PAGE衛(wèi)生系統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)工作，規(guī)范檔案統(tǒng)計(jì)行為，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級各類醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生行政部門及相關(guān)直屬單位的檔案統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況。2.科學(xué)性原則：運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法和指標(biāo)體系，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。3.及時性原則：及時收集、整理、報送檔案統(tǒng)計(jì)信息，保證信息的時效性。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置各級衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)相對獨(dú)立，配備必要的辦公設(shè)備和人員。（二）人員職責(zé)1.檔案統(tǒng)計(jì)人員負(fù)責(zé)制定檔案統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃和統(tǒng)計(jì)報表制度。組織實(shí)施檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查，收集、整理、匯總檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。編制檔案統(tǒng)計(jì)報告，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。建立和維護(hù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫，保管檔案統(tǒng)計(jì)資料。對檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)統(tǒng)計(jì)工作方法和質(zhì)量。2.檔案管理人員協(xié)助檔案統(tǒng)計(jì)人員做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理工作。按照檔案統(tǒng)計(jì)要求，及時準(zhǔn)確地提供檔案管理相關(guān)信息。配合檔案統(tǒng)計(jì)人員開展統(tǒng)計(jì)調(diào)查和數(shù)據(jù)分析工作。三、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的總量統(tǒng)計(jì)：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案等的數(shù)量。2.檔案年度新增量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)每年新增檔案的數(shù)量，分析檔案增長趨勢。3.檔案載體形式統(tǒng)計(jì)：如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等的數(shù)量及比例。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理數(shù)量統(tǒng)計(jì)：按年度統(tǒng)計(jì)已整理的檔案數(shù)量。2.檔案整理質(zhì)量統(tǒng)計(jì)：通過抽檢等方式，統(tǒng)計(jì)檔案整理符合規(guī)范的比例。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱利用人次統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)每年檔案查閱利用的總?cè)舜巍?.檔案利用目的統(tǒng)計(jì)：如工作查考、科研參考、醫(yī)療糾紛處理等不同利用目的的人次分布。3.檔案利用效果反饋統(tǒng)計(jì)：收集利用者對檔案利用效果的反饋意見，進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)。（四）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫房面積統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫房的總面積、各類檔案分區(qū)存放面積等。2.檔案保管設(shè)備統(tǒng)計(jì)：如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等的數(shù)量及運(yùn)行狀況。3.檔案安全事故統(tǒng)計(jì)：記錄檔案保管過程中發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等安全事故的次數(shù)及損失情況。（五）檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計(jì)1.檔案數(shù)字化進(jìn)度統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)已數(shù)字化的檔案數(shù)量、比例及年度數(shù)字化任務(wù)完成情況。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用情況統(tǒng)計(jì)：如系統(tǒng)登錄次數(shù)、功能使用頻率等。3.檔案數(shù)據(jù)備份與存儲統(tǒng)計(jì)：備份方式、存儲介質(zhì)、備份周期等情況。四、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查方法（一）定期統(tǒng)計(jì)報表1.各級衛(wèi)生系統(tǒng)應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和要求，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計(jì)報表。2.報表內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案數(shù)量、整理情況、利用情況、保管情況等各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。3.定期統(tǒng)計(jì)報表的報送時間、方式等應(yīng)明確規(guī)定，確保數(shù)據(jù)及時、準(zhǔn)確上報。（二）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查1.根據(jù)檔案管理工作的需要，適時開展專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查可采用問卷調(diào)查、實(shí)地訪談、抽樣調(diào)查等方法。3.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查應(yīng)制定詳細(xì)的調(diào)查方案，明確調(diào)查目的、對象、內(nèi)容、方法和步驟等。（三）統(tǒng)計(jì)臺賬1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案管理過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時記錄。2.統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)包括檔案收進(jìn)、移出、整理、利用、保管等環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息。3.定期對統(tǒng)計(jì)臺賬進(jìn)行核對和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集與整理（一）數(shù)據(jù)收集渠道1.檔案管理系統(tǒng)：通過檔案管理信息化系統(tǒng)自動采集相關(guān)數(shù)據(jù)。2.檔案實(shí)體清查：定期對檔案實(shí)體進(jìn)行清查盤點(diǎn)，獲取實(shí)際數(shù)量等數(shù)據(jù)。3.利用登記記錄：查閱檔案利用登記冊，收集利用情況數(shù)據(jù)。4.業(yè)務(wù)部門反饋：與檔案形成部門、利用部門等進(jìn)行溝通，獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)收集要求1.數(shù)據(jù)收集應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時，不得遺漏重要信息。2.收集的數(shù)據(jù)應(yīng)來源可靠，有相關(guān)記錄或憑證支持。3.對收集的數(shù)據(jù)要進(jìn)行初步審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)整理方法1.分類匯總：按照檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，對收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理和匯總。2.數(shù)據(jù)審核：對匯總后的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性。3.數(shù)據(jù)錄入：將審核無誤的數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫。六、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析與報告（一）數(shù)據(jù)分析方法1.對比分析：將不同時期、不同機(jī)構(gòu)的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，分析變化趨勢和差異。2.結(jié)構(gòu)分析：分析各類檔案在總量中的占比結(jié)構(gòu)，了解檔案構(gòu)成情況。3.相關(guān)分析：研究檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)之間的相關(guān)性，揭示內(nèi)在聯(lián)系。4.預(yù)測分析：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和發(fā)展趨勢，對未來檔案管理情況進(jìn)行預(yù)測。（二）統(tǒng)計(jì)報告編制1.定期報告：按照規(guī)定的時間周期，編制檔案統(tǒng)計(jì)定期報告，如年度統(tǒng)計(jì)報告、季度統(tǒng)計(jì)報告等。2.專題報告：針對檔案管理中的特定問題或?qū)ｍ?xiàng)工作，編制專題統(tǒng)計(jì)報告。3.統(tǒng)計(jì)報告內(nèi)容：應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果、存在問題及建議等。統(tǒng)計(jì)報告應(yīng)語言簡潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析深入、建議可行。（三）報告審核與發(fā)布1.檔案統(tǒng)計(jì)報告編制完成后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、分析合理性、報告格式規(guī)范性等。2.審核通過的統(tǒng)計(jì)報告應(yīng)及時報送上級主管部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并在一定范圍內(nèi)發(fā)布，為檔案管理決策提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)資料的管理與保存（一）資料歸檔1.檔案統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類報表、調(diào)查方案、分析報告、統(tǒng)計(jì)臺賬等資料，應(yīng)及時歸檔保存。2.歸檔資料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。（二）存儲方式1.檔案統(tǒng)計(jì)資料可采用紙質(zhì)和電子兩種存儲方式。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保安全、完整。3.電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)可選用光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.檔案統(tǒng)計(jì)資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和使用價值確定。2.一般統(tǒng)計(jì)報表、臺賬等資料保管期限為[X]年，重要的統(tǒng)計(jì)報告、調(diào)查方案等資料保管期限為[X]年。（四）查閱利用1.內(nèi)部人員查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.外部單位查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)嚴(yán)格審批后方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播統(tǒng)計(jì)資料。八、檔案統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.上級主管部門應(yīng)定期對下級衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)制度執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量、統(tǒng)計(jì)資料管理等方面。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求限期整改。（二）考核評價1.建立檔案統(tǒng)計(jì)工作考核評價機(jī)制，對各級衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行量化考核。2.考核評價指標(biāo)包括統(tǒng)計(jì)工