工程項目檔案管理制度(2篇)第一篇第一章總則1.1為統(tǒng)一公司范圍內(nèi)所有新建、改建、擴建及維修改造項目的檔案管理口徑，確保檔案真實、完整、系統(tǒng)、可用，依據(jù)《建設工程文件歸檔規(guī)范》《建設項目檔案管理標準》及公司《質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全綜合管理手冊》，特制定本制度。1.2本制度所稱“工程項目檔案”系指項目自立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、監(jiān)理、檢測、竣工驗收到后評價全過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子等各種載體文件。1.3本制度適用于公司總部、區(qū)域公司、專業(yè)事業(yè)部及所屬項目部；參股、代建、PPP、EPC、聯(lián)合體項目可參照執(zhí)行，并在協(xié)議中明確檔案責任邊界。1.4檔案管理堅持“誰形成、誰負責，誰主管、誰把關(guān)，誰驗收、誰簽字”的原則，實行項目法人負總責、職能部門監(jiān)督指導、項目部具體實施、檔案館永久保存的四級責任體系。第二章管理職責2.1公司檔案管理委員會2.1.1由總工程師任主任，工程管理部、技術(shù)中心、法務部、信息中心、審計部、安全質(zhì)量部負責人為成員，統(tǒng)籌解決檔案工作中的機構(gòu)、人員、經(jīng)費、場地、信息化等重大事項。2.1.2每年一季度組織一次檔案合規(guī)性審計，對重大風險項目下達整改通知書并跟蹤關(guān)閉。2.2工程管理部2.2.1負責發(fā)布統(tǒng)一分類方案、編號規(guī)則、歸檔范圍、移交清單模板及數(shù)字化技術(shù)參數(shù)。2.2.2對項目啟動策劃、實施過程、竣工驗收、后評價四個階段進行檔案專項檢查，每階段不少于一次。2.3信息中心2.3.1建立企業(yè)級數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)項目庫、文檔庫、知識庫三庫融合；提供OCR、全文檢索、區(qū)塊鏈固證、四性檢測（真實性、完整性、可用性、安全性）功能。2.3.2負責電子文件格式轉(zhuǎn)換、長期保存、離線備份、災難恢復，每年進行一次可讀性校驗。2.4項目部2.4.1項目經(jīng)理為檔案管理第一責任人，開工30日內(nèi)組建檔案小組，設專職檔案員不少于1人，產(chǎn)值每增加1億元增配1人。2.4.2檔案員須持檔案人員崗位培訓證書，參與圖紙會審、技術(shù)交底、材料進場、工序驗收、竣工預驗收等關(guān)鍵節(jié)點，對形成文件進行前端控制。2.4.3建立“收發(fā)、傳閱、修改、審批、分發(fā)、歸檔”閉環(huán)臺賬，任何個人不得私自留存、外借、銷毀項目文件。第三章文件形成質(zhì)量控制3.1模板管理3.1.1所有施工記錄、試驗報告、影像資料統(tǒng)一使用公司發(fā)布的模板；模板變更須走OA審批并保留版本痕跡。3.1.2簽字欄必須使用耐久性墨水筆，禁止圓珠筆、鉛筆、紅色筆；電子簽章須符合《電子簽名法》要求。3.2現(xiàn)場同步3.2.1推行“完成一項、記錄一項、歸檔一項”的同步原則，混凝土澆筑、樁基檢測、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點驗收等須在24小時內(nèi)形成記錄。3.2.2現(xiàn)場視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)保存至竣工后五年，分辨率不低于1080P，存儲格式為MP4，碼流≥4Mbps。3.3版本控制3.3.1設計變更、工程洽商、技術(shù)核定單實行“編號+版本+日期”三位標識，任何變更須注明對應圖紙圖幅及頁碼。3.3.2項目部每月召開一次“圖紙版本盤點會”，確?，F(xiàn)場施工版、監(jiān)理版、造價版、檔案版四方一致。第四章分類與編碼4.1分類方案采用“項目—階段—專業(yè)—形成單位—載體”五段式結(jié)構(gòu)，共設置9大階段、32個專業(yè)、183個最小類目。4.2檔號結(jié)構(gòu)：XX-XXXX-XX-XX-XXX-XXX，其中第一段為公司代碼，第二段為項目立項年份+流水號，第三段為階段碼，第四段為專業(yè)碼，第五段為形成單位碼，第六段為案卷流水號。4.3電子文件夾命名必須與檔號一致，層級不得超過四級；掃描件文件名=檔號_頁碼_分辨率_日期，例如：GS-2024-01-03-05-001-001_015_300dpi_20240618.pdf。第五章收集與整理5.1收集范圍執(zhí)行“正向清單+負向清單”雙控機制，正向清單列明必須歸檔文件，負向清單列明無需歸檔文件，減少無效庫存。5.2紙質(zhì)文件采用“兩孔一線”不銹鋼裝訂，裝訂前拆除金屬訂書釘、回形針；圖紙按照A4手風琴折法折疊，圖簽外露。5.3電子文件須進行四性檢測，檢測通過后方可上傳系統(tǒng)；未通過者由形成人48小時內(nèi)補正，否則系統(tǒng)自動鎖定并上報公司檔案管理委員會。5.4聲像檔案實行“雙套制”，即原始格式+廣播級格式各一套，關(guān)鍵節(jié)點須拍攝正面、側(cè)面、俯視三角度，時長不少于30秒。第六章移交與驗收6.1移交節(jié)點6.1.1基礎(chǔ)完工后30日內(nèi)完成第一階段移交；主體結(jié)構(gòu)封頂后30日內(nèi)完成第二階段移交；竣工預驗收前完成第三階段移交；竣工備案后90日內(nèi)完成最終移交。6.1.2每階段移交前，項目部組織“三方預檢”（施工、監(jiān)理、檔案），合格后方可提請公司工程管理部正式驗收。6.2驗收標準6.2.1紙質(zhì)檔案：完整率100%，準確率≥99%，字跡清晰率≥98%，裝訂合格率100%。6.2.2電子檔案：圖像歪斜度<1°，漏掃率0%，OCR識別準確率≥95%，目錄與原文掛接正確率100%。6.3驗收程序6.3.1公司檔案管理委員會組織5人以上專家組，采用“聽匯報、查實體、抽案卷、跑系統(tǒng)、問人員”五步法。6.3.2驗收結(jié)論分“合格、基本合格、不合格”三檔；不合格項目須限期30日內(nèi)整改，整改后仍不合格，暫停該項目竣工備案，并扣減項目經(jīng)理績效年薪10%。第七章保管與利用7.1紙質(zhì)檔案庫房荷載≥600kg/㎡，溫濕度18-22℃、45-60%RH，日波動≤±2℃、±5%RH；配備防火、防盜、防光、防蟲、防霉、防酸“六防”設施。7.2電子檔案采用“在線+近線+離線”三級存儲：在線存儲使用SSD高速陣列，近線使用藍光光盤庫，離線使用LTO9磁帶，每滿一年實施一次媒體遷移。7.3借閱實行“線上申請—分級審批—限時歸還—日志留痕”，涉密文件須分管副總批準，借期不超過7日，到期自動催還；外單位借閱須簽訂保密協(xié)議并收取雙倍押金。7.4利用統(tǒng)計按月度、季度、年度輸出報表，分析高頻查閱文件，為后續(xù)項目提供知識復用；對提出重大優(yōu)化建議并創(chuàng)造經(jīng)濟效益的員工給予500-5000元獎勵。第八章鑒定與銷毀8.1保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三類；由公司檔案管理委員會每五年組織一次鑒定，形成“鑒定意見書”。8.2銷毀范圍僅限短期類且經(jīng)數(shù)字化掃描、四性檢測合格、雙套備份完成后的檔案；銷毀方式采用碎漿、焚燒、消磁等不可逆手段，并留存視頻記錄。8.3銷毀程序：項目部申請—工程管理部審核—檔案管理委員會審批—法務部合規(guī)性審查—現(xiàn)場監(jiān)銷—出具銷毀報告；任何個人不得擅自銷毀檔案。第九章信息化與數(shù)據(jù)安全9.1系統(tǒng)權(quán)限實行RBAC模型，角色分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、業(yè)務形成人、外部利用者四類，權(quán)限粒度細化到字段級。9.2數(shù)據(jù)傳輸采用TLS1.3加密協(xié)議，存儲采用AES-256加密，密鑰托管在硬件加密機；每年聘請第三方進行滲透測試，高危漏洞24小時內(nèi)修復。9.3建立異地容災機房，距離主數(shù)據(jù)中心≥300km，RPO≤15分鐘，RTO≤2小時；每季度進行一次災備演練。第十章監(jiān)督考核與獎懲10.1檔案考核指標納入項目目標責任書，權(quán)重占5%；考核結(jié)果與項目班子績效、評優(yōu)評先、信用評價掛鉤。10.2對擅自涂改、抽取、偽造、丟失檔案的直接責任人，視情節(jié)給予警告直至解除勞動合同處理；涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)。10.3對在檔案管理創(chuàng)新、數(shù)字化攻關(guān)、搶救珍貴歷史檔案等方面作出突出貢獻的團隊或個人，給予1-10萬元專項獎勵，并優(yōu)先推薦市級以上檔案專家?guī)臁５诙谝徽马椖壳捌跈n案控制1.1項目中標通知書發(fā)出后7日內(nèi)，市場開發(fā)部須將投標澄清、答疑、補遺、擬派團隊簡歷、報價測算底稿等原始材料移交項目部檔案室，并辦理交接清單。1.2投資部須在立項批復后15日內(nèi)，將可研報告、環(huán)評、水保、地災、節(jié)能、社穩(wěn)、交評等專項評價及批復文件原件同步掃描上傳系統(tǒng)，紙質(zhì)原件采用無酸紙打印、熱熔封裝。1.3法務部負責將PPP、EPC、聯(lián)合體協(xié)議、股東協(xié)議、融資協(xié)議、保險合同等法律文件進行條款級拆分，建立條款責任矩陣，并與檔案號關(guān)聯(lián)，方便后期索賠與反索賠。第二章勘察設計階段檔案管理2.1勘察單位在野外作業(yè)結(jié)束后30日內(nèi)，提交原始記錄、鉆孔柱狀圖、土工試驗、水位觀測、波速測試、地勘報告等全套資料；項目部檔案員現(xiàn)場核對鉆孔數(shù)量、深度、照片GPS坐標，誤差超過規(guī)范2%的一律退回補勘。2.2設計交底會議須形成“語音+視頻+紀要”三合一記錄，語音采用無損WAV格式，視頻采用4K分辨率，紀要經(jīng)四方簽字后24小時內(nèi)歸檔。2.3對采用BIM技術(shù)的項目，須同步提交模型、碰撞報告、凈空分析報告、工程量清單、構(gòu)件二維碼等；模型須保存為IFC4.0開放格式，確保30年后仍可讀取。第三章招投標與合同檔案3.1招標文件審批稿、澄清補遺、開標記錄、評標打分、專家承諾書、中標公示截圖、異議投訴處理決定等須單獨組卷，保存期限永久。3.2合同文本采用騎縫章+電子簽章雙保險，紙質(zhì)合同原件一式四份，甲乙雙方、檔案室、財務融資部各一份；電子合同采用PDF/A-2b長期保存格式。3.3對存在黑白合同、陰陽合同風險的項目，法務部、審計部、檔案室三方進行文本比對，生成差異報告，經(jīng)項目經(jīng)理、區(qū)域總、公司法務總監(jiān)三級確認后方可歸檔。第四章施工階段同步歸檔4.1實行“日清月結(jié)”制度，每日施工日志、檢驗批、隱蔽記錄、材料合格證、焊接工藝卡等須在次日9點前完成系統(tǒng)上傳；逾期系統(tǒng)自動標紅并推送工程管理部。4.2商品混凝土、鋼筋、防水卷材等原材料合格證須掃描原件+廠家官網(wǎng)驗證截圖+現(xiàn)場取樣照片，三證合一后方可歸檔；一旦發(fā)現(xiàn)虛假合格證，對材料工程師處以1萬元罰款并調(diào)離崗位。4.3對采用裝配式、鋼結(jié)構(gòu)、鋁模、爬架等新工藝的項目，須額外歸檔工藝動畫、節(jié)點視頻、技術(shù)交底二維碼，確保后期運維可追溯。第五章監(jiān)理與第三方檢測檔案5.1監(jiān)理規(guī)劃、實施細則、月報、旁站記錄、平行檢驗、監(jiān)理通知單、停工令、復工令等須按專業(yè)、按樓棟、按時間組卷；監(jiān)理月報須加蓋項目監(jiān)理部公章并附總監(jiān)簽字。5.2第三方檢測機構(gòu)須將原始數(shù)據(jù)、曲線、圖譜、計算書、CMA章報告同步上傳系統(tǒng)；基樁靜載試驗須保留全程視頻，視頻文件命名與報告編號一致，便于倒查。5.3對出現(xiàn)不合格報告的項目，須將整改通知書、整改回復、復測報告、影像對比、專家論證意見一并歸檔，形成閉環(huán)。第六章竣工驗收與備案6.1竣工圖須為全新藍圖，禁止采用施工藍圖手改；圖紙修改超過30%的須重新出圖，圖簽欄須加蓋“竣工圖”章和監(jiān)理章。6.2竣工驗收會議須形成“現(xiàn)場驗收視頻+驗收意見+整改清單”三位一體記錄，整改清單須逐條銷號，并由總監(jiān)理工程師、項目經(jīng)理、建設單位負責人在線確認。6.3竣工備案資料實行“1+N”模式，“1”為紙質(zhì)檔案，“N”為電子檔案、聲像檔案、BIM模型、運維數(shù)據(jù)；備案完成后，城建檔案館、公司檔案館、物業(yè)運維平臺三方同時接收。第七章運維階段檔案延伸7.1將設備隨機資料、維保手冊、備品備件清單、軟件授權(quán)碼、密碼封條等納入運維檔案，建立“設備身份證”，二維碼貼在設備顯眼位置，掃碼即可查看全生命周期數(shù)據(jù)。7.2對大型機電設備如冷水機組、柴油發(fā)電機、變壓器等，須額外歸檔啟動驗收單、帶負荷運行記錄、振動測試、紅外熱成像、油色譜分析等；質(zhì)保期滿后移交業(yè)主運維部門。7.3建立故障案例庫，將歷次維修記錄、原因分析、解決方案、更換配件、耗時耗材、維修照片等歸檔，形成知識圖譜，為后續(xù)項目設計優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。第八章海外項目檔案特殊條款8.1海外項目須同時滿足東道國檔案法規(guī)和公司總部要求，實行“雙軌制”歸檔；中文、英文、當?shù)卣Z言三種版本須同步形成，任何語義差異須由法務部出具解釋備忘錄。8.2對涉及國際仲裁、FIDIC合同、保函、信用證、海外保險的文件，須掃描高清彩色版，分辨率≥600dpi，采用PDF/A-3格式，確保15年內(nèi)可讀。8.3海外項目竣工后，須在