工。二、辦公用品的分類（一）消耗類辦公用品消耗類辦公用品是指在日常辦公過程中使用后即消耗，需不斷補(bǔ)充的物品。具體包括但不限于以下幾類：1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鉛筆、鋼筆、記號(hào)筆、白板筆等。2.紙張類：復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、便條本、筆記本、傳真紙等。3.辦公耗材：墨盒、硒鼓、色帶、碳粉、復(fù)印紙、膠水、膠棒、訂書釘、回形針、大頭針、橡皮筋等。4.清潔用品：紙巾、抹布、清潔劑等用于辦公區(qū)域清潔的物品。（二）耐用類辦公用品耐用類辦公用品是指使用期限較長(zhǎng)，一般在一年以上的辦公設(shè)備和物品。具體如下：1.辦公設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)、投影儀等。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、書架、沙發(fā)、茶幾等。3.其他耐用物品：計(jì)算器、電話機(jī)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)等。三、采購(gòu)管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門的需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量。2.篩選和確定合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和管理。3.執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，與供應(yīng)商進(jìn)行談判、簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)的辦公用品符合公司的質(zhì)量和價(jià)格要求。4.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等。5.負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的辦公用品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量符合采購(gòu)合同的要求。6.定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)成本進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，提出降低采購(gòu)成本的建議和措施。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作，根據(jù)實(shí)際工作需要，合理提出辦公用品的需求計(jì)劃。2.對(duì)本部門使用的辦公用品進(jìn)行管理和維護(hù)，避免浪費(fèi)和損壞。3.配合采購(gòu)部門進(jìn)行辦公用品的驗(yàn)收和盤點(diǎn)工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。2.對(duì)辦公用品的采購(gòu)成本進(jìn)行核算和監(jiān)控，及時(shí)提供相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和分析報(bào)告。3.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇工作，對(duì)采購(gòu)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。四、采購(gòu)計(jì)劃的制定（一）年度采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門應(yīng)在每年年底根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和各部門的需求預(yù)測(cè)，制定下一年度的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)的辦公用品種類、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）月度采購(gòu)計(jì)劃各部門應(yīng)在每月月底前，根據(jù)本部門的實(shí)際工作需要，填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)各部門的需求申請(qǐng)和庫(kù)存情況，制定月度采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃對(duì)于因特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)的辦公用品，使用部門應(yīng)填寫《臨時(shí)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。五、供應(yīng)商的選擇與管理（一）供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有良好的信譽(yù)和商業(yè)道德，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄。2.能夠提供符合公司質(zhì)量要求的辦公用品，產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠。3.價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。4.具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求。5.具有較強(qiáng)的供應(yīng)能力，能夠保證按時(shí)交貨。（二）供應(yīng)商的篩選與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商的信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。對(duì)篩選出的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商建立供應(yīng)商檔案。（三）供應(yīng)商的合作與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)與合格的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.建立供應(yīng)商溝通機(jī)制，及時(shí)了解供應(yīng)商的情況和需求，解決合作過程中出現(xiàn)的問題。六、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)本部門的辦公用品需求，填寫《辦公用品需求申請(qǐng)表》或《臨時(shí)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到各部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于不符合采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)與使用部門溝通，說明原因并提出解決方案。（三）采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并簽訂采購(gòu)合同。（四）交貨驗(yàn)收供應(yīng)商按照采購(gòu)合同的要求將辦公用品送到公司指定地點(diǎn)后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《辦公用品驗(yàn)收單》，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。（五）付款結(jié)算采購(gòu)部門根據(jù)《辦公用品驗(yàn)收單》和采購(gòu)合同的約定，填寫《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款結(jié)算手續(xù)。七、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存盤點(diǎn)采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等方面。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于盤盈、盤虧的情況，應(yīng)查明原因并及時(shí)處理。（二）庫(kù)存控制采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的使用情況和采購(gòu)周期，合理控制庫(kù)存水平。對(duì)于常用的辦公用品，應(yīng)保持一定的安全庫(kù)存，以確保正常的辦公需求；對(duì)于不常用的辦公用品，應(yīng)盡量減少庫(kù)存數(shù)量，避免積壓資金。（三）庫(kù)存保管辦公用品應(yīng)存放在專門的倉(cāng)庫(kù)或儲(chǔ)物間，并按照種類、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、損壞等。同時(shí)，應(yīng)建立嚴(yán)格的倉(cāng)庫(kù)管理制度，加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的安全管理，防止辦公用品被盜、丟失等情況的發(fā)生。八、辦公用品的發(fā)放與使用（一）發(fā)放原則1.辦公用品的發(fā)放應(yīng)遵循“按需發(fā)放、節(jié)約使用”的原則，根據(jù)各部門的實(shí)際工作需要和人員數(shù)量，合理發(fā)放辦公用品。2.對(duì)于消耗類辦公用品，應(yīng)實(shí)行定量發(fā)放制度，根據(jù)不同崗位和工作性質(zhì)，確定每個(gè)員工每月的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)于耐用類辦公用品，應(yīng)實(shí)行以舊換新制度，員工在領(lǐng)取新的耐用類辦公用品時(shí)，應(yīng)交回舊的辦公用品。（二）發(fā)放流程1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)取工作。領(lǐng)用人應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》和庫(kù)存情況，發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上進(jìn)行登記。3.對(duì)于超出定量標(biāo)準(zhǔn)或需要領(lǐng)取特殊辦公用品的情況，領(lǐng)用人應(yīng)填寫《特殊辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可領(lǐng)取。（三）使用管理1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，節(jié)約使用紙張、墨水等資源，避免浪費(fèi)。2.對(duì)于耐用類辦公用品，員工應(yīng)妥善保管和維護(hù)，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.員工不得將辦公用品私自帶出公司或挪作他用，如有違反，將按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用和管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)成本是否合理、辦公用品的使用是否節(jié)約等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。（二）部門自查各部門應(yīng)定期對(duì)本部門辦公用品的使用情況進(jìn)行自查，檢查辦公用品的領(lǐng)取、使用和保管是否符合公司的相