公司分散采購管理流程及監(jiān)管辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司分散采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購過程的公開、公平、公正，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，特制定本辦法。本辦法旨在平衡采購靈活性與規(guī)范性，適用于公司各部門及下屬單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）的分散采購活動。（二）定義分散采購是指在集中采購目錄以外，或雖在集中采購目錄內(nèi)但因特殊情況（如緊急需求、小額零星采購等）經(jīng)批準(zhǔn)后，由各單位按照本辦法規(guī)定自行組織實(shí)施的采購行為。（三）適用范圍本辦法適用于公司所有分散采購活動。涉及固定資產(chǎn)投資、重大項(xiàng)目采購等另有規(guī)定的，從其規(guī)定。各單位應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合自身實(shí)際情況細(xì)化操作細(xì)則，但不得與本辦法的基本原則和核心條款相抵觸。（四）基本原則分散采購應(yīng)遵循以下原則：1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.效益優(yōu)先原則：在保證質(zhì)量的前提下，力求以最合理的成本獲取所需物資或服務(wù)。3.公開透明原則：采購過程及結(jié)果應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受監(jiān)督。4.權(quán)責(zé)對等原則：明確各單位及相關(guān)人員在分散采購中的職責(zé)與權(quán)限，責(zé)任到人。5.誠實(shí)信用原則：采購雙方應(yīng)恪守承諾，杜絕欺詐、串通等不正當(dāng)行為。二、組織與職責(zé)（一）采購管理部門公司采購管理部門（或指定牽頭部門，下同）是分散采購的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司分散采購管理制度及操作流程。2.對各單位分散采購活動進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。3.組織分散采購相關(guān)的培訓(xùn)工作。4.負(fù)責(zé)分散采購信息的統(tǒng)計(jì)、分析與上報(bào)。5.協(xié)調(diào)處理分散采購中出現(xiàn)的爭議和投訴。（二）需求單位各單位是分散采購的需求提出和具體實(shí)施單位，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)實(shí)際工作需要，提出合理的采購需求，明確采購標(biāo)的的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等。2.按照本辦法規(guī)定組織實(shí)施具體的分散采購活動。3.負(fù)責(zé)采購合同的洽談、簽訂、履行及后續(xù)的驗(yàn)收、付款申請等工作。4.妥善保管采購過程中的相關(guān)文件資料，并按規(guī)定歸檔。5.主動接受采購管理部門及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時報(bào)告采購過程中出現(xiàn)的問題。（三）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)分散采購的資金管理與支付審核，包括：1.對采購預(yù)算的合規(guī)性進(jìn)行審核。2.依據(jù)符合規(guī)定的采購合同、驗(yàn)收證明、合法票據(jù)等辦理付款手續(xù)。3.對分散采購的財(cái)務(wù)支出情況進(jìn)行監(jiān)督。（四）監(jiān)督審計(jì)部門監(jiān)督審計(jì)部門負(fù)責(zé)對分散采購活動的合規(guī)性、效益性進(jìn)行獨(dú)立監(jiān)督與審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。三、分散采購管理流程（一）采購需求與預(yù)算申報(bào)1.需求提出：各單位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和日常運(yùn)營需要，由具體使用人或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人提出采購需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、需求日期及其他特殊要求。2.部門審核：《采購需求申請表》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核，確保需求的合理性、必要性。3.預(yù)算核查：財(cái)務(wù)部門（或各單位預(yù)算管理員）對采購需求的預(yù)算額度進(jìn)行核查，確認(rèn)是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)。無預(yù)算或超預(yù)算的采購需求，需按預(yù)算調(diào)整流程報(bào)批。4.審批：根據(jù)采購預(yù)估金額及公司授權(quán)審批權(quán)限，《采購需求申請表》逐級上報(bào)審批。（二）采購方式確定與執(zhí)行根據(jù)分散采購的預(yù)估金額和物品特性，可采用以下采購方式：1.直接采購：適用于預(yù)估金額較小、市場價(jià)格透明且單一來源的小額零星采購。采購人員可直接向信譽(yù)良好的供應(yīng)商詢價(jià)采購，但應(yīng)至少獲取一家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息并保留記錄。2.比價(jià)采購：適用于預(yù)估金額略高，市場上有多家供應(yīng)商可提供的常規(guī)物品或服務(wù)。采購人員應(yīng)向至少三家（含三家）符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，獲取書面報(bào)價(jià)，進(jìn)行比較后擇優(yōu)確定供應(yīng)商。報(bào)價(jià)單應(yīng)包含產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款條件等要素。3.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的特殊情況（如專利、專有技術(shù)、緊急搶修等）。采用單一來源采購需提供充分的理由說明，并按較高審批層級報(bào)批。4.其他采購方式：對于特殊或復(fù)雜的采購項(xiàng)目，經(jīng)采購管理部門同意，可采用競爭性談判、詢價(jià)等其他適宜的采購方式。無論采用何種方式，采購人員均需對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)能力進(jìn)行必要的考察和評估。（三）合同簽訂1.達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)的采購，必須簽訂書面采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括：供需雙方名稱、采購物品或服務(wù)的詳細(xì)描述、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。2.采購合同文本應(yīng)優(yōu)先采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本。特殊情況需使用非標(biāo)準(zhǔn)范本的，應(yīng)經(jīng)過法務(wù)部門（或指定合同審核人員）審核。3.合同經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）后生效。（四）驗(yàn)收與入庫1.供應(yīng)商按合同約定交付物品或提供服務(wù)后，采購需求部門（或使用部門）應(yīng)組織相關(guān)人員（必要時可邀請技術(shù)部門參與）依據(jù)采購合同、訂單及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的，填寫《采購驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，由驗(yàn)收人簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時通知供應(yīng)商，明確問題所在，并根據(jù)合同約定進(jìn)行處理（如退貨、換貨、索賠等）。3.對于需要入庫管理的物品，驗(yàn)收合格后應(yīng)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并登記入賬。（五）付款與結(jié)算1.采購人員憑審批通過的《采購需求申請表》、《采購驗(yàn)收單》、合法有效的發(fā)票、采購合同（如需）等原始憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度辦理付款申請。2.財(cái)務(wù)部門對上述憑證的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，審核無誤后按合同約定的付款方式和期限辦理付款。（六）采購檔案管理各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)分散采購檔案的歸集、整理和保管。采購檔案包括但不限于：采購需求申請表、審批文件、詢價(jià)記錄、報(bào)價(jià)單、采購合同、驗(yàn)收單、入庫單、發(fā)票復(fù)印件、付款憑證等。采購檔案的保管期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定。四、監(jiān)管與責(zé)任（一）內(nèi)部監(jiān)管1.日常監(jiān)督：各單位負(fù)責(zé)人是本單位分散采購第一責(zé)任人，應(yīng)對本單位的分散采購活動進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保流程合規(guī)。2.定期檢查：采購管理部門會同財(cái)務(wù)、監(jiān)督審計(jì)部門定期或不定期對各單位的分散采購制度執(zhí)行情況、采購檔案、采購效率、價(jià)格合理性等進(jìn)行抽查或?qū)ｍ?xiàng)檢查。檢查結(jié)果將作為各單位績效考核的參考依據(jù)之一。3.預(yù)算控制：財(cái)務(wù)部門嚴(yán)格控制采購預(yù)算的執(zhí)行，對無預(yù)算、超預(yù)算的采購行為不予辦理付款。（二）外部監(jiān)管積極配合上級主管部門、財(cái)政、審計(jì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。（三）信息公開與反饋1.分散采購的結(jié)果（如供應(yīng)商、中標(biāo)/成交金額等）可在公司內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行公示，接受員工監(jiān)督。2.公司設(shè)立并公布采購監(jiān)督投訴電話和郵箱，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行舉報(bào)。對舉報(bào)人的信息予以保密，對舉報(bào)屬實(shí)的給予適當(dāng)獎勵。（四）責(zé)任追究對于違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰、行政處分，構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：1.未履行審批程序擅自采購的；2.虛報(bào)冒領(lǐng)、弄虛作假套取采購資金的；3.惡意串通供應(yīng)商，損害公司利益的；4.接受供應(yīng)商回扣、賄賂或其他不正當(dāng)利益的；5.采購過程中失職瀆職，造成公司資產(chǎn)損失的；6.違反保密規(guī)定，泄露采購敏感信息的；7.拒絕、阻撓監(jiān)督檢查或提供虛假資料的。五、附則（一）解釋權(quán)本辦法